56.- manual de políticas y lineamientos para la emisión de documentos normativos.pdf

8/17/2019 56.- Manual de Políticas y Lineamientos para la Emisión de Documentos Normativos.pdf

1/76

MANUAL DE POLÍTICAS YLINEAMIENTOS PARA LA EMISIÓN DE

DOCUMENTOS NORMATIVOS

Dirección de Planeación, Análisis y ContraloríaMNO70000103

Vigente a partir de:26/03/2010


2/76

Dirección de Planeación, Análisis y ContraloríaMNO70000103

Vigente a partir de:26/03/2010

Propiedad del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C.

Av. Javier Barros Sierra No. 515

Col. Lomas de Santa Fe, Delegación Álvaro Obregón

México, D.F., C.P. 01219

Tel. 52-70-12-00

La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorizaciónexpresa de la Dirección de Planeación, Análisis y Contraloría, otorgándole el créditocorrespondiente.


3/76


4/76

Vigente a partir de:

Día Mes Año

26 03 2010

POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LAEMISIÓN DE DOCUMENTOSNORMATIVOS

Sección de Control de CambiosRevisión

Página (s)Modificada (s)

Descripc ión del CambioFecha deEmisión

001 Todas Mejoras al documento. FAC No. MNO70000103-01. 25/08/2008002 Todas Mejoras al documento. FAC No. MNO70000103-02. 26/03/2010

MNO70000103Página 2 de 74

Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a laaprobada/autorizada el:Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año

Elaboró:RMBL/ECRT Dirección de Planeación,

Anál is is y Contraloría- - - -

Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


5/76


Día Mes Año

26 03 2010


Contenido Número Tema Pág.

Sección I Visión General 4

I.1. Introducción 4I.2. Objetivos 4I.3. Alcance 4I.4. Responsabilidades 5I.5. Marco Jurídico y Normativo 6I.6. Instancias de Autorización 6I.7. Referencias 6

Sección II Aspectos Generales 7II.1. Tipos de documentos 8II.2. Tipos de Documentos Normativos 8II.3. Mejora Regulatoria 8II.4. Definiciones 10

Sección III Políticas Generales y Proceso 11III.1. Políticas generales para la emisión de documentos normativos idóneos en Banobras 11

III.2. Proceso para la emisión de documentos normativos idóneos en Banobras 15Sección IV

Etapa 1: Identificar la necesidad de emitir, actualizar o abrogar unDocumento Normativo

17

IV.1. Descripción 17IV.2. Guía para identificar la necesidad de emitir, actualizar o abrogar un documento normativo 17

Sección V Etapa 2: Realizar una planeación preliminar del Documento Normativo 18IV.1. Descripción 18IV.2. Guía para realizar una planeación preliminar del documento normativo 18

Sección VI Etapa 3: Elaborar un Borrador Inicial del Documento Normativo 21VI.1. Descripción 21VI.2. Guía para la elaboración del borrador inicial 21VI.3. Políticas que rigen la estructura de los documentos normativos idóneos en Banobras 23VI.4. Lineamientos para la Estructura de los Documentos Normativos Idóneos en Banobras 24

VI.4.1. Todos los documentos normativos idóneos en Banobras (excepto Circulares) 24

VI.4.2. Estructura de un Manual de Políticas 26VI.4.3. Estructura de un Manual de Políticas y Lineamientos 29VI.4.4. Estructura de un Manual de Políticas y Procedimientos 34VI.4.5. Estructura de una Circular 41

Sección VII Etapa 4: Elaborar la Propuesta Preliminar del Documento Normativo 43VII.1. Descripción 43

VII.2.Lineamientos generales para la elaboración de la propuesta preliminar del documentonormativo

43

VII.3. Lineamientos de redacción y forma 44

Sección VIII Etapa 5: Revisar la Propuesta Preliminar del Documento Normativo 45VIII.1. Descripción 45VIII.2. Lineamientos para la revisión de la propuesta preliminar del documento normativo 45VIII.4. Facultades para la Revisión 46

Sección IX Autori zar el Documento Normativo 47IX.1. Descripción 47IX.2. Lineamientos para la autorización del documento normativo 47

Sección X Publicar y Difundir los Documentos Normativos 48X.1. Descripción 48X.2. Lineamientos para la publicación y difusión del documento normativo 48X.3. Medios de Difusión 49

Sección XI Anexos 51





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


6/76


Día Mes Año

26 03 2010


Sección I

Visión General

I.1. Introducción

Este manual establece la metodología para la documentación de la normativa y los procesosinstitucionales; además, propicia su instrumentación de acuerdo con las disposiciones aplicablespara promover la mejora regulatoria y ayudar en la mejora continua de los procesos de Banobras.

Además, describe los documentos normativos que son utilizados en Banobras, e indica laestructura para cada tipo de documento, así como las políticas y los lineamientos que debenseguirse en su elaboración.

I.2. Objetivo

El objetivo de este manual es proporcionar al personal de Banobras que va a emitir y/o actualizardocumentos normativos los elementos para:

Identificar el documento normativo idóneo a generar con base en su objetivo y elpropósito de su creación.

Estandarizar y mejorar el proceso de emisión de documentos normativos en Banobraspara:

Normar y documentar de manera articulada, congruente y eficaz la operación. Documentar de manera estructurada los sistemas de operación y control

necesarios para alcanzar las metas y objetivos de Banobras. Generar documentos que reduzcan errores y aclaraciones.

Racionalizar la emisión de los documentos normativos que regulan la gestión diaria deBanobras.

I.3. Alcance

Todo el personal que participa en la emisión y actualización de documentos normativos paraBanobras.





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


7/76


Día Mes Año

26 03 2010


I.4. Responsabilidades

Responsable ResponsabilidadSubdirector de

Contraloría y Procesos

Coordinar la revisión y, en su caso, la actualización del presente

documento por lo menos una vez al año o cuando se requieraderivada de:

a) modificaciones al marco jurídico y normativo aplicable;b) observaciones y/o recomendaciones por parte de las

instancias de supervisión y fiscalización, así como de lasautoridades competentes;

c) cambios en la estructura organizacional de Banobras; y,d) mejora del proceso de calidad regulatoria.

Gerente de Contraloría Revisar su apego a los Objetivos y Lineamientos del Sistema deControl Interno y proponer las actualizaciones cuando se realicenmodificaciones al marco jurídico y normativo aplicable.

Gerente de Procesos Gestionar la actualización de este manual y llevar a cabo sudifusión.

Publicar este documento en la Normateca, tanto la del Portal deInternet, como en la de la Intranet de Banobras.

Mantener resguardada la última versión original de estedocumento y los Formatos de Autorización de Cambios que segeneren.





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


8/76


Día Mes Año

26 03 2010


I.5. Marco Jurídico y Normativo

Plan Nacional de Desarrollo (2007-2012), Poder Ejecutivo Federal, Eje 1,Objetivo 10, Estrategia 10.3. Estado de Derecho y Seguridad, Eje 2, Objetivo 5,Estrategia 5.3. Economía competitiva y generadora de empleos y Eje 5, numeral5.4, Objetivo 4. Democracia efectiva y política exterior responsable.

Ley Federal de las Entidades Paraestatales Diario Oficial de la Federación(DOF) 21/08/06, Artículo 59 fracciones: V, VI, IX, XI y Artículo 61 fracción II.

Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales DOF 26/01/2001,Artículo 15.

Disposiciones de carácter general aplicables a las instituciones de crédito,emitidas por la CNBV, Título Segundo, Capítulo VI (Las Disposiciones).

