21 seguimiento identificacion registro informacion

7/26/2019 21 Seguimiento Identificacion Registro Informacion

1/21

Seguimiento de procesos en red eIdentificacin y registro de informacin

Bienvenidos a la actividad de aprendizaje virtual Seguimiento a los

procesos logsticos en la red Como parte de este seguimiento, serealizar la identificacin y el registro de la informacin.

Los temas que se tratar sern:

9. Bibliografa

1. Introduccin2. Identificacin de procesos y de actores en la cadena de suministro3. Cadena de Suministro4. Flujo de los subprocesos de materiales en la cadena de

abastecimiento para la produccin de Blusas de Colombia SAS5. Registros asociados a la trazabilidad de los procesos logsticos6. Trazabilidad7. Trazabilidad y sus caractersticas8. Conclusiones


2/21

1. Introduccin

Las operaciones y transacciones realizadas por los actores que integranla red logstica, requieren un seguimiento que documenta los procesosque intervienen en cada una de las actividades, adems, muestra losrespectivos flujos y los registros logsticos. En la verificacin de lainformacin entre los actores de la cadena se valoran las operacionesefectuadas, se revisa el mantenimiento actualizado del sistema deinformacin mediante la aplicacin de estndares y normas nacionalese internacionales.

Esta actividad, presenta un ejemplo relacionado con la identificacin delos actores en la cadena de suministro, sus procesos logsticos yregistros que permiten visualizar la organizacin de la trazabilidad.Tambin se presentan los componentes del sistema de informacin,tales como cdigos internacionales y tecnologas de la informacin ycomunicacin aplicada en la lectura y anlisis de datos y su impactodel registro de informacin de los procesos logsticos en el desarrollode los sistemas de e trazabilidad.

2.

Identificacin de procesos y de actores en la cadena desuministro

En el desarrollo de las actividades de la cadena de suministro, losregistros de datos resultantes de las operaciones logsticas, talescomo: recibo, despacho, almacenamiento, cargue y descargue demercancas e inventarios, son el soporte del sistema de trazabilidad yla base para la organizacin del sistema definido. De esta manera,actores de la cadena comparten sistemas de informacin unificados.

La informacin resultante de las diferentes operaciones logsticas delos actores que intervienen en la cadena de abastecimiento, debegarantizar las condiciones de calidad, y as realizar un sistema detrazabilidad confiable. Es preciso definir los actores que intervienen enla cadena de abastecimiento para un producto; delimitar el alcance delos procesos para facilitar las mediciones de la eficiencia a travs de la


3/21

lectura y anlisis de la informacin, apoyados en las tecnologas de la

informacin y comunicacin, como EDI, radiofrecuencia, correoelectrnico entre otras formas de trasmisin.

3. Cadena de Suministro

Los flujos de informacin muestran el recorrido de las operacionesdesarrolladas en la red por los actores que intervienen en la gestin delos procesos de aprovisionamiento, produccin y distribucin, as comoel registro de datos resultantes del movimiento fsico de lasmercancas.

La actividad comercial de las empresas, unidades de negocio o cadenade abastecimiento, realizan diferentes actividades logsticas orientadasa las exigencias de los mercados y enmarcadas en la poltica de laorganizacin. Para una acertada toma de decisiones, cada una de

estas cuenta con informacin propia relacionada con la entrega delproducto al cliente, consumidor, usuario, o clientes finales segn susrequerimientos.

Importante recordar:

La cadena de suministro involucra la administracin deoperaciones logsticas de los actores y la eficiencia en surespuesta.

La accin y operacin de los actores o empresas participantes enla cadena de abastecimiento, generan flujos de informacinresultantes del movimiento fsico y financiero, lo que seconstituye en el referente para el registro de las operacionessistematizadas necesarias para satisfacer a un cliente.


4/21

4.

Flujo de los subprocesos de materiales en la cadena deabastecimiento para la produccin de Blusas deColombia SAS

Para una mejor comprensin del flujo de informacin a travs de losdiferentes actores que integran la red logstica, se utilizar a manerade ejemplo, el caso de Blusas de Colombia SAS, que pertenece alsector de la confeccin.

En la produccin de blusas, se genera una serie de actividadeslogsticas realizadas por actores diversos que deben ser identificadas yregistradas. Para ello, es necesario reconocer el funcionamiento de lacadena de abastecimiento y los procesos internos que son producidospor estos actores.

