Gestión de Proyectos en MantenimientoGestión de Proyectos en Mantenimiento

Universidad Nacional de Trujillo | Septiembre, 2011

Conceptos básicosConceptos básicos

La planificación: � Proceso metódico diseñado para obtener un objetivo determinado.� Proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en

cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos.

Líder:� Persona a la que un grupo sigue, considerándola como jefe u orientador.

Liderazgo:� Conjunto de capacidades que una persona tiene para influir en un grupo de

personas determinado, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo en el personas determinado, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo en el logro de metas y objetivos

Proyecto:� Esfuerzo de trabajo temporal, compuesto de actividades relacionadas entre si,

con un inicio y terminación definidos; para crear un producto, resultado o servicio único.

Entregable:� Cualquier producto, servicio o resultado medible, tangible y verificable.

Gestión:� Conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto o concretar un

proyecto. La gestión es también la dirección o administración de una empresa o de un negocio.

Gestión de proyectosGestión de proyectos

La administración de proyectos tambiénconocida como gerencia, dirección ogestión de proyectos es la disciplina queguía e integra los procesos de planificar,captar, dinamizar, organizar talentos yadministrar recursos, con el fin deadministrar recursos, con el fin deculminar el trabajo requerido paradesarrollar un proyecto y cumplir con elalcance, dentro de límites de tiempo, ycosto definidos: sin estrés y con buenclima interpersonal.

Por lo tantoPor lo tanto

� Un proyecto es un evento único, con fechas de inicio y terminacióndeterminadas, costos presupuestados, recursos y tareas definidas yobjetivos específicos.

� Los entregables son entonces todo producto o sub producto que se elaboraen el marco del proyecto.

� Los líderes enfocados al desarrollo continuo de capacidades de su Equipo,asumen responsabilidades asociadas con la administración y supervisión.Como el Equipo asimila más de estas responsabilidades de "supervisión", elComo el Equipo asimila más de estas responsabilidades de "supervisión", ellíder está en una mejor posición para trabajar en la expansión de su propiorol.o Vivo ejemplo,o Analizador de negocio,o Rompe barreras,o Facilitador,o Mantiene al equipo enfocado en la negociación con clientes (defensor del cliente),o Y crear una visión inspirada del futuro que motive a la gente a la excelencia

(líder).

Etapas de vida de un proyectoEtapas de vida de un proyecto

ETAPA DE DEFINICIÓN

ETAPA DE PLANIFICACIÓN

ETAPA DE EJECUCIÓN Y CONTROL

ETAPA DE CIERRE

Esfuerzo acumulado

100%

TiempoINICIO FIN

100%

CURVA S

Marco Real del desarrollo de un proyectoMarco Real del desarrollo de un proyecto

NECESIDAD

PERFILPRE

FACTIBILIDADFACTIBILIDAD

EXPEDIENTE TECNICO

EJECUCIONOPERACIÓN

MANTENIMIENTO

PRE INVERSION INVERSION POST INVERSION

APROBADO APROBADO AUTORIZADO AUTORIZADO APRUEBA TEST

PROYECTO PRODUCTO

DESARROLLO PLANIFICACIÓN IMPLEMENTACIÓN SEGUIMIENTO EVALUACIÓN INTRODU-CCIÓN

CRECI-MIENTO

MADU-REZ

DECLINA-CION

INICIO FIN

Éxito de un proyectoÉxito de un proyecto

El proyecto solo tendrá éxito si el cliente acepta el producto final y quedasatisfecho por el desarrollo y el producto del proyecto. Uso de la triplerestricción.

SATISFACCION DEL CLIENTE

ALCANCE

TIEMPOCOSTO

CALIDAD

Señales de aviso de fallo en el proyectoSeñales de aviso de fallo en el proyecto

� Metas y objetivos poco claros por parte de la dirección del proyecto paralos cambios propuestos.

� Falta de compromiso y orientación de la dirección.� Escasa o nula participación de los involucrados clave

en el diseño e implementación del nuevo sistema.� Los requerimientos cambian constantemente a lo

largo del proyecto

los cambios propuestos.� Comunicación irregular y poco efectiva – no se oyen las voces de los

involucrados clave.� Limitaciones de recursos – demasiados proyectos, no se escogen las

personas adecuadas.� Roles y responsabilidades poco claros (“¿Qué pasará con mi trabajo?”).� Estructura organizativa no compatible con los objetivos del proyecto (Ej.

antiguos indicadores de rendimiento bloquean el cambio).� Falta de alineamiento estratégico de los proyectos.

