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4.1 Sistema de gestión de la ética empresarial

Introducción

La ética empresarial es el conjunto de normas que establecen las expectativas para que las empresas operen en conformidad con los requisitos legales mientras siguen un conjunto de normas morales.

El soborno y la corrupción son obstáculos importantes para el desarrollo económico y social, que afectan en particular a las comunidades pobres. Impiden el crecimiento de los negocios, aumentan los costos y presentan graves riesgos legales y de reputación. También aumentan los costos de las transacciones comerciales y los servicios gubernamentales, y dan lugar a una competencia desleal. Los clientes e inversores también entienden que la corrupción puede afectar negativamente al valor y plantear riesgos financieros, operacionales y de reputación para sus inversiones y su marca.

El décimo principio del Pacto Mundial de la ONU establece que “Las empresas deben trabajar contra la corrupción en todas sus formas, incluidas la extorsión y el soborno” y se siguen estableciendo leyes y reglamentos anticorrupción más estrictos en todo el mundo. En consecuencia, toda empresa necesita políticas y procedimientos sólidos contra el soborno y la corrupción para proteger su reputación y los intereses de sus clientes, empleados y otros interesados.

El propósito de este capítulo es ayudar a las empresas a establecer un sistema de gestión para controlar los problemas de integridad comercial a los que probablemente se enfrenten. En esta guía, se explican los sistemas que necesita para gestionar las normas de integridad empresarial en su empresa.

Asegurarse de que su empresa tiene buenos sistemas de gestión le ayudará a satisfacer las necesidades de sus clientes y a cumplir con la ley. Las investigaciones también han demostrado que mejorar las normas de integridad empresarial es bueno para su negocio, ya que ahorra dinero en los costos de las transacciones y mejora la reputación de su empresa ante sus clientes y la comunidad.

El propósito de esta guía es explicar los elementos clave de un sistema de gestión que le ayudarán a establecer un sistema de gestión para evitar violaciones comunes de estas normas y para abordar los problemas que puedan surgir. Como se indica en los capítulos siguientes, los sistemas de gestión no tienen por qué ser complejos para ser eficientes y beneficiosos.

A lo largo de este capítulo verá recuadros con los siguientes símbolos. Estos recuadros contienen consejos y herramientas útiles que le ayudarán a implementar el contenido de esta guía en su propio negocio.

Consejos: Guía práctica sobre cómo empezar a crear sistemas de gestión avanzada.

Buenas Prácticas: Ejemplos de cómo incorporar sistemas de gestión maduros en sus prácticas cotidianas.


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Sistema de gestión de la ética empresarial

¿Qué significa esto?

Un sistema de gestión es la forma en que una empresa dirige sus operaciones cotidianas, toma decisiones y ayuda a evitar la repetición de problemas comunes. Todas las empresas, desde las multinacionales hasta las granjas de producción pequeña, tienen algún tipo de sistema de gestión.

Es posible que en la actualidad tenga un sistema informal, en el que el personal y los trabajadores confían principalmente en la dirección verbal y no en la documentación o comprobación formal para verificar que todo esté en orden.

Si usted opera un sistema más avanzado, probablemente tiene políticas y procedimientos escritos, sus empleados están entrenados para que entiendan completamente qué hacer y cómo hacerlo, y hay un proceso para comprobar que sus políticas y procedimientos se están cumpliendo. Un sistema de gestión de la ética empresarial más formal le ayudará a seguir las normas de cumplimiento y sostenibilidad de la ética empresarial legal y de los clientes, en todas sus operaciones. Su sistema ayudará a asegurar que se identifiquen, evalúen y controlen los posibles impactos de la ética comercial, que se sigan prácticas comerciales responsables, que los trabajadores reciban una formación exhaustiva sobre los impactos de la ética comercial en sus puestos de trabajo y que se les anime a informar sobre cuestiones de ética comercial, que se

establezcan límites a la cantidad y la frecuencia de los regalos comerciales que se dan y reciben, que los empleados informen sobre cualquier posible conflicto de intereses financieros y que se proteja adecuadamente la propiedad intelectual de los clientes.

La mayor distinción entre tener un sistema de gestión simple o avanzado es su capacidad para evitar un problema en lugar de tratar de arreglarlo después de que ocurra. Por ejemplo: un sistema básico reacciona cuando una auditoría de un cliente descubre que la empresa ha estado aceptando rutinariamente regalos caros de un proveedor clave, lo que puede influir en el proceso de adjudicación de contratos de la empresa, mientras que un sistema avanzado identifica el riesgo de que esto ocurra para que se puedan tomar medidas para controlar la cuestión antes de que se convierta en un problema importante, por ejemplo, con una política que prohíba aceptar cualquier cosa de valor de los proveedores, con la capacitación de todos los empleados sobre la política y con la exigencia a los empleados de que informen siempre que se les ofrezca un regalo caro, como entradas para un evento deportivo o una cena en un restaurante.