Los flujos de materiales asociados a los flujos de informacin, permitenestablecer una interaccin permanente para lograr responder a lasexpectativas de los clientes. En la Figura1, se identifican los siguientesactores:

Proveedores

Proporcionan las materias primas para ser procesadas.

En el caso de las blusas, se suministrarn materia prima e insumoscomo:Seda: empresa ITALIANSETA.Hilos: Hilanderas de Colombia S.A. Botones.Empaques: Cartones y Empaques S.A.

Blusas de Colombia SAS


5/21

Produccin:

Se identifican procesos de produccin tales como los siguientes:

- Corte- Confeccin- Empaque- Distribucin

Consumidores:

Son los que entregan la informacin de los requerimientos que han deser atendidos en la red logstica.

En el caso de las Blusas, que pertenecen al sector de las confeccionesse relacionar con la necesidad de vestuario.

En la figura 1. se presenta el flujo de los subprocesos de la cadenadesde el aprovisionamiento con la materia prima, la produccin hastala distribucin al consumidor que realiza la empresa.


6/21

Figura 1 Identificacin de procesos

La entrega de la materia prima y los insumos que se utilizan en lafabricacin y el empaque generan una documentacin que puede serfsica o sistematizada

Una vez el cliente realiza la solicitud del pedido, el departamentocomercial enva la aceptacin del mismo a la fbrica que a su vez,entrega a la seccin de despachos, encargada de organizar el ordende los pedidos por cliente. Adems, solicita el transporte requerido unavez se haya realizado el alistamiento de la documentacin.

Los clientes pueden ser nacionales o internacionales. A nivel nacional,son cadenas comerciales para ventas al detal en las principalesciudades del pas: Bogot, Medelln, Cali y Barranquilla.

Los clientes del exterior estn ubicados en Sur Amrica: Buenos Aires,Ro de Janeiro, Santiago de Chile y Lima.

En la figura 2a y 2b se aprecia en detalle el registro de estosmovimientos: recibo del pedido del cliente, generacin de la


7/21

documentacin y registros. De esta manera se facilita el anlisis de

trazabilidad.

Figura 2 a. Movimiento de stock de la empresaBlusas de Colombia SAS

Figura 2 b. Descargue de inventario

Figura 2. Lectura de registros de informacin aplicandoestndares

En la figura 2a, se presenta la logstica en la cadena deabastecimiento de la empresa Blusas de Colombia SAS. En el flujo dela izquierda, se observa que de la fbrica, las blusas son enviadasdebidamente codificadas e inspeccionadas. Luego, entran al centro dedistribucin, en donde se organizan los pedidos nacionales. Se utiliza el


8/21

sistema de RFDI para realiza la inspeccin de entrada y salida y del

stock en movimiento. Finalmente, llegan al punto de venta, en dondetambin se procede a registrar de acuerdo a las diferentes referencias,cdigo del producto, color, talla etc

En la figura 2b se presenta el flujo de descargue de inventario.

En la base de datos (Excel asociado), se muestra la organizacin de losdatos surgidos de stas acciones, que se sistematizan en herramientasinformticas.

Atencin!

La informacin resultante, tanto del ejemplo de la empresa deblusas de Colombia SAS como de las experiencias que cada aprendizha obtenido a partir de su propia empresa, permite identificar que

la cadena de abastecimiento involucra una secuencia deoperaciones: desde la adquisicin del bien, hasta la entrega alusuario final.


9/21

Cadena de suministro interna

Resumiendo

El alcance de este sistema de informacin se establece desde elinicio de las operaciones en la red de suministros, se parte de laatencin de clientes, investigando por sus requerimientos; laadquisicin de materiales, el proceso de produccin, la logsticainterna, hasta encontrar la red de distribucin externa para serentregada al cliente o usuario final.

Su efectividad se apoya en sistemas de informacin para garantizaruna administracin integral de la cadena de abastecimiento y lasuficiente capacidad de respuesta.

El manejo de la informacin de los procesos logsticos, responde altipo de entidades: sea la logstica pura, comercial, de producto, deconsumo y la manera como se administra y se registra estainformacin.


10/21

Figura 3. Cadena de suministro interna

La figura 3 presenta la secuencia de la cadena de suministro interna,donde se observan algunas actividades propias de la empresa, queintervienen en los subprocesos.

La cadena de suministro interna coordina los sistemas de informacinresultante de los subsistemas, tales como: de aprovisionamiento, deproduccin y de distribucin de los respectivos procesos yprocedimientos que ocurren al interior de cada uno de estos. Tal es elcaso de inventarios en doble va los que estn conectados con lossistemas de informacin de los actores de la cadena externa.