8 Llaves del éxito para los proyectos8 Llaves del éxito para los proyectos

8 LLAVES

EL PRESUPUESTO ESTÁ CONTROLADO

STAKEHOLDERS SE COMPROMETEN

LOS BENEFICIOS SON REALIZABLES

8 LLAVES PARA EL

ÉXITO DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

LOS RIESGOS SON MITIGADOS

LAS COMPRAS Y CONTRATOS SON BIEN

ADMINISTRADOS

LOS ALCANCES SON REALISTAS Y

GESTIONABLES

EL EQUIPO ES EFECTIVO

LO PLANIFICADO SE ESTÁ CUMPLIENDO

Stakeholders ¿están comprometidos?Stakeholders ¿están comprometidos?

Seleccione y gestione correctamente a sus involucrados.Involucrados: Afectados por el proyecto.Involucrados clave: Impactar o influir en el proyecto.

Identificar Involucrados

Analizar

Comprender cuestiones de involucrados

Planificar actividades de

involucrados clave

Definir mensajes clave

Implementar planes de gestión de involucrados

Planificar

Implementar

¿Los beneficios son realizables?¿Los beneficios son realizables?

� No ambigüedades en la definición de beneficios.� El equipo comprende los beneficios a lograr.� Acuerdo fuente de datos y definiciones para cálculo de beneficios.� Considerar perspectivas de otras áreas o usuarios:

� Beneficio en una.� Inconveniente en otra.

� Alinee el proyecto con los beneficios deseados.� Alinee el proyecto con los beneficios deseados.� Considere el impacto de las decisiones sobre los beneficios.� Valore y vigile los beneficios.� Celebre y publique el equito.� No se comprometa con beneficios que no se pueden cumplir.� No aborde demasiados.� No ignore beneficios no cuantificables.� No espere hasta el final del proyecto para documentar los beneficios.

¿El Programa marcha como lo previsto?¿El Programa marcha como lo previsto?

Enfoque bien la planificación:

Pasos para la programación de trabajos:

Acordar los Objetivos

Definir los HitosAsignar los roles y responsab. de

alto nivel

Definir y planificar

actividades de proyecto

Desarrollar el programa de

proyecto

1. Identificación de las necesidades de los involucrados clave (Fechas de finalización, reuniones de comité Directivo, inspecciones, etc).

2. Determinar el camino crítico del proyecto.3. Determinar la disponibilidad de habilidades y recursos.4. Establecer la disponibilidad / Acceso / Programaciones operativas.5. Equilibrar la carga de trabajo con los recursos (internos y externos)6. Acordar la programación con los involucrados.7. Cerrar y anunciar la programación.

¿El equipo es Efectivo?¿El equipo es Efectivo?

�Estructura de equipo.�Sistema de gestión.�Roles y responsabilidades.

�Visión.�Objetivos.�Alcance.�Enfoque Proy. /Estrategias.

Construyendo su equipo: Características Claves:

� Objetivos Claros.� Visión y propósito de acción.� Flexibilidad.� Comunicación efectiva.� Compromiso personal sólido.� Relaciones sólidas /

Identificar y desarrollar aptitudes

�Toma de decisiones.�Presupuesto.�Medidas de desempeño.

�Recursos.�Idoneidad del equipo.�Conocimientos técnicos comerciales.�Capacidad de Gestión.

�Comunicación de equipo.�Procedimientos del proyecto.�Dinámica de equipo.

� Relaciones sólidas / sensibilidad frente a las diferencias individuales.

� Responsabilidad sobre los resultados.

� Compromiso con el progreso a largo plazo.

¿El alcance es realista y está controlado?¿El alcance es realista y está controlado?

Gestión de los cambios del alcance:

Consejos para la gestión del alcance:

Documentar el cambio

solicitado

Valorar el impacto

Generar opciones

Negociar y aprobar

Contratar

� Asegurar que la gestión del alcance comienza antes que el trabajo.� Definir y comunicar claramente (el alcance INICIAL, el proceso para gestionar

los cambios de alcance).� Asegurar que el equipo de proyecto eleva las cuestiones y solicitudes para su

evaluación.� Diga NO, cuando sea necesario.� Documente siempre los supuestos o hipótesis.� El alcance se gestiona, no se fija.� Evite definiciones de alcance amplias, genéricas.

