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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
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I N T R O D U C C I Ó N
La Dirección General de Recursos Humanos, emite la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, en ejercicio de las facultades que le otorgan los artículos 35 fracción XIV, de la Ley Número 9 Orgánica del Municipio Libre, 35 fracción XVIII, del Reglamento de la
Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Xalapa, con el objeto que cada Dependencia y Entidad al elaborar sus Manuales, en coordinación con la Dirección General de Recursos Humanos, puedan tener las bases sobre los aspectos más relevantes para la elaboración y homologación de dichos documentos, lo que les permitirá contar con instrumentos normativos para el ejercicio de sus funciones.
La finalidad de emitir este documento, es contribuir al mejoramiento de la Administración Pública Municipal, al logro integral de las metas y objetivos en materia de Desarrollo Administrativo del Ayuntamiento de Xalapa, a la simplificación administrativa de la Administración Pública Municipal, así como agilizar y transparentar la operación de las distintas Áreas, para el
mejor desempeño de las mismas.
La presente Metodología, contiene los diferentes elementos, criterios y métodos con la información básica, para la elaboración e integración de los diversos Manuales Administrativos.
Esta Metodología está estructurada en cuatro apartados, correspondiendo la primera parte al objeto, ventajas y clasificación de los Manuales Administrativos, en la segunda parte se describen las etapas para la elaboración de los mismos, así como los criterios generales para su
homologación, en la tercera parte, se detalla el contenido y descripción de los Manuales de Organización, de Políticas, de Procedimientos, de Trámites y Servicios al Público, de Contenido Múltiple, Generales y Específicos y, en la última parte se encuentran los anexos, que son formatos con información mínima a utilizar en cada manual.
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
La Elaboración de los Manuales Administrativos, deberá apegarse a los criterios y
lineamientos descritos en esta Metodología.
La formulación e integración del Manual será responsabilidad de cada Entidad,
Dependencia o Unidad responsable, las cuales deberán coordinarse con la Dirección
General de Recursos Humanos para su elaboración.
Las Entidades y Dependencias deberán designar al personal que servirá de enlace con la
Dirección General de Recursos Humanos, quienes preferentemente deberán contar con
un perfil académico en el área Administrativa, para facilitar el proceso de análisis y
validación de la información para formalizar los proyectos de Manuales.
Los Manuales se elaborarán considerando la estructura orgánica formal autorizada por el
Cabildo.
Los Manuales deben ser actualizados periódicamente de acuerdo a los criterios de las
Unidades responsables, con la finalidad de mantenerlos vigentes.
Cuando en un Manual se modifique más del 20% del contenido, la Entidad, Dependencia
o Unidad responsable deberá presentar a la Dirección General de Recursos Humanos un
nuevo proyecto de Manual para su análisis y dictamen.
Las Áreas responsables identificarán, de acuerdo a sus atribuciones y funciones, así como
a su misión y visión, la relación general de los procedimientos sustantivos, de la que
seleccionarán los principales o los más relevantes que den razón de ser a la Entidad,
Dependencia o Unidad correspondiente, mismos que integrarán su Manual de
Procedimientos.
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Las Áreas responsables no deberán considerar en la integración de su Manual, los
procedimientos adjetivos o de apoyo administrativo, siendo la excepción las Áreas de la
Dirección General de Recursos Humanos, dadas sus atribuciones y funciones
administrativas, que constituyen su razón de ser.
En la identificación, atención e instrumentación de los procedimientos que comprendan
a más de una Unidad Administrativa, el responsable de la elaboración, aquella que mayor
preponderancia y vinculación tenga con los trámites y procesos respectivos, además
deberá establecer los sistemas de coordinación que permitan determinarlos.
Las Unidades responsables deberán presentar a la Dirección General de Recursos
Humanos los proyectos de Manuales Administrativos, siendo la Unidad de Cursos y
Capacitación de Personal y Desarrollo Administrativo, la responsable de analizar y validar,
desde el punto de vista organizacional dichos proyectos, así como de gestionar su
autorización.