Sedex creó un informe de Controles de gestión para las empresas que completen un cuestionario de autoevaluación. Este cuestionario calcula una puntuación basada en las respuestas del SAQ sobre cómo gestiona el trabajo, la salud y la seguridad, el medio ambiente, la ética empresarial y la gestión de los proveedores en su empresa.

A lo largo de la guía, las secciones marcadas con una estrella lo orientaran para que pueda mejorar su puntuación. Una vez que haya implementado la guía, actualice el SAQ y vea sí/cómo mejora su puntuación.

Para obtener más información sobre el SAQ de Sedex haga clic aquí


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Elementos clave de un sistema de gestión

¿Qué pasos debo seguir?El camino hacia un sistema de gestión avanzado comienza con la adopción de los siguientes elementos básicos del sistema, que se describirán con más detalle más adelante:

Las políticas describen sus compromisos y objetivos, por ejemplo, para asegurar que las prácticas comerciales de la empresa cumplan con las leyes contra corrupción y soborno aplicables y que no habrá represalias contra los empleados que se nieguen a actuar de forma poco ética, como negarse a hacer un pago de facilitación a un funcionario del gobierno.

Los recursos se refieren al empleo del personal, las funciones, las responsabilidades, los conocimientos y las aptitudes necesarias para llevar a cabo sus procedimientos de manera que se cumpla la intención de sus políticas. Por ejemplo, será necesario proporcionar información y capacitación a los equipos de adquisiciones para que puedan realizar su trabajo de manera éticamente responsable. Esto significa que necesitan saber para poder informar de cualquier conflicto de intereses que pueda influir en su toma de decisiones, como el hecho de que una empresa proveedora sea propiedad de un pariente cercano. También deben entender que no pueden aceptar ningún regalo de los proveedores y contratistas que pueda violar la política de la empresa de dar y recibir regalos, e informar cuando se les dé u ofrezca algo de valor.

Los procedimientos son las instrucciones paso a paso que juntas forman un proceso. Para que el proceso evalúe y controle los principales riesgos de ética comercial, los procedimientos deben incluir la identificación y evaluación de los posibles riesgos de soborno y corrupción y su clasificación por orden de importancia. Estos procedimientos incluyen “controles de riesgo” que ayudan a evitar que el riesgo se produzca o a minimizar su impacto si lo hacen. Entre los ejemplos de procedimientos de control se incluyen limitar el acceso a la información de propiedad de clientes y proveedores a personas específicamente autorizadas, supervisar de forma rutinaria o continua los informes de gastos para los artículos de línea etiquetados como regalos, de buena voluntad o pago de facilitación, y una forma para que las personas informen y para que usted investigue las denuncias de violaciones de su política de ética empresarial.

La documentación hace referencia a los documentos escritos y los registros necesarios para asegurar que sus procedimientos se siguen de manera coherente y demostrar su cumplimiento con los requisitos legales y del cliente. Esto puede significar asegurarse de que los procedimientos para las tareas con un sabido potencial de soborno y corrupción (como trabajar con los funcionarios de aduanas locales para organizar la autorización de los envíos internacionales) se anoten para que todos los que hagan el trabajo lo hagan de la manera correcta. También podría incluir el mantenimiento de registros de los casos de soborno denunciados y de las medidas adoptadas como consecuencia de esos informes.




La supervisión es la forma de comprobar si los procedimientos se siguen y funcionan como se pretende y si se cumplen las leyes y las normas de los clientes. Esto podría implicarel monitoreo rutinario de las denuncias de violaciones de la política de ética comercial recibidas por parte de los empleados y de partes externas y llevar a cabo auditorías propias de la eficacia de sus procedimientos de control, como la protección de la información de los clientes.

La comunicación y la capacitación fomentan la conciencia y la capacidad del personal mediante la información y la instrucción. Como mínimo, todos sus empleados deben conocer sus políticas y procedimientos, cómo realizar su trabajo y evitar la violación de sus políticas de ética empresarial y lo que dice la ley. Todos los trabajadores cuyo trabajo implique tratar con funcionarios gubernamentales, proveedores, contratistas y clientes deben conocer los procedimientos específicos que deben seguir para asegurarse de que sus tratos con estas partes y las decisiones que tomen no se vean influenciados indebidamente ni violen los requisitos legales aplicables.

La mejora significa abordar los problemas de cumplimiento mediante la identificación y eliminación de la causa principal del problema, por ejemplo, que los trabajadores que gestionan los contratos con los proveedores no sepan que no deben aceptar nada de valor de los proveedores que gestionan, lo que puede requerir volver a capacitar a los empleados en la política de regalos de la empresa para asegurarse de que informen sobre cualquier regalo que se les ofrezca, independientemente de su valor, y añadir en los términos y condiciones de todos los contratos de los proveedores que la empresa no permite a sus empleados recibir nada de valor de los proveedores y contratistas.

