7 CLAVES PARA RECOGER LOS AVANCES DEL PROYECTO Y COMPARTIRLO CON TU EQUIPO.

Cunto tiempo te llev realizar esta tarea en el ltimo proyecto? Esta es una de las preguntas que realizamos frecuentemente los project managers a los miembros del equipo y que en muchos casos no saben contestar con exactitud. Cualquier project manager se habr dado cuenta que esto va muy unido a la carencia de lecciones aprendidas en las organizaciones.

Es una pena no disponer de informacin tan valiosa como el tiempo que se ha empleado en realizar determinadas tareas o el proyecto anterior ya que ayuda fielmente a calcular la duracin de proyecto en el que estemos trabajando en ese momento. Esto nos permite estimar las tareas con mayor precisin.

Los project managers tenemos ms recursos para realizar estimaciones, pero lo que nos hubiera facilitado las cosas si ese miembro del equipo hubiera sido capaz en ese mismo instante de darnos esta informacin. Estamos hablando de gestionar el tiempo y en ese momento hubisemos ganado tiempo que luego perdimos buscando otras herramientas de estimacin del tiempo.En project management se destaca continuamente la importancia del seguimiento y control del tiempo en los proyectos. En muchos casos este seguimiento del tiempo puede parecer una sobrecarga administrativa. Cualquier project manager sabe que este seguimiento y control del tiempo, es lo que realmente puede ayudarle a mantener el proyecto segn lo establecido y a recoger informacin til para ayudarle con otros proyectos en el futuro.

Aqu hay 7 claves que como project manager puedes compartir con los miembros del equipo para hacer el seguimiento y control del tiempo ms eficaz.

1. Utiliza software en lnea.

Utilizar software es la forma ms fcil para los miembros del equipo de completar sus hojas de tiempo, y muchas organizaciones que gestionan proyectos todava no se estn beneficiando.

Utilizar software significa que el project manager o cualquier otro perfil que intervenga en el proyecto con permisos puede actualizar su informacin desde cualquier lugar.

El software especfico en gestin de proyectos tambin tiene un montn de caractersticas adicionales que lo hacen ms rpido para que los miembros del equipo introduzcan sus avances. Por ejemplo, puede utilizar una copia de la semana anterior caracterstica para rellenar rpidamente una hoja de tiempo para ahorrar tener que introducir todos los datos de nuevo. Esto puede ser realmente eficaz si su equipo de proyecto est reservando la misma cantidad de tiempo para la misma actividad semana tras semana, y es mucho ms rpido que hacerlo manual o con partes de horas.

2. Facilidades

Si como project managers queremos que los miembros del equipo rellenen sus hojas de tiempo, necesitamos ponrselo fcil. Dar facilidades desde el punto de vista de acceso (nombres, contrasea y su restablecimiento) y desde el punto de vista de facilitar el completar las hojas de tiempo. A no ser que sea imprescindible, no solicitar que se rellene cada 15 minutos, as limitaremos el nmero de tareas que tienen que introducir.

3. Explicar por qu como project manager necesitamos recoger los avances del proyecto.

Los miembros del equipo pueden sentir como si se les estuviera controlando o que el project manager no confa en ellos para hacer el trabajo. Conviene explicar que los datos ayudarn al project manager a mantener el proyecto en marcha y que tambin ayudar a mejorar las estimaciones. De esta forma conseguiremos que ellos vean la importancia de tener disponibles estos datos.

4. Vincular el registro del seguimiento con la programacin del proyecto.

Es conveniente vincular los datos del parte de horas con la programacin del proyecto, si se puede, por lo que el progreso en una parte de horas rellena automticamente las actualizaciones de estado en la programacin. Esta es una gran manera de ahorrar tiempo los project managers.

5. Mejorar estimaciones de proyectos futuros.

Explicar que como project manager esto ayuda a mejorar las estimaciones para los proyectos futuros si se renen los datos de avance en el proyecto actual.

6. Recoger datos en tiempo real

Para mejorar el seguimiento del tiempo del proyecto, es fundamental introducir los datos de avances del proyecto cuanto antes porque cuanto ms tiempo pasa sin que los miembros del equipo los introduzcan, ms difcil ser para ellos recordar lo que estaban trabajando. En qu estabas trabajando el martes pasado? En la mayora de los casos es difcil recordar exactamente cuntas horas imput a cada tarea.

Como project managers debemos concienciar al equipo del proyecto para que registre sus actividades en el parte de horas lo ms cercano al tiempo real. En muchas organizaciones, esto suele realizarse al final de cada da, donde se recoge todo lo que avanzaron.

7. Comparte el reporte con el equipo

Con los informes de seguimiento de tiempo, una buena prctica es compartirlo con el equipo del proyecto.

Compartir la informacin es el primer paso para tener un debate abierto con el equipo acerca de cmo se puede gestionar el tiempo del proyecto de manera ms eficaz y tal vez hacer ms cosas en menos horas. O puede ser una seal de advertencia temprana de que sus estimaciones no son buenas y que tiene que revisar sus planes de trabajo en el futuro.

El seguimiento y control del tiempo en el proyecto es una da las partes clave para el xito de cualquier proyecto, cuidemos como recogemos y trabajamos los avances del proyecto.