2.2 definición de objetivos · 6 aspectos clave de la definición de objetivos (i) debe...
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2.2 Definición de objetivos
“There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all”
Peter Drucker(1909-2005)
La selección de proyectos dentro del PMP
Correspondería, fundamentalmente, a la primera etapa:
1. Identificar y poner en contexto del problema (u oportunidad)
Elaboración de un pliego de condiciones o documento de requerimientos (PPT)
¡Atención al solution-jumping!
Muchas veces corresponde también a esta fase la formación/selección delequipo de proyecto
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La definición de objetivos conduce, en el fondo, a la definición del propioproyecto.
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Project Management Process (PMP)El ciclo de vida de un proyecto
Definición de objetivosDiagrama de flujo
PrecedenciasND
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Análisis de alternativasIdentificación de soluciones
Identificaciónde tareas
WBSEstimación de
tiempos
CronogramaCamino critico
Gestión de Recursos
Materiales
Recursoshumanos
Presupuesto
Control
Relación con el Entorno
Comunicación
ConclusiónDocumentación
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Gestión de riesgos
Fase de definición Fase de planificación
Plan de calidad
Fase de ejecución Fase de conclusión
Información
EL CASO ÁLVARO
Contexto del problema u oportunidad
Álvaro es un arquitecto que sueñañcon montar una pequeña empresa
promotora
Hace tiempo que heredó de un tíosuyo una vieja casa y desdeentonces ha tenido en mentedemolerla y construir una promociónnueva
Nunca encuentra el momento de
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ponerse al tema pero le han tocado300.000 € en la loto y ya no puederetrasarlo más, la burbujainmobiliaria tocará techo pronto y esposible que los precios empiecen acaer. (¡¡Estamos en 2005!!).
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¿Cómo deben ser / no ser los objetivos de un proyecto?
Generalmente un proyecto, salvo que sea muy simple, no tiene un únicobj iobjetivo:
Existen diferentes niveles de objetivos, tanto más limitados cuánto más sedesciende de nivel
El mayor objetivo es el “propósito último del proyecto”
Los objetivos del proyecto deben incorporar las razones que justificandichos objetivos
La justificación de objetivos, debe hacerse en términos medibles (dinero,magnitudes físicas, etc.)
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Los objetivos deben incluir también información sobre su ámbito
¡Atención a las hidden agendas!.
Todo objetivo bien definido en un proyecto ha de ser
S Specific Concreto
M Measurable Medible
A Achievable Alcanzable
R Relevant Pertinente
T Trackable Trazable InsanityInsanity
Are we SMART today?
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Concept Dev’t Design Impl’n Accept Operation ConceptOptimism Comp’cy Panic Anger Hate Disapp’t Optimism
y
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Los cuatro pasos básicos para la correcta definición de un proyecto
Comprender completamente el problema (o la oportunidad)
Identificar la solución óptima al problema (esto puede incluir todo loque vimos en el Capítulo de selección de proyectos)
Desarrollar completamente la implementación de la solución y elaborarun plan preliminar de trabajos
Lanzar (formalmente) el proyecto (Kick-off meeting).
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Preparando el pliego de condiciones de un proyecto
Algunos de los apartados que, sin duda, debería contener:
Descripción del problema y/o la oportunidad
Impacto o efectos esperados sobre el problema (y/o la oportunidad)
Identificación de los stakeholders
Consecuencias de ignorar el problema (y/o la oportunidad)
Efectos (outcome) deseados
Beneficio (en sentido general) esperado en el caso de alcanzar los resultadosesperados
Compatibilidad estratégica
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Integración en la compañía
Incertidumbres y factores desconocidos
Hipótesis y asunciones clave
Restricciones / limitaciones
Consideraciones sobre el entorno
Información de soporte y antecedentes.
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Definir un proyecto significa …
Dotarlo de un nombre Establecer los i i ( j l
Determinar el/los objetivos
¿Qué es? Y ¿Qué no es?
Analizar los stakeholders presentes
Definir el criterio de éxito
Riesgos
requerimientos (por ejemplo de plazo)
Identificar las restriccionesen términos de recursos y costes
Determinar las necesidades de seguimiento (control) e información
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Seleccionar el núcleo duro del equipo de proyecto
información
Identificar las restricciones organizacionales y sus prioridades
Elaborar (y aprobar) el pliego de condiciones (PPT).
