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DIRECCIN CORPORATIVADE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y

PROTECCIN AMBIENTAL

PROCEDIMIENTO PARA LAELABORACIN Y REGISTRO DE

PROCEDIMIENTOS EINSTRUCTIVOS

Clave: 800-80000-DCSIPA-P-001

Revisin: 2

Fecha: 14/04/2003

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INDICE

CAPITULO PGINA

1.0 OBJETIVO..................................................................................................................... 3

2.0 AMBITO DE APLICACIN............................................................................................3

3.0 RESPONSABILIDADES................................................................................................ 3

4.0 REFERENCIAS............................................................................................................. 4

5.0 ACTUALIZACIN..........................................................................................................4

6.0 DEFINICIONES............................................................................................................. 4

7.0 DESARROLLO.............................................................................................................. 5

7.1. Criterios para determinar el Tipo de Documento Normativo................................. 5

7.2. Estructura, Presentacin e Identificacin de los Procedimientos e instructivos. .. 5

7.3. Elaboracin y/o Actualizacin, Autorizacin y Emisin de los Procedimientose instructivos. .......................................................................................................9

8.0 REGISTROS ............................................................................................................... 10

9.0 ANEXOS ..................................................................................................................... 10

9.1. ANEXO 1. Portada .............................................................................................11

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1.0 OBJETIVO

Establecer los requisitos que se deben observar en la elaboracin, revisin, aprobacin y registro de

procedimientos e instructivos de carcter administrativo, tcnico u operativo que emita la DireccinCorporativa de Seguridad Industrial y Proteccin Ambiental (DCSIPA).

2.0 AMBITO DE APLICACIN

Este documento es de cumplimiento obligatorio por parte de las Gerencias y la Unidad deAdministracin para la emisin de procedimientos e instructivos que apliquen al interior de laDCSIPA.

3.0 RESPONSABILIDADES

3.1. Director Corporativo de Seguridad Industrial y Proteccin Ambiental.

3.1.1 Autorizar, cancelar y en su caso emitir los procedimientos e instructivos de aplicacininterna que elaboren las Gerencias y la Unidad de Administracin (UA) de laDCSIPA.

3.2. Gerencia Corporativa de Normatividad (GCN).

3.2.1. Coordinar la elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos que seandesarrollados por las Gerencias y la UA de la DCSIPA.

3.2.2. Mantener la custodia y registro de los procedimientos e instructivos emitidos por laDCSIPA.

3.2.3. Coordinar la actualizacin y/o cancelacin de los procedimientos e instructivos.

3.2.4. Establecer los procedimientos y mecanismos necesarios para el control ydistribucin de los procedimientos e instructivos emitidos por la DCSIPA.

3.2.5. Enviar a la UA la relacin de los Procedimientos e instructivos aprobados paraintegrar el Manual de Procedimientos de la DCSIPA, de acuerdo a lo establecido enla referencia 4.1 de este procedimiento.

3.3. Responsabilidades Comunes de las Gerencias y la Unidad de Administracin.

3.3.1. Elaborar y enviar a la Gerencia Corporativa de Normatividad (GCN) para su revisininterna en la DCSIPA, aprobacin y distribucin los procedimientos e instructivosrequeridos para realizar sus funciones.

3.3.2. Elaborar y aprobar una lista de distribucin de los procedimientos e instructivos desu competencia y enviarla a la GCN para su registro.

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3.3.3. Realizar cuando aplique, la actualizacin o cancelacin de los procedimientos einstructivos elaborados dentro de su mbito de competencia.

3.4. Unidad de Administracin.

3.4.1. Integrar, actualizar y enviar el Manual de Procedimientos de la DCSIPA a laDireccin Corporativa de Administracin, de acuerdo a lo establecido en lareferencia 4.1 de este procedimiento.

4.0 REFERENCIAS

4.1. NO-800-70500-01. Norma para la Documentacin y Registro de Manuales deProcedimientos en Petrleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios. DireccinCorporativa de Administracin. Gerencia Corporativa de Recursos Humanos. Versin 8.0.

16 de agosto de 2000.

5.0 ACTUALIZACIN

Cualquier Gerencia y/o rea perteneciente a la DCSIPA usuaria de este documento, esta facultadapara proponer modificaciones para actualizarlo, mismas que deben ser enviadas oficialmente a laGCN para su anlisis e incorporacin en caso de que procedan.

Este procedimiento cancela y sustituye al procedimiento 800-80000-P-DCSIPA-AD-001.Procedimiento para la Elaboracin y Registro de Procedimientos e instructivos. Rev. 1

Este procedimiento ser revisado cada cinco aos o antes si las propuestas de modificacin loameritan.