1. MANUALES ADMINISTRATIVOS
1.1. Concepto
Los Manuales Administrativos, son documentos que contienen información y/o
instrucciones organizadas en forma cronológica sobre la historia, organización, descripción de
puestos, funciones, competencia, responsabilidades, políticas, normas, procedimientos, trámites
y servicios, actividades y tareas que se desarrollan de manera ordenada necesaria para registrar y
trasmitir, sin distorsiones, la información referente a una empresa u organismo público, así como
su funcionamiento y el de las Entidades, Dependencias y Unidades Administrativas que lo
integran.
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1.2. Objetivos
Los Manuales Administrativos, pueden tener los siguientes objetivos:
Presentar una visión integral de la empresa u organismo
Expresar las normas generales con un lenguaje accesible para el personal de todos los
niveles.
Facilitar el reclutamiento, selección, adiestramiento y orientación del personal de nuevo
ingreso, para su incorporación a las distintas Áreas.
Especificar las funciones encomendadas a cada Área, para establecer competencias,
deslindar responsabilidades, evitar duplicidades.
Detectar omisiones, para el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y
materiales, contribuir a la ejecución correcta de las funciones y actividades del personal,
simplificando los tiempos de ejecución de las actividades, implantar medidas de
modernización y simplificación administrativa.
Contribuir a homologar los procedimientos, trámites y servicios al público, así como las
actividades
Servir como herramienta útil de orientación e información a la ciudadanía.
1.3. Ventajas
Dentro de las ventajas de los Manuales Administrativos encontramos las siguientes:
estimular la homologación de criterios administrativos, eliminar confusiones en las actividades
que se desarrollan, eliminar la incertidumbre y la duplicidad de funciones, servir de base para la
capacitación, apoyar la realización de programas de simplificación administrativa y para el control
de costos y evitar la implantación de procedimientos incorrectos.
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1.4. Clasificación
Para efectos de esta Metodología, los Manuales Administrativos se clasifican en:
Manual de Organización
Manuales Generales y Específicos
Manual de Políticas
Manual de Procedimientos
Manual de Trámites y Servicios al Público
Manuales de Contenido Múltiple
2. PROCESO DE PLANEACIÓN Y DE ELABORACIÓN
La primera fase para la Elaboración de Manuales Administrativos es la de planeación, misma
que es indispensable para garantizar la calidad en la Elaboración de los Manuales, para precisar
los pasos que se deben seguir y en qué orden, especificando los instrumentos y personal
necesarios para su elaboración, mediante el conocimiento de los objetivos que se quieren
alcanzar y la situación real de la Entidad o Dependencia en cuanto a personal, actividades, grado
de organización, etc.
El conocimiento previo de las condiciones actuales de la Entidad o Dependencia, permitirá
desarrollar un plan de trabajo adecuado y acorde a la situación real; continuando con la
planeación que será elaborar el programa de trabajo, en el que se realizan las estimaciones en
tiempo de cada una de las actividades.
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El plan de trabajo permitirá que cada una de las actividades necesarias para la elaboración
del Manual, se realicen en tiempo y forma. Para lo anterior, es preciso reunir información y
analizarla con la finalidad de conocer la estructura orgánica y funcional, los antecedentes y las
atribuciones de las Entidades, Dependencias o Unidades Administrativas, para finalmente
integrar el Manual.
Una vez obtenida la información y documentos necesarios, se procederá a su análisis,
identificando y ubicando las funciones, actividades y estructura de la Entidad o Dependencia que
se trate.
El plan de trabajo se realizará utilizando la gráfica de Gantt, en la que se especificarán las
actividades a realizar y se estimará el tiempo que se llevará en cada una de ellas (días, semanas,
meses), así como el tiempo total para la elaboración del Manual.
En la siguiente página, se muestra un ejemplo del plan de trabajo para la Elaboración de
Manuales Administrativos.
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Cada Entidad o Dependencia, deberá designar a un supervisor general y un responsable
(enlace) por Dirección o Unidad Administrativa para la elaboración de los Manuales. El supervisor
será el encargado de recopilar, redactar y revisar la información de todas las áreas que integran a
la Entidad o Dependencia, deberá también homologar el contenido de cada Manual, el formato
de presentación de la información, la redacción, los gráficos como diagramas de flujo y
estructuras orgánicas, así como de la impresión.