¿Los riesgos son mitigados?¿Los riesgos son mitigados?

Gestión de riesgos:

Los riesgos pueden ser:Evitados, contenidos, aceptados o transferidos.

Tipos de riesgos a buscar:

Identificar Evaluar Mitigar Controlar

Tipos de riesgos a buscar:De seguridad, ambientales, de reputación, financieros, de entrega de proyecto, legales.

Puntos sensibles de Riesgo:� Promesas y Garantías.� Estrategias nuevas de valoración.� Acuerdos de sub contratación� Dependencia de proveedores externos.� Términos contractuales y condiciones.� Delimitación del trabajo a realizar.� Escasez de recursos.

¿Las compras y los contratos son gestionados?¿Las compras y los contratos son gestionados?

Pasos para la compra de bienes y servicios:1. Decidir – cómo, qué, cuánto y cuándo.2. Elaborar un comunicado de trabajo para definir sus requerimientos.3. Solicitar ofertas de proveedores potenciales.4. Evaluar las ofertas basadas en criterios de selección.5. Redactar y firmar contratos con proveedores.6. Administración de contratos – informes de resultados,

control de calidad, control de cambios.7. Liquidación de contrato – verificación del producto y cierre administrativo.

Consejos para compras y contratos:� Integre a su equipo un especialista en compras y contratos.� Considere siempre limitaciones como tiempo, dinero, logística y calidad.� Garantice conseguir lo que necesita realmente mediante una buena descripción

del producto.� El la selección de un proveedor/producto/servicio, el precio puede no ser el

costo más bajo si el proveedor es incapaz de entregar las mercancías a tiempo.� Compare procesos de compra anteriores si el producto es igual o parecido.

¿El presupuesto está controlado?¿El presupuesto está controlado?

Métodos de estimación:� Evaluación (Proyectos y riesgos similares +/- 50%)� Modo empírico (Enfoque hacia abajo modelo de construcción de costos +/- 35%)� Modo analítico (Subdividir el proyecto +/- 10%).

Qué estimar:� Trabajo necesario para producir los entregables (Productos, equipos, etc).� MO para el diseño y la conformidad.� MO garantía de calidad.� MO garantía de calidad.� MO de recursos internos y suministros de almacén.� Gestión de proyectos� Reuniones (Preparaciones, minutas)� Contingencias� Gastos (Viajes, alojamiento, suministros, impuestos, etc).

Recuerde las estimaciones por sí solas no pueden predecir las fechas definalización y siempre incluya contingencias, seguro de la calidad y tiempode reelaboración.

� Usted monitoreó el desempeño de su equipo, ahora mida los resultados.� Mida el éxito del proyecto (opinión del cliente, de la empresa, compare el

resultado obtenido vs. lo que deseaba obtener, opinión de entidadescolaterales, etc).

� Cierre el proyecto adecuadamente (realice un análisis de leccionesaprendidas con su equipo, genere recomendaciones para aplicarlos enotros proyectos)

Cierre adecuado del proyectoCierre adecuado del proyecto

otros proyectos)� Genere un reporte de cierre de proyecto (Incluya cierre de contratos y datos

de empresas con sus respectivos contactos).� Archive adecuadamente física y digitalmente todo la información (ésta

puede ser válida en el futuro).

Gestión de Proyectos en Gestión de

Proyectos en Proyectos en Lagunas NorteProyectos en

Lagunas Norte

Reseña históricaReseña histórica

� Año 2000: inicio de programa de mejoramiento continuo.

� Año 2004 al 2005: se inicia el programa de sugerencias (Premiación demejores ideas). Se inician ideas = Proyectos a gran escala.

� Año 2007: mayores necesidades de proyectos a gran escala (Obras civiles,trabajos mecánicos y eléctricos). Creación del departamento de Proyectosdentro del área de mantenimiento.

� Inicio sin modelo en función a OT y apoyo a otras áreas de la mina en el� Inicio sin modelo en función a OT y apoyo a otras áreas de la mina en eldesarrollo de proyectos.

� Año 2010: Se incrementan las necesidades, traducidas estas en eldesarrollo de Proyectos soportadas por AFEs… Nuevo modelo deseguimiento: Se organizan las actividades, se definen roles y funciones ynuevo modelo de seguimiento mediante un adecuado archivo.

