2.1.documentacion
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DOCUMENTACIÓN
SGC
Preparado por:
DALYS ROVIRA, MSc.
La documentación
• La documentación es el
soporte del sistema de
gestión de la calidad
(SGC), pues en ella se
plasman no sólo las
formas de operar de la
organización, sino toda la
información que permite
el desarrollo de los
procesos y la toma de
decisiones
Instr
uccio
ne
s
Política
s
Pro
ce
dim
ien
tos
La documentación
• La etapa de elaboración de
la documentación es la
más importante.
• La ISO 10013 funciona
como guía para efectuar la
documentación .
• La política y objetivos de
calidad constituyen el
centro focal de toda la
DOCUMENTACIÓN.
Instr
uccio
ne
s
Política
s
Pro
ce
dim
ien
tos
Documentación del SGC
Un sistema documental busca lograr la comunicación considerando las desventajas de la comunicación oral,
la cual es transitoria, mientras que la escrita hace que la información sea precisa.
Objetivo
Controlar yestandarizarEscribir lo quese hace
Difundir lainformaciónInformaciónclara, versátil yCompleta.
Determinadapor la organización.Debe ser difundiday entendida
Características Estructura Extensión yDifusión
Dividida enjerarquías
Jerarquía del Sistema de Calidad
Documentos de Calidad
Procedimientos deCalidad
Manual deCalidad
Políticas y Objetivos de Calidad
Nivel A
Nivel B
Nivel C
POLÍTICA de Calidad
Es el primer pasopara documentar el SC de una organización
Debe ser respaldada por los Miembros de mayor jerarquía
de la organización
DEFINICIÓN
La política de calidad esuna declaración generaday respaldada por la másalta jerarquíaorganizacional en la cualse estipula el compromisode la organización haciaun esquema particular deCALIDAD
POLÍTICA de Calidad
SGC : Fundamentosy vocabulario del ISO 9000 define:
POLITICA DE CALIDAD: “Intenciones globales y orientación de una organización
relativas a laCalidad, tal como se expresan
formalmente por la alta dirección”
Aspectos que se deben considerar alredactar la política de calidad:Adecuada al propósito de laorganizaciónIncluir el compromiso de cumplir conlos requisitos y mejorar continua-mente la eficacia del SGCProporciona un marco de referenciapara establecer y revisar losobjetivos de calidadDebe ser comunicada y entendida portodos los miembros de la organizaciónDebe ser revisada periódicamentepara su continua adecuaciónDebe generase evidencia objetiva desu revisión
POLÍTICA de Calidad
Ejemplo de Política de calidad:NUESTRO COMPROMISO: Con el país es ayudar al desarrollo empresarial con fines de productividad, ética, compromiso social al desarrollo profesional de las personas, ofreciendo servicios de alta calidad, de costo pertinente, procurando en todo momento superar sus expectativas.
NUESTRO PROPÓSITO: Es el mejoramiento continuo de los procesos y la satisfacción de las necesidades de nuestra comunidad vinculada, buscando la excelencia de nuestras actividades en todo momento.
NUESTRO RETO: Es consolidar la imagen de la universidad más allá de nuestras fronteras y convertirnos en una referencia de clase mundial.
OBJETIVOS de Calidad
La determinación de los objetivos de calidad es responsabilidad de la Alta Gerencia. Se busca que la organización defina sus objetivos de calidad con base en su política de calidad y en sus planes estratégicos, para así poder encaminar sus esfuerzos hacia la mejora integral de su desempeño. Los objetivos deben ser mensurables, a fin de que la Dirección pueda revisarlos con mayor eficacia y eficiencia
Ejemplo: OBJETIVOS de Calidad
1. Calidad de Servicio:a. Mejorar el tiempo de entrega de los análisisb. Ofrecer oportuna retroalimentación a los clientes
2. Mejora continua de los procesos:a. Incrementar la captación de clientes con una
adecuada gestión de mercadeo.b. Optimizar las acciones de mejora
3. Consolidación internacional:a. Mejorar la interacción con otros laboratorios de otros
países.
Manual de Calidad
Comunicar los propósitos y compromiso
Describir el SGC
Suministrar control y basesdocumentales
Documento que describelas intenciones quetiene la organizaciónrespecto a la calidad desus procesos, productoso servicios procurandola satisfacción del
cliente.
Adiestrar al personal y presentar el SGC
Manual de Procedimientos
Varía segúncomplejidad
Documentocontrolado
Bosqueja el flujo
de actividades
Detallaresponsabilidades
del personal
Documento que reúneinformación pararesponder: ¿quiénhace qué?, cuándoy dónde se debehacer la actividad
Instructivos de Trabajo
Documento en el que se relaciona de forma secuencial, paso a
paso, todas las operaciones que se realizan en un puesto de trabajo dentro de determinada organización.
Su estructuración comprende:IdentificaciónEtapa del procesoIdentificación del áreaCódigo y fecha de emisiónContenido
ESTRATEGIA PARA INICIAR EL DESPLIEGUE DE LA DOCUMENTACIÓN
El hecho de que una empresa cumpla con la Normas ISO 17025, por ejemplo no es necesariamente señal que rodos los productos o servicios que maneja cumpla con los requerimientos de los clientes.
Lo único que quiere decir es que ha implementado un sistema de calidad, lo ha documentado, le da mantenimiento y tiene, gracias a él, la capacidad de alcanzar los requerimientos de los clientes.
ESTRATEGIA PARA INICIAR EL DESPLIEGUE DE LA DOCUMENTACIÓN
Organización estratégica:
La documentación del SC exige que la alta gerencia se involucre por completo. Debe ser consciente de la necesidad de implementar el modelo en la organización, debe dedicar tiempo, debe comprometerse con el nuevo sistema.
El éxito consiste en alcanzar los objetivos específicos en un tiempo determinado utilizando una serie de recursos limitados. Debe haber planificación, dirección y control.
ESTRUCTURA PARA EL PROYECTO DE DOCUMENTACIÓN
EntornoNIVEL
ESTRATÉGICO
NIVEL
TÁCTICO
NIVEL
OPERATIVORECURSOS
DESEMPEÑO
ESTRUCTURA PARA EL PROYECTO DE DOCUMENTACIÓN
NIVEL
ESTRATÉGICO
NIVEL
TÁCTICO
En este nivel recae la responsabilidad de gestionar el proyecto de documentación.
Es el dueño del proceso de documentación.
Está conformado por la alta gerencia. Este nivel tiene contacto con el entorno, establece las directrices y desarrolla los objetivos para la documentación(costo, recursos, desempeño)Diseña los objetivos de la calidad, determinación de la política y vela por la instrumentación de la política . Es obligación del nivel estratégico elegir al encargado del nivel táctico.
Para RECORDAR:
ISO es la Organización Internacional de Normalización; es una federación mundial de organismos de estándares nacionales ( organismos miembros de ISO). El trabajo de preparación de los Estándares Internacionales normalmente se lleva a cabo a través de los comités técnicos de ISO. Cada organismo miembro interesado en un materia para la cual se haya establecido un comité técnico tiene el derecho de estar representado en dicho comité. ISO colabora estrechamente con la Comisión Electrotécnica Internacional (CEI o IEC en inglés) en todas las materias de estandarización electrotécnica.Los Estándares Internacionales son editados de acuerdo con las reglas establecidas en las Directivas ISO/IEC.