22 acciones para implantar comunidades de práctica en el sector público

22 acciones Estrategias de implantación

de comunidades de práctica.

Jesus Martínez

2

Fases en la construcción de CoPs

Preparación.

Diseño y construcción.

Consolidación.

Mejora permanente

3

FASE DE PREPARACIÓN

FASE DE PREPARACIÓN

Decisiones previas relacionadas con la

organización.

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1. Buscar indicios que hagan pensar que hay una cultura de intercambio y de colaboración en la organización (utilizar instrumentos estandarizados si es necesario)

2. Identificar problemas reales de las personas que trabajan.Identificación de prácticas críticas (criterios de selección por interés o impacto).

3. Identificación de grupos dinámicos como primer colectivo (con cultura de compartir).

4. Determinación consensuada de los objetivos a cumplir y los resultados concretos esperados.

5. Asegurar el alineamiento de los objetivos de las CoP con los objetivos institucionales.

6. Apoyo institucional para exigir el cumplimiento de losobjetivos .

1. Protocolización fase de preparación

6

1. Buscar indicios que hagan pensar que hay una cultura de intercambio y de colaboración en la organización.

1. Protocolización fase preparación (Metodologia: lista de control)

7

Escala de Madurez Organizacional

PREGUNTAS PREVIAS PARA EL EQUIPO PROMOTOR: Si No

1-¿Estáis dispuesto a salir de vuestra zona de confort?

2-¿Sois pacientes y disponéis de tiempo?

3-¿Tenéis la flexibilidad suficiente para adaptaros a lo que la organización está dispuesta a ofrecer?

4-¿Disponéis de un plan y de estrategia?

5-¿Disponéis de un plan B?

COMENTARIOS

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Escala de Madurez OrganizacionalINFRAESTRUCTURA Si No

• Los participantes disponen de los recursos tecnológicos y materiales que faciliten su participación en la CoP (ordenadores y software actualizados, acceso a redes, medios de comunicación, etc ..)

• Los recursos disponibles son adecuados para la creación y gestión de conocimiento entre empleados

• Existe un equipo interno de personas en la organización donde vincular la gestión del conocimiento (y la gestión de la CoP).

• El horario laboral puede proveer un tiempo semanal para la participación en la CoP.

CULTURA ORGANIZATIVA

• Los empleados están dispuestos a compartir sus conocimientos con el resto de compañeros.

• Entorno organizativo propicio para los procesos de creación y gestión del conocimiento.

• El trabajo en la CoP se podría entender como una actividad laboral más.

CLIMA LABORAL: Si No

• Ausencia de conflictos laborales y / o institucionales tanto en el momento del inicio de la comunidad como posteriormente en su desarrollo

• Ausencia de quejas y de otros factores distorsionadores

CARACTERISTICAS DEL GRUPO PROFESIONAL:

• Estabilidad de la plantilla: se da correlación entre porcentaje elevado (más del 70%) de profesionales estable (no interinos o sustituciones) y éxito.

• Uso de las TIC e Internet: a mayor uso de la tecnología (herramientas de ofimática, etc.) e Internet en el lugar de trabajo, más nivel de éxito.

• Carga laboral percibida: a partir de un determinado límite correlaciona con fracaso.

• Autovaloración positiva del colectivo como poseedores de conocimientos y experiencias que pueden transmitir: además valoración positiva, más éxito


NECESIDAD DE INNOVACIÓN Y CONOCIMIENTO EN EL GRUPO PROFESIONAL Si No

• Participación en congresos, publicación de artículos, etc.

• Propuestas de mejoras organizativas elevadas a los jefes de la organización en el último año.

• Necesidad previa de compartir conocimiento en el colectivo: número de proyectos en los que ha participado durante el último año.

• Transferencia de Conocimiento entre los miembros del colectivo profesional


ORIENTACION DE LOS DIRECTIVOS A COPS Si No

• Escucharían y apoyarían demandas de les CoPs

• Se implicarían en el funcionamiento de la comunidad de práctica favoreciendo la consecución de sus objetivos.

• Permitirían la integración de las mejoras conseguidas por la CoP en la organización

.

NECESIDADES DE LA ORGANIZACION

• Desarrollar conocimiento en un determinado ámbito.

• Facilitar el intercambio de conocimiento tácito.

• Prevenir la pérdida de conocimiento organizacional y acelerar la generación de capacidades.

• Desarrollar modelos de aprendizaje organizacional.

• Optimizar procesos operativos.