En la siguiente sección se ofrece más información sobre cada uno de estos elementos, así como herramientas, consejos y listas de control para ayudarle a implementar estos sistemas en su empresa.




Requisitos

¿Qué debes hacer y cómo se hace?

En las siguientes dos secciones se mostrará cómo mejorar la puntuación de “Políticas y recursos”.

Políticas

Como mínimo, debe tener un sistema para cumplir con todas las leyes y normas de ética comercial aplicables y los requisitos de los clientes. La implementación de un enfoque sistémico de la gestión de la ética empresarial le ayudará a abordar esta cuestión en su empresa y con sus proveedores.

Sus políticas establecen los valores de su empresa; qué representa la empresa, qué es aceptable y qué no es aceptable para el negocio. Como mínimo, deben comprometerse a cumplir la ley, las normas internacionales y los requisitos de sus clientes y deben estar firmadas por el gerente superior de su empresa. Los posibles temas de política de integridad empresarial incluyen:

●● Cumplimiento de toda la legislación aplicable sobre ética empresarial y los requisitos de los clientes.

●● Prohibición de la corrupción en cualquier forma, incluidos los siguientes puntos:

●● dar o aceptar sobornos,

●● coaccionar a los empleados a que violen las leyes de ética comercial,

●● realizar pagos de facilitación a funcionarios gubernamentales para agilizar el desempeño de una función administrativa.

●● Cumplimiento de las leyes y reglamentos anticorrupción aplicables, incluida la Ley estadounidense de Prácticas de Corrupción en el Extranjero y la Ley contra el soborno del Reino Unido.

●● Prohibición de dar o recibir regalos de valor de los proveedores y contratistas de la empresa.

●● Requisito de que los empleados declaren cualquier posible conflicto de intereses.

Estas declaraciones de compromiso establecen los objetivos que el resto de su sistema debe alcanzar, y permiten a sus clientes, proveedores, sus propios empleados y el público saber lo que usted representa.




Definición de los conflictos de intereses

●● Importante interés financiero en un socio, proveedor o competidor.

●● Realizar negocios con un socio, proveedor o cliente con una posición importante en dicha empresa y que tiene una relación personal estrecha con usted (por ejemplo, un miembro de la familia).

●● Empleo externo con un socio comercial, proveedor o competidor.

●● Trabajar para una agencia del gobierno con autoridad reguladora sobre la empresa o que compra a la empresa.

Recursos

Deberá asignar funciones y responsabilidades a su personal y empleados, y tiempo para llevarlas a cabo, a fin de asegurarse de que las personas responsables de la aplicación de los procesos, políticas y procedimientos los entiendan y los sigan sistemáticamente.

●✔ Asignar a un gerente superior una responsabilidad definida y la obligación de rendir cuentas para cumplir el objetivo de su política de ética empresarial y de supervisar el funcionamiento del sistema de gestión. Por ejemplo, un gerente tiene la tarea tanto de asegurarse de que el sistema funcione (es decir, que sus procedimientos cumplan los requisitos legales y del cliente y que se sigan) como de que se logren los objetivos de la política de ética comercial, lo que significa

que sus procedimientos están previniendo eficazmente el soborno, la corrupción y otras prácticas comerciales no éticas.

●✔ También asegúrese de que sus gerentes, supervisores y empleados tengan funciones y responsabilidades claramente definidas. Por ejemplo, la responsabilidad de asegurarse de que los empleados conozcan la política de ética empresarial de su empresa, reciban una formación específica para su puesto de trabajo en el que sus actividades puedan tener implicaciones de ética empresarial, y comprendan la responsabilidad de participar en los programas de ética empresarial de su empresa, como la de informar sobre conflictos de intereses y no aceptar nada de valor de los proveedores y contratistas de su empresa.




Procesos y procedimientos

En las siguientes dos secciones se mostrará cómo puede mejorar su puntuación de “Procesos” mediante la introducción de procedimientos y la verificación de que todo esté documentado.

Sus procesos y procedimientos son las instrucciones de “quién-qué-cómo” que deben seguirse como parte de sus operaciones diarias para cumplir tanto con sus objetivos comerciales como con sus políticas. Los procedimientos pueden funcionar como “controles de riesgo” que están diseñados para abordar un riesgo específico identificado, como cuando se aceptan regalos o sobornos. Por ejemplo, para asegurarse de que se cumple su política de reducir al mínimo las violaciones legales de la ética comercial, necesitará disponer de procedimientos para sus diversas áreas de proceso. Un procedimiento para controlar el riesgo de violar la prohibición de la Ley estadounidense de Prácticas de Corrupción en el Extranjero de ofrecer sobornos a funcionarios gubernamentales sería definir claramente cómo se deben realizar todas las interacciones y transacciones gubernamentales, incluidos los pagos de honorarios legales por diferentes tipos de servicios (por ejemplo, la emisión de un visado de trabajo para un trabajador extranjero contratado), a fin de garantizar que no se pida a sus empleados que paguen a los funcionarios gubernamentales mayor dinero que el de la cantidad legal.

