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Gobierno de Puerto Rico DEPARTAMENTO DE HACIENDA

Área de Contabilidad Central de Gobierno

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Carta Circular Núm. 1300-37-18

Año Fiscal 2017-2018

A los Secretarios de Gobierno y Directores de Dependencias del Gobierno de Puerto Rico

Estimados señores:

14 de mayo de 2018

RECIBmn MAl}?5'1ºrr•4·'," ,(·;1:i - l I l...• l_lt,;\ 1...,. .L 1 :._ J v r"\/'A. -V

Asunto: Cuentas a pagar al 30 de junio de 2018

La Carta Circular Núm. 1300-36-18 estableció las instrucciones para identificar los comprobantes de pago correspondientes a cuentas a pagar al 30 de junio de 2018. También responsabilizó a las agencias a enviar dichos comprobantes a este Departamento no más tarde del 31 de agosto de 2018.

El propósito de esta Carta Circular es impartir las instrucciones a seguir en la preparación y trámite de los Modelos relacionados con cuentas a pagar para propósito de los estados financieros, los cuales serán enviados al Negociado de Cuentas del Área de Contabilidad Central de Gobierno de este Departamento.

MODELO se 943A.

1. Aquellas agencias que después del 31 de agosto tengan comprobantes sobre deudas pertenecientes al periodo que culmina el 30 de junio de 2018 e identificados aún como AP, pendientes de procesar, deben enviar el Modelo SC 943A, Resumen de Cuentas a Pagar Obligadas al 30 de junio de 2018 (Anejo 1). Si se realizó el pago de la deuda pendiente de pago al 30 de junio en julio o agosto, no debe incluirse en este informe.

2. En el Modelo SC 943A totalizarán, por cuenta de gasto específica, las cuentas a pagar de cada fondo individual (incluyendo el Fondo General) y dentro de cada fondo, por clase de acreedor, según se indica a continuación:

A L 5010 - Cuentas a Pagar Entidades Privadas e Individuos B. L 5210 - Cuentas a Pagar Otros Fondos C. L 5222 - Préstamos/Anticipos Unidades Componentes-Universidad de

Puert0Rico D. L 5222 - Préstamos/Anticipos Unidades Componentes-Administración

de Seguros de Salud

ce 1300-37-18 14 de mayo de 2018 Página 2

E. L 5222 - Préstamos/Anticipos Unidades Componentes-Administración de Servicios Médicos

F. L 5250 - Cuentas a Pagar Corporaciones Públicas G. L 5251 - Cuentas a Pagar Autoridad de Energía Eléctrica H. L 5252 - Cuentas a Pagar Autoridad de Acueductos y Alcantarillados l. L 5253 - Cuentas a Pagar Autoridad de Edificios Públicos J. L 5270 - Cuentas a Pagar Municipios K. L 5290 - Cuentas a Pagar Gobierno Federal L. L 5990 - Otras Cuentas a Pagar (son deudas con otras agencias)

3. Solamente deben incluir las deudas incurridas en el año fiscal corriente.

4. Las agencias prepararán, además, el Modelo se 943.1, Certificación de Cuentas a Pagar al 30 de junio de 2018 (Anejo 2), en original y copia, y además en CD, en el cual indicarán: nombre del suplidor, número de identificación del suplidor (sin guiones), factura (número, fecha e importe), fondo, número de la cuenta de gasto específica, número de obligación y número de comprobante. Enviarán el original del Modelo SC 943.1 al Negociado de Cuentas acompañado del original del Modelo se 943A. Al certificar dicho Modelo, el Jefe de la Agencia o su Representante Autorizado, se asegurará que la información que se indica en el mismo es correcta.

5. Las agencias que no tengan cuentas a pagar obligadas al 30 de junio de 2018 deberán indicarlo así en el espacio que se provee en la parte inferior izquierda del Modelo, firmarlo y enviarlo al Negociado de Cuentas.

MODELO se 9438

1. Aquellas agencias que al 30 de junio de 2018 tengan deudas pendientes de pago para los cuales no obligaron fondos al cierre de afio fiscal deberán preparar el Modelo SC 9438, Resumen de Cuentas a Pagar No Obligadas al 30 de junio de 2018 (Anejo 3). Al preparar dicho Modelo seguirán las instrucciones establecidas para el Modelo se 943A y además, completarán otro Modelo se 943.1. Solamente deben incluir las deudas incurridas en el año fiscal corriente, para las cuales no se obligaron los fondos.

2. Las agencias que no tengan cuentas a pagar no obligadas al 30 de junio de 2018 deberán indicarlo asf en el espacio que se provee en la parte inferior izquierda del Modelo, firmarlo y enviarlo al Negociado de Cuentas.

MODELOS se 943C y se 943D

1. En aquellos casos que tengan deudas pendientes de pago de afios anteriores al afio fiscal 2017-2018 identificadas como cuentas a pagar obligadas, deberán


preparar el Modelo SC 943C, Resumen de Deudas en Años Anteriores Identificadas como Cuentas a Pagar Obligadas (Anejo 4). Para las deudas pendientes de pago de arios anteriores al año fiscal 2017-2018 identificadas como cuentas a pagar no obligadas, deberán preparar el Modelo se 9430, Resumen de Deudas en Años Anteriores Identificadas como Cuentas a Pagar No Obligadas (Anejo 5). Estas deudas no deben ser incluidas en los Modelos se 943A y se 943B. Al preparar cada Modelo seguirán las instrucciones establecidas para el Modelo SC 943A y además, completarán otro Modelo SC 943.1. Solamente deben incluir las deudas incurridas en los años fiscales anteriores y no las deudas del año fiscal corriente.

