315649025 evento de la boda
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Evento social:
Boda en la Playa. Servicios Complementarios
Integrantes:
Aquino Monroy Rey de Jesús.
Bolaños Bolaños Jesús Israel.
Cervantes Méndez Iván
García Ramos Itzel
Ramos Romero Mayemi B.
M.C.P. Jorge Alfonso Ramírez Luna
1 CONTENIDO
Nombre: .................................................................................................................................................................... 2
Misión: ........................................................................................................................................................................ 2
Visión: ........................................................................................................................................................................ 2
Objetivo general: .................................................................................................................................................... 2
Objetivos específicos: ............................................................................................................................................. 2
Caracterización del evento: .................................................................................................................................. 2
Tiempo de planeación: ........................................................................................................................................... 2
Cronograma de actividades: ................................................................................................................................ 3
Perfil del cliente: ..................................................................................................................................................... 3
Numero Asistentes: .................................................................................................................................................. 3
Requerimientos (materiales) y Costos Totales: .................................................................................................. 4
Formato de cotización de Boda ........................................................................................................................... 6
Reserva del evento. ................................................................................................................................................ 7
Formato de Contratación. ...................................................................................................................................... 8
Organigrama ......................................................................................................................................................... 10
Precio de Venta. ...................................................................................................¡Error! Marcador no definido.
Plano del montaje: ................................................................................................................................................ 11
Plano de la ceremonia de casamiento en la playa. ................................................................................. 11
Plano del banquete en el salón. .................................................................................................................... 12
Invitaciones: ............................................................................................................................................................ 13
Decoración: ............................................................................................................................................................. 15
Directorio detallado de proveedores: .............................................................................................................. 17
Logística del evento: ............................................................................................................................................. 18
Programa: ............................................................................................................................................................... 20
Ceremonia y protocolo. ....................................................................................................................................... 21
Medidas de Seguridad (seguros, normas de operación, etc.) ..................................................................... 21
NOMBRE: Organizadora de bodas “L’ Amour”
MISIÓN: Somos una empresa organizadora de bodas que ayuda a las parejas heterosexuales y
homosexuales a cumplir sus sueños de casarse en la playa, proporcionando a los clientes una mejor
experiencia de su vida, con los colaboradores comprometidos a brindar el mejor servicio de calidad
y en la búsqueda de prácticas sustentables en la comunidad local.
VISIÓN: Consolidarnos como una de las principales organizadoras de bodas a nivel local y
nacional, adaptándonos siempre a los nuevos segmentos y tecnologías, de esta manera expandir la
oferta e incrementar la captación de parejas.
2 OBJETIVO GENERAL:
Ofrecer un servicio de calidad que este a nivel de las expectativas y fantasías del nuestros clientes.
3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Tener un compromiso continuo en la logística del evento.
Innovar tendencias en la creación de bodas para lograr la óptima satisfacción de las parejas.
Hacer realidad los sueños de casarse de las parejas
Promover el turismo de bodas en Bahías de Huatulco.
Acaparar nuevos segmentos de mercado.
Lograr un posicionamiento estático en materia de turismo de boda.
4 CARACTERIZACIÓN DEL EVENTO:
Evento para parejas heterosexuales y homosexuales que desean casarse en la playa, dirigida a
parejas solteras que por primera vez se casan, dirigidas a parejas que desean celebrar una boda
de plata, oro y platino con ingresos medio-alto y alto, y de origen regional, nacional e internacional.
5 TIEMPO DE PLANEACIÓN:
Se requiere de una reservación 6 meses previos al día de la boda, esto con la finalidad de evitar
contratiempos, ya que empleamos los servicios de agentes externos a la compañía y es necesario
comprobar disponibilidad de cada uno.