Entre los ejemplos de los procedimientos de ética empresarial que debería tener se incluyen los siguientes:

●✔ Una forma de mantenerse al día sobre las leyes de ética comercial, las regulaciones y los requisitos de su cliente contra el soborno y la corrupción.

●✔ Una forma de identificar los riesgos de cumplimiento, idealmente antes de que algo salga mal, para poder poner controles. Por ejemplo, un procedimiento para asegurarse de que se identifican los riesgos de la ética empresarial antes de hacer negocios en un país con una puntuación baja en el Índice de percepción de corrupción. Si no tiene una forma de hacerlo, su operación podría verse

implicada, sin su conocimiento, en violaciones de los requisitos del código de conducta ética de sus clientes y podría perder el negocio como resultado.

●✔ Procedimientos para cumplir con todas las leyes, reglamentos y requisitos de los clientes de ética comercial aplicables. Por ejemplo, necesitará medios para asegurarse de que sólo contratará a agentes de contratación debidamente autorizados y examinados, a fin de evitar los riesgos de soborno y corrupción de los funcionarios de inmigración del gobierno o de prácticas de contratación poco éticas, que podrían incluir el cobro de honorarios y depósitos ilegales a los trabajadores.

●✔ Una forma de recibir, investigar y atender las quejas o inquietudes de sus trabajadores y de terceros sobre cuestiones de ética empresarial y violaciones de sus políticas, incluida una forma de presentar un informe de forma anónima.

●✔ Posibilidad de elegir a sus proveedores y a los proveedores de servicios dentro de la empresa en función de su habilidad para cumplir las normas legales de ética comercial, los requisitos de los clientes y sus propias políticas. Esto debería considerarse para los proveedores de servicios, sus empresas de logística, los proveedores de mercancías y sus proveedores de mano de obra.




Evaluación del riesgo de soborno y corrupción

Para lograr el cumplimiento de la Ley contra el soborno del Reino Unido y la Ley estadounidense de Prácticas de Corrupción en el Extranjero se requiere un programa eficaz para identificar y abordar los riesgos de cumplimiento.

Las empresas deberían comenzar por implementar un proceso oficial de evaluación del riesgo de soborno que incluya lo siguiente:

●● Riesgo geográfico. Los países en los que una empresa hace negocios deben clasificarse por orden de riesgo:

●● Volumen de negocios en el país

●● Riesgo de corrupción (Índice de percepción de corrupción de Transparencia Internacional)

●● El grado de interacción con los funcionarios del gobierno

●● Contratación externa de funciones clave (por ejemplo, logística y contratación)

●● Revisar los informes de auditoría financiera en busca de gastos no operacionales (por ejemplo, contribuciones, regalos, viajes y entretenimiento).

●● Evaluar los registros de las denuncias de violaciones de políticas y otros comportamientos poco éticos.

●● Elaborar un plan para abordar los riesgos identificados, incluida la mejora de los procedimientos de control existentes, según sea necesario.




Documentación

Para llevar a cabo políticas, procesos y procedimientos de manera coherente, independientemente de los cambios de personal, es importante la documentación (instrucciones escritas). También debe mantener registros formales (de las denuncias de ética empresarial, de cómo investigó y resolvió una denuncia de ética empresarial de uno de los competidores de su proveedor o registros de capacitación especializada en ética empresarial, por ejemplo) que muestren lo que ha hecho para cumplir con los requisitos legales aplicables, las normas internacionales y los requisitos de los clientes. Esto incluye lo siguiente:

●✔ Un registro actualizado de todas las leyes, reglamentos y códigos de conducta del cliente aplicables.

●✔ Registros formales como informes de auditoría financiera, registros de notificaciones de conflictos de intereses de los empleados, acuerdos de no divulgación de los empleados, etc.

●✔ Copias de informes de auditoría interna y de terceros, e informes de inspección de cumplimiento de los organismos reguladores

●✔ Planes de acción correctiva y registros que muestren que se tomaron medidas de mejora y se resolvió el problema

Otras prácticas comerciales de interés

Aunque el soborno y la corrupción son cuestiones importantes, hay otras prácticas comerciales que son motivo de preocupación, como las siguientes:

●● Acuerdos sin documentación con clientes, socios comerciales o proveedores

●● Colocación de una fecha anterior a los contratos u otros documentos

●● Creación de acuerdos paralelos fuera de los procesos de contratación definidos

●● Establecimiento de fondos o cuentas “extraoficiales”




Monitoreo y obtención de datos

En la siguiente sección se muestra cómo mejorar la puntuación de “Supervisión”.