Normas Generales de Control Interno en el ámbito de la Administración PúblicaFederal, emitidas por la Secretaría de la Función Pública y publicadas en elDOF 27/09/2006.

Programa Especial de Mejora de la Gestión en la Administración PúblicaFederal 2008-2012, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 10 deseptiembre de 2008

Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras.

Manual General de Organización de Banobras.

Lineamientos por los que se establece el Proceso de Calidad Regulatoria enBanobras.

ISO 9001:2008 (NMX-CC-9001-IMNC-9000).

ISO 9000:2005, Traducción Certificada.

I.6. Instancias de Autorización El presente documento debe ser autorizado por el Director de Planeación,

Análisis y Contraloría de acuerdo con lo establecido en los Objetivos yLineamientos del Sistema de Control Interno aprobados por el ConsejoDirectivo.

I.7. Referencias

Dirección General de Simplificación Regulatoria, “Guía para emitir documentosnormativos”, Secretaría de la Función Pública (Segunda Edición, junio 2007).

Horn, Robert E., “Desarrollo de Procedimientos, Políticas y Documentación”,Information Mapping.

Dirección General de Simplificación Regulatoria, Manual “Lenguaje Claro”,Secretaría de la Función Pública (Tercera Edición, 2007).





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


9/76


Día Mes Año

26 03 2010


Sección II

Aspectos GeneralesLa Comisión Nacional Bancaria y de Valores, a través de la fracción II del Artículo 164 de lasDisposiciones de carácter general aplicables a las instituciones de crédito, instruye a Banobras losiguiente:

“…a la Dirección General, en adición a lo señalado en estas disposiciones, le corresponderállevar a cabo las actividades siguientes:

… II. Elaborar, revisar y, en su caso, actualizar o proponer la actualización de los manualesde la Institución, definiendo las áreas o personal responsable de las actividades respectivas…”.

Por lo anterior, y para apoyar el fortalecimiento del Sistema de Control Interno, se crea el presentemanual. El cual además se encuentra alineado con el proceso de calidad regulatoria que

estableció la Secretaría de la Función Pública y contempla algunos aspectos como:

• Alinear los documentos normativos de Banobras al Sistema de Control Interno.

• Enfoque de Procesos.

• Elementos del método Information Mapping.

• Lenguaje claro.

• Identificar los canales de comunicación y flujos de información.

•

Mejora regulatoria y simplificación administrativa.• Dar certeza en el actuar de los servidores públicos de Banobras.

• Identificar a los responsables de las distintas áreas que participan en el proceso.

• Definir la información y los documentos que se generan en el proceso, para establecer sudestino, uso y responsables de su custodia (huellas de auditoría).

• Incluir indicadores de desempeño de los procesos documentados que estén alineados a laestrategia de Banobras.





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


10/76


Día Mes Año

26 03 2010


II.1. Tipos de documentos

Los documentos de Banobras se clasifican en normativos y no normativos.

Todo documento clasificado como normativo implica que su aplicación es obligatoria y se emitepara mejorar la gestión de Banobras, dar cumplimiento a alguna ley, norma o disposición oficial,entre otros motivos.

Los documentos no normativos son de aplicación voluntaria y tienen por objeto guiar, informar,clasificar, etc.

Algunos ejemplos de documentos se muestran en la siguiente tabla:

Tabla II.1.1. Ejemplos de Documentos

Documento Normativo Documento NO Normativo

• Código de Conducta• Manual de Políticas• Contrato• Normas• Reglas• Manual de Políticas y Lineamientos• Manual de Políticas y Procedimientos• Circular• Manual de Producto• Manual de Metodologías

• Informe• Aviso• Instructivo• Guía• Guía Operativa• Programa• Bases• Boletines y Catálogos• Reportes

II.2. Tipos de Documentos Normativos Idóneos en Banobras

De acuerdo con el contenido de los documentos y su propósito, se recomienda elegir alguno delos documentos normativos idóneos en Banobras de la tabla II.2.1 para su emisión. Sin embargo,se recomienda que el contenido de este manual se utilice para cualquier otro tipo de documentonormativo siempre y cuando su naturaleza y estructura lo permitan.

II.3. Mejora Regulatoria

Todo documento normativo de nueva emisión debe ser revisado por el Comité de MejoraRegulatoria Interna de Banobras (COMERI), de conformidad con lo establecido en su Manual deIntegración y Operación y en los Lineamientos por los que se establece el proceso de CalidadRegulatoria en Banobras.

El COMERI es la instancia facultada para revisar y mejorar la regulación interna bajo criterios yelementos de simplificación y de calidad regulatoria.

Además, el COMERI diagnostica la aplicación de los documentos normativos y determina lasacciones a seguir para su simplificación.





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


11/76


Día Mes Año

26 03 2010


Tabla II.2.1. Descripción de los Documentos Normativos Idóneos de Banobras

Documento AplicaciónDe Políticas o Se utiliza para enunciar y establecer principios generales de actuación

obligatorios, esto es, lo que debe o no debe hacerse.

o Este tipo de documento debe contener:

descripción del proceso general,

políticas,

los flujos de información,

los canales de comunicación,

la segregación de funciones y responsabilidades (se sugiere utilizar laguía para la identificación de segregación de funciones del Anexo 1),

la delimitación de facultades entre el personal que autorice, vigile,evalúe, registre y contabilice las operaciones, cuando aplique cadauna de estas actividades.

De Políticas yLineamientos

o Se utiliza para enunciar y establecer principios de actuación obligatorios,donde se indica el modo en que se debe actuar sin llegar a conteneruna serie de pasos ordenados; esto es, indica lo que debe o no debehacerse y cómo debe hacerse.

o Este tipo de documento debe contener:

descripción del proceso general,

políticas y lineamientos,



la segregación de funciones y responsabilidades (se sugiere utilizar laguía para la identificación de segregación de funciones del Anexo 1),

la delimitación de facultades entre el personal que autorice, vigile,evalúe, registre y contabilice las operaciones, cuando aplique cadauna de estas actividades.





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


12/76


Día Mes Año

26 03 2010


Tabla II.2.1. Descripción de los Documentos Normativos Idóneos de Banobras (continúa)

Manual de

Políticas yProcedimientos

o Se utiliza para indicar a un grupo determinado de personas paso a

paso y de manera ordenada cómo se debe hacer una actividad oactividades determinadas; debe contener:

una secuencia ordenada de pasos o tareas donde se describen lostiempos,

la utilización de recursos,



las metodologías e instrucciones de trabajo y control para desarrollarlas tareas, funciones o actividades necesarias para la operaciónsustantiva de las unidades administrativas o áreas

la descripción del proceso general; además,

enuncia y establece principios generales de actuación obligatorios,la delimitación de facultades entre el personal que autorice, vigile,

evalúe, registre y contabilice las operaciones, cuando aplique cadauna de estas actividades (se sugiere utilizar la guía para laidentificación de segregación de funciones del Anexo 1).

o El objetivo de este tipo de documento normativo es propiciar launiformidad en el trabajo, promover la eficiencia operativa, asegurar laobtención de los resultados esperados en tiempo y forma, y evitar larepetición de instrucciones y directrices.

o En la elaboración de los manuales de políticas y procedimientos, debe participar el personal directamente involucrado en los procedimientos,independientemente de su nivel jerárquico.

o Este tipo de documento contiene políticas y procedimientos, tambiénpuede contener lineamientos y describir procesos.

Circular o Se utiliza, entre otras cosas, para regular actividades específicas o girarinstrucciones a destinatarios determinados; generalmente son asuntos deaplicación inmediata y cuya temporalidad no es permanente.

o Debe indicar claramente la vigencia de la misma.

o En caso de que se refiera a medidas de aplicación permanente, se debemodificar/crear/abrogar un documento normativo, de los que semencionan al principio de esta tabla.