6.0 DEFINICIONES

6.1.Documentacin de la actividad (Registros). Evidencia documental auditable de larealizacin de las actividades y que forma parte del documento normativo aprobado. Leaplican requisitos de control y conservacin de informacin.

6.2. Instructivo. Procedimiento escrito de menor jerarqua que el citado en 6.7 y es la descripcindetallada de una o varias operaciones de las actividades cubiertas por un procedimiento, que

dado su carcter elaborado, requiere de instrucciones adicionales. Un procedimiento puedegenerar ms de un instructivo.

6.3.Lista de Distribucin. Relacin de destinatarios designados como responsables o usuariosde los procedimientos e instructivos en su mbito de competencia y autorizados para poseercopia controlada de los mismos.

6.4.Manual de Procedimientos. Conjunto de documentos normativos relacionados bajo unaactividad o tema determinado y compilados en un documento nico identificable: Manual de

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Calidad, Manual de Procedimientos Administrativos, Manual de Procedimientos en materia deSIPA, Manuales de Sistemas de Informacin, etc.

6.5.Procedimiento. Descripcin escrita de los requisitos mnimos y operaciones esenciales parala realizacin sistemtica de una actividad. Incluye el propsito y alcance de una actividad; loque debe de ser realizado y por quin; cuando y cmo debe efectuarse; los materiales,equipos y documentos a usar; y como deben ser controlados y registradas esas operaciones.

7.0 DESARROLLO.

7.1. Criterios para determinar el Tipo de Documento Normativo.

7.1.1. Procedimientos.

Se debe elaborar un procedimiento o Manual de Procedimientos cuando lasoperaciones y/o actividades:

- Son rutinarias, se requiere homologar su realizacin y/o tienen instruccionesespecficas que requieran ser conocidas por el personal.

- Requieren de controles o indicadores administrativos para mejorar sudesempeo y/o presentan antecedentes de incumplimiento en su realizacin.

- Implican gestiones tcnico-administrativas con reas internas o externas dePEMEX.

- Requieren evidencias y/o registros como resultado de las actividades realizadas.

- Son auditables y/o requieren de certificacin por entidades externas.

7.1.2. Instructivos.

Se debe elaborar un instructivo cuando las operaciones y/o actividades:

- Son derivadas de procedimientos de carcter general y requieren deordenamientos ms detallados para su aplicacin.

- Requieren de instrucciones precisas en ciclos de trabajo rutinarios y/o para lacorrecta operacin de sistemas de informacin.

- Para estos documentos, se puede prescindir de la revisin mencionada en 7.3.2inciso b), siempre y cuando las actividades del instructivo, no involucren laparticipacin de otras reas para su ejecucin.

7.2. Estructura, Presentacin e Identificacin de los Procedimientos e instructivos.

7.2.1. Estructura para Procedimientos. Los apartados mnimos requeridos que sedeben considerar en estos documentos son conforme al orden siguiente:

Portada. Debe indicar el ttulo, incluyendo las secciones de autorizacin ycambios al documento. Ver anexo 1.

ndice. Indicar el contenido del documento normativo. Para los captulos deDesarrollo y Anexos se desglosar a nivel de subcaptulo.

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Objetivo. Su redaccin debe iniciar en infinitivo y sealar la finalidad deldocumento normativo. El apartado sirve para complementar o precisar la

informacin dada en el ttulo.

mbito de aplicacin. Deben definirse los lmites y exclusiones en la aplicacindel documento normativo, as como a quienes est destinado su utilizacin.

Responsabilidades. Deben describirse las obligaciones de cada una de laspersonas, reas y organizaciones involucradas en las actividades.

Referencias. En este apartado se deben mencionar los ttulos y las versionesactualizadas de las reglamentaciones que norman directamente las actividadesque se describen y que su consulta es indispensable para la elaboracin delmismo.

Actualizacin. En este apartado debe indicar la vigencia del documento (5aos, con posibilidades de revisin anticipada en los casos que amerite); lasreas facultadas para efectuar las revisiones y el rea receptora de lassugerencias de cambio (responsable de la elaboracin o su actualizacin).

Asimismo, se deben mencionar los documentos que se cancelan total oparcialmente con su emisin.

Definiciones. Deben describirse en orden alfabtico, el significado de losconceptos usados dentro del documento que requieran un entendimientouniforme en el tema tratado.

Desarrollo. En este apartado se deben describir con el detalle suficiente lasecuencia de actividades a realizar, as como, los materiales, equipos ydocumentos requeridos para su ejecucin.

Es importante considerar los requisitos que se tienen que cumplir antes, durantey despus de realizadas las actividades, haciendo nfasis en aquellas en las quese tengan que observar el cumplimiento de regulaciones normativas,condiciones de seguridad y proteccin ambiental y/o coordinacin con otrasorganizaciones.