La supervisión continua es la única manera de saber si sus políticas, procesos y procedimientos se siguen y tienen el efecto deseado. Este proceso puede tomar muchas formas, pero debe ser continuo para que pueda ajustar la forma de hacer las cosas tan pronto como sea necesario. Por ejemplo, un mecanismo para que los trabajadores y el público informen de sus preocupaciones relacionadas con la ética empresarial es un buen instrumento de supervisión y puede permitirle saber si sus prácticas empresariales podrían estar poniendo a algunos proveedores locales en una situación de desventaja competitiva o si hay ideas de mejora que deberían aplicarse.

La supervisión incluye:

●✔ Auditorías internas o de terceros.

●✔ El establecimiento y la medida de los progresos en los Indicadores clave de rendimiento (KPI). Entre los ejemplos de KPI figuran el número de denuncias de ética por trimestre, el porcentaje de empleados que han recibido capacitación sobre ética empresarial en el último año, el porcentaje de denuncias de ética del mismo tipo o de la misma causa principal, el número de prácticas comerciales no conformes identificadas que se han abordado en el plazo establecido y el porcentaje de preocupaciones sobre ética empresarial notificadas que se han resuelto a satisfacción de la comunidad.

●✔ Encuestas periódicas a los trabajadores para medir su comprensión de los posibles efectos de la ética empresarial de sus trabajos y para proporcionar información sobre cualquier cuestión de cumplimiento de la ética empresarial no identificada anteriormente.




Diagrama de árbol de decisión sobre dar y recibir regalos

La creación de un diagrama de árbol para las diferentes políticas ayudará a los trabajadores a comprender las normas y procesos cuando no estén seguros de qué hacer en circunstancias

difíciles. Un ejemplo es la forma de gestionar la entrega y recepción de regalos como se indica a continuación.

¿Qué es lo apropiado?● Que no se espere nada a cambio.

● Que no esté específicamente excluido por la política de regalos de la compañía.

● Que sea totalmente transparente.

● Que sea para un propósito comercial legítimo.

● Que cumpla con la ley y las políticas de las partes dadoras y receptoras.

● Que, en un evento, el invitado no asista solo

¿Cuál es el valor razonable?● Cuando no supera el umbral de la Política de la empresa.

● Cuando no tiene un valor personal significativo para el receptor.

● Cuando cumple con la ley.

Requisitos previos a la aprobación

Receptor

● Si el valor es mayor a USD 200 o difícil de determinar

Dador

● Cualquier artículo de viaje u hospitalidad

● El receptor está en el gobierno o en el sector público

Oferta de un regalo u

atenciones

Deténgase

Deténgase

Deténgase

¿Es apropiado?

¿Tiene un valor

razonable?

¿Se requiere aprobación

previa?

SI

NO

NO

NO

SI

Proceda con la aprobación formal




Comunicación y capacitación

Para asegurarse de que sus políticas, procesos y procedimientos se apliquen de manera efectiva, haga lo siguiente:

✔✔ La oferta de capacitación básica a todos sus gerentes, supervisores y trabajadores sobre sus políticas de ética empresarial y procedimientos relacionados.

✔✔ Una capacitación profunda para el personal responsable de la aplicación de procedimientos financieros específicos. Por ejemplo, los empleados de los departamentos cuyos trabajos implican la contratación, los pagos a proveedores y el reembolso de gastos de personal, como Adquisiciones, Gestión de Proveedores y Finanzas, deben comprender

los requisitos legales aplicables y las políticas y procedimientos de la empresa que deben cumplir.

✔✔ Publique su política de ética empresarial y las leyes y reglamentos locales donde los trabajadores puedan leerlos fácilmente y en un idioma que entiendan. Las leyes y reglamentos de ética comercial pueden ser difíciles de explicar y comprender. Para comunicar fácilmente los mensajes, sus empleados necesitan entender y servir como un recordatorio visual constante, considere la posibilidad de exhibir carteles anticorrupción con mensajes sencillos como “no dar, no recibir” en los tablones de anuncios y en otros lugares donde los empleados los vean.

Todos los empleados de su empresa deben conocer las reglas y sus responsabilidades.

Todos en su operación necesitan conocer sus reglas de ética comercial y sus responsabilidades para seguirlas. Esto incluye a los contratistas y proveedores de servicios, en especial los que interactúan con organismos gubernamentales, como los proveedores de logística, los contratistas de construcción y los agentes laborales, y cuya labor podría dar lugar a una cuestión de ética comercial, como el soborno y la corrupción en la obtención de permisos y aprobaciones gubernamentales.

Debe comunicar sus normas de ética comercial y los requisitos legales a sus proveedores de servicios dentro de la empresa en los términos y condiciones del contrato y durante las revisiones empresariales periódicas.




Mejora

Para abordar cualquier problema que encuentre a través de la supervisión y mejorar su cumplimiento de las normas de ética empresarial, es esencial que primero comprenda la causa principal del problema. Sólo entonces podrá ajustar su sistema de gestión (los elementos y acciones enumerados con anterioridad) para evitar que el problema vuelva a ocurrir.