• Integrar grupos geográficamente dispersos

• Acelerar los procesos de innovación y transferencia.en las organizaciones.


12

2. Identificar problemas reales de las personas que trabajan.

3. Identificación de prácticas críticas (criterios de selección por interés o impacto).

4. Identificación de grupos dinámicos como primer colectivo (con cultura de compartir).

5. Identificación de patrocinadores.

1. Protocolización fase preparación (1) ( Metodologia: entrevista convergente)

13

La técnica de la entrevista convergente (Adaptada de Vasquez 2005)

• Esta es una técnica para recoger datos cualitativos. Se utiliza un procedimiento sistemático para afinar cada vez más la información así recolectada.

• Este procedimiento funciona por ciclos (o iteraciones). Se empieza con una pequeña serie de entrevistas hechas por uno o dos entrevistadores. Luego se analizan las entrevistas hechas y se prepara la próxima ronda de entrevistas.

14

Propuesta de modelo para adaptacionPropuesta de modelo para adaptacion

16

Mapa de conocimiento

Componente visual

Nodos

Configuración

Enlace

Componente del proceso

Fácil de navegar

Parecido a memoria

Gramática simple

Componente verbal

Pocas palabras

Hecho rápidamente

Leer rápidamente

17

Mapas de conocimiento

18

Entrevista para la identificación de conocimiento crítico

¿Qué es lo que hace difícil esta actividad/ /práctica?

Errores comunes ¿En que difieren los expertos de los novatos?

Nombre de la actividad: …………………………Persona entrevistada:……………………………

Taller 1

Relación de problemas encontrados

Identificación deproblemas reales de conocimiento en la organización

Prácticas críticas

Identificación de prácticas críticas(selección por por interés o impacto)

Taller 1

Identificacion de grupos dinámicos

Identificación de grupos dinámicos y patrocinadores

Taller 1

Identificacion de patrocinadores

Identificación de posibles patrocinadores

Taller 1

23

6- Análisis de riesgo/oportunidad (DAFO)

7- Determinación consensuada de los objetivos a cumplir y los resultados concretos esperados.

8- Asegurar el alineamiento de los objetivos de las CoP con los objetivos institucionales.

9- Apoyo institucional para exigir el cumplimiento de los objetivos.

1. Protocolización fase preparación (2)

24

6- Análisis de riesgo/oportunidad (DAFO)

1. Protocolización fase preparación

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Propuesta PlantillaAnálisis del riesgo y oportunidad

Características del entorno organizativopropuesto:

DEBILIDADES(Aquello que falta para conseguir una buena implantación)

OPORTUNIDADES(Qué podemos encontrar en el entorno que nos ayude conseguir una buena implantación )

AMENAZAS (Aquello que puede dificultar y actuar como barrera para conseguir una buena implantación)

FORTALEZAS(Aquello que ya tenemos y nos ayuda a conseguir una buena implantación)

Alineamiento Objetivos Cops/Objetivos Estratégicos

Objetivos a cumplir y su relación con los objetivos estratégicos

Taller 2

Objetivo CoP (¿qué se aporta?) Objetivo Estratégico

Entrevista Institucional (1)

Entrevista (s) Institucional (aspectos a tratar)

Taller 2

Mejoras para la organización

Orientación de la CoP

Política de incentivos

Propuestas de métricas

Propuesta de cordinador y de e-moderador

Costos

Mejoras para el colectivo

Otros

FASE DE DISEÑO

29

10. Reunión de lanzamiento de la CoP con el grupo profesional amplio.11. Plantear un modelo simple de tareas clave, roles y responsabilidades (modulable y escalable).

12. Introducir tecnología bajo demanda y en función de necesidades reales.

13. Delimitar les responsabilidades de cada participante de la CoP.

14. Vincular estructuras que puedan inyectar información y conocimiento a la CoP.

15. Política de incentivos.

16. Planificar política de difusión interna y externa.

2. Diseño/Construccion del modelo de CoP

30

10. Reunion de lanzamiento de la CoP (con el grupo profesional amplio).

2. Diseño/Construcción del modelo de CoP

Reunion de lanzamiento (1)

Reunión de lanzamiento(Aspectos a tener en cuenta)

Taller 3

Convocatoria abierta a

Propuesta de diferentes modelos de CoPs

Propuesta/elección de e-moderador y procedimiento para añadir miembros.

Organización del circuito de comunicación con el grupo profesional amplio

Presentación de la iniciativa y de sus promotores

¿Presencia lideres formales y informales?