� Este año 2011 se mejora la frecuencia de seguimiento de 15 días a cadasemana.

Organización.Organización.

Jefe de Proyectos

Practicante

Sup. Proyectos Energía (CTA)

Sup. ProyectosEq. Liviano

Sup. Proyectos Sup. Proyectos

Proceso de ProyectosProceso de Proyectos

SEGURIDAD

MM.AA.

TECNOLOGIA

PROCESOS

EQUIPOS

ES

TR

AT

EG

IA

CAPEX

ES

TR

AT

EG

IA

RECURSOSPROYECTOS

DESECHADOS O POSTERGADOS

PROYECTOS AUTORIZADOS

INICIO CIERREPLANEACIÓN EJECUCIÓN

AFEs

FlujogramaFlujograma

Objetivos:� Identificar responsabilidades por área.� Definir etapas del proyecto.� Generar un filtro que pueda definir un

proyecto AFE de un OT.� Generar documentación necesaria para

sustento de proyectos.

CriticidadCriticidad

Datos de seguimientoDatos de seguimiento

13

711

0

12

9

N°DE PROYECTOS POR ETAPAS

1.INICIO 2.PLANIFICACIÓN 3.EJECUCIÓN

4.CONCLUIDO 5.CERRADA 6.ANULADO

ETAPAS DE PROYECTOETAPA N°PROYECTOS

1.INICIO 132.PLANIFICACIÓN 7

3.EJECUCIÓN 114.CONCLUIDO 05.CERRADA 126.ANULADO 9

TOTAL 52

1

38

13

45

N°DE PROYECTOS POR AREAS

DDPP MANTENIMIENTO MMAA OPER. MINA OPER. PROCESOS OTROS

PROYECTOS POR AREASAREA N°PROYECTOSDDPP 1

MANTENIMIENTO 38MMAA 1

OPER. MINA 3OPER.

PROCESOS4

OTROS 5TOTAL 52

Algunos ProyectosAlgunos Proyectos

PARED DIVISIÓN TRANSFORMADORES EN SUB

ESTACIÓN

Algunos ProyectosAlgunos Proyectos

NUEVO TALLER DE SOLDADURA

Algunos ProyectosAlgunos Proyectos

CUARTO DE INFLADO DE NEUMÁTICOS

Algunos ProyectosAlgunos Proyectos

CAMINO DE LA PRODUCTIVIDAD

Algunos ProyectosAlgunos Proyectos

EXTRACCIÓN DE GASES TRUCK SHOP

Algunos ProyectosAlgunos Proyectos

AMPLIACIÓN DE OFICINAS TRUCK SHOP

Informes de seguimientoInformes de seguimiento

Con lo necesario:

Informes Seguimiento:Informes Seguimiento:

Complejo detallado:

Informes Seguimiento:Informes Seguimiento:

Gerencial tipo semáforo:

DESCRIPTION HIGHLIGHTS ESTATUS

MAINTENANCE

– 2da semana resultado evaluación activos y componentes para compra (2009).

– Continúa auditoría de equipos, – Preparación de plan de última auditoría (Partes y Componentes).– Load standard procedures to system Oracle R12.– Evaluación propuesta de TM (Reparación de componentes)

SUPPLY CHAIN– Trabajo de bases para contrato de abastecimiento– GETs, espera de nueva propuesta de Finning. – Construcción de listado de partes con Finning.

HUMAN RESOURCES

– Continúa reclutamiento de personal de Finning y Contratistas – Evaluación de adendums al contrato de transferencia de Finning a

MAGSA.– Continua entrenamiento de nuevo personal técnico e inicio de

capacitación base para personal MAGSA.

“No hay nada más difícil de llevar a cabo, nada con éxito másincierto, nada más peligroso que gestionar, que iniciar unnuevo orden de cosas. El que lo inicia tiene enemigos en todosaquellos que se benefician con el antiguo orden, y sólo tibiosdefensores en aquellos que se benefician con el nuevo”.defensores en aquellos que se benefician con el nuevo”.

MAQUIAVELO

¿PREGUNTAS?¿PREGUNTAS?¿PREGUNTAS?¿PREGUNTAS?

GraciasGraciasGraciasGracias

Ing. Marco CastilloJefe de Mantenimiento ProyectosMina Lagunas Norte