Por ejemplo, si se descubre que el departamento de adquisiciones ha estado adjudicando contratos a proveedores sin cumplir el requisito de la empresa de recibir licitaciones competitivas, será necesario examinar cuestiones como: ¿el personal de adquisiciones de la

empresa ha recibido capacitación sobre la política y el procedimiento de licitaciones competitivas; en ausencia de licitaciones múltiples, qué factores se tuvieron en cuenta para adjudicar los contratos a los proveedores (por ejemplo, desempeño ejemplar en el curso del contrato anterior, una reducción de precio acordada para la renovación del contrato, etc.); o hay pruebas de que el proceso de adjudicación estuvo indebidamente influido por conflictos de intereses de los empleados o por regalos o sobornos lujosos ofrecidos por el proveedor?

Puede usar el ejercicio de los 5 porqués para identificar la causa principal. Vea el diagrama de abajo

Usar los 5 porqués para ayudar con el análisis de causa principal del problema

Entendieron que era una práctica aceptada en el departamento

Estaban siguiendo las instrucciones del Gerente de logística

Se les dijo que si se negaban serían despedidos

El Gerente de logística se sintió presionado para cumplir con la cuota

El Gerente de fábrica sólo enfatizó los objetivos de producción con su personal

Solución1. Examinar y revisar el procedimiento de aprobación aduanera.

2. Reentrenar a los empleados en el procedimiento de aprobación de la aduana.

3. Asegúrate de que todos los empleados estén entrenados en el procedimiento de denun cia y en la política de no represalias.

4. Supervisar rutinariamente los pagos a los funcionarios de aduanas.

ProblemaLos empleados hacen pagos de facilitación a los funcionarios de aduanas

¿Por qué?

¿Por qué?

¿Por qué?

¿Por qué?

¿Por qué?




Las reglas básicas para responder a cualquier problema son:

●✔ Aplicar medidas correctivas y preventivas para abordar cada una de las causas principales identificadas, de modo que el problema no se repita y la propia solución no cree otros problemas. Por ejemplo, usted puede proporcionar capacitación sobre el proceso de licitación o volver a capacitar al personal de adquisiciones y hacer que los empleados de adquisiciones completen las declaraciones sobre conflictos de intereses. Puede examinar los regalos y pagos recibidos para eliminar la posibilidad de que los funcionarios se vean indebidamente influidos por un interés personal o financiero en un proveedor determinado, o por la práctica de los proveedores de ofrecer regalos suntuosos al personal de adquisiciones

(medidas preventivas). También puede abrir los contratos existentes a la licitación pública (medidas correctivas)

●✔ Asignar personas a cargo de tareas, hitos y fechas de finalización para las acciones de mejora.

●✔ Asegurarse de que los empleados sepan cómo seguir cualquier procedimiento nuevo o revisado que se haya desarrollado para evitar un riesgo mediante una capacitación inicial o repetida, según sea necesario.

●✔ Supervisar si se realizaron las modificaciones en los procedimientos y la capacitación de apoyo, y si están produciendo el resultado deseado.

Análisis de la causa principal: intento de influir en los resultados de la auditoría

Un fabricante de calzado se estaba sometiendo a una auditoría del código de conducta del proveedor de su cliente. Al evaluar el cumplimiento por parte del proveedor del requisito de pagar a los trabajadores por todas las horas trabajadas, el auditor descubrió que la fábrica mantenía dos conjuntos de registros: uno para mostrar a los auditores que cumplía con los requisitos legales y del cliente, y el otro que servía como base para los cálculos de la nómina real, que mostraba que a los trabajadores no se les pagaba una tarifa superior por las horas extras.

Cuando se enfrentó a este descubrimiento en la reunión de clausura, la gerencia de fábrica se disculpó por el “error” y pidió si podía dar un regalo al auditor para que el hallazgo no apareciera en el informe. El auditor rechazó educadamente la oferta y explicó la política ética de su empresa, incluyendo la prohibición de recibir regalos o sobornos para influir en los resultados de la auditoría.

El auditor informó rápidamente de la situación a su gerente y al gerente de relación con los proveedores. El gerente de relación con los proveedores informó a la fábrica que la empresa suspendería la realización de nuevos pedidos a la fábrica hasta que pudiera demostrar que había tomado medidas verificables para asegurarse de que había corregido la práctica de la doble contabilidad.

El análisis de las causas principales determinó que los supervisores y gerentes de los departamentos no habían recibido capacitación en ética comercial y que el proveedor no supervisaba sus prácticas para garantizar el cumplimiento.

Otra causa principal identificada fue que el cliente había bajado el precio que pagaba a la fábrica por un par de sandalias durante tres años consecutivos, sin determinar si la reducción del precio inhibiría la capacidad del proveedor de pagar los salarios legales a todos los trabajadores. Parte de la solución fue que el cliente se asegurara de que sus prácticas de fijación de precios permitieran al proveedor cumplir con sus requisitos de cumplimiento.