II.4. Definiciones (ver Anexo 2)





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


13/76


Día Mes Año

26 03 2010


Sección III

Políticas Generales y Proceso

III.1. Políticas generales para la emisión de documentos normativosidóneos en Banobras

III.1.1. Todas las áreas que emiten documentos normativos o que participan en la emisión oactualización de estos documentos deben revisarlos y, en caso de ser necesarioactualizarlos, al menos una vez al año y cuando:

i) se realicen modificaciones al marco jurídico y normativo aplicable;

ii) se formulen observaciones y/o recomendaciones por parte de las instancias desupervisión y fiscalización, así como de las autoridades competentes;

iii) se realicen cambios en la estructura organizacional de Banobras;iv) la operación haya cambiado.

Cuando proceda la actualización, debe ser registrada de manera breve e indicativa en lasección de control de cambios del documento, indicando quién realizó dicha actualización,así como la fecha en que ésta fue realizada. Asimismo, cuando se realice unaactualización específica en el documento debe llevarse a cabo de conformidad con elFormato de Autorización de Cambios (FAC), ver Anexo 3.

III.1.2. Todo documento normativo idóneo de Banobras que se actualice, derivado de las causasexpresadas en III.1.1, debe adecuarse con lo establecido en el presente manual.

III.1.3. Si se trata de un documento normativo de nueva creación, el personal responsable degestionar la emisión de dicho documento (gerente como nivel mínimo) debe llevar a cabolas gestiones necesarias para presentar el proyecto de documento normativo ante elComité de Mejora Regulatoria Interna de Banobras (COMERI), conforme a lo que seestablece en los “Lineamientos por los que se Establece el Proceso de CalidadRegulatoria en Banobras”.

III.1.4. Todos los documentos normativos idóneos en Banobras que sean emitidos o actualizadosdeben ser entregados a la Subgerencia de Análisis y Documentación de Procesos paraque esta área lleve a cabo su guarda y custodia, con excepción de:

• Manual General de Organización.

• Manuales de Operación e/o Integración de los diferentes Órganos Colegiadosde Banobras.

• Los que determinen los diferentes Órganos Colegiados de Banobras o lasinstancias de supervisión y fiscalización, siempre y cuando exista constancia yse señale quién es o quiénes son los responsables de la guarda y custodia deldocumento normativo en cuestión.

III.1.5. Todas las áreas deben actualizar los documentos normativos idóneos en Banobras, en elámbito de sus funciones y responsabilidades, con apego a lo que las autoridades deBanobras determinen.





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


14/76


Día Mes Año

26 03 2010


III.1.6. Todo acuerdo emitido por el Consejo Directivo que afecte los sistemas de trabajo deBanobras debe traducirse en un documento normativo.

III.1.7. Toda Circular debe emitirse para regular temas de aplicación inmediata cuya temporalidado vigencia no sea permanente. Sólo se puede emitir una circular con una vigencia

permanente mientras las áreas responsables de dicho tema emiten o modifican, conformea lo que señala el presente documento, el manual de políticas, de políticas y lineamientoso de políticas y procedimientos correspondiente.

III.1.8. Toda circular que se emita debe indicar claramente su vigencia.

III.1.9. Los documentos normativos idóneos en Banobras que se emitan, con excepción de lascirculares, deben permitir identificar:

i. Las políticas que se apliquen al proceso que norman.

ii. Los flujos de información que existen en el proceso.

iii. Los canales de comunicación utilizados en el proceso.

iv. La segregación de funciones y responsabilidades del personal que participa en el

proceso.v. La delimitación de facultades entre el personal que autorice, vigile, evalúe, registre y

contabilice las operaciones en el proceso, cuando aplique cada una de estas actividades.

III.1.10. La Gerencia de Procesos debe informar, cada que haya modificaciones o por lo menosuna vez al año, al Comité de Mejora Regulatoria Interna de Banobras (COMERI) sobre elinventario normativo de Banobras.

III.1.11. Todo documento normativo debe ser publicado en la Intranet Institucional en la sección“Marco Legal y Normativo” dentro de la subsección “Normateca”.

III.1.12. En el caso de que exista un documento que no esté clasificado como reservado, y no sehaya reportado en la actualización de inventario público por el área responsable de suemisión, el Comité de Mejora Regulatoria Interna de Banobras (COMERI) debe determinarsi dicho documento también debe ser publicado en la Normateca del Portal Institucional deInternet.

III.1.13. Cuando un manual de políticas y procedimientos involucre a más de un área o Direcciónde Banobras

i. Cada tema a normar en el documento (según corresponda, conforme a la participaciónde cada área en dicho tema) debe tener asignado a un responsable de gestionar eldesarrollo, la emisión o la actualización de las secciones o apartados correspondientes(gerente como nivel jerárquico mínimo).

ii. Debe haber un responsable de coordinar la integración y el proceso de emisión y/oactualización del documento normativo, de ser necesario, el servidor público designadocomo líder del proceso o el director del área correspondiente debe designar a esteresponsable. Este dato debe indicarse en la sección “Responsabilidades” del manual,

especificando el puesto de los responsables y los temas que le corresponden coordinaren cuanto a su actualización.

III.1.14. El personal involucrado en la emisión, actualización o abrogación de documentosnormativos idóneos en Banobras debe participar en la emisión de los manuales de losprocesos sustantivos en la medida en que participen, interactúen o se interrelacionen susáreas.





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


15/76


Día Mes Año

26 03 2010


III.1.15. Los servidores públicos responsables de gestionar la actualización o emisión deldocumento normativo, siendo gerente el nivel jerárquico mínimo, deben:

a) Revisar el documento normativo y participar en el desarrollo de dicho documentonormativo en el ámbito de sus responsabilidades.

b) Presentar las propuestas de modificación al documento normativo a sus superiores jerárquicos del área para obtener su Visto Bueno, en el ámbito de sus responsabilidades yfunciones.

c) Identificar los documentos que se reciben de otras áreas y el uso que se da.

d) Considerar los indicadores de gestión (estándares de desempeño) y seguimientoutilizados para el proceso, así como los reportes o informes que se generan y laperiodicidad de los mismos.

e) Vigilar que se incorporen los cambios que solventen las observaciones y recomendacionesefectuadas por las distintas instancias de supervisión y fiscalización.

f) Establecer el mecanismo de difusión de dicho documento a todos los niveles que aplique.

g) Verificar que el documento se haya comunicado y difundido correctamente.h) Tramitar la digitalización y resguardo de dicho documento así como su publicación en la

Normateca una vez que el documento normativo ha sido aprobado.

i) Verificar, con el apoyo de la Gerencia de Procesos a solicitud expresa, que en eldocumento normativo relacionado con un proceso en Banobras se:

Incorporen todas las actividades sustantivas que se realizan en la operación delproceso que se documente.

Señalen las funciones e interacciones con otras áreas de manera articulada,congruente y eficaz.

Definan en forma precisa las responsabilidades de cada participante en elproceso, para que no puedan ser evadidas o excedidas en su ejercicio y se

evite transferir deficiencias a otras personas por omisión o acción inapropiada. Establezca al personal facultado para llevar a cabo y autorizar las operaciones

estableciendo claramente la segregación de funciones.

Precisen los canales de comunicación que se utilizan para captar y transmitirinformación, así como el flujo de dicha información entre las distintas unidadesy áreas.