¿Presencia de un ponente inicial atractor?

Reunion de lanzamiento (2)

Reunión de lanzamiento(Aspectos a tener en cuenta)

Taller 3

Propuestas de temas a trabajar (formato taller)

Valorar si es necesario hacer formación previa

Compromisos que adquieren los miembros

Explicación de la tecnología disponible

33

11. Plantear un modelo simple de tareas clave, roles y responsabilidades (modulable y escalable).


E-MODERADOR

Responsabilidades

Taller 2

Roles

COORDINADOR

Responsabilidades

Taller 2

Roles

ROLES

E-moderador

Internos

Externos

Participantes activos

Lectores

Participantes ocasional

Coordinador

Experto

Responsabilidades Roles

Taller 3

Otros

Otros

37

12. Introducir tecnologia bajo demanda y en función de necesidades reales.


Inventario de tecnología disponible

TIPO

Taller 3

FUNCIONALIDADES

Corporativa

Externa

39

13. Vincular estructuras que puedan inyectar información y conocimiento a la CoP.


Inventario de recursos de informacion y conocimiento disponibles

TIPO

Taller 3

FUNCIONALIDADES

Internos

Externos

41

14. Política de incentivos.


Incentivos disponibles

TIPO

Taller 3

VALORACIÓN

E-moderador

Personas expertas invitadas(no remuneradas)

Participantes directos

Participantes periféricos(ocasionales y lectores)

FASE DE CONSOLIDACION

44

15.Eficiencia en el trabajo presencial.

16.Eficiencia en el trabajo on line

17. Métricas. Indicadores de retorno sistematico.

18. Formación y soporte tecnologico a demanda.

3. Consolidación

45

EFICIENCIA EN EL TRABAJO PRESENCIAL

Taller 4

DESCRIPCIÓN

ESTRATEGIAS TÉCNICAS

46

EFICIENCIA EN EL TRABAJO ON LINE

Taller 4

DESCRIPCIÓN


47

EFICIENCIA EN EL TRABAJO PRESENCIAL/ON LINE

Taller 4

DESCRIPCIÓN


48

16. Estrategias para poner el conocimiento creado en circulación y difundirlo a la organización.

3. Consolidación

49

ESTRATEGIAS PARA PONER EL CONOCIMIENTO EN CIRCULACIÓN

Taller 4

DESCRIPCIÓN

PRESENCIALES TIPO

50

ESTRATEGIAS PARA PONER EL CONOCIMIENTO EN CIRCULACIÓN

Taller 4

DESCRIPCIÓN

ON LINE TIPO

51

17.Indicadores de retorno: Métricas

18. Formación y soporte tecnológico a demanda.

3. Consolidación

Taller de Comunidades de Prácticas

¿Cómo medimos los resultados?

Indicador

Métricas de proceso

Breve justificación



Indicador

Métricas de producción




Indicador

Métricas de impacto


FASE DE MEJORA

PERMANENTE

56

19. Consideración de nuevos retos para las CoPs.

20. Mantener y alimentar la percepción de éxito de la CoP

21. Política regular de difusión dentro y fuera de la organitzación.

22. Protocolización del proceso y diseminación (Manual)

4. Mejora permanente

57

Taller 3

Valoración

Problemas

Necesidades

Nuevas necesidades y problemas de la organización

Breve descripción

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HERRAMIENTAS

Gastos DirectosRemuneraciones

• E-moderador• Coordinador de grupo (si hay más de un grupo)• Experto externoJornada de Buenas prácticas

Gastos Indirectos• Personal administrativo• Aulas y espacios• Mantenimiento portal y difusión.

Modelo económico CoPs Compartim

60

DESPESES CoP

Comunidad:

Año:

Comunidad de práctica de X (a rellenar)

Grupos de trabajo, precisiones:

Si la CoP se divide en diferentes grupos, indique cuál de las siguientes opciones se utilizará:

- grupos de trabajo internos y simultáneos: la comunidad se reúne entera, y durante la sesión se divide en grupos, pero todos los asistentes se reúnen según un mismo calendario.

- grupos de trabajo independientes: cada uno está formado por miembros diferentes y se reúne según un calendario propio. En este caso, ante todo, debe obtener el visto bueno de su dirección y de J. Martínez del CEJFE y deberá rellenar una plantilla de planificación para cada uno de los grupos indicando en el título "Comunidad de práctica de X (grupo de trabajo sobre / de X)

Metodología y calendario de aplicación de los productos elaborados el año anterior

Productos de conocimieto para este año

Breve resumen de aquello que se aportará o se innovará para la organización

Plantilla de Planificación del trabajo de la CoP

Calendario de Trabajo (ejemplo real) Gener Febrer Març/Abril Maig Juny Setembre Octubre Novembre Desembre

Observació:Cada CoP ha de pactar la periodicitat de les reunions amb la seva Direc. Gral.