Algunos “comentarios” de la definición de un proyecto
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Aspectos clave de la definición de objetivos (I)
Debe entenderse/conocerse…
Cuál es su propósito, problema a resolver u oportunidad
Debería poderse escribir en una frase corta (<30 palabras)
Cuáles son los objetivos del proyecto, en el sentido de los detalles del proyecto,y en el alcance concreto del mismo
La lista de deliverables al final del proyecto
La lista de deliverables internos del proyecto
Use una tabla de tipo “Es/no es”.Deliverable: un elemento
medible tangible y
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medible, tangible y verificable que debe ser
llevado a cabo para completar el proyecto
Considere la posibilidad de establecer un periodo de graciaen el que el pensamiento naïf y las cuestiones “estúpidas” están
permitidas
Aspectos clave de la definición de objetivos (II)
Tablas “Es/no es”:
Deliverable: Diseño del curso de ProMa
ES NO ES
Lista de los capítulos más importantes
Calendario de sesiones
Lista del material a distribuir
Bibliografía complementaria
Impartir las clases
Buscar los ponentes
Comercializar el curso
Elaborar el presupuesto
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Requerimientos de infraestructura
…
…
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Un apunte sobre el análisis de los stakeholders
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Mitchell, 1997
Identificando stakeholders
PROYECTO
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EscuelasUniversidades
Ejemplo: stakeholders en la reforma de la Ley de Bosques
1Fuerzas seguridad
Autoridades
Comerciomaderero
Consumidoresagrícolas
Trabajadoresagrícolas
Propietariosagrícolas
Consumidoresp. ganaderos
Temporeros
Industriaconglomerados
Empresasturísticas
Cámaras decomercio
Escuelas
Habitantesbosque
Empresas deconstrucción
Empresasexplotaciónmaderera
Consumidoresagua
FabricantesFabricantes
corchos
Reforma Ley de Bosques
ONGs
Campamentos deVerano
Alojamientosrurales
Políticoslocales
Fauna y flora
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1Fuerzas seguridadimplicadas
Comerciantesresinas
Exportadorespapel
Fabricantes demuebles
SeguridadSocial
Institutos investigaciónagrícola
Turistas
Part. políticoscon sponsorsconstrucción
resinas
Exportadores decorcho
Habitanteszonas adyacentes
Mercado devalores
Fabricantes productos sustitutivos
Ciudadanosconcienciados
Medio Ambiente
Part. políticoscon valoresecologistas3
Definiendo el criterio de éxito
Pensad en algún “proyecto” en el que os hayáis visto involucrado, comoP j M li i b d l i i d lProject Manager, cliente, miembro del equipo, prestatario de personal o,simplemente, como observador. Completad la frase:
“ Mi idea de éxito en este proyecto se caracteriza por ….”
¡El éxito depende de quien lo evalúa!
Logical Framework Method.
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Un clásico en la identificación de requerimientos
El método QFD (Quality Function Deployment)
3. Establezca los hows. Defina las características y
propiedades del
4. Identifique las interacciones entre los hows: sinergias, trade-
offs, spot problems
2 Ordénelos según su
1. Recoja los requerimientos del
cliente. Entiéndalos. Eso son los wants
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http://www.isixsigma.com
proyecto/producto
5. Pida al cliente que categorice cada how en función de cada want
2. Ordénelos según su importancia
Ejemplo: diseñando un nuevo bolígrafo
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Identificando las restricciones que proporciona el entorno
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Preparando la propuesta de aprobación de un proyecto
Algunos de los apartados que, sin duda, debería contener:
Descripción (breve) de porqué es
necesario
Antecedentes
Acción recomendada
Beneficios
Riesgos-de-hacer
Riesgos-de-no-hacer
Costes
Colaboraciones necesarias
Liasion
Impacto en terceros
Sponsorship
Factores críticos para el éxito.
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Ahorros
Calendario
Métrica y criterios
Incertidumbres y factores desconocidos
Hipótesis y asunciones
Restricciones / limitaciones
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El checklist de una buena definición de proyecto
¿Están bien definidos los límites del proyecto?
¿Cuándo debe finalizar el proyecto?
¿Qué recursos le han sido asignados?
¿Los objetivos son SMART?
¿El proyecto es financieramente viable?
¿Han sido identificados los clientes?
¿Quiénes son los stakeholders del proyecto? ¿Cuál es su posición frente a él?¿Cuál debe ser la estrategia de comunicación?
¿Está el objetivo (positiva o negativamente) bien definido? El criterio de calidad
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j (p g )¿está también correctamente definido?
¿Existe un criterio de éxito adecuadamente definido?
¿Se conocen los principales riesgos?
¿Están correctamente identificados aquéllos aspectos que son críticos, aquéllosque son necesarios y aquéllos que serían deseables?.
Seis reglas de oro
Identificar las necesidades reales del usuario/destinatario
Los criterios financieros son los que mejor resultado dan a la hora deseleccionar proyectos (al final los proyectos siempre acaban suponiendo unainversión de dinero)
La mejor estrategia es combinar criterios de selección financieros con otrosque no lo sean
Los dos documentos indispensables en este estadio del proyecto son eldocumento de requerimientos (que define el problema o la necesidad) y eldocumento de definición del proyecto (que define la solución). Vale la penainvertir tiempo en prepararlos
O i ió d l i t b d i li
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Organizar una reunión de lanzamiento es una muy buena manera de visualizarque todo comienza
Hay que comprobar (una vez y otra más) el ambiente político de la organizacióny estar atento al impacto sobre el proyecto de la cultura y la política.
