804 instructivo miconcar - carga del comprobantes desde excel

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Carga de Comprobantes desde Excel

Software:

CONCAR CB/SQL

Versión: Fecha:

1.0 01/12/2014

Carga de comprobantes desde excel

Caso:

Como cargar los comprobantes registrados en una hoja de Excel (con las versiones .xls o xlsx) bajo un

formato establecido

Solución:

Exportar Formato del Archivo Excel

Utilitarios/Movimiento Datos/Carga de comprobantes desde excel y en la venta que aparece dar clic

en la opción de Exportar Formato .

Donde:

• Explorar : Seleccionar la unidad de disco y la carpeta para ubicar el archivo de Excel que

contiene los comprobantes a importar.

• Lista de archivos : Filtra los archivos de Excel (versiones .xls y .xlsx) de la carpeta seleccionada.

• Check “Respetar numeración de comprobante” : Determina si al momento de la importación

se mantiene la numeración de comprobantes registrados en al archivo del Excel, estos validarán

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que no exista en la tabla de comprobantes. Si se encuentrara desactivado, el proceso generará,

en forma automática el número de comprobante.

• Botón “Exportar Formato” : El proceso genera el formato del Excel para la importación de

comprobantes.

• Botón “Validación”: El sistema realiza una validación del contenido del archivo del Excel.

Verifica que no falte algún dato obligatorio o exista inconsistencias.

• Botón “Importar” : Se realiza una validación, si la información del archivo del Excel está

correcta, inicia el proceso de importación grabando estos comprobantes.

• Botón “Continuar” : Restaura los controles del formulario para un nuevo proceso de

importación.

Estructura formato del Archivo de Excel:

Al abrir el formulario de “Carga de comprobante desde Excel”, dar clic en el botón “Exportar Formato”, nos

genera el siguiente archivo de Excel:

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Mostrándose las siguientes columnas:

• Columna B - Sub Diario : Columna con dato obligatorio. Ingresar el código del subdiario para el

comprobante, debe repetirse por cada línea del comprobante. Debe existir en la Tabla General

02.

• Columna C - Número de Comprobante : Columna con dato obligatorio. Si el check “Respetar

numeración de comprobante” se encontrara habilitado, no debería existir en la tabla de

comprobantes. En caso contrario deberá ser un número de control para identificar a cada

comprobante.

• Columna D - Fecha de Comprobante: Columna con dato obligatorio. Se debe ingresar la fecha

para el comprobante, debe ser una fecha válida con formato “DD/MM/AAAA”

• Columna E - Código de Moneda: Columna con dato obligatorio. Se ingresa la moneda de la

operación contable, debe existir en la Tabla General 03.

• Columna F - Glosa Principal : Columna con dato obligatorio. Se ingresa la glosa de la cabecera

del comprobante, no debe exceder los 40 caracteres.

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• Columna G - Tipo de Cambio : Se ingresa el tipo de cambio, sólo si en el campo de Tipo de

Conversión se ingresara el valor “C” (Cambio Especial).

• Columna H - Tipo de Conversión : Columna con dato obligatorio, solo se podrá ingresar los

siguientes valores: “C”= Especial, “M”= Compra, “V”= Venta, “F”= De acuerdo a fecha.

• Columna I - Flag de Conversión de Moneda : Columna con dato obligatorio. Sólo se podrá

ingresar los siguientes valores: “S” = Si se convierte, “N”= No se convierte

• Columna J - Fecha Tipo de Cambio : En esta columna se ingresa la Fecha del Tipo de Cambio,

solo si en la columna de Tipo de Conversión se hubiera ingresado el valor de “F” (De acuerdo a

fecha).

• Columna K - Cuenta Contable : Columna con dato obligatorio. Se ingresa el código de la cuenta

contable; debe existir en el Mantenimiento de Plan de Cuentas.

• Columna L - Código de Anexo: En esta columna se ingresa el código de Anexo, sólo si la

cuenta contable tiene configurado un tipo de anexo. Este código (y el tipo configurado en la

cuenta contable) debe existir en el Mantenimiento de anexos.