Documenten los sistemas de operación, registro, información, seguimiento,control y evaluación de las operaciones, cuando estas actividades formen partedel proceso.

Identifiquen los mecanismos de supervisión y control.

Estén definidos los responsables y las actividades relacionadas con laverificación, reconciliación y depuración de cifras reportadas tanto al interior deBanobras, como a las autoridades, cuando estas actividades formen parte delproceso.

Establezcan los controles necesarios para que todas las operaciones seanaprobadas, procesadas y registradas por el personal autorizado.





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


16/76


Día Mes Año

26 03 2010


III.1.16. El personal de la Gerencia de Procesos debe asesorar y asistir, en el ámbito de susresponsabilidades, al personal involucrado en la emisión, actualización o abrogación dealgún documento normativo.

III.1.17. El presente manual deja sin efecto al documento de Políticas Generales para la Definición,

Documentación y Revisión Periódica de los Procedimientos.





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


17/76


Día Mes Año

26 03 2010


III.2. Proceso para la Emisión de Documentos Normativos Idóneos enBanobras

A continuación se muestra una breve descripción de las etapas del proceso para la emisión de

documentos normativos idóneos en Banobras (¿Quién hace qué?)

Etapa DescripciónLocalización eneste documento

1

Identifican lanecesidad decrear/actualizar /abrogar undocumentonormativo.

Identifican la necesidad de crear/actualizar/abrogar undocumento normativo con base en el análisis de:

• Cumplimiento de alguna disposición oficial.• Cambios al marco jurídico y normativo.• Requerimiento de alguna autoridad o instancia de

supervisión/fiscalización.• Mejoras a procesos o simplificaciones de la normativa

interna.

• Cambios en la estructura organizacional.• Nuevos productos/servicios.

Sección III

¿Quién? Servidor público o área de Banobras

2

Realizan la planeaciónpreliminar deldocumento normativo.

Describen y analizan algunos aspectos básicosrelacionados con el documento normativo con el propósitode hacer una buena planeación del documento, tales como:

• Las expectativas que se tienen con la emisión/actualización/abrogación del documento.

• Las características de los lectores.

• Las tareas y responsabilidades que describirá el

documento.• Las facultades o limitaciones que se tienen para emitir,

actualizar o abrogar el documento.

Sección IV

¿Quién? Persona que elaborará, actualizará o abrogará eldocumento normativo y los servidores públicos designadoscomo responsables de gestionar la actualización o emisióndel documento normativo.

3

Elaboran elBorradorinicial del

documentonormativo.

Recopilan y analizan la información que formará parte delcontenido del documento normativo; además, escriben losborradores iniciales de dicho documento, tomando en

cuenta la estructura que tendrá, según su tipo.

Sección V

¿Quién? Persona que elaborará, actualizará o abrogará eldocumento normativo y los servidores públicos designadoscomo responsables de gestionar la actualización o emisióndel documento normativo





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


18/76


Día Mes Año

26 03 2010






Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008

Etapa DescripciónLocalización eneste documento

4

Desarrollan oactualizan eldocumentonormativo.

Con base en el Borrador Inicial, elaboran, desarrollan o

actualizan el documento normativo.

Sección VI

¿Quién? Personas designadas para la elaboración oactualización del documento normativo.

5

Revisan eldocumento normativo.

Revisan el documento normativo y hacen comentarios parasu incorporación y posterior autorización.

En el caso de las actualizaciones, también revisan elFormato de Autorización de Cambios (FAC) y la sección decontrol de cambios del documento.

Sección VII

¿Quién? Subdirección de Contraloría y Procesos, así comolas instancias de revisión de Banobras que el marco jurídicoy normativo determinen.

6

Autorizan eldocumentonormativo.

Autorizan el documento normativo, firmando en la hoja deautorización o si se trata de una actualización deldocumento, firman el Formato de Autorización de Cambios(FAC).

Sección VIII

¿Quién? Las instancias de autorización de Banobras que elmarco jurídico y normativo determine o los subdirectores(como nivel mínimo de aprobación) o los directores de lasáreas de Banobras, en el ámbito de sus responsabilidades.

7

Publican eldocumento normativo.

Publican el documento normativo en la Normateca (en laIntranet Institucional y, si aplica, en la del Portal Institucionalde Internet.

Sección IX

¿Quién? Gerencia de Procesos.

8

Realizancampañas dedifusión deldocumentonormativo.

Informan a los usuarios de la existencia del documentonormativo, la liga a la Intranet Institucional en donde esposible su consulta, la fecha de su entrada en vigor, asícomo cualquier información que asegure que sea conocidoy comprendido por las personas que necesitan estainformación.

Sección IX

¿Quién? Los servidores públicos designados comoresponsables de gestionar o coordinar la actualización oemisión del documento normativo.


19/76


Día Mes Año

26 03 2010


Sección IV

Etapa 1: Identif icar la necesidad de emitir,actualizar o abrogar un Documento

Normativo

IV.1. Descripción

Un servidor público o área de Banobras identifica la necesidad crear/actualizar/abrogar undocumento normativo con base en el análisis de lo siguiente:

Cumplimiento de alguna disposición oficial. Requerimiento de alguna autoridad o instancia de supervisión/fiscalización. Modificación del marco jurídico y normativo. Mejoras a procesos o simplificaciones de la normativa interna. Cambios en la estructura organizacional. Nuevos productos/servicios. Requerimiento de algún órgano colegiado de Banobras.

IV.2. Guía para identificar la necesidad de emitir, actualizar o abrogarun documento normativo

IV.2.1. La necesidad e intención para emitir, actualizar o abrogar un documento normativo sedebe determinar identificando el valor agregado que dicho documento aportará aBanobras, así como la problemática que se pretende resolver y el objetivo que se persiguecon la emisión, la actualización o la abrogación del documento.

IV.2.2. Como paso previo a la emisión, la actualización o la abrogación de un documentonormativo, existen ciertas actividades que deben realizarse:

a) Verificar que las facultades de la instancia que debe autorizar el documento normativopermitan establecer las obligaciones o requisitos que se imponen en el documento.

b) Consultar el marco jurídico y normativo vigente para identificar si se trata de un tema yaregulado o no, para validar que no exista un documento normativo con el mismoobjetivo del que se pretende emitir, actualizar o abrogar.

c) Evaluar los motivos por los que un documento normativo vigente resulta insuficiente ypor los cuales identificó la necesidad de un nuevo documento. Lo anterior paraidentificar duplicidades y contradicciones en la emisión de documentos normativos enBanobras.

d) Verificar qué disposiciones existentes guardan relación o similitud con el documentonormativo a emitir, actualizar o abrogar. Dichas disposiciones pueden ser usadas comofundamento jurídico y/o normativo.

e) Realizar un autodiagnóstico para determinar si es necesario emitir, actualizar o abrogarel documento; además, para verificar si dicho documento debe ser de carácternormativo. Se sugiere usar el autodiagnóstico mostrado en el Anexo 4.

f) Identificar el documento normativo idóneo a generar; con base en el objetivo buscado yel propósito de cada tipo de documento (ver Tabla II.2.1).





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


20/76


Día Mes Año

26 03 2010


Sección V

Etapa 2: Realizar una planeaciónpreliminar del Documento Normativo

V.1. Descripción

La persona que elabora, actualiza o abroga el documento normativo y los servidores públicosdesignados como responsables de gestionar la actualización o emisión del documento normativo describen y analizan algunos aspectos básicos relacionados con el documento normativo con elpropósito de hacer una buena planeación del documento.