6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:
6.1 CHECK LIST Antes Durante Después
Firmar el contrato Contactar con proveedores Preparar el menú Hacer el programa del evento Reservar al cocinero Contratar a los meseros Planear el montaje y la decoración Pedir el pastel Reservar al notario Revisar que no falte nada Hacer el montaje Decorar
Dar la bienvenida Realizar la boda por el civil Coctelería Asignar su lugar a los invitados Iniciar la cena Seguir el protocolo establecido
Agradecimiento y despedida Levantar el montaje Realizar pagos pendientes
7 PERFIL DEL CLIENTE:
Geográficos: nacional
Económico: ingreso medio-alto y alto
Demográfico: son jóvenes y adultos que oscilan en edades entre 20 y 50 años, son alegres y
divertidos, les gusta la fiesta y el baile.
8 NUMERO ASISTENTES:
100 invitados (familiares y amigos del novio y de la novia).
6 personas (padres y novios).
9 REQUERIMIENTOS (MATERIALES) Y COSTOS TOTALES:
Concepto Precio individual
Artículos requeridos
Precio total
Recursos Materiales Invitaciones
$30 100 $3,000
Decoración del lugar en donde se realizara la ceremonia.
$ 30,000 1 $ 30,000
Anillos de boda $2,000 2 $4,000
50 sillas tiffany. $32 50 $1,600
Suvenires $50 100 $5,000
Centro de mesa $280 12 $3,360
Recursos de Alimentos y bebidas Banquete para 100 con menú variado incluye:
Mantelería y cubremanteles, variedad de colores a escoger Montaje de salón con mesas y sillas.
Arreglos de mesa con flores artificiales (en calidad de renta) o naturales.
Loza y cuchillería.
Adornos para sillas
Barra libre de refresco.
4 meseros
$250 100 $25,000
Pastel de bodas de calidad a escoger diseño. $5,000 1 $5,000
Barra libre de Cerveza. $180 30 cartones $5,400
Vino de celebración $200 10 vinos $2,000
Recursos Personales Coreógrafos para baile de novios (1000)
$500 2 $1,000
Maestro de Ceremonia. (animador) $ 600 1 $600
Entretenimiento infantil (500) $500 2 $1,000
Juez encargado de la boda. $2,000 por hora 1 hora $2,000
Mariachi.
$2,000 por hora 2 horas $4,000
Hosstes para dar cordial bienvenida. $1,000 2 Hosstes $2,000
Coordinador profesional para su evento altamente capacitado.
$1,500 1 persona $1,500
Fotografía y video en el casamiento y recepción. $4,000 Todo el evento
$4,000
Renta de limosina con chofer
$4,000 Todo el evento
$4,000
Barman $500 4 personas $2,000
Servicios médicos. $1,000 por paramédico
1 paramédico
$1,000
Recursos técnicos Equipo de audio e iluminación y ambientación profesional.
$3,000 por hora
5 horas $15,000
Instalaciones: Renta de salón para 100 personas con instalaciones y pista
Amplio estacionamiento cerrado. $15,000 1 $15,000
Renta de sanitarios móviles (en caso de que se requiera)
$300 por sanitario
3 sanitarios $900
Renta de habitaciones para invitados (individual) $300 por noche
100 personas $30,000
Medicamentos de Farmacias *Botiquín
$500 100 personas. $500.00
Total $168,860
10 DETERMINACIÓN DEL PRECIO DE VENTA CON BASE AL COSTO.
Costo $168,860
Rentabilidad esperada 50%
Precio de venta (costo + rentabilidad) $251,601.4
FINAL $252,000
11 FORMATO DE COTIZACIÓN DE BODA
Fecha:
"Organizadora de Bodas"
Cotización de boda.
Cliente:
Ciudad:
Dirección:
Teléfono:
Email:
Núm. Descripción Cantidad Vr. Unitario Vr. Total
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Información Importante, vigencia de la promoción, condiciones bajo las que se ofrece.
Gran Total
Descuento
Subtotal
IVA (16%)
Valor Total
12 RESERVA DEL EVENTO.
Fecha:
"Organizadora de Bodas"
Reservación para la boda
Nombres de la pareja: Israel Bolaños y Mahani Zarate
Fecha del evento: 3 de diciembre de 2016
Tipo de servicio: Cena
Cantidad de Anticipo de reserva (50%):
Datos del Cliente.
