6 organizacion dpto compras
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Organización del
Departamento de
Compras.
Sistemas Centralizados
Descentralizados
Y Mixtos.
El Departamento de Compras
dentro de la Organización de la
Empresa.
Por sus características de operación las
empresas tienen distintos organigramas
que les permiten alcanzar sus objetivos.
Difícilmente, aun dentro de un mismo
ramo, las empresas van a mantener
estructuras organizacionales similares.
El Departamento de Compras
dentro de la Organización de la
Empresa.
Las formas de organizarse de las empresas
se pueden clasificar en:
Organización lineal.
Organización funcional
Organización de línea y staff.
Organización lineal.
La autoridad y la responsabilidad
se transfieren por una sola línea
de mando que va desde los
niveles mas altos de la
organización a los niveles
inferiores.
Organización lineal.
Ventajas 1. El personal comprende fácilmente la
estructura por su sencillez.
2. Un superior manda directamente a los subalternos.
3. Cada uno sabe de quien recibe instrucciones y a quién reportar.
4. No hay fuga de responsabilidad ni conflictos de autoridad.
5. Pueden introducirse cambios con gran rapidez.
Organización lineal.
Desventajas 1. La perdida de personal genera trastornos
importantes en la empresa.
2. Se requieren empleados capaces y de aptitudes variadas.
3. Si los procedimientos son insuficientes, es probable que continúen siéndolo.
4. No se pueden obtener beneficios de la especialización.
5. Se dificulta la cooperación interdepartamental. (cotos de poder)
Organización Funcional
Se basa en los principios de la “administración científica”, y su principio es dividir el trabajo por áreas de desempeño, especializando a los empleados en necesidades específicas de la empresa. De esta manera el personal se especializa en conocer todo lo relativo al puesto que desempeña.
Organización Funcional
Ventajas
1. Se aprovecha las ventajas de la especialización.
2. El empleado especializado puede desarrollar mejor sus propios planes.
3. Los métodos son mas eficientes.
4. Es mas fácil identificar las funciones y responsabilidades de cada empleado.
5. Se descomponen los trabajos complejos en varios elementos mas simples.
6. Posibilidad de rápida adaptación en casos de cambio de proceso.
Organización Funcional
Desventajas
1. La línea de mando no es clara, y la disciplina puede ser fácilmente quebrantada.
2. El control no está claramente definido con potenciales problemas de coordinación.
3. Existen potenciales duplicidades de mando y dilución de responsabilidades.
4. Es difícil definir autoridad y responsabilidad de cada jefe en áreas de acción comunes a ellos.
Organización de Línea y Staff
Esta esquema surge para tratar de
amalgamar lo mejor de las organizaciones
de línea y las organizaciones funcionales.
El principio es crear empleados
especializados sin responsabilidad funcional
que asesoran a los empleados operativos
en el desempeño de sus funciones.
Organización de Línea y Staff
Ventajas
1. Se aprovechan los beneficios de la especialización de funciones.
2. Se conserva al mismo tiempo la autoridad centralizada y la responsabilidad individual.
Desventajas
1. Se confunden los campos de actividad.
2. Se producen divergencias entre personal operativo y de staff.
Organigrama Típico
Departamento de Compras
Jefe de Compras
Subjefe de Compras
Comprador de Maquinaria
y Equipo
Comprador Sucursal A
Auxiliar Administrativo
Comprador de Implementos
de Oficina
Comprador Materias Primas y Suministros
Sistemas de Compras
Disyuntiva organizacional. Preferir un
sistema de estructura centralizada, o escoger
un sistema de estructura descentralizada.
Seleccionar un sistema u otro depende de
las necesidades o características de cada
empresa.
Sistema Centralizado
Ventajas
Un mayor control sobre el volumen de las compras.
Facilita el control de los bienes adquiridos así como la calidad de los mismos.
Mayores descuentos por grandes volúmenes de compra.
Minimiza el uso del personal de Compras.
Procedimientos estandarizados y mejor control de la aplicación de los mismos.
Mejor control de inventarios.
Evita la duplicidad de funciones.
Los problemas generales del departamento son aclarados con una sola entrevista con el comprador.
Reduce el trabajo administrativo. (Papeleo)
Sistema Centralizado
Desventajas
Lentitud para atender rápidamente a los requerimientos en
situaciones de urgencia.
La pérdida de personal valioso afecta fuertemente a este
esquema.
El personal alejado del punto donde se van a utilizar los
artículos no conoce los problemas regionales.
Mayor carga de trabajo para el personal de compras.
Lentitud en el traslado de materiales del almacén central a
los de las sucursales.
Mermas en las transferencias de materiales del almacén
general al de las sucursales.
Gastos adicionales de maniobras de carga y descarga.
Sistema Descentralizado
Ventajas
Mayor flexibilidad para realizar compras más rápidamente en situaciones de urgencia.
Formación de personal experimentado y especializado.
Se mantiene la responsabilidad y la autoridad mas cerca de donde se requieren los bienes y servicios.
Sistema Descentralizado Desventajas
La empresa tiene menos control sobre las compras
regionales.
Calidad no estandarizada sobre los bienes y servicios adquiridos.
Menores descuentos.
Se utiliza mas personal de compras
Los problemas generales de compras no se resuelven en una sola entrevista.
En ocasiones un comprador regional puede negarse a transferir materiales escasos por miedo a quedarse sin inventario cuando los requiera.
Sistema Mixto
Las empresas de gran tamaño, que cuentan en su estructura con oficinas centrales y un sistema de sucursales, adoptan un esquema mixto de organización de
compras.
En este esquema las compras operativas se realizan en el esquema descentralizado, y solo aquellas que implican compras de maquinaria, equipo, inmuebles o compras de alto valor unitario son realizadas bajo un esquema de control centralizado.