El sistema de trazabilidad en torno al desarrollo de los procesoslogsticos se concentra en el servicio y el valor agregado que se ofreceal cliente al menor costo posible, con la calidad esperada y en el lugarsolicitado.

Planeacin de la

demanda

Compras de

insumos

Suministro

Manufacturacin

Logistica

Produccin Logstica

Servicio al cliente

Distribucin


11/21

Despus de analizar el texto, el aprendiz estar en capacidad de

responder las siguientes preguntas y aplicar y responder a la empresao proceso de su eleccin. Lo que se refiere al caso de Blusas deColombia, la informacin deber tomarse del caso propuesto

5. Registros asociados a la trazabilidad de los procesoslogsticos.

Los procesos logsticos asociados a la cadena de abastecimiento paraser documentados, deben estar identificados, registrados, revisados y

actualizados segn el mbito de aplicacin del sistema de informacinutilizado. Al hacer parte de la cadena de abastecimiento, se comparteinformacin de los registros de los proveedores y clientes que sirvende base para la organizacin y administrador de un sistema detrazabilidadLos registros de cada una de las operaciones por actor de la cadena yen seguimiento o rastreo de un producto, se realizan a partir de laaplicacin de estndares nacionales e internacionales a travs decdigos de barras, se almacenan en archivos magnticos, se llevan

libros de registros de proveedores y clientes, es decir se consolidan enlo que puede llamarse un sistema documental: registros,procedimientos, formatos, hojas de control por citar algunosdocumentos.

EJERCICIO

Una vez identificados los diferentes elementos que integran losprocesos logsticos, el aprendiz se apropiar de la informacinsuministrada y realizar comparaciones con el fin de determinar latrazabilidad de la cadena en los procesos de aprovisionamiento,produccin y distribucin. El objetivo final ser el de replicar en unaempresa o negocio de su eleccin los mtodos estudiados.


12/21

Figura 4 Registro y seguimiento del producto

6.

Trazabilidad

La trazabilidad es la secuencia (tambin se le llama el histrico)generada por los procedimientos preestablecidos y necesarios desde elorigen y el trayecto que sigue un producto o lote de productos, a lo

largo de la cadena de suministro, utiliza elementos de informacin,ubicacin y comunicacin para detectar su localizacin seguimiento yrastreo. La figura 5 ampla la comprensin de esta afirmacin.

Movimiento de mercancas y flujo de informacin

Cdigo debarras

Almacenamiento en archivos

magnticos

registros

procedimientos

Formatos

Hojas de control

Libro deregistro de

proveedores yclientes

Recuerda que

La calidad de la informacin asociada a cada uno de los procesoslogsticos garantizan la efectividad del intercambio de informacinentre los actores de la cadena de abastecimiento; al desarrollarse elsistema de trazabilidad es importante manejar estndares nacionalese internacionales, apoyados en sistemas de informacin robustos yamigables para contar son un sistema documental acorde con la

norma ISO 28000.


13/21

Figura 5. Movimiento de mercancas y flujo de la informacinEn el caso de despachos de mercanca hacia el exterior, el monitoreode la carga se realiza desde la fecha de embarque, fechas y lugares detransbordo y la fecha de llegada al destino final.

6.Uso de Tecnologas de la informacin y comunicacin

La trazabilidad de cualquier producto, requiere de la recoleccin de lainformacin en las diferentes etapas del proceso mediante el uso delas tecnologas de la informacin TICs.

Organizacin

en paletsRegistro del

peso

Se identifica

empaque conel destino

Registro del

pedidoEmpaque

Ruta de

picking

Registro en el

sistema

Recibo del

producto

El sistema de trazabilidad de la cadena de abastecimiento se debevisualizar de manera holstica, incluye todos los actores que ejercenun rol en la cadena de suministro. Desde el proveedor del proveedorhasta el consumidor del consumidor. Se detalla cada uno de losprocesos y procedimientos que desarrollan los diferentes actores queparticipan en estos procesos, definidos por los diferentes acuerdoscomerciales que establecen momentos especficos para la capturade datos, que son representativos para garantizar la calidad de la

cadena de abastecimiento.


14/21

La recoleccin de la informacin se realiza al registrar los nmeros deidentificacin de los productos en el sistema, a travs de cdigo debarras. Las locaciones se registran con el nmero mundial - GLN; lomismo que el cdigo seriado de contenedor de embarqueSSCC-XMLentre otros. El sistema estandarizado internacional de normas de GS1,es el ms utilizado en la cadena de suministro, cada uno de los pasesadscritos, estn autorizados para la asesora y mantenimiento desoftware de los sistemas de informacin.