El supervisor será quien se coordine con la Dirección General de Recursos Humanos, con
la finalidad de determinar los métodos que serán utilizados para recopilar la información, la
revisión y los tiempos de entrega de los avances.
2.1. Recopilación de información
La información que se debe recopilar en cada Unidad Administrativa será documental y de
campo. La primera permitirá conocer la situación formal de la Entidad o Dependencia y de sus
Unidades Administrativas; y comprende el análisis de los siguientes documentos:
Leyes, códigos, reglamentos, acuerdos de Cabildo, Circulares y demás documentos
jurídicos o administrativos, en los que se establezca la creación o modificación de la
Entidad o Dependencia, así como funciones y atribuciones.
Archivos documentales de la Entidad o Dependencia.
Formatos utilizados por la Entidad o Dependencia.
Los Manuales Administrativos existentes.
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Los documentos anteriores, permitirán conocer el marco jurídico, el objetivo general, origen
y antecedentes de la Entidad o Dependencia, los reportes que se generan, la estructura orgánica
formal, atribuciones, etc.
La investigación de campo, se refiere a la investigación y obtención de información en
forma directa sobre las actividades que se realizan en cada área, que puede ser a través de:
Entrevista individual o grupal, libre o dirigida
Aplicación de cuestionarios
Observación en sitio
Las técnicas anteriores, permitirán al analista tener un panorama específico respecto a los
objetivos por Unidad Administrativa, la estructura orgánica formal e informal, funciones y
actividades actuales, los programas y/o proyectos que se realizan o se llevarán a cabo, etc.
La entrevista es una de las técnicas más usuales de investigación, que le permite al analista
interactuar con el personal de la Entidad o Dependencia. Su finalidad es obtener información de
forma oral, sobre el objeto de estudio, describir con objetividad procedimientos o actividades,
interpretar y ampliar la información recabada, así como plantear soluciones a posibles problemas.
Previo a la entrevista, se deberá elaborar una guía con los puntos más importantes a tratar,
se puede también elaborar una serie de preguntas lo que facilitará la obtención de la
información requerida. Se deben definir los propósitos de la misma, las personas a quienes va
dirigida, así mismo, se deberá concertar la cita con anticipación.
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El cuestionario, es un instrumento que permite la obtención de información mediante la
aplicación de cuestionarios escritos, previamente elaborados, que deberán ser contestados por
el personal adscrito a la Entidad o Dependencia en la que se está realizando la investigación para
elaborar el Manual Administrativo. (Anexo I)
Finalmente el analista complementará la información que obtenga mediante la aplicación
de entrevistas y cuestionarios por medio de la observación, lo que permitirá aclarar dudas,
detectar las actividades específicas de cada persona, los pasos que siguen para realizarlas y
quienes intervienen en ellas.
2.2. Procesamiento de la información
Después de reunir la información requerida, esta se debe organizar en forma lógica para
proceder a la elaboración de un proyecto del Manual. El primer paso que se recomienda realizar
es la clasificación, análisis y depuración de la información, con la finalidad de facilitar el manejo y
ordenamiento de la que se incluirá en el Manual.
El análisis comprende las actividades de revisión, identificación, o ubicación de los aspectos
funcionales y estructurales de la Entidad o Dependencia y de las áreas que la integran.
Para realizar el análisis de la información, es importante formular los siguientes
cuestionamientos:
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¿Son necesarias esas actividades?
¿Cuál es el propósito de cada actividad?
¿Qué actividades se realizan?
¿Lugar en donde se realiza?
¿Para qué se realizan?
¿Cómo se realiza?
¿Frecuencia con que se realiza?
¿Medios que se utilizan para realizarla?
¿Quién las realiza?
¿Quiénes intervienen?
¿En qué orden se realizan?
¿Cómo debería hacerse?, ¿Por qué?
¿Podrían modificarse o simplificarse?
La finalidad de los cuestionamientos anteriores, es ubicar las actividades principales y
secundarias que se llevan a cabo en una área, así como poder eliminar aquellos pasos
innecesarios dentro de las actividades que se realizan, con el fin de ordenarlos y simplificarlos.