Dirección: Ciudad: Teléfono: Email:
13 FORMATO DE CONTRATACIÓN.
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE EVENTO DE BODA QUE CELEBRAN POR LA
PRESTACIÓN DEL SERVICIO, REPRESENTADO EN ESTE ACTO POR “ORGANIZADORA DE BODAS L’
AMOUR”, A QUIEN EN LO SUCESIVO SE LE DENOMINARA AL O LA“C.
_____________________________”, AL TENOR DE LAS SIGUIENTES DECLARACIONES Y CLÁUSULAS.
EL OBJETO DEL PRESENTE CONTRATO ES LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE
UN EVENTO SOCIAL PARA________PERSONAS, EL CUAL SE LLEVARÁ A CABO EL DÍA_______DEL MES DE
______________DE 20____ Y TENDRA UNA DURACIÓN DE _______HORAS, DE ACUERDO A LAS
CARACTERÍSTICAS Y ESPECIFICACIONES DE LA CARÁTULA DE ESTE CONTRATO.
DE IGUAL FORMA EL DOCUMENTO EN EL QUE SE ESTABLEZCAN LAS CARACTERÍSTICAS DEL MENÚ,
CALIDAD Y CANTIDAD DE MANTELERÍA, SILLERÍA, ARREGLOS FLORALES Y DEMÁS ELEMENTOS PARA LA
CELEBRACIÓN DEL EVENTO DEBERÁ ENTREGARSE A “EL CONSUMIDOR” Y ANEXARSE AL PRESENTE
DOCUMENTO, FORMANDO PARTE INTEGRAL DEL MISMO. LA OMISIÓN DE ESTE REQUISITO IMPLICA LA
ACEPTACIÓN DEL “ORGANIZADORA DE BODAS L’ AMOUR” DE LO QUE EL O LA “C.
________________________________” EN CASO DE CONTROVERSIA FORMULE ANTE LAS
AUTORIDADES CORRESPONDIENTES.
POLITICAS DE CONTRATACION CONTRATACION PARA BODA
1.- DEPOSITAR EL 50% DEL TOTAL DEL EVENTO, DIRECTAMENTE EN EL HOTEL, O DEPOSITÁNDOLO EN LA CUENTA:
Fecha:
"Organizadora de Bodas"
Cotización de boda.
BANAMEX CTA. 00621645942 PLAZA. 548 SUC. 010 CLAVE. 013450006648812234 A NOMBRE DE: ORGANIZADORA DE BODAS “L‘AMOUR”, S.A. DE C.V.
2.- LIQUIDAR EL TOTAL DEL EVENTO 10 DÍAS ANTES DE SU REALIZACIÓN.
NOTA IMPORTANTE: SI HACE SU DEPÓSITO EN EL BANCO FAVOR DE ENVIAR LA FICHA DE DEPÓSITO CON SUS DATOS: EVENTO, NOMBRE, TELÉFONO Y CORREO ELECTRÓNICO Y FECHA DEL EVENTO.
CONTRATACION DE HABITACIONES.
1.- DEPOSITAR EL TOTAL CORRESPONDIENTE A LA PRIMERA NOCHE POR EL TOTAL DE LAS HABITACIONES CONTRATADAS, PARA GARANTIZAR SUS RESERVACIONES.