V.2. Guía para realizar una planeación preliminar del documentonormativo

V.2.1. La persona que elabora, actualiza o abroga el documento normativo y los servidorespúblicos designados como responsables de gestionar la actualización o emisión deldocumento normativo deben realizar una planeación preliminar del documento.

V.2.2. La persona que elabora, actualiza o abroga el documento normativo y los servidorespúblicos designados como responsables de gestionar la actualización o emisión deldocumento normativo deben analizar las expectativas que se tienen con laemisión/actualización/abrogación del documento, como las siguientes:

¿Para qué es el documento? ¿Cuál es su propósito? ¿Qué implicaciones tendrá? ¿Cuáles son los antecedentes? ¿El documento contiene algún procedimiento que se necesita automatizar?

V.2.3. Se deben analizar las características de los lectores; por ejemplo:

¿A quién va dirigido? ¿Quiénes serán los usuarios o lectores? ¿Qué habilidad técnica y experiencia tienen las personas a las que irá dirigido

el documento?

¿Qué dudas podrían surgirles a los lectores? ¿Qué necesita(n) saber/conocer para dar cumplimiento?

V.2.4. Se deben analizar las tareas, responsabilidades y obligaciones que describirá eldocumento, tomando en cuenta:





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


21/76


Día Mes Año

26 03 2010


¿Qué dificultades podrían encontrar para dar cumplimiento y cómosolucionarlas?

¿Dichas tareas, responsabilidades u obligaciones, están alineadas con elManual General de Organización de Banobras?

De ser posible, ¿cuáles serán los estándares que serán establecidos paraevaluar/controlar dichas tareas/responsabilidades? Si fuera el caso, ¿se han establecido los controles necesarios, alineados con

los Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno? Si fuera el caso, ¿se han establecido los indicadores necesarios que midan la

alineación y el desempeño del proceso, subproceso o procedimiento deacuerdo con los objetivos estratégicos de Banobras?

V.2.5. Se deben analizar las facultades que se tienen para emitir, actualizar o abrogar eldocumento, tales como:

¿Qué facultades se tienen, de acuerdo con el marco jurídico y normativovigente para emitir/actualizar/abrogar el documento?

¿Quién será el experto en el tema que proporcionará más información, en casode necesitarlo?

¿Qué impedimentos pueden presentarse para alcanzar el propósito deldocumento?

¿Quién es la instancia de autorización que debe aprobar el documento deacuerdo con la normativa aplicable?

V.2.6. Cuando se determine emitir un manual de políticas y procedimientos, se debe usar elsiguiente cuestionario como apoyo para la planeación preliminar:

a) ¿Qué trabajo se hace? Se refiere a la naturaleza o tipo de actividades u operacionesque se realizan y los resultados que se obtienen de éstas.

b) ¿Quién lo hace? Se refiere a las unidades, áreas y al personal que intervienen en elproceso, ya sea de manera individual o en grupo.

c) ¿Dónde se hace? Son los sistemas, programas o aplicaciones que son utilizadosdurante el proceso o procedimiento.

Deben indicarse las pantallas que se requieren, los campos que son llenados, laherramienta o aplicación que se utiliza, etc.

d) ¿Cómo se hace? Son los métodos y técnicas aplicables para realizar el trabajo y lamanera en que han sido adoptados en la unidad o unidades que intervienen en elproceso.

e) ¿Cuándo se hace? Se determina la secuencia en la que se desarrollan las distintasactividades que componen el procedimiento; así como, los horarios y tiempos

requeridos para obtener resultados o terminar una actividad.Se determina la interrelación temporal de los resultados del procedimiento dentro delproceso del que forma parte.

f) ¿Para qué se hace? Pretende conocer los objetivos de las actividades que integran elprocedimiento e identificar con esto, aquellas cuyo desarrollo no tienen objeto.





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


22/76


Día Mes Año

26 03 2010


g) ¿Qué tipo de información y/o documentación es requerida? Es importante que sepuntualicen los medios o canales de comunicación y flujos de información que setienen a lo largo del procedimiento, desde su inicio hasta su término.

Se debe incluir qué área o sistema remite la información y/o documentación, así como

los medios utilizados en cada caso.Es importante identificar toda la información de entrada y salida (resultados) delproceso o procedimiento específico, ya sean formatos, registros, archivos (incluir elnombre y el tipo de archivo).

h) ¿Qué es lo que necesita saber el lector del documento? Se identifican y analizanlos elementos que apoyan el conocimiento que se desea transmitir, como son plantillas,pantallas de programas o aplicaciones (si fuera el caso), definiciones, esquemas,formatos, etc.





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


23/76


Día Mes Año

26 03 2010


Sección VI

Etapa 3: Elaborar un Borrador Inicial delDocumento Normativo

VI.1. Descripción

La persona que elabora, actualiza o abroga el documento normativo y los servidores públicosdesignados como responsables de gestionar la actualización o emisión del documento normativorecopilan y analizan la información que formará parte del contenido del documento normativo.

VI.2. Guía para la elaboración de un borrador inicial

VI.2.1. Se debe identificar la información que necesita el lector para facilitar el cumplimiento de loque dicta el documento normativo; o sea, se debe trabajar sobre la base de lo que el lectornecesita para dar cumplimiento a los objetivos del documento, no la información que estádisponible sobre el tema.

VI.2.2. Para elaborar el Borrador Inicial del documento, se debe situar la información en laestructura del documento normativo a elaborar con base en lo expresado en los numeralesVI.3 y VI.4 de esta sección.

VI.2.3. Cuando incluya un apartado de artículos o disposiciones transitorias, éste sólo debecontener las acciones previas o simultáneas que requiera el instrumento para empezar a seraplicado y cumplir con sus propósitos.

VI.2.4. Se debe enlistar los procedimientos de trabajo; esto es, visualizar la lista de pasos que unapersona tendrá que realizar y las decisiones que tendrá que tomar para cumplir con las

responsabilidades de su trabajo.VI.2.5. Se debe enlistar los temas de conocimiento; esto es, para cada política, lineamiento y

procedimiento se debe analizar e incluir la información relevante que responde a la siguientepregunta: ¿Qué necesita saber el lector para hacer esto?

VI.2.6. Se debe escribir una lista de los contenidos del documento normativo a emitir/actualizar/abrogar con base en el análisis de lo que plantean los puntos VI.2.4 y VI.2.5. Para analizarel contenido a incluir en el documento se deben analizar las respuestas a las siguientespreguntas:

¿Qué hacen los lectores cuando usan esta información?

¿Realmente la necesitan?

¿Qué tipo de información es?

VI.2.7. Se debe usar solo información relevante; esto es, toda la información que va a contener eldocumento debe referirse a una sola idea basada en su propósito o función para el lector.Nota: no se debe incluir en el documento información sobre el tema sólo porque esinteresante.





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


24/76


Día Mes Año

26 03 2010


VI.2.8. Se debe tomar en cuenta los documentos anteriores relacionados con el tema a regular:circulares, oficios, disposiciones, ordenamientos, normativa aplicable, formas o formatosutilizados.

VI.2.9.Es necesario considerar que en algunas ocasiones, la información está contenida en

escritos no oficiales, como notas o registros llevados en forma discrecional por el personal;por lo que se debe realizar un examen crítico de toda la información recopilada y validarlacon los responsables de la operación y el gerente de cada unidad involucrada.





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


25/76


Día Mes Año

26 03 2010


VI.3. Políticas que rigen la estructura de los documentos normativosidóneos en Banobras de Banobras. Nota: Estas políticas no son aplicables a lasCirculares.

VI.3.1. Todo documento normativo debe contar con su propia denominación o título para su rápidaidentificación.