2. Las agencias que no tengan cuentas a pagar de años anteriores deberán indicarlo así en el espacio que se provee en la parte inferior izquierda del Modelo, firmarlo y enviarlo al Negociado de Cuentas.

DISPOSICIONES GENERALES

1. Las agencias solo incluirán como cuentas a pagar en los anejos, aquellos bienes y servicios recibidos al 30 de junio de 2018 cuyo pago no se ha realizado. No se incluirá en los mismos las obligaciones relacionadas a bienes y servicios no recibidos al 30 de junio de 2018.

2. Para cada Modelo se 943A, 9438, 943C y 943D deben preparar un Modelo se 943.1 por separado y entregarlo con su CD correspondiente. Dicho CD debe incluir los modelos firmados en formato PDF y en formato Excel. Deberán asegurarse de indicar en el Modelo SC 943.1 el número de obligación para todas las cuentas a pagar resumidas en el Modelo se 943A y para las que están indicadas como obligadas en el Modelo SC 943C.

3. Para los Modelos SC 943A, 943B, 943C y 943D no se pueden repetir deudas entre sí y favor de no incluir aquellos pagos procesados en el periodo de julio y agosto cuyos comprobantes estén identificados como 1 BAP.

4. Las agencias no utilizarán los siguientes objetos de gastos para completar estos Modelos, porque afectan los análisis que realiza el Departamento para propósitos de los estados financieros:

A E 9050 - Anticipos de Fondos a OPE'S B. E 9760 - Transferencias Operacionales a Otros Fondos C. E 9761 - Transferencia a un Mismo Fondo D. E 9762 - Fondo de Construcción É. E 9763 - Fondo de Renovación y Reemplazo F. E 9801 - Transferencias de Saldos Libres G. E 981 O - Corrección Gastos Años Anteriores


H. E 9950 - Traspaso de Costos Indirectos al Fondo General Sobrante l. E 9951 - Costos Indirectos - Fondos Federales J. E 1000 -- E 2000 etc. (objetos genéricos)

s. Los Modelos se 943A, se 9438, se 943C, se 9430 y se 943.1 deben prepararse en formato Excel y recibirse en el Negociado de Cuentas no más tarde del 7 de septiembre de 2018. Las agencias retendrán copia de cada modelo en sus expedientes para evaluación en el proceso de auditoría de los estados financieros. En dicho expediente conservarán también copia de las facturas u otros documentos que utilicen para preparar la información que se les solicita en esta Carta Circular.

6. El Modelo SC 943.1 deberá prepararse en forma electrónica (CD), utilizando el formato Excel que se incluye en nuestra página de Internet, y ser remitido al Negociado cie Cuentas junto con las copias físicas requeridas en e_sta comunicación. Aquellas agencias que no tengan Internet podrán solicitar el mismo y los otros modelos al Negociado de Sistemas Fiscales al (787) 721-2020 exts. 2308 ó 2315.

7. La persona que revise los Modelos se 943A, se 9438, se 943C, se 9430 y sus correspondientes Modelos SC 943.1 deben asegurarse de que toda región, oficina, dependencia, programa, etc. de su agencia sometió la información requerida.

8. Las agencias podrán reproducir los Modelos se 943A, se 9438, se 943C y se 943D en sus propias facilidades, igual a los disefios que se acompafian.

9. Las agencias que utilizan la Aplicación People Soft 8.4, 8.9 y 9.1 también tienen que cumplir con las disposiciones de esta Carta Circular.

1 O. El Departamento verificará la información sometida por las agencias. De encontrar discrepancias, se le notificará al personal responsable de la agencia y se le devolverá la información sometida, por lo que no se considerará como Carta Circular recibida hasta tanto no se someta la información corregida y sea validada por el Departamento de Hacienda.

11. El incumplimiento con la fecha estipulada del 7 de septiembre conllevará a la posible retención de cheques de la agencia, congelación de cuentas presupuestarias o cualquier otra determinación administrativa que se entienda necesaria para el fiel cumplimiento de esta solicitud.

Esta Carta Circular deroga las Cartas Circulares Núm. 1300-41-17, aprobada el 5 de mayo de 2017 y Núm. 1300-44-17, aprobada el 19 de mayo de 2017.


El texto de esta Carta Circular, al igual que sus anejos, están disponibles en nuestra página de Internet en la siguiente dirección: http://www.hacienda.pr.gov/sobrehacienda/publicaciones/contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central.

Será responsabilidad de las agencias hacer llegar esta Carta Circular al personal que tenga a su cargo la preparación y trámite de la información aquí solicitada.

Cordialmente,

~ Ledo. Raúl Maldonado Gautier, CPA Secretario de Hacienda

Anejos

Modelo se 943A 14 de mayo de 2018 ce 1300-37-18

DEPARTAMENTO DE HACIENDA

AGENCIA

RESUMEN DE CUENTAS A PAGAR OBLIGADAS AL 30 DE JUNIO DE 2018

TOTALES s $ $ $ $ $ s $

O Certifico que la Información arriba Indicada es correcta.

O Certifico que no tenemos cuentas a pagar obligadas al 30 de Junio de 2018.

O Certifico que junto con el Modelo se 943.1 que se acompaña se Incluyó el número de obligaclon y la factura.

Nombre y Firma del Jefe de la Agencia o su Representante Autorizado Fecha Teléfono

•otras Corporaciones Públicas que no sean: AEE, AAA & AEP. Conservación: Seis arios o una intervención del Contralor, lo que ocurra primero.

