2.1 ejemplo_plan_gestión_cambios.doc

PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS

INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO

UNIDAD / NEGOCIO / ACTIVO: O&G Inversiones/Perú/Lote Diamante

PROYECTO: Adecuación Legal al DS 014-2010-MINAM (Etapa: Compresión de Gas)

FASE: Planificación

RESPONSABLE DEL PROYECTO: RAUL GONZALES PALOMINO

NOMBRE DEL ARCHIVO: Ejemplo_Plan_Gestión_Cambios

VERSIÓN NÚMERO: 1

AUTOR/ES: RAUL GONZALES FECHA DE ELABORACIÓN: 24/07/2014

APROBADO POR: ANTHONY ROMAÑA FECHA DE APROBACIÓN:

HISTORIA DE REVISIÓN DEL DOCUMENTO

Versión Fecha Autor/es Aprobador Notas de la revisión

1 24/07/2014 R. GONZALES ANTHONY ROMAÑA

Ejemplo_Plan_Gestión_Cambios.doc

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INDICE DE CONTENIDOS

INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO......................................................................................................................... 1

HISTORIA DE REVISIÓN DEL DOCUMENTO........................................................................................................1

INDICE DE CONTENIDOS.......................................................................................................................................... 2

1. ROLES EN LA GESTIÓN DE CAMBIOS................................................................................................................ 3

2. TIPO DE CAMBIO.................................................................................................................................................... 4

3. PROCESO GENERAL DE GESTIÓN DE CAMBIOS.............................................................................................5

4. HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE CAMBIOS:......................................................................................................6


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1. ROLES EN LA GESTIÓN DE CAMBIOS

(Descripción detallada de los roles y funciones dentro del proceso de la Gestión de Cambios)

Nombre del Rol Persona Asignada Responsabilidades Niveles de autoridadSponsor Juan Clavijo - Dirimir en

decisionesempatadas en el Comité de Control de Cambios.- Aprobar cambios en el presupuesto del proyecto- Aprobar cambios en el alcance del proyecto

Total sobre el proyecto.

Comité de Control deCambios (CCC)

- Mario Gutierrez- Raul Gonzales - Nivaldo Guado- Cesar Pisfil- Anthony Romaña- Juan Clavijo

Decidir qué cambios se aprueban, rechazan, o difieren.

Autorizar, rechazar, o diferirsolicitudes de cambio

Project Manager - Raul Gonzales - Evaluar impactos de las Solicitudes de Cambio y hacerrecomendaciones.- Mostrar el impacto del cambio solicitado a interesado que solicitó el cambio;- Exponer el cambio solicitado y sus impactos, así como recomendaciones al CCC.

- Hacer recomendaciones sobre los cambios.

Ingeniero de Asistencia Técnica

- Fernando Vasquez Apoyo en la evaluación de impactos de las solicitudes de cambio

Interesados Cualquiera Solicitar cambios cuando lo crea conveniente y oportuno

Solicitar cambios

2. TIPO DE CAMBIO

(Describir los tipos de cambio y las diferencias para tratar cada uno de ellos)


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2.1 ACCIÓN PREVENTIVA:

Una directiva documentada para realizar una actividad destinada a asegurar que el desempeño futuro del trabajo del proyecto esté alineado con el plan para la dirección del proyecto.

Si la acción recomendada no tiene efecto en el alcance y calidad del proyecto, y el impacto en los costos y tiempo se encuentran dentro de las reservas de contingencia entonces este proceso no pasa por el parecer del CCC, el Project Manager tiene la autoridad para aprobar y coordinar su ejecución, en este caso esta acción es comunicada vía email a los miembros del CCC.

Se necesitará el parecer del CCC de la acción recomendada en cualquiera de las siguientes situaciones:

Efecto en el alcance del proyecto Efecto en el calidad de proyecto Efecto en los costos del proyecto de tal forma que se encuentran por encima de las reservas de

contingencia Efecto en los tiempos del proyecto de tal forma que se encuentran por encima de las reservas

de contingencia

2.2 ACCIÓN CORRECTIVA:

Una directiva documentada para realizar una actividad destinada a realinear el desempeño del trabajo del proyecto con el plan para la dirección del proyecto.

Si la acción recomendada no tiene efecto en el alcance y calidad del proyecto, y el impacto en los costos y tiempo se encuentran dentro de las reservas de contingencia entonces este proceso no pasa por el parecer del CCC, el Project Manager tiene la autoridad para aprobar y coordinar su ejecución, en este caso esta acción es comunicada vía email a los miembros del CCC.