Se deberán identificar y clasificar las funciones que realizan en los diferentes puestos y
Unidades Administrativas para poder agruparlos por objetivos similares. Lo anterior, permitirá
agrupar y reubicar funciones a los puestos correspondientes, eliminando la duplicidad y
sobrecarga de trabajo.
La ubicación de funciones, permite la asignación congruente de los puestos en las
Unidades con afinidad funcional y la agrupación funcional por áreas de las unidades encargadas
de realizar funciones homogéneas.
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Después de realizar el análisis funcional, la clasificación y ubicación de funciones, de haber
detectado las Áreas y unidades de ejecución, se deberán conformar Áreas funcionales que
correspondan adecuadamente a la instauración de una nueva estructura funcional,
jerárquicamente equilibrada, para satisfacer las necesidades de operación, control y supervisión.
Esta etapa es muy importante y deberá ser cuidadosamente analizada, con la finalidad de
determinar si es necesario o no establecer un proceso de reorganización ó en su caso modificar
la estructura organizacional.
Del análisis que se realice, se determinará si la organización actual continuará igual o si son
necesarias modificaciones en la estructura organizacional formal o funcional. Si la modificación
que se propone es en la estructura formal, ésta deberá ser autorizada por el titular de la Entidad
o Dependencia y se turnará con la justificación al Cabildo para su aprobación, siempre que no
afecte el presupuesto de la Entidad o Dependencia que se trate.
Los posibles motivos para reorganizar la estructura orgánica, pueden ser la falta de claridad
en los objetivos generales de las Áreas que integran la Entidad o Dependencia, inadecuada
división del trabajo, problemas en la organización, tramos de control muy amplios o muy cortos,
deficiencia o falta de controles, baja productividad, crecimientos no programados, entre otros.
Una vez realizado el análisis estructural, se realizará la representación gráfica mediante
organigramas, mismos que deberán estar basados en la estructura orgánica formal contenida en
el Reglamento de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento, si fuera necesario
detallar mejor la estructura funcional, se podrá presentar por separado, en organigramas
específicos, cada una de las Direcciones y/o Unidades Administrativas que integran la Entidad o
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Dependencia para especificar los puestos que las integran y de esta forma estar en
posibilidad de detallar todas las actividades que se realizan en el área para el cumplimiento de
los objetivos.
2.3. Redacción
Una vez analizada y depurada la información, se procederá a la redacción en los
formatos preestablecidos para los Manuales Administrativos.
2.4. Integración del proyecto preliminar
Para la integración de cada Manual, es indispensable uniformar los criterios tanto en
terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se mantenga
un sentido de continuidad y de uniformidad.
Así mismo, es importante indicar las contradicciones a medida que se van presentando, a
fin de poder eliminarlas posteriormente; para ello es necesario realizar reuniones con los
representantes de las Áreas que van a ser incluidas en el Manual.
2.5. Elaboración de gráficos
Los gráficos que se emplearán en los Manuales Administrativos son: organigramas y
diagramas de flujo, éstos últimos, se utilizarán en los Manuales de Procedimientos. Para su
elaboración, se utilizarán las técnicas que se establecen en ésta Metodología, uniformado su
presentación a fin de facilitar la comprensión de los mismos.
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2.6. Revisión y corrección
El supervisor designado por la Entidad o Dependencia, deberá coordinar los esfuerzos de las
revisiones y asegurarse de que se lleven a cabo las correcciones necesarias. Si se planea una
adecuada revisión, se pueden evitar o llevar al mínimo los problemas.
Una de las formas más sencillas de reducir los problemas de revisión, consiste en reunirse
anticipadamente con las personas que intervienen en la elaboración del Manual y revisar el
material conjuntamente.
Para que la Dirección General de Recursos Humanos pueda iniciar el análisis de los
Manuales, el enlace de la Entidad o Dependencia, deberá enviar, en tomos separados el Manual
de Organización, el de Procedimientos, el de Trámites y Servicios al Público, etc., según el caso.
