Fecha.- 22/05/2009

2.7 Utilizar plantillas y establecer el diseño del documento conforme al diseño requerido mediante mediante herramientas de plantillas.

PRACTICAS PASO A PASO

Utilización de platillas de Word.

Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento nuevo desde el menú archivo, como puedes ver en esta imagen. No

utilizar el icono de la barra estándar, ya que si la hacemos de esa forma se abrirá directamente un nuevo documento en blanco don la plantilla predeterminada.

Si lo hacemos de la primera forma se abrirá el panel nuevo documento que puedes ver en esta imagen.

Cuando se arranca Word sin seleccionar ningún documento también aparece este panel.

El panel nuevo documento permite realizar algunas de las cosas mas habituales cuando estamos creando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo en blanco o abrir un nuevo documento a partir de otro que ya existe. También nos permite crear un documento nuevo a partir de una plantilla, que es lo que vamos a ver a continuación.

Como puedes ver, en la imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla:

Plantillas de Microsoft.com: En este sitio de web de Microsoft hay varias plantillas que se pueden utilizar si intentas abrir una, probablemente te aparecerá un cuadro de dialogo para que aceptes insertar el componente Microsoft Office Template.

Plantillas de mis sitios Web: Te permite elegir un sitio web para abrir una plantilla.

Plantillas generales: Es la opción que nos permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro de la computadora. Esta es la opción más utilizada y que vamos a ver a continuación. Al hacer clic veremos el cuadro de dialogo plantillas que contiene varias pestañas o fichas si pulsamos en la ficha cartas y faxes veras algo similar a la siguiente imagen.

Este cuadro de dialogo nos muestra las plantillas disponibles sobre el tema cartas y faxes. Hacer doble clic en la plantilla que nos interese, por ejemplo, fax profesional.

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Asegúrate que esta marcado documento en la parte inferior derecha del cuadro de dialogo, puesto que ahora queremos crear un documento de Word utilizando la plantilla, y no deseamos modificar esta.

Veremos un documento como el que ves en la siguiente imagen, en la que tendremos que sustituir los nombres genéricos de la plantilla como compañía por el nombre que deseemos, y escribir los datos adecuados en los lugares desde dice haz clic y escribe….

Así conseguiremos escribir un documento con los datos que queramos, como puedes ver en la imagen siguiente.

Ahora solo nos quedaría guardarlo como haríamos con cualquier otro documento y la plantilla quedaría en su estado original.

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De esta forma, utilizando plantillas, podemos crear tantos documentos como deseemos sin tener que preocuparnos de mantener la plantilla inicial.

Cada documento de Microsoft Word se basa en una plantilla. Una plantilla determina la estructura básica de un documento y contiene la configuración del documento, por ejemplo, elementos de autotexto, fuentes, asignación de teclas, macros, menús, diseños de página, formato especial y estilos. Existen dos tipos básicos de plantillas: plantillas globales y plantillas de documento. Las plantillas globales, incluida la plantilla normal, contienen valores que están disponibles en todos los documentos. Las plantillas de documento, como las de memorandos y fax del cuadro de dialogo nuevo, contienen valores que solo están disponibles para crear un memorando, este puede utilizar los valores de la plantilla de memorandos y de cualquier plantilla global. Word proporciona varias plantillas de documento, y el usuario puede crear sus propias plantillas de documento.

Plantilla

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Tipo especial de documento que proporciona las herramientas básicas para diseñar un documento final. Las plantillas pueden contener los elementos siguientes:

Texto o formato idéntico para cada documento del mismo tipo, como un memorando o un informe.

Estilos. Elementos de autotexto. Macros. Asignaciones de teclas y de menús. Barras de herramientas. Plantilla global

Plantilla de documento que se ha cargado en Microsoft Word mediante el comando plantillas y complementos del menú herramientas. Puede utilizar las macros, los elementos de autotexto, los valores de las barras de herramientas, los menús y las teclas de método abreviado personalizados que estén almacenados en una plantilla global mientras este trabajando con cualquier documento, no solo con los documentos basados en esa plantilla.

La plantilla normal esta diseñada siempre como una plantilla global. Los elementos personalizados que almacene en la plantilla normal estarán disponibles en todos los documentos.

Plantilla normal

Plantilla de carácter general que puede utilizar para cualquier tipo de documento. Al inicia Microsoft Word o hacer clic en nuevo documento en blanco, el programa crea un documento nuevo en blanco, basado en la plantilla normal. Puede modificar esta plantilla para cambiar el formato o el contenido predeterminado del documento.

La plantilla normal se debe guardar en la carpeta plantillas o en las ubicaciones de archivos plantillas personales o plantillas grupo especificadas en la ficha ubicación de archivos (menú herramientas, comando opciones). Si Word no encuentra la plantilla normal en cualquiera de estas ubicaciones o en su carpeta del programa Word, creara una nueva plantilla normal con los valores preestablecidos para los documentos de Word.

Utilizar una plantilla predefinida

Para utilizar una plantilla predefinida por Microsoft Word, debes hacer los siguientes:

1. Dar clic en el menú archivo.2. Seleccionar la opción nueva.3. Seleccionar la plantilla que se vaya a utilizar.4. Si la plantilla no se encuentra grabada en la computadora, el instalador de Windows

lo cargara y, a continuación, Word creara el documento.

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Modificar una plantilla

1. En el documento archivo, haz clic en abrir y, a continuación, busca y abre la plantilla que desees modificar.

Si no hay ninguna plantilla en el cuadro de dialogo abrir, haz clic en plantillas de documento del cuadro tipo de archivo.

2. Cambia el texto, los elementos gráficos, los estilos, el formato, las macros, los elementos de autotexto, las barras de herramientas, los valores de los menús y las teclas de método abreviado que desees de la plantilla.

3. Ha clic en guardar.

Nota: el contenido de los documentos existentes no se vera afectado por los cambios realizados en las plantillas en las que se basan. Word actualizara los estilos modificados al abrir un documento existente solo si esta activada la opción actualizar los estilos automáticamente. Establece esta opción antes de abrir un documento existente haciendo clic en el comando plantillas y complementos del menú herramientas.

Crea una plantilla de documento

1. Sigue uno de estos procedimientos:

Para basar una plantilla nueva en un documento existente, haz clic en el comando abrir del menú archivo y, a continuación, abre el documento que desees.

Para basar una plantilla nueva en otra existente, haz clic en el comando nuevo del menú archivo. Haz clic en una plantilla que sea similar a la que desees crear, haz clic en plantilla bajo crear nuevo y, a continuación, en aceptar.

2. En el menú archivo, haz clic en guardar como.3. En el cuadro guardar como tipo, haz clic en plantilla de documento. Este tipo de

archivo ya estará seleccionado si guardas un archivo creado como plantilla.4. La carpeta predeterminada es plantillas en el cuadro guardar en. Para guardar la

plantilla de forma que aparezca en una ficha distinta a general, pasa a la subcarpeta correspondiente de la carpeta plantillas.

5. En el cuadro nombre de archivo, escribe el nombre de la nueva plantilla y, a continuación, haz clic en guardar.

6. En la nueva plantilla, agrega el texto y los gráficos que desees que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla y elimina los que no quieras que aparezcan.

7. Realiza los cambios que desees en los valores de los márgenes, el tamaño y la orientación del papel, los estilos y otros formatos.

8. Haz clic en guardar y, a continuación, en el comando cerrar del menú archivo.

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