Se necesitará el parecer del CCC de la acción recomendada en cualquiera de las siguientes situaciones:

Efecto en el alcance del proyecto Efecto en el calidad de proyecto Efecto en los costos del proyecto de tal forma que se encuentran por encima de las reservas de

contingencia Efecto en los tiempos del proyecto de tal forma que se encuentran por encima de las reservas

de contingencia

2.3. REPARACION DE DEFECTO:

La identificación formalmente documentada de un defecto en un componente de un proyecto, con una recomendación de reparar dicho defecto o reemplazar completamente el componente

Este tipo de cambio pasa obligatoriamente por el parecer del CCC.

2.4. CAMBIO AL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO:

Cambios en los elementos formalmente controlados del proyecto, como por ejemplo: Línea base del alcance Línea base del costo Línea base del cronograma Ideas, aclaraciones y/o precisiones que se desea sean introducidas en el Plan para la Dirección

del Proyecto o en los planes subsidiarios.


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Este tipo de cambio pasa obligatoriamente por el parecer del CCC.

3. PROCESO GENERAL DE GESTIÓN DE CAMBIOS

(Describir en detalle los procesos de la gestión de cambios, especificando qué, quién y cómo)

SOLICITUD DE CAMBIOS:Captar las solicitudes y preparar el documento en forma adecuada y precisa.

El Project Manager y/o el Ingeniero de Asistencia Técnica se contacta con el Stakeholder cada vez que capta una iniciativa de cambio.

Entrevista al Stakeholder y levanta información detallada sobre lo que desea.

Formaliza la iniciativa de cambio elaborando la Solicitud de Cambio respectiva usando el formato de solicitud de cambio.

VERIFICAR SOLICITUD DECAMBIOS:Asegurar que se ha provisto toda la información necesaria para hacer la evaluación.

El Project Manager (PM) analiza a profundidad la solicitud de cambio con el fin de entender lo que se solicita y las razones por las cuales se originó la iniciativa de cambio.

El PM verifica que en la Solicitud de Cambios aparezca toda la información que se necesita para hacer una evaluación de impacto integral y exhaustivo.

El PM completa la Solicitud de Cambio si es necesario. El PM registra la solicitud en el Log de Control de Solicitudes

de CambioEVALUAR IMPACTOS:Evalúa los impactos integrales deLos cambios solicitados.

El Project Manager evalúa los impactos integrales del cambio en todas las líneas base del proyecto, en las áreas de conocimiento subsidiarias, en otros proyectos y áreas de la empresa, y en entidades externas a la empresa.

El PM describe en la Solicitud de Cambio los resultados de los impactos que ha calculado.

El PM efectúa su recomendación con respecto a la Solicitud de Cambio que ha analizado.

El PM Registra el estado de la solicitud en el Log de Control de Solicitudes de Cambio.

TOMAR DECISIÓN YREPLANIFICAR:Se toma la decisión a la luz de losimpactos, (dependiendo de losniveles de autoridad), se replanifica según sea necesario.

El Project Manager aprueba o desaprueba las solicitudes de cambio para los casos que están en sus competencia (ver puntos 2.1 y 2.2). Seguidamente comunica la decisión al CCC.

En los caso que sean necesarios el CCC evalúa los impactos calculados por el Project Manager y toma una decisión sobre la Solicitud de Cambio: aprobarla, rechazarla, o diferirla, total o parcialmente.

En caso de no poder llegar a un acuerdo el Sponsor tiene el voto dirimente y en los casos especificados en el punto 1.

El PM actualiza el estado de la solicitud en el Log de Control de Solicitudes de Cambio.

IMPLANTAR EL CAMBIO:Se realiza el cambio, se monitorea el progreso, y se reporta el estado del cambio.

El Project Manager replanifica el proyecto para implantar el cambio aprobado.

El PM comunica los resultados de la re-planificación a los stakeholders involucrados.

El PM coordina con el Equipo de Proyecto la ejecución de las acciones aprobadas.

El PM actualiza el estado de la solicitud en el Log de Control de Solicitudes de Cambio.

El PM monitorea el progreso de las acciones de cambio. El PM reporta al CCC el estado de las acciones y resultados de

cambio.


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CONCLUIR EL PROCESO DECAMBIO:Asegura que todo el proceso haya sido seguido correctamente, se actualizan los registros.

El Project Manager verifica que todo el proceso de cambio se haya seguido correctamente.

El PM actualiza todos los documentos, registros, y archivos históricos correspondientes.

El PM genera las Lecciones Aprendidas que sean adecuadas. El PM actualiza el estado de la solicitud en el Log de Control de

Solicitudes de Cambio.

4. HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE CAMBIOS:

(Describir con que herramientas se cuenta para operar la gestión de cambios)

SOFTWARE: Herramientas del sistema O&G Inversiones

PROCEDIMIENTOS

FORMATOS Se utilizará el formato de solicitud de cambioOTROS:


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