• Columna M - Código de Centro de Costo: En esta columna se ingresa un código de Centro de

costo, sólo si la cuenta contable tiene el flag activado de Centro de Costos

• Columna N - Debe/Haber: Columna con dato obligatorio, sólo debe contener los siguientes

valores: “D” (debe) o “H” (Haber)

• Columna O - Importe Original: En esta columna se ingresa el importe en moneda original del

movimiento contable, el valor debe estar comprendido entre >=0 y <=99999999999.99

• Columna P - Importe en Dólares : En esta columna se ingresa el importe en dólares del

movimiento de la cuenta, sólo si el flag de Conversión de Moneda es “N”. Este valor debe estar

comprendido entre >=0 y <=99999999999.99.

• Columna Q - Importe en Soles: En esta columna se ingresa el importe en soles del movimiento

de la cuenta, sólo si flag de Conversión de Moneda es “N” ”. Este valor debe estar comprendido

entre >=0 y <=99999999999.99.

• Columna R - Tipo de Documento: En esta columna se ingresa un tipo de documento sólo si la

cuenta contable tiene habilitado el flag de documento de referencia. Debe existir en la Tabla

General 06.

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• Columna S - Número de Documento: En esta columna se ingresa el número del documento

(incluido la serie), sólo si la cuenta contable tiene habilitado el flag de Documento de Referencia.

• Columna T - Fecha de Documento: En esta columna se ingresa la fecha del documento, sólo si

la cuenta contable tiene habilitado el flag de Documento de Referencia, debe ingresarse una

fecha válida con formato DD/MM/AAAA.

• Columna U - Fecha de Vencimiento , En esta columna se ingresa una fecha de vencimiento,

solo si la cuenta contable tiene habilitado el flag de Fecha de Vencimiento, debe ser una fecha

valida con formato “DD/MM/AAAA”

• Columna V - Código de Área: En esta columna se ingresa un código de área, definidos en la

Tabla General 26. Sólo se ingresa si la cuenta tiene habilitado el flag de Área.

• Columna W - Glosa Detalle : En esta columna se ingresa la glosa para el detalle de

comprobante.

• Columna X - Código de Anexo Auxiliar: Se ingresa un código de anexo auxiliar o de

referencia. Sólo se ingresa si la cuenta contable tiene configurado un tipo de Anexo de referencia

debiendo estar registrado en Mantenimiento de anexos (Conjuntamente con el tipo de anexo de

referencia de la cuenta contable)

• Columna Y - Medio de Pago : En esta columna se registra un código de medio de pagos, sólo si

la cuenta tiene habilitado el flag de Medio de Pago en el Mantenimiento de Plan de Cuentas; este

código debe estar registrado en la Tabla General S1.

• Columna Z - Tipo de Documento de Referencia : En este campo se ingresará un tipo de

documento de referencia sólo cuando se ingresa un Documento de Tipo “NA” o “ND”. Este valor

debe estar registrado en la Tabla General 06.

• Columna AA - Número de Documento Referencia: En esta columna se ingresa el número

(incluido la serie) del Documento de Referencia, sólo cuando se ingresa un Documento de Tipo

“NA” o “ND”.

• Columna AB - Fecha Documento Referencia : Se ingresa la fecha del documento de

referencia, sólo cuando se ingresa un Documento de Tipo “NA” o “ND”. Debe ser una fecha

válida con formato “DD/MM/AAAA”.

• Columna AC - Base Imponible Documento Referencia : En esta columna se ingresa la base

imponible del documento de Referencia, sólo cuando se ingresa un Documento de Tipo “NA” o

“ND”. Este valor debe estar comprendido entre >=0 y <=99999999999.99”.

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• Columna AD - IGV Documento Provisión: En esta columna se ingresa el IGV del documento

de referencia, sólo cuando se ingresa un Documento de Tipo “NA” o “ND”. Este valor debe estar

comprendido entre >=0 y <=99999999999.99”.

• Columna AE - Tipo Referencia en estado MQ: En esta columna se ingresa el código “MQ”,

sólo cuando se quiere informar sobre la máquina registradora. En la columna de tipo de

documento debe estar definido con documento tipo TK.

• Columna AF - Número Serie Caja Registradora : En esta columna se ingresa la serie de la

máquina registradora, sólo cuando en tipo de Referencia se ingresa el código “MQ” y el tipo de

documento es TK.

• Columna AG - Fecha de Operación: En esta columna se ingresa la fecha de operación, sólo

cuando se quiere informar sobre la máquina registradora. En la columna de tipo de documento

debe estar definido con el tipo de documento TK. Debe de consignarse una fecha válida con

formato DD/MM/AAAA.