Anejo 1

$ s $ $ $

Modelo se 943.1 14 de mayo de 2018 ce 1300-37-18 Para la forma: __


AGENCIA

CERTIFICACIÓN DE CUENTAS A PAGAR AL 30 DE JUNIO DE 2018

TOTAL DEL IMPORTE DE LAS FACTURAS $

O Certifico que la lnformaáón arriba Indicada es correcta.

Nombre y Firma del Jefe de la Agencia o su Representante Autorizado Fecha

Conservación: Seis anos o una intervención del Contralor, lo que ocurra primero.

., Anejo 2

Teléfono

Modelo SC 9438 14 de mayo de 2018 ce 1300.31.18


AGENCIA

RESUMEN DE CUENTAS A PAGAR NO OBLIGADAS AL 30 DE JUNIO DE 2018

$

TOTALES $ $ s $ $ s s $

O Certifico que la información arriba Indicada es correcta.

O Certifico que no tenemos cuentas a pagar no obligadas al 30 de junio de 2018.

O Certifico que junto con el Modelo se 943.1 que se acompaña se incluyó el número de obligación y la factura.


•otras Corporaciones. Públicas que no sean: AEE, AAA & AEP. Conservación: Seis aflos o una intervención del Contralor, lo que ocurra primero.

,, Anejo 3

$ $ $ $

$ $ $ $ $

Modelo se 943C 14 de mayo de 2018

ce 1300-37-18


AGENCIA

RESUMEN DE DEUDAS EN Al'JOS ANTERIORES IDENTIFICADAS COMO CUENTAS A PAGAR OBLIGADAS

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $

TOTALES s s s $ $ $ $ $ $ $

D Certifico que la información arriba Indicada es correcta.

D Certifico que no tenemos cuentas a pagar de años anteriores.

O Certifico que junto con el Modelo se 943.1 que se acompaña se índuyó el número de obligación y la factura.


*Otras Corporaciones Públicas que no sean: AEE, AAA & AEP. Conservación: Seis anos o una intervención del Contralor, lo que ocurra primero.

.. Anejo4

$ $ $

s $ s

Modelo se 943D 14 de mayo de 2018 ce 1300-37-18


AGENCIA

RESUMEN DE DEUDAS EN A~OS ANTERIORES IDENTIFICADAS COMO CUENTAS A PAGAR NO OBLIGADAS

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $

TOTALES $ $ $ s s $ s s s s

D Certifico que la información arriba Indicada es correcta.

D Certifico que no tenemos cuentas a pagar de años anteriores.

D Certifico que junto con el Modelo se 943.1 que se acompaña se lnduyó el número de obligación y la factura.


•otras Corporaciones Públicas que no sean: AEE, AAA & AEP. Conservación: Seis años o una intervención del Contralor, lo que ocurra primero.

Anejo 5

$ $ $

$ $ $

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A los Secretarios de Gobierno y Directores de Dependencias del Gobierno de Puerto Rico

Estimados señores:

Año Fiscal 2017-2018 14 de may~~~~1J~IA !)EL SENADO

F:ECIBIDO MAV25'1::¡AM1 ·1 :(1Ci

v,:~ ;7 Asunto: Comprobantes de pago de cuentas

a pagar al 30 de junio de 2018

De acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés) en todos los tipos de fondos, los gastos deben reflejarse en el mes y año en el cual se reciban los bienes o se presten los servicios.

Para cumplir con dicha politica de contabilidad y poder completar los estados financieros del gobierno central, este Departamento estableció un procedimiento para identificar y contabili:z:ar los comprobantes de pago correspondientes a cuentas a pagar al 30 de junio de cada año presupuestario.

A partir del 1 de julio de 2018 y hasta el 31 de agosto de 2018, los comprobantes que se envien a este Departamento para ser entrados en el Sistema PRIFAS o se registren en el sistema directamente por las agencias para pagar bienes o servicios recibidos en o antes del 30 de junio de 2018, cuyo perfodo de contabilidad sea 1 y 2 del año fiscal 2018-2019, representarán parte de las cuentas a pagar que se registrarán para propósitos del cierre contable del alio fiscal 2018.

Las agencias deberán realizar las gestiones necesarias para cumplir con las disposiciones de la Carta Circular 1300-02-10, la cual dispone, entre otras cosas, que será responsabilidad de las agencias exigirle al Suplidor entregar la factura no más de diez (1 O) días luego de terminado el periodo o fecha de entrega del bien o servicio. Además, tendrán que procesar el pago de las facturas recibidas en un término que no excederá de 20 días contados a partir de la fecha de recibo de las facturas comerciales y demás documentos justificativos de la obligación que sean necesarios para efectuar el pago. De acuerdo con lo anterior, al 30 de junio de 2018 las agencias no deberán tener pendientes de procesar facturas de mayo o meses anteriores.

ce 1300-36-1 B 14 de mayo de 2018 Página 2

Esta Carta Circular se emite con el propósito de establecer las instrucciones a seguir por las agencias para identificar los comprobantes que correspondan a cuentas a pagar al 30 de junio de 2018.

Al preparar un comprobante de pago en el nuevo año fiscal 2018-2019, las agencias verificarán si los bienes o servicios que se paguen mediante el referido comprobante se recibieron no más tarde del 30 de junio de 2018. Los comprobantes así identificados constituirán cuentas a pagar al 30 de junio de 2018.