Preguntas frecuentes

¿Necesito un sistema de gestión separado para la gestión de la ética empresarial?

No. La forma más eficiente de aplicar un enfoque de sistema de gestión para cumplir las normas de ética empresarial es utilizar su actual sistema de gestión empresarial, que puede adaptarse fácilmente para ayudar a su empresa a cumplir las normas de ética empresarial y otras normas de responsabilidad social. Debe evaluar sus procesos actuales de adquisición, gestión de proveedores, gestión de datos y capacitación para asegurarse de que cuenta con los controles adecuados. Por ejemplo, toda empresa debe seleccionar y gestionar los proveedores de servicios dentro de la empresa. Para asegurarse de que los proveedores se seleccionan de manera justa, debe asegurarse de que el personal de cara al proveedor no tenga ningún conflicto de intereses que pueda influir en su elección de proveedores y que los proveedores no traten de influir en la toma de decisiones de sus empleados ofreciendo regalos valiosos u otros incentivos financieros.

Por supuesto, una vez que se hayan establecido los controles necesarios, será necesario hacer comprobaciones regulares (supervisión) para asegurarse de que son eficaces.

¿Un sistema de gestión no requiere demasiada documentación y otras complejidades?

Se trata de una preocupación muy común, pero un sistema de gestión de la ética empresarial no tiene por qué ser más formal o complejo que el sistema que utiliza para gestionar su negocio. Por ejemplo, un procedimiento puede ser tan simple como una breve lista de lo que se debe hacer, quién debe hacerlo y con qué frecuencia.

En cuanto a los registros, solo se deben conservar los elementos necesarios para verificar que se cumplen las normas, como los registros de inspección y mantenimiento, los registros de capacitación, los informes de auditoría y los permisos.

Mi empresa tiene un sistema de gestión de calidad certificado. ¿Podemos usar este sistema para la ética empresarial?

Sí. De hecho, cualquier empresa que tenga un sistema de gestión formal, como la ISO 9001, también puede utilizarlo para gestionar el cumplimiento de las normas de ética empresarial en lugar de crear un sistema de gestión de ética empresarial separado. La evaluación de riesgos, el seguimiento de la reglamentación, la capacitación, la comunicación, la auditoría, las medidas correctivas y otros elementos de estos sistemas pueden adaptarse muy fácilmente a la gestión de la ética comercial.




Si aún no contamos con un sistema de gestión formal, ¿hay alguna norma que podamos seguir?

Sí, la ISO37001 es la única norma de sistemas de gestión en particular que se elaboró específicamente para abordar el soborno y otras cuestiones de ética empresarial.

●● ISO37001 Sistemas de Gestión Antisoborno. La ISO 37001 es una norma acordada internacionalmente que establece los requisitos para un sistema de gestión de ética empresarial. Puede ayudar a las empresas a prevenir, detectar y abordar el soborno mediante la adopción de una política antisoborno, el nombramiento de una persona que supervise el cumplimiento de las normas antisoborno, la capacitación, la evaluación de los riesgos y la diligencia debida en los proyectos y los asociados comerciales, la aplicación de controles financieros y comerciales, y el establecimiento de procedimientos de presentación de informes e investigación.

¿Qué es Planificar, hacer, verificar y actuar?Planificar, hacer, verificar y actuar es una forma de describir un sistema de gestión para mostrar cómo se controlan los riesgos y se mejoran los procesos y el rendimiento de forma continua. Es el marco en el que se basan todas las normas del sistema de gestión de la ISO, incluidas la ISO 9000, la ISO 14001 y la ISO 37001.

●● Planificar significa identificar los requisitos (leyes y normas), evaluar los riesgos que pueden impedir que se cumplan esas normas y establecer los objetivos y procesos necesarios para cumplir las normas y alcanzar los objetivos.

●● Hacer significa asignar responsabilidades, aplicar las políticas y procedimientos, y capacitar y comunicar.

●● Verificar consiste en asegurarse de que se están logrando los objetivos y se está cumpliendo con los estándares. Esto implica medir el rendimiento mediante KPI, auditorías, encuestas a los trabajadores y otras formas de evaluar el progreso.

●● Actuar consiste en poner en práctica medidas correctivas y preventivas cuando los resultados difieren de los objetivos, como cuando en las auditorías se encuentran no conformidades. Este paso también incluye un examen periódico de la idoneidad y eficacia del sistema general por parte de los altos directivos. Los resultados y las decisiones de ese examen se utilizan para planificar las mejoras del sistema.




Recursos y guíaLas siguientes fuentes proporcionan más detalles sobre las normas internacionales relativas a los sistemas de gestión del trabajo.