Las empresas u organizaciones, competitivas en el mercado, debenenfocarse y adquirir el software y hardware apropiado, segn losrequerimientos y movimientos para la entrada y salida de datos y astener la posibilidad de rastrear los movimientos de la mercanca y elseguimiento de sus proveedores y clientes. Segn los tipos deempresas que hagan parte de la cadena, los requerimientos puedenllegar a ser funcionales o no funcionales; pues depende del volumende operaciones, de la cantidad de usuarios y de las aplicacionessimultaneas para su uso.

El sistema de trazabilidad se apoya en las tecnologas de informacincomo la aplicacin de software libres o comerciales que permiten laconfiabilidad de la misma frente a las diferentes operaciones propiasde la logstica. Estas operaciones se caracterizan por la transferenciade informacin entre los diferentes actores que integran la cadena de

Es importante que ample sus conocimientos sobre este tema,en: www.gs1.org.(Organismo de cobertura internacional o el que haga sus veces de

estandarizacin internacional).nimo!
http://www.gs1.org/http://www.gs1.org/http://www.gs1.org/http://www.gs1.org/


15/21

abastecimiento, de tal manera que se evite la duplicidad en la

informacin.Adicionalmente, se deben definir las caractersticas de la informacin,as como la caracterizacin de los procesos, procedimientos y lageneracin de reportes peridicos acorde con los requerimientos de lasdiferentes unidades de negocios de la empresa.

En la figura 6, se presenta el flujograma del proceso de abastecimientode la empresa Blusas de Colombia SAS

Figura 6. Flujograma del proceso de abastecimiento de la empresa:Blusas de Colombia SAS

revisin m/cia

elaboracion entrada almancen


Inicio proceso mat.prima

Eleccion proveedor

contrato

solicitudpedio

factura

datos de embarque

Llegada de embarque al pu

erto

nacionalizacin m/cia

documentos de la SIA

envio m/ciaa la fbrica

eleccinproveedores

nacionales

contrato

orden de compra

revisin m/cia


llegada insumos a la fbrica

revisin

y elaboracion entrada

inicio mercadeo

contactocon comercial

cotizacin

aceptacin pdido

proceso de corte

proceso de confeccin

empaque

suministros:

mat.prima

insumos

empaque

inicio

procesode venta

remision

factura

planilla tranp.

dexy dcto.embarq

nal. exp.

remision

factura venta

planilla transpte.

verificac. producto

entrada p.t.

a bod. desp.

transpte.

direccin clientetranspte. a

puerto de

embarquemonitoreo

transporte

revisin sia

embarque a

puerto destino

El flujo de informacin en la empresa se da internamente entre lasdiferentes unidades de negocio que la integran y con el medio externode acuerdo con los roles que desarrolla cada uno de los actores de la

cadena de suministro.


16/21

Ahora, lo invitamos a que disee una imagen similar desde un procesode su inters tomando como referente la figura 6.

Esperamos que a partir de esta recapitulacin afiance ms suconocimiento. Adems es importante que usted indague sobre losposibles proveedores y clientes de un producto que tenga en estudio.

As como la empresa se aprovisiona de materia prima y suministros,genera el flujo de inventarios que integra proveedores y clientes hastallegar a conformar la cadena de abastecimiento.

7. Trazabilidad y sus caractersticas

Recuerde sus conocimientos previos

La trazabilidad es la secuencia (histrica), generada por losprocedimientos preestablecidos y necesarios desde el origen y eltrayecto que sigue un producto o lote de productos, a lo largo dela cadena de suministro utilizando elementos de informacin,ubicacin y comunicacin para detectar su localizacin y eltracing o seguimiento y rastreo.

La implementacin del sistema de trazabilidad, permitemonitorear el recorrido del producto, en el espacio y el tiempo e

identificar los movimientos de la mercanca durante sutransporte y que as las partes interesadas en la negociacin,pueden saber en qu lugar se encuentra ubicado su producto enel momento de la consulta.