Las Agencias que envían a procesar los comprobantes al Negociado de Intervenciones de este Departamento los acompañarán con el Modelo se 714, Hoja de Control, PRIFAS, {Anejo 1). En la Hoja de Control que preparen para estos propósitos incluirán exclusivamente los comprobantes de cuentas a pagar. Esto se hace para acelerar el trámite y la contabilización de estas transacciones en este Departamento. No podrán incluir en una misma Hoja de Control transacciones identificadas como cuentas a pagar con las demás transacciones corrientes del año.

En cuanto a las Agencias que entran sus transacciones al Sistema PRIFAS prepararán el Modelo SC 714A, Hoja de Control (Anejo 11) y enviarán la misma junto con los documentos justificantes a la Oficina de Conservación y Disposición de Documentos Públicos de este Departamento.

Las Agencias al numerar las Hojas de Control (SC 714 ó SC 714A) comenzarán con . 2019, que corresponde al año fiscal 2018- 2019, seguido del número de la agencia y de las siglas AP y los cuatro dígitos para el número correlativo que le asigna la agencia (Ejemplo: 2019024AP0001, 2019024AP0002, ... ). Además, estos documentos deberán ser identificados con un sello que lea:

Departamento de Hacienda Fecha (día, mes,·año)"

Cuenta a Pagar

Los comprobantes que se identificarán como cuentas a pagar serán los Modelos SC 722, se 735 y se 743 (Anejos 111, IV, V, respectivamente). Bajo ninguna circunstancia identificarán el Modelo se 710 como cuenta a pagar.

Todos los comprobantes incluidos en las Hojas de Control (SC 714 6 SC 714A) tienen que tener el mismo código de transacción. El máximo de dígitos para numerar los comprobantes de pago en PRIFAS es de ocho caracteres. Para identificar los comprobantes como cuentas por pagar, al numerar los mismos comenzarán con 19 que corresponde al año fiscal 2018- 2019, seguido de las siglas AP y los siguientes cuatro dígitos para el número correlativo que le asigna la agencia (Ejemplo: 19AP0001, 19AP0002, ... ).

ce 1300-36-1 a 14 de mayo de 2018 Página 3

Las agencias que envían sus documentos a procesar al Negociado de Intervenciones de este Departamento deberán enviar los comprobantes corregidos, identificados como AP, no más tarde del 31 de agosto de 2018. De preparar nuevos comprobantes, deberán acompaflar, además, los comprobantes originales sellados por este Departamento. Después de la referida fecha, tienen que asegurarse de que al tramitar los comprobantes de pago no los numeren ni los identifiquen como cuentas a pagar AP.

Las agencias que utilizan la aplicación People Soft con la versión 8.4, 8.9 y 9.1 también tienen que cumplir con las disposiciones de esta Carta Circular. Para que este Departamento tenga acceso a la información que se obtiene de los comprobantes de pago, correspondientes a cuentas a pagar al 30 de junio de 2018 y contabilizados entre el 1 de julio de 2018 y el 31 de agosto de 2018, en las versiones antes mencionadas, el personal designado en la agencia, utilizando el programa y las instrucciones suministradas en años anteriores por el Centro de Coordinación y Control del Sistema de Contabilidad Central de Gobierno, prepararán los jornales · correspondientes y los enviarán electrónicamente en el mismo formato que se usa para la interfase con PRIFAS. De no tener los programas diseñados para este proceso, deberán comunicarse al Centro de Coordinación y Control del Sistema de Contabilidad Central de Gobierno al (787) 721-2020 ext. 2360 para solicitar copia de los mismos. Los jornales los tramitarán al Negociado de Cuentas de este Departamento a la atención del director de dicho Negociado. Enviarán el detalle de los comprobantes de pagos (AP) contabilizados, en formato electrónico Excel para el uso de los auditores y para análisis de asuntos fiscales y económicos, según la información que aparece en el Modelo SC 731, Detalle de Pagos de Facturas Identificados - Cuentas a Pagar (AP) (Anejos VI).

Estos comprobantes deben seguir el formato de numeración, según se indica en las instrucciones antes mencionadas de manera que se puedan distinguir del resto de los comprobantes que se procesan para estas fechas. Estas transacciones no deben confundirse con los otros informes que se requieren de cuentas a pagar para el cierre de año fiscal. Esta información _debe recibirse en el Departamento de Hacienda en o antes del 7 de septiembre de 2018.

Las agencias no deben realizar entradas contables con la información generada por este programa en la aplicación 8.4, .. 8.9 y 9.1 ya que la misma sólo se utilizará por el Departamento para propósito de estados financieros.

Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-30-17 aprobada el 6 de abril de 2017 y la Núm. 1300-40-17 aprobada el 5 de mayo de 2017.

El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección: http://www.hacienda.pr.gov/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidadcentral/cartas-circulares-de-contabilidad-central


Será responsabilidad de las agencias hacer llegar copia de esta Carta Circular al personal responsable de preparar y tramitar los comprobantes de pago.

Cordialmente,

Ledo. Raúl Maldonado Gautier, CPA Secretario de Hacienda

Anejos

.,

Modelo se 714

3 febrero 17

Original-Agencia

Copla - Corresp. Hec.