Registros. Este apartado se refiere a la informacin documentada que segenera como resultado de la aplicacin del documento. Las presentaciones de

los registros son de carcter formal y deben de ser rastreables a la actividad.Los registros son considerados como documentos oficiales y son auditables, porlo que se recomienda la necesidad de registrar nicamente la informacinrequerida por normas o gestiones obligatorias, con la finalidad de dejarconstancia de la actividad realizada.

Los requisitos mnimos que se deben considerar en la documentacin de losregistros son:

- Responsable de registrar y/o validar la informacin

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- Fecha de registro

- Destino de la informacin

- Formatos para ingresar la informacin.

Anexos. Deben anotarse los nmeros y ttulos de los anexos que forman partedel documento. Los anexos deben ser registros de informacin, regulacionesque son indispensables aplicar o cualquier otra informacin til para la operacinprocedimiento. En caso de no manejar anexos se debe indicar su no utilizacin.

7.2.2. Estructura para Instructivos. Los captulos para este tipo de procedimientos einstructivos debern presentar una estructura similar a la sealada en 7.2.1,considerando como opcionales los apartados de Responsabilidades, Referencias,Definiciones y Anexos.

7.2.3. Presentacin. Los Procedimientos e instructivos deben seguir la preparacinsiguiente:

a). Portada. Es la Hoja de identificacin del documento normativo y su formatodebe seguir las dimensiones indicadas en el anexo 1.

b). Cada hoja del documento normativo debe contener un encabezado con elformato y la informacin que se seala en el anexo 1.

c). Los procedimientos e instructivos deben ser elaborados en el paquete Wordpara Windows, con las siguientes caractersticas de formato:

1. Formato de la pgina:- Tamao del papel ------------------ Carta (21.6 X 27.9 cm)- Orientacin ------------------ Vertical- Alineacin ------------------ Justificada- Margen superior ------------------ 2.0 cm- Margen inferior ------------------ 2.0 cm- Margen derecho ------------------ 2.0 cm- Margen izquierdo ------------------ 2.0 cm

2. Textos:

- Fuente ------------------ Arial- Tamao ------------------ 12- Interlineado ------------------ Sencillo- Cursivas ------------------ Ninguna- Subrayados ------------------ Ninguno- Color ------------------ Auto- Posicin ------------------ Normal- Columnas ------------------ Una

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3. Tablas, cuadros y figuras:

- El contenido de las tablas, debe estar en arial con fuente entre 8 y 10.- La descripcin a pie de los objetos debe ser en arial 10.- No rebasar los mrgenes indicados para la pgina.- En los objetos que no sea posible su colocacin vertical, se utilizar la

orientacin horizontal, ajustando los encabezados a esta orientacin.

7.2.4. Identificacin. La identificacin, numeracin y registro oficial de los procedimientose instructivos es responsabilidad de la GCN de acuerdo a las solicitudes que sehagan a esta Gerencia y conforme a los siguientes trminos:

a). Identificacin de Procedimientos e instructivos. Los documentos que seemitan para aplicacin en la DCSIPA deben identificarse con el binomio Centrode Trabajo-Departamento, (800-80000: Clave de la DCSIPA), seguido de las

siglas de esta Direccin, posteriormente la abreviatura P o I segn corresponda,y terminando con el consecutivo del documento (cuadro 1).

Cuadro 1. Identificacin de Procedimientos e instructivos.

El nmero consecutivo del documento debe ser determinado de acuerdo al tipode documento (procedimiento o instructivo).

b). Instructivos. La identificacin de estos documentos debe cumplir con loindicado en 7.2.4. a), indicando en el apartado de mbito de aplicacin en sucaso, el nombre del Procedimiento del cual provienen.

7.2.5. Redaccin. Los procedimientos e instructivos deben redactarse de tal forma quesus disposiciones establezcan obligatoriedad en su cumplimiento. Es permitido eluso de abreviaturas cuando se considere que facilitan el manejo del documentonormativo, para tal caso, su abreviatura debe establecerse entre parntesisdespus del nombre que se quiere abreviar.

Debe evitarse el uso de barbarismos o extranjerismos en los textos de losprocedimientos e instructivos.

7.2.6. Diagramas de flujo. El uso de diagramas es opcional y cuando se desarrollendeben estar de acuerdo a la simbologa indicada en la referencia 4.1.

X- -

Procedimiento (P), Instructivo (I)

Dependencia emisora

Consecutivo

800 -80000 -

Centro de trabajo - Departamento

00XDCSIPA

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7.3. Elaboracin y/o Actualizacin, Autorizacin y Emisin de los Procedimientos einstructivos.