Actividad de repaso


17/21

Figura 7. Tecnologa aplicada al flujo de informacin

Esta figura presenta el flujo de materiales y la forma de captura y

trasmisin de informacin. Asimismo, se evidencia la representacin dela tecnologa utilizada para el rastreo y seguimiento de los productosrequeridos por el cliente.El diseo para organizar un sistema de trazabilidad, se plantea desdela necesidad de rastrear el proceso realizado por los diferentes actoresen la cadena de suministros, desde el desarrollo hasta la entrega delproducto, facilitando as el seguimiento del producto mediante elanlisis del comportamiento de las variables en cada etapa delproceso. En este orden de ideas revisaremos aspectos relevantes en

cada uno de los eslabones de la cadena.

a.Aprovisionamiento:

Los actores asociados a este subsistema revisten importancia en elsistema de trazabilidad ya que son los que aseguran la calidad delproducto terminado, al suministrar las materias primas asociadas alproceso. Toma importancia para el sistema de trazabilidad lainformacin relacionada con: Ubicacin geogrfica, condiciones

tecnolgicas, buenas prcticas logsticas, formas de negociacin,calidad de las materias primas, entre otras

b.Acopio

Es un eslabn opcional y responde a un proceso transitorio dealmacenamiento de la materia prima y se constituye en un actor que


18/21

realiza transacciones comerciales. En el sistema de trazabilidad se

considera relevante la informacin relacionada con cantidad dematerias primas recibidas, procedencia, condiciones de calidad,mermas, daos y condiciones tcnicas de almacenamiento, fecha yhora de entrada y de salida, turnos y responsables de recibo ydespacho.

c.

Produccin

En este subsistema de la red logstica, ocurren eventos relacionados

con procesos definidos en la recepcin de las materias primas, elacondicionamiento, la transformacin, el empaque y almacenamientodel producto terminado. En el sistema de trazabilidad se requieremanejar informacin propia de cada uno de estos en relacin con elflujo de materiales, maquinaria, equipos, recursos humanos ycondiciones tecnolgicas del manejo de las materias primas en procesoy del producto terminado; cada una de estos procesos estndebidamente codificados por lotes de produccin con suscaractersticas especiales de acuerdo con la normatividad

d.Distribucin

En este subsistema se busca llegar al cliente bajo las condicionesestablecidas y la estructuracin de los canales de distribucin; esimportante realizar seguimiento de las diferentes fases involucradasen las operaciones, como por ejemplo el despacho de la mercanca.Recuerden que en este trayecto se prepara y despacha la carga y atravs de este se pueden encontrar registradas la fecha y hora de

cada proceso que involucra una orden, y pasa por las siguientesactividades:


19/21

Figura 8 Actividades involucradas en la distribucin de productos

Realizar una adecuada trazabilidad sobre un determinado producto,requiere controlar cada uno de los pasos que integran el proceso. Lasiguiente imagen resume claramente este anlisis de trazabilidad.

Figura 9. Representacin proceso de trazabilidad

Como puede observarse, se genera el flujo de la mercanca

debidamente registrada lo que permite el rastreo o seguimiento o losdos simultneamente por medios electrnicos y con la informacindisponible para los actores de la cadena proveedores, clientes y partesinteresadas.

Recepcin

del pedidoPicking Packing Load o carga

Salida del

centro de

distribucin

Llegada al

destinatarioEntrega


20/21

Estos eventos son registrados automticamente en el sistema de

informacin acordado y compartido con los socios. Tambin, a travsde redes inalmbricas como el sistema Global

Positioning System osistema de navegacin por satlite, -GPS-que el cliente consulta atravs la web. Una vez que la mercanca est lista para serdespachada, (es un inventario) pasa por procedimientos degraficacin.

8.Conclusiones

Un sistema de informacin debidamente documentado permite

hacer la trazabilidad del producto requerido por el cliente

Una de las acciones que se deben emprender en la valoracin delsistema logstico es la delimitacin de los procesos y de losactores que intervienen en la cadena de abastecimiento paradeterminar el alcance de la red logstica.

La sistematizacin de la identificacin y registros de informacinde las diferentes operaciones en la red logstica permiteidentificar los productos registrarlos y codificarlos a travs deestndares internacionales. Asimismo, posibilita el rastreo yseguimiento de los productos a travs del uso de tecnologas deinformacin y comunicacin.

Para una mejor comprensin analice los documentos que

se presentan en el ejercicio de trazabilidad presentado en el

ejemplo de Excel. Caso: Blusas de Colombia SAS.


21/21

9.Bibliografa

Ballou, R. H. (2004). Logistica - administracion de la cadena desuministro.Mxico: Pearson.

GS1 ARGENTINA. (2005). Trazabilidad- proyecto trace-1.Buenos Aires:GS1 Argentina.

21 seguimiento identificacion registro informacion

Documents