2.- LIQUIDAR EL TOTAL DE LAS HABITACIONES 10 DÍAS ANTES DE SU LLEGADA
POLITICAS DE CANCELACION
CANCELACION PARA EVENTOS. 1.- De 30 días hábiles o más antes del evento no procederá cargo alguno 2.- De 25 días hábiles antes del evento se hará un cargo por concepto de gastos de operación del 25% sobre el total del evento 3.- De 20 días hábiles antes del evento se hará un cargo por concepto de gastos de operación del 50% sobre el total del evento 4.- De 15 días hábiles o menos antes del evento se hará un cargo del 100% sobre el total del evento CANCELACION PARA HABITACIONES. 1.- De 30 días hábiles o más antes de la reservación no procederá cargo alguno 2.- De 25 días hábiles antes de la reservación se hará un cargo por concepto de gastos de operación del 50% sobre el total de la primera noche de las habitaciones contratadas 3.- De 15 días hábiles o menos de la reservación se hará un cargo por concepto de gastos de operación del 100% sobre el total de la primera noche de las habitaciones contratadas ATENTAMENTE ORGANIZADORA DE BODAS “L ‘AMOUR” Tel: 9586032507
14 ORGANIGRAMA
Coordinador
Comisión de Decoración
Comisión de Actividades
Comisión de Compras
Comisión de Música e
Iluminación
DJ
Comisión de Montaje de l a boda y evento
Comision de Animación
Comisión de Alimentos y
Bebidas
Comisión de Fotografía y
video
Chef Ejecutivo
Capitán de Meseros
Asistente
15 PLANO DEL MONTAJE:
15.1 PLANO DE LA CEREMONIA DE CASAMIENTO EN LA PLAYA.
15.2 PLANO DEL BANQUETE EN EL SALÓN.
16 INVITACIONES:
Pase para ( ) persona
Pase para ( ) personas
17 DECORACIÓN:
La decoración define nuestra personalidad, aquello que nos hará único y diferente de nuestra
competencia.
Elementos decorativos para la boda en playa son:
Gazebo
Decoración para el gazebo: en la parte superior del gazebo estará decorado de
flores naturales de color blanca y entre las patas habrá cuatro cortinas de color blanco.
Decoración del pasillo de entrada al gazebo: consistirá de un camino de madera con
alfombra de color blanco. En donde al inicio y al final del camino estarán colocados
unos palos en cada esquina amarrados con cabo de forma circular.
Decoración de las sillas: las sillas estarán forradas de tela de color azul y estarán
ubicadas en forma de arco entre el pasillo con 25 sillas del lado izquierdo y 25 del
lado derecho.
Salón
Para el adorno del salón solo se utilizara telas de color crema que colgarán del techo.
Mesa
Decoración de la mesa: La decoración de una mesa es un complemento muy
importante. Nos ayudará a resaltar un buen servicio de comida. Tiene que ir acorde
con la decoración general del salón. Los complementos florales son los más utilizados.
Las flores serán naturales y el diseño a elegir no debe ser muy alto, ya que tiene que
permitir el contacto visual entre los invitados.
Elementos de la mesa:
Para la composición de la mesa es necesario disponer de una serie de complementos
que tienen una función concreta. Existen elementos de carácter instrumental como son
la cubertería, vajilla, etc., y otros de carácter decorativos cuya función es hacer la
estética de la mesa más agradable.
Mesa: tipo de mesa redondas acompañado con un centro decorativo de un
candelabro con flores de color rosa palo y color crema.
Mantelería: el vestido principal de las mesas es un mantel de color crema, al igual
que las sillas de tiffany se va a utilizar como decoración un moño de color crema,
ya que ambos deberán estar en consonancia.
Servilleta: debe de ir a juego con el mantel, por lo tanto también será de color
crema. La servilleta estará colocada en forma de triángulo y se situara a la
izquierda del plato.
Vajilla: será de losa sin ningún grabado. El uso de los elementos que la componen
vendrá determinado por el menú elegido. Como norma general, se colocará para
cada invitado un bajo plato, que será siempre de mayor tamaño que el sucesor,
que servirá para salvaguardar el mantel. Encima de éste colocaremos el plato
llano o trinchero y en el caso de que el menú estuviese compuesto de una crema
o sopa se colocará un plato hondo. A la izquierda del bajo plato irá colocado el
plato del pan. En el caso en el que se quisiera ofrecer mantequilla, se colocará a
la derecha el servicio de mantequilla.