VI.3.2. Todo documento normativo de Banobras debe tener una carátula que muestre el logotipode Banobras, así como el título del documento. Dicha carátula debe identificar, a pie depágina, las instancias de autorización, la fecha de entrada en vigor y la codificación deldocumento (ver Anexo 5).

VI.3.3.Todo documento normativo debe tener una sección denominada “Control de Cambios” parallevar el registro cronológico de los cambios y las revisiones realizados al documento (verAnexo 6).

VI.3.4. Todo documento normativo debe tener una sección denominada “Hoja de Autorización (verAnexo 7).

VI.3.5. En el caso de los documentos que normen a dos o más áreas, se deben requerir las firmas

de autorización de los titulares de estas áreas o la autorización de algún Órgano Colegiado,facultados en el ámbito de sus funciones.

VI.3.6. Todo documento normativo debe contener un índice o tabla de contenido.

VI.3.7. Cada modificación o actualización sustancial a un documento normativo debe generar unnuevo documento.

VI.3.8.Toda actualización o modificación específica a un documento normativo debe detallarse yser autorizada mediante el FAC (Anexo 3).

VI.3.9. Las modificaciones específicas a un documento normativo deben derivar en una sustituciónde las páginas a modificar. En cada página modificada se debe indicar:

La fecha en la cual entra en vigor. A qué página sustituye (a la de qué fecha).

El funcionario u órgano colegiado que autorizó el cambio. El número de acuerdo por medio del cual se autoriza la actualización o el

número de control del FAC. La fecha en la que fue aprobada/autorizada. Las iniciales y rúbrica de quien elaboró y revisó.

VI.3.10.Para prolongar la vigencia del documento normativo, los anexos deben contenerexclusivamente: formatos; información de apoyo para los lectores, incluyendo ejemplos,guías, imágenes, definiciones, etc. Lo anterior con excepción de aquellos anexos que poralguna norma de orden superior se deben incluir.

VI.3.11.Cualquier manual o documento normativo que tenga un proceso de elaboración yautorización independiente no debe formar parte de los anexos de otro documentonormativo. Lo anterior con excepción de aquellos anexos que por alguna norma de orden

superior se deben incluir.





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


26/76


Día Mes Año

26 03 2010


VI.4. Lineamientos para la estructura de los documentos normativosidóneos en Banobras idóneos de Banobras

Según el tipo de documento normativo existen elementos que delimitan su estructura éstospueden ser obligatorios u opcionales.

Los lineamientos siguientes (VI.4.1, VI.4.2, VI.4.3, VI.4.4 y VI.4.5) detallan la estructura que debetener cada tipo de documento. Dichos lineamientos también describen qué elementos sonobligatorios y opcionales para cada tipo de documento normativo.

VI.4.1. Todo documento normativo, excepto las Circulares, debe contener como primer bloque decontenido la “Sección I Visión General”, la cual debe comprender la siguiente estructura:

Bloque Tema Descripc ión del contenido¿ElementoOpcional uObligatorio?

Sección IVisión

General

Introducción Breve explicación de los antecedentes y lasnecesidades para emitir el documento. Opcional

Objetivo(s)

Explica el/los propósito(s) del documento; es decir, elfin o los fines que se pretenden alcanzar con suaplicación. Debe responder a las preguntas: ¿Qué? y¿Para qué?

Obligatorio

Alcance

Define a las personas o área(s) responsables de:cumplir con lo que se establece en el documento y/overificar su aplicación. También define el territorio enel cual el documento resulta aplicable; por ejemplo:Banobras.

Obligatorio

Responsabilidades

De conformidad con la fracción II del artículo 164 delas Disposiciones de Carácter General Aplicables alas Instituciones de Crédito, en este contenido sedebe definir y describir quién es o quiénes son losresponsables de ejecutar acciones específicasrelacionadas con el documento normativo a emitir.Por ejemplo: responsabilidades de la persona queelabora el documento, de la persona que revisa eldocumento, de quién actualiza, de quien lo difunde,de quien coordina su integración, etc.Dicho lo anterior, en resumen en este apartado selistan las responsabilidades inherentes al documentoasí como los responsables de ejecutarlas.

Para este contenido se sugiere usar una tabla comola que se muestra a continuación.

Responsable Responsabilidad

Puesto y, si esnecesario, área

1. Listar las responsabilidades (iniciandocon un verbo en infinitivo).

2.

Obligatorio





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


27/76


Día Mes Año

26 03 2010


Marco Jurídico yNormativo

Lista y señala los ordenamientos jurídicos en que sesustentan las políticas, lineamientos y/oprocedimientos del documento (incluyendo artículos yfracciones, apartados e incisos según corresponda), o

en su caso, ordenamiento interno, identificando quiénlo emite. Por ejemplo: Plan Nacional de Desarrollo (2007-2012), Poder

Ejecutivo Federal, Eje 1, Objetivo 10, Estrategia 10.3.Estado de Derecho y Seguridad, Eje 2, Objetivo 5,Estrategia 5.3. Economía competitiva y generadora deempleos y Eje 5, numeral 5.4, Objetivo 4. Democraciaefectiva y política exterior responsable.

Ley Federal de las Entidades Paraestatales Diario Oficialde la Federación (DOF) 21/08/06, Artículo 59 fracciones:V, VI, IX, XI y Artículo 61 fracción II.

Obligatorio

Instancias deAutorización

Describe el/los puesto(s) de la(s) persona(s) uÓrgano(s) Colegiado(s) facultados para aprobar oautorizar el documento normativo, así como el

fundamento legal bajo el que lo aprueban.Dicho(s) puesto(s) u Órgano(s) Colegiado(s) son losque deben aparecer en la Hoja de Autorización deldocumento en “Autorizó/Aprobó”.Por ejemplo:“El presente documento debe ser autorizado por elDirector de Planeación, Análisis y Contraloría, deacuerdo con lo establecido en los Objetivos yLineamientos del Sistema de Control Interno deBanobras, aprobadas por el Consejo Directivomediante acuerdo No. 013/2008, el 30 de enero de2008”.

Obligatorio

Referencias

Señala documentos usados como apoyo o referenciapara la generación del documento que se emite.Los documentos listados en este apartado no sondocumentos normativos idóneos en Banobras.

Por ejemplo: DGSR, “Guía para emitir documentos normativos”,

Secretaría de la Función Pública (Segunda Edición, junio2007).

Horn, Robert E., “Desarrollo de Procedimientos, Políticasy Documentación”, Information Mapping.

Dirección General de Simplificación Regulatoria,Manual “Lenguaje Claro”, Secretaría de la Función

Pública (Tercera Edición, 2007).

Opcional





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


28/76


Día Mes Año

26 03 2010


VI.4.2. Todo documento o manual de políticas debe tener la siguiente estructura:


Sección IVisión

GeneralVer VI.4.1 Obligatorio

Sección II AspectosGenerales

Nota:Esta sección es

opcional. En casode que no se

requieraincorporar al

documento, se

debe ajustar lanumeración de lassecciones que síse incorporen a

éste, de modo quequeden siemprenumeradas de

maneraconsecutiva con

números romanos.

[Título 1]

Información de carácter general que contextualiza elcontenido del documento; por ejemplo:

• Clientes• Productos/servicios• Misión del área• Alineación con el Plan Estratégico• Marco Conceptual

Opcional

[Título #]Información de carácter general que contextualiza elproceso en cuestión.

Opcional

Definiciones

Relación de términos que facilitan la comprensión deldocumento o manual.