Copla-Area

PRIFAS

GOBIERNO DE PUERTO RICO

· Agencia

HOJA DE CONTROL - PRIFAS

Anejo 1

Negociado de Cuentas U Negociado de Intervenciones O Area del Tesoro D Otro O --------

Número: Fecha de Origen {Agencia): Número de SC: ---------- ------í"(YYY AAA 123456) (MM DDAAAA) (SC __ )

Núm"l •·-"':i:°i~},;f/?Núm.ero·deé.Qocumento,:_;;)<(i:t::(t ':f,,.:c.>\1':'~i'.:(,,;.:it:1•:i?"F":t~·•t·;}\/iICómeñtaíios·-é;rfi,,:' .. \ftC\':.:t\·;:1~;?'.{:é.o'A{.·;p.;::::s).:?,.c; 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38

Nombre y Firma Autorizada Agencia Remitente Teléfono Fax

Anejo 11

1 '·" ·::·::· ·:···.c.·:::~.:·:'°·'<• ·-,.~·:: -: :·::··· ---:--e- ·•·-·····- .• :··.·. •:::··.:::···-· :·•·· ·.~ •·-·•··-·•·. --· "i.EYENDA ·~···-•·'· ··•····~· . ; ... -. · ···•:.·, --~-:'"·~:·· ·······•;,_:·: e·~--:--·~ :~~ ~:::·T-=:.::· :·f:: -~--··•· .. _, :··e:r-::.·•·:::-;·:•~::·:.:::.NüM"Mói::>ei:ó-:·•:::::cc=·:··.·····:··:·:·.,, .. -::::·::NoMBR.EOECriiióbEtO-::··;;.· .. ·,:··:'"'::;::•·:.-·<·•···:·· •.. ·,·····•·::•:-'.~::.:·:·::::¡:....:~~•-···.·:··:::,.,:::::::

JV

AJ

JX

IV

EX DC

RA

EV

PV

CV

IV

GV

SC710

SC735

SC743

COMPROBANTE: » DE JORNAL » PARA REGISTRAR ACUMULACIONES » DE JORNAL -CHEQUES CADUCOS » DE PAGO INTERAGENCIAL ( NO APLICA CON OBLIGACIÓN ) » CORRECCIÓN DE GASTOS ( NO APLICA CON OBLIGACIÓN} » PARA CONTABILIZAR AVISOS DE DÉBITO » CORRECCIÓN DE INGRESOS

» COMPROBANTE DE PAGO » COMPROBANTE DE PAGO CONTRA OBLIGACION » COMPROBANTE DE PAGO DE SUPLIDOR POR CONTRATO

COMPROBANTE DE PAGO: » CONTRATO INTERAGENCIAL » INTERAGENCIAL

·.-<.::_~ .-.~·:·~·.,,: :' ....... ~···.··· .. :,: _· .·:,::·-:·.·•···-.: .•....•..... •~···········.•:_ .. •·.•··· ...• · ...... ·.· ••. ,~STRUCClONE~ .. •: .. } .. -:<· :::_ •.. ···,.·.,...··t .. -.. :.·•·•·····.·· :~t,·::,·.:s..·.:C: :. :_::': >· ;: .... ,. En los casos de los Modelos se 710, se 735 y se 743 favor de utilizar el CT (código de transacción EJ. PV,IV,JV, etc.) luego del número del se para poder identificar estos Modelos. Solamente deben incluir un tipo de Modelo por Hoja de Control (SC 714).

Modelo se 714A 3 febrero 17

Original -Agencia Copla - Corresp. Hac. Copla -Archivo - Hacienda

PRIFAS

Fecha de Origen (Agencia):

GOBIERNO DE PUERTO RICO

HOJA DE CONTROL - PRIFAS PARA DOCUMENTOS JUSTIFICANTES

(MMDDAAAA)

.v,.

Nombre v Firma Autorizada Aaencia Remitente Teléfono

Anejo 11

·~: . .".::.~.,,__·:--

Fax

Modelo se 722 3 febrero 17

GOBIERNO DE PUERTO RICO Anejo 111

AGENCIA

PRIFAS

DIRECCIÓN

COMPROBANTE DE GASTOS DE VIAJE

Proyecto PRIFAS

Certifico que realicé los viajes y que no se me han reembolsado los gastos incurridos.

al de de - ------

o es

Certifico que he examinado este comprobante y está de acuerdo con la reglamentación de gastos de viaje vigente; y que no he recomendado anteriormente la aprobación del mismo.

F<:cha Nombre y Fuma dd fw,cionario Tc!Mono fecha 'Nombre y FinnaJcfe. Ag<D<Í& o su Repte, Autormdo Tcl,!l'oao

Certifico que este pago puede cargarse a la asignación o fondo arriba indicado; Que no he ;ii!i:\ili¡\iHlr:i!WilliP~i':tils'cto2üibiiPÁR:TÁMENJ[Óib1fHACiENOAifi!füH\füli\i;}!H)i\ efectuado el pago de este comprobante. por el cual emite el Cheque Aprobado por:

Núm. __________ De fecha

Contra el banco

Fecha Nombre y Firma OPE Teléfono Certifico que he examinado esta cuenta. y está de acuerdo con la reglamentación de gastos de

viaje vigente.

Nombre y Firma Supervisor Inmediato Teléfono

Conservación: Seis años o una intervención del Contralor lo que ocurra primero.

Fecha

Nombre y Firma

Titulo Teléfono

Modelo se 722 (HC) 3 febrero 17

,':,C:fi ii;"Agen::;; i;¡:,;:\'i;;!,t,l(lm:/:[)Qo;:¡:;1;'!!;/;ii. i¡':lifüi!)1i)jt:fQCliaii!iiliíifülíi:J RV

Agencia

Dirección

COMPROBANTE DE GASTOS DE VIAJE (HOJA DE CONTINUACION)

Anejo 111

rii~:i~P~1"1'¡W! iíl"iQ~:w , ,¡,;;·,1? .• .,,,,}¡i,,ll,.,,,.¡,, ,, ,,.,,..._,!, ,l't , .... ,, .. ,1,1,1., .t,1 .. : .Ua.>1.U.a,,.