7.3.1. Requisitos Generales.

a). La GCN ser responsable de proporcionar el nmero y codificacin de losprocedimientos e instructivos de nueva emisin y de notificar a las Gerencias ya la UA, los trminos de vigencia de los documentos realizados bajo suresponsabilidad.

b). Cada Gerencia y la UA es responsable de elaborar y/o actualizar susprocedimientos e instructivos, notificando para ello a la GCN, indicando el ttulodel documento y fecha de terminacin de acuerdo al inciso 7.3.2).

7.3.2. La secuencia de actividades a realizar para la elaboracin, actualizacin,autorizacin y emisin de procedimientos e instructivos es la siguiente:

a). La elaboracin y/o actualizacin de un documento normativo a nivel de proyectono debe de exceder en su preparacin de 40 das hbiles para documentos denueva creacin y de 15 das hbiles en documentos que requieran deactualizacin.

b). Posterior a su elaboracin y/o actualizacin, el rea responsable debe solicitar alas dems Gerencias de la DCSIPA, la revisin del contenido tcnico deldocumento, con el objeto de incluir las actividades que pueden ser competenciade las reas. El perodo de revisin no debe exceder de 15 das hbiles y debequedar debidamente documentada la participacin de las reas involucradas.

c). Despus de la incorporacin de comentarios, el documento normativo debe serdevuelto oficialmente en forma impresa y electrnica a la GCN, para realizar eltrmite de aprobacin. Esta actividad no debe exceder de 5 das hbiles.

d). Los procedimientos e instructivos enviados deben estar previamente firmadospor el responsable de su elaboracin y el Gerente del rea emisora, dentro delos apartados indicados en la seccin de firmas de autorizacin de la portada(Anexo 1).

e). Adicionalmente, en el oficio de envo a la GCN se debe indicar las Gerenciasy/o reas de los Organismos Subsidiarios y el Corporativo a las que se enviarnlas copias controladas del documento normativo.

f). La autorizacin de los Procedimientos e instructivos por parte del Director de laDCSIPA se realiza a travs de la GCN, considerando que han cumplido con laserie de actividades mencionadas. El trmite de autorizacin y emisin deldocumento no debe exceder de 10 das hbiles a partir de la recepcin deldocumento por parte de la GCN.

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8.0 REGISTROS

8.1. El registro que genera este procedimiento, es el control de las revisiones a los

procedimientos e instructivos, las cuales deben ser anotadas en la seccin de cambios en laportada de los mismos. Para cada revisin realizada se debe volver a firmar el documentoen la Seccin de Firmas de Autorizacin.

8.2. Control de cambios.

8.2.1. La hoja de Seccin de Cambios de la portada tiene el propsito de registrar ymantener un control sobre las actualizaciones realizadas a los documentos (anexo1). Los apartados se deben sujetar a lo siguiente:

- Hoja no. Anotar la pgina de los cambios realizados al documento.

- Revisin no.Consecutivo de la versin del documento. (Rev. 1, Rev. 2, etc.).

- Descripcin.Breve resea de los cambios realizados al documento, indicandoel captulo y/o ndice en donde se realicen.

8.2.2. Posterior a las modificaciones realizadas y con la seccin de cambios debidamentellenada, el documento debe enviarse mediante oficio a la GCN, indicando las reasa las que se debe distribuir dicho documento para iniciar el trmite de autorizacin.

La GCN es responsable de distribuir en forma controlada (papel o electrnico) eldocumento normativo en cuestin.

9.0 ANEXOS

9.1. ANEXO 1. Portada

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ANEXO 1. PORTADA

Texto de encabezados: Arial 10, negritas


PROTECCIN AMBIENTAL

TITULO DEL DOCUMENTO

Clave: 800-80000-X-DCSIPA-XX-XXX

Revisin: X

Fecha: dd/mm/aaaa

Hoja: 1 DE X

Dependencia emisora Nombre del documento Clave, Revisin, Fecha y no. de pginas

Texto: Arial 11, negritas

SECCIN DE FIRMAS DE AUTORIZACIN

ELABOR REVIS APROB

Responsable de elaboracin(dd de mmmm de aaaa)

Responsable de Revisin(dd de mmmm de aaaa)

Rafael Fernndez de la Garza(dd de mmmm de aaaa)

S E C C I N D E C A M B I O S

HOJANo.

REVISINNo.

DESCRIPCIN

Indicar elnmero

depgina

(7)

Indicarnmero de

revisin(arbigo)

(1)

Ejemplos de llenado:

7.2.2. Procedimientos. Se agrego al texto Manual de Procedimientos que no exista en larevisin 0.

11 1 7.3.3. a). Nomenclatura General. Se agreg la clasificacin UV de Unidades de Verificacin.

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