Se recomienda incluir el significado de palabras,expresiones o abreviaturas de uso técnico o particulary no del dominio público o del lector del documento.Lo anterior, con el fin de asegurar la adecuadacomprensión y el desarrollo de las políticas, loslineamientos y/o procedimientos que se estándocumentando.

Dichas definiciones, deben estar en orden alfabético,para facilitar la localización de los términos. Además,se recomienda el uso de una tabla para expresarlas;por ejemplo:

Lineamiento Instrumento de carácter regulatorio donde seestablecen los términos, límites ycaracterísticas de las actividades del Banco.

Mandato oContrato

Instrumento de carácter regulatorio, aplicableen casos concretos, que obliga a una personao institución a prestar un servicio o a realizaruna actividad por encargo de otra.

Se recomienda incluir la leyenda: “Para los efectosdel presente documento, se entenderá por:”.Nota: Si el número de definiciones excediera de unacuartilla, se recomienda tenerlas en un Anexo deldocumento.

Opcional





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


29/76


Día Mes Año

26 03 2010


Sección IIIPolíticasTema 1 (y

Proceso, siaplica)

Descripción Descripción general de la sección del documento. Opcional

Políticas para elTema 1

Cada política debe:

ser una oración completa (Sujeto + Predicado), e

incluir el verbo deber conjugado en presente entercera persona del singular o plural.

Una política indica lo que debe o no debe hacerse “Quién debe hacer qué”.

En su elaboración, se debe considerar que unapolítica es:

• Una decisión unitaria que se aplica a todas lassituaciones similares.

• Una orientación clara que indica hacia donde

deben dirigirse todas las actividades de un mismotipo.• La manera consistente de tratar un asunto y facilitar

la toma de decisiones en actividades rutinarias.• Lo que la dirección desea que se haga en cada

situación definida.

Características:

• Establece lo que el área que la emite quiere oprefiere que se haga.

• No dice cómo proceder (eso lo dice unprocedimiento, o, en términos más generales, los

lineamientos), puede decir cuándo lo debe(n) hacer-por ejemplo: durante todo el proceso o durantecierta etapa- y/o dónde lo debe(n) hacer.

Obligatorio





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


30/76


Día Mes Año

26 03 2010


Proceso

Se puede incluir una breve descripción de lasetapas del proceso que se está normando ¿Quiénhace qué?

Etapa DescripciónLocalización

en este

documento

1Nombrede laEtapa 1

• ¿Qué hace?Nota: La descripción debeiniciar con un verbo en presenteen tercera persona (del singularo plural, según sea el caso).

Sección IV

¿Quién? Funcionario o área deBanobras

2Nombrede laEtapa 2

• ¿Qué hace?Sección V ¿Quién? Funcionario o área de

Banobras

NNombrede laEtapa N

• ¿Qué hace?Sección # ¿Quién? Funcionario o área de

Banobras

Nota: En caso de que se decida incluir este

contenido, se recomienda que las seccionessiguientes correspondan a las etapas del proceso (poresa razón se sugiere incluir en la tabla de proceso,como la que se muestra anteriormente, la columnallamada “Localización en este documento”).Dado lo anterior, las políticas que se incluyan porsección, a partir de la siguiente, serán políticasespecíficas.

Opcional

Sección IV[Nombre delTema 2 o dela Etapa 1]

Descripción Descripción general de la sección del documento. Opcional(*)

Políticas para elTema 2 o Etapa 1del proceso.


Opcional(*)

Sección V[Nombre delTema 3 o dela Etapa 2]

Descripción Descripción general de la sección del documento. Opcional(*)Políticas para elTema 3 o Etapa 2del proceso.


Opcional(*)

Sección #[Nombre delTema n o dela Etapa N]


Políticas para elTema n o Etapa Ndel proceso.


Opcional(*)

Sección # Anexos

Del Anexo 1 al n.

Documentos o información complementarios aldocumento normativo que facilitan el cumplimiento delas políticas expresadas.Su inclusión debe ser en orden consecutivo, deacuerdo con la mención que de ellos se haga en eldocumento normativo.

Opcional(*)

(*) La inclusión de contenido es opcional, pero de acuerdo con cada documento normativo puedevolverse obligatoria. Por lo tanto, los responsables de elaborar el Borrador Inicial del DocumentoNormativo deben acudir con el personal de la Gerencia de Procesos para recibir asesoría alrespecto.





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


31/76


Día Mes Año

26 03 2010


VI.4.3. Todo documento o manual de Políticas y Lineamientos debe tener la siguiente estructura.


Sección IVisión






documento, se

debe ajustar lanumeración de lassecciones que síse incorporen a

éste, de modo quequeden siemprenumeradas de


números romanos.

[Título 1]



Opcional


Opcional

Definiciones

Relación de términos que facilitan la comprensión deldocumento o manual.

Se recomienda incluir el significado de palabras,expresiones o abreviaturas de uso técnico o particulary no del dominio público o del lector del documento.Lo anterior, con el fin de asegurar la adecuadacomprensión y el desarrollo de las políticas, loslineamientos y/o procedimientos que se estándocumentando.

Dichas definiciones, deben estar en orden alfabético,para facilitar la localización de los términos. Además,se recomienda el uso de una tabla para expresarlas;por ejemplo:


Mandato oContrato


Se recomienda incluir la leyenda: “Para los efectosdel presente documento, se entenderá por:”.Nota: Si el número de definiciones excediera de unacuartilla, se recomienda tenerlas en un Anexo deldocumento.

Opcional





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


32/76


Día Mes Año

26 03 2010


Sección IIIPolíticas y

LineamientosdelTema 1 (yProceso, si

aplica)


Políticas para elTema 1


ser una oración completa (Sujeto + Predicado), e incluir el verbo deber conjugado en presente en

tercera persona del singular o plural.


En su elaboración, se debe considerar que unapolítica es:

• Una decisión unitaria que se aplica a todas las

situaciones similares.• Una orientación clara que indica hacia dondedeben dirigirse todas las actividades de un mismotipo.

• La manera consistente de tratar un asunto y facilitarla toma de decisiones en actividades rutinarias.

• Lo que la dirección desea que se haga en cadasituación definida.

Características:


• No dice cómo proceder (eso lo dice unprocedimiento, o, en términos más generales, loslineamientos), puede decir cuándo lo debe(n) hacer-por ejemplo: durante todo el proceso o durantecierta etapa- y/o dónde lo debe(n) hacer.

Obligatorio





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


33/76


Día Mes Año

26 03 2010


Lineamientos parael Tema 1

Cada lineamiento debe:

ser una oración completa (Sujeto + Predicado), e incluir el verbo deber conjugado en presente en

tercera persona del singular o plural.

Un lineamiento indica “quién debe hacer qué y cómolo debe hacer”, delimitando en términos generalescuándo, dónde y/o quién lo debe hacer. Noespecifica una serie de pasos ordenados.

En su elaboración, se debe considerar que unlineamiento es:


• Una orientación clara que indica hacia donde

deben dirigirse todas las actividades de un mismotipo.

• La manera consistente de tratar un asunto y facilitarla toma de decisiones en actividades rutinarias.


• Derivado de una política.

Características:


•

De una manera general, dice cómo proceder, sincontar con una serie de pasos ordenados (esto lotienen los procedimientos), puede decir cuándo lodebe(n) hacer -por ejemplo: durante todo elproceso o durante cierta etapa- y/o dónde lodebe(n) hacer.

• Describe el conjunto de criterios orientadores quedeterminan la forma, lugar y modo para actuar.