Cubertería: la cubertería está fabricada de acero inoxidable. El tipo de cubiertos,
al igual que pasa con la vajilla, que se van a necesitar, viene marcado por las
necesidades requeridas por el menú que se va a servir. Su colocación se hará de
fuera a dentro según el orden del servicio de los diferentes platos. Siempre
siguiendo esta premisa, en el lado derecho se colocarán la cuchara, la pala de
pescado y el cuchillo. Y en el lado izquierdo el tenedor de pescado (con tres púas)
y el tenedor de carne (con cuatro púas). Los cubiertos que se van a utilizar para
el postre, se podrán colocar entre la vajilla y la cristalería o se podrán poner
justo antes de servir el postre.
Cristalería: el material será de vidrio, sin ningún grabado (lizo). Se colocan
delante de la vajilla y detrás de los cubiertos del postre. Su colocación de
izquierda a derecha será el siguiente:
Copa de agua. Es la de mayor tamaño.
Copa de vino tinto.
Copa de vino blanco. Es la más pequeña ya que al servirse frío se echa menos
cantidad.
Copa de licor. Si el menú así lo requiere, suele ir colocada en una segunda fila detrás
de la copa de agua.
18 DIRECTORIO DETALLADO DE
PROVEEDORES:
Fruver
Categoría: frutería
Teléfono: 95 8587-0491
Dirección: Av. carrizal 904 bahías de Huatulco
Oaxaca. C.p70987.
Flor arte
Categoría: florería
Teléfono: 958 587-0356
Dirección: Carrizal 601 l. 3 la crucecita, santa
Huatulco Oaxaca
Joyería Gonzales
Categoría: Joyería
Teléfono: 958 587 2961
Dirección: Carrizal 603, Bahías de Huatulco,
70989
Casa reyes
Categoría: alquiler de cristalería, blancos,
servilletas, manteles, cubiertos y losa
Teléfono: 9 5 58 3 41 54
Dirección: Boulevard Bahía, Manzana 5 Lote
144, Sector T, Bahías de Huatulco Oaxaca
San Alejandro:
Categoría: panadería
Teléfono: 958 587 0317
Dirección: Flamboyán 213 Sector H
Santa Cruz Huatulco.
Vinos y licores Huatulco
Categoría: Vinos y licores
Teléfono:
Dirección: Calle Guamúchil, 102
Sector H Crucecita
Arrendadora de autos y camionetas
réntame S.A. de C.V.
Categoría: Arrendadora de autos
Teléfono: 55 4998 0168
Dirección: Aeropuerto Internacional de
Huatulco, Carretera Costera Pinotepa Salina
Cruz Km. 237, El Zapote, 70980 Huatulco,
Oax.
Samar Audio
Categoría: renta de equipo de sonido
Teléfono: 958 583 4719
Dirección: Calle Locotillo 210, 70989
Crucecita, Oax.
Museo de Artesanías Oaxaqueñas
Categoría: Tienda de suvenires
Teléfono: 958 587 1513
Dirección: Flamboyanes 216, Bahías de
Huatulco, 70987 Bahías de Huatulco, Oax.
El colibrí
Categoría: Mercería
Teléfono:
Dirección: Calle Macuitle, S/n
Sector H La Crucecita
Foto y video profesional
Categoría: Foto y video
Teléfono: 958 583 3642
Dirección: Sierra de Niltepec #108 Sector i,
Santa Cruz Huatulco
19 LOGÍSTICA DEL EVENTO:
Fecha del evento: Día, mes y año.
Los Novios: Nombres de novia y
nombre del novio
Padres de la novia: Sr y Sra.
Padres del novio: Sr y Sra.