-Curs:del 26/01/11 al 22/02/11

-Reunió treball presencial:datahorari inicial – horari finallloc -Cloenda del curs en línia i IX seminari Compartim:22/02/11,de 16 a 20 h

-Reunió treball presencial:datahorari inicial – horari finallloc

-Reunió treball presencial:datahorari inicial – horari finallloc

-Reunió treball presencial:datahorari inicial – horari finallloc -Lliurament de la primera part del producte per a les CoPs que fan la jornada al 2n. semestre:límit 30/06/11 -X seminari Compartim:29/06/11

-Reunió treball presencial:datahorari inicial – horari finallloc -XI seminari Compartim:29/09/11 -Lliurament de la versió definitiva i validada del producte:20 dies hàbils abans de la jornada

-Reunió treball presencial:datahorari inicial – horari finallloc -Lliurament de la versió definitiva i validada del producte:20 dies hàbils abans de la jornada -Jornada de la CoP -VI jornada del programa Compartim:30/11/11

-Reunió treball presencial:datahorari inicial – horari finallloc -Lliurament de la versió definitiva i validada del producte:20 dies hàbils abans de la jornada -Jornada de la CoP

-Reunió treball presencial:datahorari inicial – horari finallloc -Jornada de la CoP

Fichas de Control

Instrucciones: estas reuniones presenciales se combinarán con una actividad virtual regular e intensiva en el espacio de la CoP y el de e-moderadores del e-Catalunya. El éxito del trabajo colaborativo depende de la implicación tanto presencialmente como en línea. Las horas presenciales constarán en un certificado de formación para los asistentes (siempre que cumplan con el porcentaje de asistencia mínimo establecido) y un certificado de coordinación de actividad para el e-moderador y / o los coordinadores de grupo.

Miembros de la CoP que asistiran a las reuniones presenciales

1-Nombre, apellido y e-mail

2- etc.

Experto(s)

Si cree que necesitará la ayuda metodológica o teórica de un experto en la fase final de elaboración del producto de la CoP, debe enviarle la correspondiente solicitud motivada con una previsión global de horas a Jesús Martínez. Si obtenemos la autorización, le pediremos una planificación más precisa. No se puede empezar a trabajar con el experto antes de obtener esta autorización y de haber entregado la plantilla de planificación del experto.

Modelo de Acta

Control de asistencia presencial

66

FICHAS DE SUPERVISIÓN DE

COPS

67

Nombre de professionals col·lectiu

Altes en e-Catalunya

Nombre Connexió e-moderadors

Total del Col·lectiu

Nombre d'aportacions de e-moderadors

Participants e-Catalunya

% de participació

SSPRJJ

Psicòlegs

Juristes Criminòlegs

Educadors Socials SSPRJJ

Monitors artístics

JJ

Centres Justícia Juvenil

Medi Obert

Mediació Penal Juvenil

Assessorament Justícia Juvenil

ALTRES

Arxivers

Biblioteques Judicials (Eulàlia Sala)

Biblioteques Judicials (Ivet)

Treballadors Socials (Merche Cabezuda)

Treballadors Socials (Patricia Palau)

Treballadors Socials

Mediació Familiar

Assessorament Penal Adults

Resums Estadistics

68

VALORACIONS PART PRESENCIAL

Reunions Fetes Participacions % Participació Hores Totals

SSPRJJ

Psicòlegs



Monitors artístics

JJ

Centres Justicia Juvenil

Medi Obert

Mediadors Justicia Juvenil

Assessorament Penal Menors

ALTRES

Arxivers



Treballadors Socials (treball familar i amb l'entorn)

Treballadors Socials (mesures penals alternatives)

Treballadors Socilas (Estrangeria)

Mediació Familar


Mitjana

69

On line presencial productes En aplicació productes 07 Aplic. 09

Psicòlegs



Monitors artístics

Centres Justícia Juvenil

Medi Obert

Mediació Penal Juvenil

Assessorament Justícia Juvenil

Arxivers



Treballadors Socials (Merche Cabezuda)

Treballadors Socials (Patricia Palau)

Treballadors Socials

(estrangeria)

Mediació Familiar


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