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EL CASO ÁLVARO
¿Tiene Álvaro un objetivo?
¿Es concreto?
¿PROYECTO?
¿objetivos?¿Es concreto?
¿Es alcanzable?
¿Es beneficioso para él?
¿Es medible?
¿Tiene trazabilidad?
¿Cuándo podrá decir que lo ha alcanzado?.
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EL CASO ÁLVARO
¿Tiene Álvaro un proyecto?
FINANCIACIÓN
FINANCIACIÓNVENTAS
FINANCIACIÓN
FINANCIACIÓN
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PRODUCCIÓN
PRODUCCIÓN
VENTAS
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Muchas veces se habla (equivocadamente) de “proyectos futbolísticos”.A li l Fl i Pé d l d 2011 2012
Ejercicio 4: Definiendo proyectos y objetivos
Analicemos el proyecto Florentino Pérez de la temporada 2011-2012
Formad grupos de tres personas y
Usad el checklist de la página anterior. Plantead unos objetivos a priori(¿ganar la liga?, ¿ganar la champions?, ¿ganarlo “todo”? ¿ganar alBarça?)
Una vez hayáis seleccionado un conjunto de objetivos juzgue si, con lainformación de la que dispone, el proyecto ha sido bien definido o no
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¿Cuáles son vuestras conclusiones?.
En grupos, seleccionad un proyecto:
Ejercicio 5(I). Definiendo objetivos
Presupuestos Generales del Estado. Año 20013
F.C. Barcelona, temporada 2013-2014: una nueva imagen corporativa
Mi carrera profesional en …..?
Conexión entre Europa y África
Proyecto: ganemos las elecciones
Promoción de una zona turística: una ruta en bicicleta
El “objetivo” consiste en definir, de manera razonada, los objetivos, a
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vuestro juicio correctos, que forman parte esencial del proyecto escogido
Necesitamos tener un nombre para cada proyecto, así como una brevefrase que lo describa sin ambigüedad.
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Con los mismos proyectos que hemos definido, nos tocará defenderlosdi i
Ejercicio 5(II). Presentando el proyecto
ante una audiencia:
¿Están bien definidos los límites del proyecto?
¿Cuándo debe finalizar el proyecto? ¿Qué recursos le han sido asignados?
¿Los objetivos son SMART?
¿El proyecto es financieramente viable?
¿Han sido identificados los clientes?
¿Quiénes son los stakeholders del proyecto? ¿Cuál es su posición frente a él?¿Cuál debe ser la estrategia de comunicación?
¿Está el objetivo (positiva o negativamente) bien definido? ¿Existe un criterio
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¿Está el objetivo (positiva o negativamente) bien definido? ¿Existe un criteriode éxito adecuadamente definido?
¿Se conocen los principales riesgos?
¿Están correctamente identificados aquéllos aspectos que son críticos, aquéllosque son necesarios y aquéllos que serían deseables?
El “objetivo” ahora consiste en obtener una subvención. Cada grupo va arepartir 1.000.000€ entre el resto… si le convencen.
Los ciegos y el elefante (historia india) (I)
El CASO INDIO
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Los ciegos y el elefante (historia india) (II)
It was six men of Indostan To learning much inclined
The Third approached the animal, And happening to take
The Sixth no sooner had begun About the beast to grope
El CASO INDIO
To learning much inclined,Who went to see the Elephant
(Though all of them were blind),That each by observation
Might satisfy his mind
The First approached the Elephant, And happening to fall
Against his broad and sturdy side, At once began to bawl:
“God bless me! but the Elephant I lik ll!”
And happening to takeThe squirming trunk within his hands,
Thus boldly up and spake:“I see,” quoth he, “the Elephant
Is very like a snake!”
The Fourth reached out an eager hand, And felt about the knee.
“What most this wondrous beast is like Is mighty plain,” quoth he;
“ ‘Tis clear enough the Elephant I lik t !”
About the beast to grope,Than, seizing on the swinging tail
That fell within his scope,“I see,” quoth he, “the Elephant
Is very like a rope!”
And so these men of Indostan Disputed loud and long,
Each in his own opinion Exceeding stiff and strong,
Though each was partly in the right, A d ll i th !
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Is very like a wall!”
The Second, feeling of the tusk, Cried, “Ho! what have we here
So very round and smooth and sharp? To me ’tis mighty clear
This wonder of an Elephant Is very like a spear!”
Is very like a tree!”
The Fifth, who chanced to touch the ear, Said: “E’en the blindest man
Can tell what this resembles most; Deny the fact who can
This marvel of an Elephant Is very like a fan!”
And all were in the wrong!
So oft in theologic wars, The disputants, I ween,
Rail on in utter ignorance Of what each other mean,
And prate about an Elephant Not one of them has seen!
John Godfrey Saxe (1816-1887)