Padrinos de velación
Padrinos de anillos
Padrinos de lazo
Cortejo de la boda
Damas de honor
Padrino del novio
Meninas
Evento: Ceremonia civil
Lugar:
Hora:
Evento: Ceremonia religiosa
Lugar:
Hora:
Formación del Cortejo:
Novio y madre
Música
Padrinos
Música
Cortejo de boda
Música
Novia y padre
Música
Salida novios:
Música
Sesión Fotográfica:
Lugar
Hora
Fotos:
1. Grupo de la boda
2. Padres y novios
3. Padres y novia
4. Padres y novio
5. Familiares
20 PROGRAMA:
16:50-16:55 Entrada de Novios-ceremonia religiosa
17:00-18:00 Comienzo de la ceremonia religiosa
18:00-19:30 Felicitaciones, abrazos y fotos con invitados.
19:30-19:40 Traslado al salón del hotel Secrets
19:40-19:50 Inicio del evento con la entrada de los novios
20:00-20:10 Presentación del cortejo
20:15-20:20 Bienvenida e inicio formal de la recepción (Padres de los novios)
20:20-21:10 Cena
20:10-20:20 Brindis a cargo del maestro de ceremonias
20:30-20:40 Vals de los novios
Proyección de videos
20:40-20:55 Baile familiar
20:55-21:30 Partida simbólica del pastel
21:30-22:30 Intervención de mariachi
22:30-23:00 Abrir baile general
23:00-23:15 Víbora de la mar
23:15-23:20 Ramo
23:20-00:00 Tornaboda (inicio del baile)
00:00-00:10 Salida
21 CEREMONIA Y PROTOCOLO.
El protocolo de la boda en la playa en cuanto a vestuarios, en caso de la novia debe ser un vestido
fresco, sencillo, sin pedrería, tela ligera y no brillosa. Tiene que ir de acuerdo al escenario en donde
se realizará la boda, que sienta la comodidad. Para el novio, se recomienda que sea lino beige
combinado con una guayabera de manga larga, el calzado de tipo mocasín o sandalias color café o
camello.
En el caso de los invitados para la boda, se recomienda que utilicen vestidos cortos ligeros, así como
zapato abierto. Se tiene que evitar color oscuro, se recomienda a los invitados traer vestuario blanco
o lo correcto sería usar colores vivos para el ambiente pacífico. En el caso de los invitados se
recomienda que utilicen pantalón de lino beige o azul marino con guayabera siempre de manga alarga
de color blanco.
Para llevar a cabo la ceremonia de casamiento, los familiares de la novia se acomodaran del lado
izquierdo y los familiares del novio del lado derecho en la parte de enfrente, después viene los amigos
y conocidos atrás de los familiares, el novio estará de pie junto con sus hombres de honor para esperar
a la novia, y las damas de honor entrarán antes de la novia, y por último entra la novia acompañada
de su padre o alguna persona que vaya a entregar a la novia.
22 MEDIDAS DE SEGURIDAD (SEGUROS, NORMAS DE OPERACIÓN, ET
C.)
23 REGLAMENTO
1. Respetar a todos los invitados, y trabajadores del evento.
2. Mantener una sonrisa, y no demostrar una cara aburrida o enojada ante los invitados.
3. Ofrecer el servicio con buena actitud.
4. Estar pendiente en todo momento de los invitados.
5. primero se tiene que pedir permiso, Al retirar los muertos de todas las mesas.
6. Servir el platillo por el lado izquierdo y retirar los platos por el lado derecho.
7. Al servir cada platillo que sea rápido, sin dejar esperando a los demás comensales.
24 MEDIDAS DE SEGURIDAD
1. No dejar pasar a personas ajenas al evento
2. Estar pendiente de todo artículo que pueda ocasionar un accidente.
3. En caso de que se rompa un objeto de vidrio, no dejar que el invitado lo haga, que el
mesero limpie.
4. Saber que las rutas de emergencia estén en buenas condiciones y sean óptimas.
5. Contar con extintores en caso de un incendio.
6. Determinar una salida rápida.
7. Determinar un punto de reunión en caso de temblores.
8. limitar la presencia en el inmueble de componentes o materiales peligrosos, como los
materiales inflamables.
9. Verificar que funcionen correctamente los equipos y aparatos técnicos.
10. Contar con una persona de primeros auxilios.