Modelo SC 735

3 febrero 17

PRIFAS Original - ACC Copla - Agencia

0 COMPROBANTE DE PAGO

Pag. de

GOBIERNO DE PUERTO RICO Anejo IV

Agencia

0 COMPROBANTE DE PAGO CONTRA OBUGACTON 0 COMPROBANTE DE PAGO CONTRA OBUGACION DE SUPLIDOR POR CONTRATO

ff+~tibENt/bEl3tiOCüMl;tffO);ftJi::, CIFRA DE DEPENDENCIA DE INVENTARIO ::ci:· :·_-_·: :en' .;:Ni.'lri'i¿fi á~~doüilirie"iit<f- ·:: .. ·2::;~':;·;;~;:·;·:Ntjínht:e}:1e1 sü"plidor"'·'_'.·:~---:·~·:·~-~--']:: ---~;~~-Nóm~rO'i:1~1 $upifCihf :··-~---~: :J;;tf ·:;~~-~'.N.l!fü~ioL!e ~CQnfrªtº2::::~: )J_iiiií_~r9J1~·í:actura; ~:·;:~::::::-~feC"ti~~-::~::~::::: :;·_:im·otte"Tofühte1:09~umf!ifüf-• ·

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Comentarios: Dirección:

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Servicios Generales para comprar los articulas y/o servicios según las especificaciones. fos trámites establecidos por Ley y reglamentación vigente y indicados; y que la compra efectuada se hizo conforme a la que no he aprobado la misma previamente por lo cual autorizo Aprobado por: reglamentación vigente. su pago.

Nombre y Firma

Nombre y Firma Delegado Comprador Nombre y Firma Oficial Certificador Nombre y Firma Jefe, Agencia o su Repte. Aut. Título

Fecha Teléfono Fecha Teléfono Fecha Teléfono Fecha Teléfono

Conservación: Seis años o una intervención del Contralor, lo que ocurra primero.

Modelo se 735 (HCJ 3 febrero 17

PRIFAS Orlglnal -ACC Copia - Agencia

0 COMPROBANTE DE PAGO

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GOBIERNO DE PUERTO RICO Pag. de ---- ----

Agencia Anejo IV

0 COMPROBANTE DE PAGO CONTRA OBUGACION 0 COMPROBANTE DE PAGO CONTRA OBUGACION DE SUPLIDOR POR CONTRATO

(HOJA DE CONTINUACION)

Subtotal $

Modelo se 743 3 febrero 17

Original -ACC Copla -Agencia Acreedora Co la -A encia Deudora PRIFAS

Pag. de

GOBIERNO DE PUERTO RICO Anejo V

Agencia

0 CONTRATO INTERAGENCIAL O INTERAGENCIAL

~':i.;~i\lOEÍÍIT:2DE_Uóé.YCÚMl:lif(0tti\ CIFRA DE DEPENDENCIA DE INVENTARIO

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$ Total o Subtotal Certifico que los artículos y seNicios fueron suministrados, que las Certifico que los artículos y servicios fueron transacciones Indicadas no se han efectuado y que las cuentas e recibidos según las especificaciones. importes a acreditarse son correctas.

Nombre y Firma Jefe, Agencia o su Rep. Aut. Nombre y Firma Oflclal Certificador

Fecha Teléfono Fecha Teléfono

$0.00 Certifico que la transacción arriba indicada se hace siguiendo los trámites establecidos por Ley y reglamentación vigente y que no he aprobado la misma previamente por lo cual autorizo su pago.

Nombre y Firma Jefe, Agencia o su Rep. Aut.

Fecha Teléfono Cuando este Modelo se relacione con la venta de equipo, deberá venir acompanado del Modelo se 785, Informe de Cambios en Inventario, e Insertase la ciíra de inventario de la agencia deudora.

Conservación: Seis anos o una intervención del Contralor, lo que ocurra primero.

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Aprobado por:

Nombre y Firma

Titulo

Fecha Teléfono

Modelo SC 731 1300-36-18 14 de mayo de 2018

Núm. Agencia Nombre del Suplidor

Conservación: Seis a/los o una Intervención del Contralor

Núm. del Suplldor

Orden de Fecha de Compra la Orden

Gobierno de Puerto Rico

Agencia

DETALLE DE PAGOS IDENTIFICADOS -Cuentas a Pagar (AP) 1 de Julio de 2018 al 30 de septiembre de 2018

Tipo Comprobante

Núm. Comprobante

Línea Núm.

Factura Fecha

Factura Importe

Comprobante

Anejo VI

Cuenta Fondo Org. Programa Asignación




A los Secretarios y Directores de Dependencias del Gobierno de Puerto Rico

Estimados señores:

Año Fiscal 2017-2018 4 de mayo de 2018

PRESIDENCIA DEL SENADO

RECIBIDO 1,,.¡cu-::,5,,j r.:,,-IM1 1 •0,, '\' \-·, ..\..WN! [J.....,l 1()

Asunto: Instrucciones a seguir por los Oficiales Pagadores Especiales al cierre del año presupuestario ~017-18

El Departamento de Hacienda (Departamento) establece anualmente las normas a seguir con relación a las transacciones que afectan las asignaciones presupuestarias. Esta Carta Circular se emite con el propósito de impartir las instrucciones a seguir por los Oficiales Pagadores Especiales (OPE's) al cierre del año presupuestario 2017-18.

DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

1. A partir del 26 de mayo de 2018, no podrán efectuarse adquisiciones de bienes y servicios. Además, no se autorizarán anticipos de fondos a los OPE's. De surgir alguna emergencia que requiera adquisición de bienes y servicios o anticipo de fondos, las agencias deberán solicitar autorización por escrito explicando las razones de la misma. Enviarán la solicitud al Area de Contabilidad Central de este Departamento.

2. Los OPE's y sus Auxiliares harán las gestiones para liquidar las cuentas, gastos y compromisos pendientes de pago antes del 15 de junio de 2018.

3. Los funcionarios autorizados a incurrir en compromisos u obligaciones deberán certificar a los OPE's de sus agencias, antes del 1 de junio de 2018, todas las


facturas pendientes de liquidar correspondientes a bienes y servicios recibidos durante el año presupuestario 2017-18.

4. Es necesario que los OPE's informen a este Departamento las facturas a pagarse después del cierre del año presupuestario. Para estos propósitos, prepararán el Modelo SC 753, Relación de Facturas a Pagarse por Bienes y Servicios Recibidos y de Contratos de Servicios Profesionales y Consultivos a Pagar en Junio (Anejo 1), con la información de los bienes y servicios recibidos hasta el 30 de junio de 2018. Al preparar este Modelo, deben agrupar la información por asignación, cuenta de gasto a pagarse y sector económico. En el espacio DESCRIPCIÓN, indicarán una breve descripción del gasto.

5. Todos los OPE's que tengan fondos disponibles, ya sean estatales o federales, tienen que devolverlos no más tarde del 15 de junio de 2018. Sólo podrán retener el importe correspondiente al pago de los compromisos facturados, cargos por servicios bancarios, los pagos de los servicios profesionales y consultivos y de las nóminas del mes de junio, en aquellos casos que pagan nómina. El dinero a retener debe ser igual al balance de las cuentas a pagar, según lo informado en el Modelo se 753. Lo prepararán en formato excell y someterán el mismo en original y un disco compacto. Tendrán hasta el 13 de julio de 2018 para efectuar estos pagos. Para retener dichos fondos, los OPE's no tendrán que originar comprobantes afectando la contabilidad de junio de 2018. Las agencias no podrán utilizar los fondos retenidos para pagar deudas del nuevo año fiscal (2019).

Además, deberán preparar y someter el 2 de julio de 2018 el Modelo se 753.1, Resumen de Cuentas a Pagar al 30 de junio de 2018 (Anejo 11). En el mismo agruparán las cuentas a pagar, dentro de cada fondo, por objeto de gasto. Para ello utilizarán la información indicada en las columnas: CUENTA DE GASTO, FONDO y SE del Modelo se 753. La información a utilizar en el Modelo SC 753.1 serán las cuentas de asignación cuya autoridad para gastar está limitada a un año específico (2017-18) y las que tienen autorizadas sin dicha limitación dentro de los Fondos 200, 300, 400, 500 y 700. La clasificación de las cuentas por clase de acreedor debe ser la correcta, ya que este Departamento utiliza esa información al determinar las cuentas a pagar para efectos de los estados financieros del Gobierno de Puerto Rico.

6. El OPE tendrá hasta el 13 de julio de 2018 para entregar la Cuenta Corriente y Liquidación correspondiente al mes de junio de 2018.

7. En los contratos de servicios profesionales y consultivos, las facturas correspondientes a junio deben recibirse en las agencias no más tarde del 13 de julio de 2018.


8. Los OPE's que al 15 de junio de 2018 tengan fondos no comprometidos efectuarán la devolución de los mismos, según se indica a continuación:

a. El Oficial Pagador Auxiliar (OPA) que tenga efectivo deberá adquirir un giro por el total de los fondos a devolver. Entregará el mismo al OPE para su endoso, a favor del Secretario de Hacienda.

b. El OPE emitirá un cheque a nombre del Secretario de Hacienda, con fecha del 15 de junio de 2018, por el importe total de los saldos a devolver.

c. Depositarán los cheques en el Banco Popular de Puerto Rico al crédito de la cuenta corriente del Secretario de Hacienda (cuenta # 030-049458). El depósito se efectuará no más tarde de las 2:30 p.m. del 15 de junio de 2018. Además, enviarán al Área del Tesoro copia de la hoja de depósito en la cual deberán identificar con la frase, Devolución Saldos -Año Presupuestario 2017-18.

d. Una vez efectuado el depósito, prepararán los Modelos se 745, Comprobante de Remesa y se 714, Hoja de Control PRIFAS con fecha del 15 de junio de 2018, acompañados del original de la Hoja de Depósito del Banco Popular de Puerto Rico.

e. Para ajustar el anticipo, preparará el Modelo SC 710, Comprobante de Jornal, con el código de transacción JP, con un débito a la cuenta F6110 y un crédito a la cuenta A1067. Es necesario que envíen los mencionados Modelos se 745 y se 71 O al Negociado de Intervenciones de este Departamento no más tarde del 15 de junio de 2018, junto con el original y copia de los Modelos se 753 y se 753.1.

f. Los Modelos se 710, se 745, se 753 y se 753.1 se recibirán en el Negociado de Intervenciones de este Departamento para verificar su corrección. Dicho Negociado enviará al Área del Tesoro el original del Modelo SC 745 y al Negociado de Cuentas el original del Modelo se 753.1, con una copia del Modelo se 753. Retendrán el original del Modelo se 753 y las copias de los Modelos se 745 y se 753.1, para futuras intervenciones de la Oficina del Contralor y de este Departamento.

9. Los OPE's que tengan cheques caducos deberán incluirlos en la liquidación de las cuentas acompañados del Comprobante de Jornal para cancelar los mismos y revertirlos al fondo de origen.