Opcional(*)





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


34/76


Día Mes Año

26 03 2010


Proceso

Se puede incluir una breve descripción de lasetapas del proceso que se está normando ¿Quiénhace qué?


en estedocumento

1Nombrede laEtapa 1

• ¿Qué hace?Nota: La descripción debeiniciar con un verbo en presenteen tercera persona (del singularo plural, según sea el caso).

Sección IV

¿Quién? Funcionario o área deBanobras

2Nombrede laEtapa 2

• ¿Qué hace?Sección V ¿Quién? Funcionario o área de

Banobras

NNombrede laEtapa N

• ¿Qué hace?Sección # ¿Quién? Funcionario o área de

Banobras

Nota: En caso de que se decida incluir estecontenido, se recomienda que las seccionessiguientes correspondan a las etapas del proceso (poresa razón se sugiere incluir en la tabla de proceso,como la que se muestra anteriormente, la columnallamada “Localización en este documento”).Dado lo anterior, las políticas que se incluyan porsección, a partir de la siguiente, serán políticasespecíficas.

Opcional(*)

Sección IV

[Nombre delTema 2 o dela Etapa 1]


Políticas para elTema 2 o Etapa 1

del proceso.


Opcional(*)

Lineamientos parael Tema 2 o Etapa1 del proceso.

Un lineamiento indica “quién debe hacer qué ycómo lo debe hacer”, delimitando en términosgenerales cuándo, dónde y/o quién lo debe hacer.No especifica una serie de pasos ordenados.

Opcional(*)



Políticas para elTema 3 o Etapa 2del proceso.


Opcional(*)





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


35/76


Día Mes Año

26 03 2010


Sección #[Nombre delTema n o de

la Etapa N]


Lineamientos parael Tema n o Etapa

N del proceso.

Un lineamiento indica “quién debe hacer qué ycómo lo debe hacer”, delimitando en términosgenerales cuándo, dónde y/o quién lo debe hacer.No especifica una serie de pasos ordenados.

Opcional(*)

Sección # Anexos

Del Anexo 1 al n.

Documentos o información complementarios aldocumento normativo que facilitan el cumplimiento delas políticas y lineamientos expresados.

Su inclusión debe ser en orden consecutivo, deacuerdo con la mención que de ellos se haga en eldocumento normativo.

Opcional(*)

(*) La inclusión de contenido es opcional, pero de acuerdo con cada documento normativo puedevolverse obligatoria. Por lo tanto, los responsables de elaborar el Borrador Inicial del Documento

Normativo deben acudir con el personal de la Gerencia de Procesos para recibir asesoría alrespecto.





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


36/76


Día Mes Año

26 03 2010


VI.4.4. Todo documento o manual de Políticas y Procedimientos debe tener la siguiente estructura.


Sección IVisión






documento, sedebe ajustar la

numeración de lassecciones que sí

se incorporen aéste, de modo quequeden siemprenumeradas de


números romanos.

[Título 1]



Opcional


Opcional

Definiciones

Relación de términos que facilitan la comprensión deldocumento o manual.Se recomienda incluir el significado de palabras,expresiones o abreviaturas de uso técnico o particulary no del dominio público o del lector del documento.Lo anterior, con el fin de asegurar la adecuadacomprensión y el desarrollo de las políticas, loslineamientos y/o procedimientos que se estándocumentando.Dichas definiciones, deben estar en orden alfabético,

para facilitar la localización de los términos. Además,se recomienda el uso de una tabla para expresarlas;por ejemplo:


Mandato oContrato


Se recomienda incluir la leyenda: “Para los efectosdel presente documento, se entenderá por:”.Nota: Si el número de definiciones excediera de unacuartilla, se recomienda tenerlas en un Anexo del

documento.

Opcional





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


37/76


Día Mes Año

26 03 2010


Sección IIIPolíticas y

LineamientosdelTema 1 (y

Proceso, siaplica)


Políticas para el

Tema 1


ser una oración completa (Sujeto + Predicado), e

incluir el verbo deber conjugado en presente en tercerapersona del singular o plural.


En su elaboración, se debe considerar que una políticaes:


• Una orientación clara que indica hacia donde deben

dirigirse todas las actividades de un mismo tipo.• La manera consistente de tratar un asunto y facilitar latoma de decisiones en actividades rutinarias.


Características:

• Establece lo que el área que la emite quiere o prefiereque se haga.

• No dice cómo proceder (eso lo dice un procedimiento,o, en términos más generales, los lineamientos), puededecir cuándo lo debe(n) hacer -por ejemplo: durante

todo el proceso o durante cierta etapa- y/o dónde lodebe(n) hacer.

Obligatorio





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


38/76


Día Mes Año

26 03 2010


Lineamientospara el Tema 1

Cada lineamiento debe:

ser una oración completa (Sujeto + Predicado), e incluir el verbo deber conjugado en presente en tercera

persona del singular o plural.

Un lineamiento indica “quién debe hacer qué y cómo lodebe hacer”, delimitando en términos generales cuándo,dónde y/o quién lo debe hacer. No especifica una seriede pasos ordenados.

En su elaboración, se debe considerar que un lineamientoes:


• Una orientación clara que indica hacia donde deben

dirigirse todas las actividades de un mismo tipo.• La manera consistente de tratar un asunto y facilitar la

toma de decisiones en actividades rutinarias.• Lo que la dirección desea que se haga en cada

situación definida.• Derivado de una política.

Características:

• Establece lo que el área que la emite quiere o prefiereque se haga.

• De una manera general, dice cómo proceder, sincontar con una serie de pasos ordenados (esto lotienen los procedimientos), puede decir cuándo lodebe(n) hacer -por ejemplo: durante todo el proceso odurante cierta etapa- y/o dónde lo debe(n) hacer.

• Describe el conjunto de criterios orientadores quedeterminan la forma, lugar y modo para actuar.

Opcional(*)





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008


39/76


Día Mes Año

26 03 2010


Proceso

Se puede incluir una breve descripción de las etapasdel proceso que se está normando ¿Quién hace qué?


en este

documento

1Nombre de laEtapa 1

• ¿Qué hace?Nota: La descripción debeiniciar con un verbo enpresente en tercerapersona (del singular oplural, según sea el caso).

Sección IV

¿Quién? Funcionario oárea de Banobras

2Nombre de laEtapa 2

• ¿Qué hace?Sección V ¿Quién? Funcionario o

área de Banobras

NNombre de laEtapa N

• ¿Qué hace?Sección # ¿Quién? Funcionario o

área de Banobras

Nota: En caso de que se decida incluir este contenido, serecomienda que las secciones siguientes correspondan alas etapas del proceso (por esa razón se sugiere incluir enla tabla de proceso, como la que se muestraanteriormente, la columna llamada “Localización en estedocumento”).

Dado lo anterior, las políticas que se incluyan por sección,a partir de la siguiente, serán políticas específicas.

Opcional(*)

Sección IV[Nombre delTema 2 o dela Etapa 1]


Políticas para el

Tema 2 o Etapa1 del proceso.

Una política indica lo que debe o no debe hacerse “Quién debe hacer qué”. Opcional(*)

Lineamientospara el Tema 2 oEtapa 1 delproceso.

Un lineamiento indica “quién debe hacer qué y cómo lodebe hacer”, delimitando en términos generalescuándo, dónde y/o quién lo debe hacer.No especifica una serie de pasos ordenados.

Opcional(*)



Políticas para elTema 3 o Etapa2 del proceso.


Opcional(*)





Día Mes Año

Revisó:

TIG15 12 2008

8/17/2019 56.- Manual de Políticas y Lineamientos para la Emisión de Documentos

56.- manual de políticas y lineamientos para la emisión de documentos normativos.pdf

Documents