●● Guía de prácticas recomendadas para la auditoría de comercio ética de los miembros de Sedex (SMETA): https://cdn.sedexglobal.com/wp-content/uploads/2019/05/SMETA-6.1-Best-Practice-Guidance.pdf

●● Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos:

●● Directrices de la OCDE para Empresas Multinacionales: https://www.oecd.org/daf/inv/mne

●● Guía de la OCDE de Debida Diligencia para una Conducta Empresarial Responsable - https://mneguidelines.oecd.org/due-diligence-guidance-for-responsible-business-conduct.htm

●● Organización Internacional de Normalización (ISO): ISO 37001 Anti-Bribery Management Systems: https://www.iso.org/iso-37001-anti bribery-management.html

●● Iniciativa de Ética y Cumplimiento (ECI):

●● ECI Ethics and Compliance Toolkit - https://www.ethics.org/resources/free-toolkit/

●● Blog de la Iniciativa de Comercio Ético (ETI): OECD Due Diligence Guidance for Responsible Business Conduct: https://www.ethicaltrade.org/blog/businesses-need-to-act-now-human-rights-or-face-consequences-later-and-oecd-has-set-standard

Sitios para Entrenamiento●● Verité: http://www.verite.org/Training

●● ETI, Essential of Ethical Trade: http://www.ethicaltrade.org/training/essentials-ethical-trade



https://cdn.sedexglobal.com/wp-content/uploads/2019/05/SMETA-6.1-Best-Practice-Guidance.pdf



https://www.oecd.org/daf/inv/mne

https://www.oecd.org/daf/inv/mne

https://mneguidelines.oecd.org/due-diligence-guidance-for-responsible-business-conduct.htm



https://www.iso.org/iso-37001-anti bribery-management.html

https://www.iso.org/iso-37001-anti bribery-management.html

https://www.ethics.org/resources/free-toolkit/

https://www.ethics.org/resources/free-toolkit/

https://www.ethicaltrade.org/blog/businesses-need-to-act-now-human-rights-or-face-consequences-later






Términos clave●● El soborno es la práctica de ofrecer dinero

o algo de valor a cambio de obtener un trato preferencial o una ventaja inapropiada.

●● La ética empresarial es la aplicación de los principios morales al comportamiento comercial. Define los principios que las empresas deben aplicar en la toma de decisiones empresariales.

●● Una acción correctiva es la implementación de un cambio o solución sistémica para remediar de forma inmediata y continua un incumplimiento.

●● La corrupción es un comportamiento fraudulento o deshonesto o la inducción a un comportamiento impropio por medios ilícitos, como el soborno.

●● La ventaja inapropiada es obtener algo a lo que la empresa no tiene derecho, como una aprobación o permiso del gobierno, mediante un soborno u otra práctica no ética.

●● El sistema de gestión es la forma en que una empresa hace las cosas. Se compone de políticas, procesos y procedimientos interdependientes organizados para que la empresa pueda alcanzar sus objetivos comerciales (productos de calidad, entrega a tiempo y rentabilidad) y cumplir las expectativas del código de conducta.

●● Una política es una declaración de compromiso con los objetivos de la empresa. Por ejemplo, “nuestra empresa no trabajará con proveedores que empleen mano de obra infantil”.

●● Una acción preventiva es la implementación de un cambio o solución sistémica destinada a evitar que se repitan los mismos problemas, o problemas similares, en otro lugar del establecimiento.

●● Un proceso es una parte importante del sistema, que consiste en un conjunto de acciones y procedimientos que juntos constituyen una función comercial. Por ejemplo, el proceso de reclutamiento, selección y contratación está diseñado para contratar a la persona adecuada para un trabajo en el momento adecuado.

●● Los procedimientos (también llamados “controles”) son descripciones paso a paso de cómo, cuándo y quién realiza un trabajo o tarea dentro de un proceso. Por ejemplo, dentro del proceso de contratación, hay un procedimiento para verificar la edad del postulante.

●● Los controles de riesgo son medidas de procedimiento o mejoras realizadas para hacer frente a la posibilidad de un resultado no deseado. Por ejemplo, las medidas para validar la autenticidad de la documentación de prueba de la edad de un solicitante de empleo tienen por objeto reducir el riesgo de contratar a un trabajador menor de edad.




Los cuatro documentos de orientación sobre Sistemas de Gestión fueron desarrollados por

Sedex con el aporte de Verité. Están alineados con el enfoque de mejoramiento continuo, Planificar-Hacer-Verificar-Actuar, utilizado por la ISO y otras normas internacionales de sistemas de gestión. En esta guía, dividimos los sistemas de gestión en 4 secciones; Políticas y Recursos, Procesos

y Procedimientos, Supervisión, y Capacitación y Mejoramiento. La estructura para los pasos del

Sistema de Gestión recomendada por Verité es que la Supervisión viene después de la Capacitación y Mejoramiento, sin embargo, estos documentos de orientación ubican a la Supervisión antes, de modo

de alinearlos con el informe de controles de gestión, el cual reciben los miembros al completar el SAQ.




4.1 sistema de gestión de la ética empresarial …...4.1 sistema de gestión de la ética...

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