DISPOSICIONES GENERALES

1. Bajo ninguna circunstancia el OPE tendrá después del 15 de junio de 2018 saldo alguno para el cual éste no haya justificado su retención, según establecido en el Artículo XIII (d) del Reglamento Núm. 9.

ce 1300-33-1 a 4 de mayo de 2018 Página 4

2. Los OPE's que efectúen pagos contra asignaciones o fondos especiales individuales, dentro de los Fondos 200,300,400, 500 y 700, prepararán un Modelo se 745, y un Modelo SC 710, con el código de transacción JP, para la devolución de los saldos que no van a utilizar debido a que no tienen compromisos u obligaciones pendientes de pago o cuando se cumpla el propósito para el cual se crearon las asignaciones continuas.

3. Es necesario que se cumpla con las fechas limite establecidas en esta Carta Circular, según se resume en el Anejo (111), ya que no se eximirá a ninguna agencia de cumplir con dichas fechas límite y con las demás disposiciones aquí establecidas.

4. Las agencias podrán reproducir los Modelos se 753 y se 753.1 en sus propias facilidades, igual a los disefíos que se acompafían.

5. El Departamento de Hacienda se reserva el derecho de no autorizar desembolsos y/o adelantos a las agencias, por incumplimiento con las fechas establecidas en esta Carta Circular. Además, a revocar el nombramiento del OPE cuando incumpla con las mismas en más de una ocasión.

6. Los OPE's deberán rendir su cuenta corriente mensual dentro de los primeros 1 O días laborables después de finalizado el mes objeto del informe, según establecido en el Reglamento Núm. 9, Reglamento de Normas Básicas para los Oficiales Pagadores Especiales Nombrados por el Secretario de Hacienda; y para Derogar el Reglamento Núm. 6961, el Reglamento Núm. 7199 y el Reglamento Núm. 7279.

Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-36-17, aprobada el 1 de mayo de 2017.

El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección: www.hacienda.pr.gov1sobre-hacienda1publicaciones1contabilidad.centraltcartas. circulares-de-contabilidad-central .

.Será responsabilidad de las agencias hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal responsable de preparar y tramitar los comprobantes de pago y obligaciones, en especial a los Oficiales Pagadores Especiales y Auxiliares.

Cordialmente,

~ Ledo. Raúl Maldonado Gautier, CPA Secretario de Hacienda

Anejos

Modelo Se 753 ce 1300-33-18 4 de mayo de 2018

Original-A.C.C.

Copia-O. P.E.

Copla- Agencia

RELACION DE: • •

Gobierno de Puerto Rico

FACTURAS A PAGAR POR BIENES Y SERVICIOS RECIBIDOS

CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES Y CONSULTIVOS A PAGARSE EN JUNIO

Agencia

Dirección

Anejo 1

CUENTA DE GASTO FONDO ORG PROG. ASIG. AP SE NOMBRE DE SUPLIDOR FACTURA DESCRIPCIÓN IMPORTE

Número Fecha

IMPORTE TOTAL T Certifico que los importes que se Indican en esta Relación coresponden a las facturas y contratos de se,vicios profesionales pendientes de pagar al Certmco que esta relación está de acuerdo con la reglamentación establecida. cierre del ano presupuestario y que su Importe total es Igual al importe del saldo retenido para el pago de los mismos.

Fecha Nombre y Firma, Oficial Pagador Especial Fecha Nombre y Firma, Jefe, Agencia o su Rept. Autorizado

Conservación: Seis af'los o una lnte,vención del Contralor, lo que ocurra primero.

Modelo se 753.1

ce 1300-33-18 4 de mayo de 2018

Orfginal-Negdo. Cuentas

Copia-Negdo.lnterv.

Copia-Agencia

GOBIERNO DE DE PUERTO RICO Anejo 11

Agencia

Dirección

RESUMEN DE CUENTAS A PAGAR AL 30 DE JUNIO DE 2018

Clave Cuenta Entidades Privadas Otros Fondos Corps. Públicas con Municipios Gobierno Federal Otras Deudas Total de de e Individuos L 501 O L5210 Tesoro Independiente L 5250 L5270 L5290 L5990

Fondos Gastos Importe Importe Importe Importe Importe Importe Importe

Totales $ $ $ $ $ $ $ CERTIFICO que la información arriba indicada es correcta según la información suministrada en el PARA USO DEL DEPARTAMENTO DE HACIENDA Modelo SC 753. Verificado Por:

Fecha · Nombre v Firma, Oficial Pagador Especial Fecha Nombre y Firma Director Negdo. de Intervenciones o su Repte. Autorizado Conservación: Seis ai'los o una Intervención del Contralor, lo que ocurra primero.

Teléfono

ce 1300-33 -18 4 de mayo de 2018

Anejo 111

FECHAS LIMITE-CIERRE DE AÑO PRESUPUESTARIO 2017M18

Transacciones

1- Devolución o cancelación de saldos no obligados por OPE en Puerto Rico y Exterior al cierre del año presupuestario, Modelo se 745 y se 710.

2- Relación para informar cuentas, gastos y obligaciones a pagarse después del cierre del año presupuestario, Modelo SC 753 y se 753.1.

3- Cuenta Corriente y Liquidación del OPE en Puerto Rico y Exterior correspondiente al mes de junio.

4- Facturas de servicios profesionales correspondientes a junio.

5- Fecha límite para efectuar pagos.

Fecha

15 de junio de 2018

29 de junio de 2018

13 de julio de 2018

13 de julio de 2018

13 de julio de 2018

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