• Columna AH - Tipo de Tasa: En esta columna se ingresa el tipo de tasa de detracción o

Percepción. Si la cuenta contable se hubiera configurado en el ítem Tasa 1 (Detracción) o en el

ítem 2 (Percepción). Estos tipos de tasas deben estar registrados en la Tabla General 28 -

Detracción o en la 29-Percepción.

• Columna AI - Tasa Detracción/Percepción: En esta columna se ingresa la tasa porcentual

correspondiente al tipo de tasa de detracción o percepción. Sólo si la cuenta contable se hubiera

configurado en el ítem tasa 1 (Detracción) o 2 (Percepción). Estos valores deben estar

comprendidos entre >=0 y <=999.99.

• Columna AJ - Importe Base Detracción/Percepción Dóla res: En esta columna se ingresa el

importa base de detracción o percepción expresados en dólares. Sólo si la cuenta contable se

hubiera configurado en el ítem tasa 1 (Detracción) o 2 (Percepción). Estos valores deben estar


• Columna AK - Importe Base Detracción/Percepción Soles : En esta columna se ingresa el

importa base de detracción o percepción expresados en soles. Sólo si la cuenta contable se

hubiera configurado en el ítem tasa 1 (Detracción) o 2 (Percepción). Estos valores deben estar


En cada línea de información se distribuye como sigue: Las primeras 9 columnas (A hasta J), contiene

información para la cabecera del comprobante (las cuales se van a repetir en cada línea correspondiente

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al detalle del comprobante) y las columnas restantes contiene la información para el detalle de

comprobante (K hasta AK).

Ejemplo del registro de comprobantes en el formato del archivo del Excel.

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Proceso de Validación de Archivo de Carga de Excel

Este proceso sólo valida el contenido del archivo de carga de Excel; al finalizar muestra en el resultado de

la operación (Si tuvo inconsistencias o no). Al ejecutar el proceso de “Carga de Comprobante desde

Excel”, el usuario ubicará el archivo en el formato de Excel con el contenido de los comprobantes, luego

dar clic en el botón “Validación”.

Si al realizar las validaciones no se hubieran encontrado inconsistencias, el proceso mostrará la siguiente

ventana de resultados, donde indica la cantidad de Comprobante Válidos y el comentario de “OK”.

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Si el proceso encontrara algunas inconsistencias, mostrará los siguientes mensajes:

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Informará la cantidad de comprobantes inconsistentes, mostrando un mensaje de error en la columna

producida, el valor faltante o el valor errado y las filas donde se produjeron.

Para superar dichas inconsistencias, el usuario deberá abrir el archivo de Excel y realizar las

modificaciones en las columnas y filas correspondientes.

Al dar clic en el botín “Imprimir”, el proceso imprimirá el contenido de la ventana de resultados, tal como

se muestra en la siguiente pantalla:

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Proceso de Importación de Archivo de Carga de Excel

En este proceso se ejecuta la validación y al final si todo está conforme recién se procede a grabar los

comprobantes en las tablas correspondientes.

Al ejecutar el proceso de “Carga de Comprobante desde Excel”, el usuario ubicará el archivo en el

formato de Excel con el contenido de los comprobantes, luego dar clic en el botón “Importar”.

Si no existieran inconsistencias en la información del archivo de Excel a cargar, el proceso grabará los

comprobantes, mostrando un resumen de la cantidad de comprobantes válidos (grabados), finalizados y

pendientes.

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Ingresar a Consulta Situación de Compronbantes para revisar el comprobante generado

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Ejecutamos el proceso d Carga de Comprobantes, donde se está informando 3 comprobantes (los que se

muestra en el ejemplo del Registro de comprobantes en el formato del archivo del Excel), en esta ocasión

se está desactivando el check de “Respetar numeración de comprobantes”, damos clic en el botón

“Importar”.

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Al finalizar el proceso (si lo informado en la hoja de Excel está Ok), mostrará la estadísticas del proceso,

además informará los comprobantes generados con su situación.

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Ingresar a Consulta Situación de Comprobantes. En el primer caso mostramos el comprobante con la

información del detalle informado.

En este segundo caso, se informa los datos de la máquina registradora para una venta con Ticket:

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En el ùltimo caso, se informó el documento de referencia de la Nota de Abono (Crédito):

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