La Dirección General de Recursos Humanos, realizará las observaciones y comentarios de los
Manuales y los devolverá al enlace de la Entidad o Dependencia, para su corrección o
modificación.
Después de realizar las correcciones, el supervisor deberá remitir nuevamente a la Dirección
General de Recursos Humanos, un ejemplar de los manuales en forma impresa para su dictamen
y registro acompañados de un CD con el proyecto final del Manual.
2.7. Aprobación
Una vez revisado y corregido el proyecto del Manual por los Jefes de las Unidades
Administrativas y/o Directores, deberá someterse a la autorización de los titulares de las
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Entidades o Dependencias de que se trate, con el propósito de enviarlo para su aprobación
al Cabildo, para su publicación, reproducción y posterior distribución.
2.8. Distribución, control y actualización
Se recomienda que la Entidad o Dependencia, elabore una relación y registro de las
Entidades, Dependencias y Unidades Administrativas que deben contar con ejemplares de los
Manuales, con el propósito de proporcionarles de manera permanente la información necesaria
para que el personal conozca y haga uso del mismo y se realicen revisiones periódicas de los
Manuales para mantenerlos actualizados.
Considerando que se presentan cambios o modificaciones en las distintas Áreas, debido a
que adicionan actividades o se hacen mejoras en las existentes, es que se deberá reflejar
inmediatamente en el Manual de Organización, de Políticas, de Procedimientos, de Trámites y
Servicios al Público, etc., aunque sea necesario volver a redactar o suplir parte o la totalidad del
documento.
3. FORMATO Y HOMOLOGACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los Manuales Administrativos serán elaborados y aprobados por los titulares de las
Entidades, Dependencias, Coordinaciones y Delegaciones Administrativas, en coordinación con
la Dirección General de Recursos Humanos.
En cuanto a los procedimientos, sólo se deberán contemplar aquellos que sean de
importancia para las Entidades y Dependencias.
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3.1. Hoja de presentación
La hoja de presentación deberá llevar el escudo de Xalapa que será de 2.5 cm por cada
lado.
Al centro del encabezado: El nombre de la Entidad, Dependencia, Coordinación o
Delegación Administrativa de que se trate. En el caso de los Manuales Específicos, deberá
especificarse además la Unidad Administrativa, tipo de letra Castletlig de 14 puntos.
Al centro de la hoja, el nombre del Manual, especificando si es General o Específico tipo
de letra Castletlig de 33 puntos.
En la parte inferior derecha de la hoja, deberá llevar tipo de letra Castletlig de 12 puntos
el lugar, mes y año de la publicación.
3.2. Uniformidad en el formato
Los criterios a seguir para efectos de homologación de los Manuales, serán los siguientes:
Se deberá elaborar en el procesador de textos Word para Windows, con tipo de letra
Castletlig de 12 puntos para los Manuales de Organización y de Políticas, y de 11 puntos
para los Manuales de Procedimientos y 10 puntos para los Manuales de Trámites y
Servicios al Público.
El interlineado de los párrafos deberá ser de l.5 puntos, excepto en la introducción, el
índice y el glosario que será de 1 punto.
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En el Manual de Procedimientos y en el de Trámites y Servicios al Público, el interlineado
será de 1 punto.
Se utilizarán hojas tamaño carta en forma vertical y en forma horizontal únicamente para
los diagramas de flujo, en los Manuales de Procedimientos.
Los títulos deberán ir en mayúsculas y negritas, sin sangría.
En los subtítulos deberá ir la primera letra en mayúscula y el resto en minúsculas y
negritas, sin sangría.
Después del título de un capítulo se dejará doble espacio.
Se deberán utilizar mayúsculas y minúsculas de acuerdo a reglas gramaticales, para el
resto del texto.
3.3. Paginación
La paginación de los Manuales deberá anotarse con números arábigos siguiendo el
progresivo, iniciando desde la introducción. En los Manuales de Procedimientos, también se
deberá enumerar cada Procedimiento con números romanos.
3.4. Márgenes
Los márgenes que deben observarse son los siguientes:
Superior: 4 cm, a partir del borde.
Inferior: 2,5 cm, a partir del borde.
Izquierdo: 2,5 cm, a partir del borde.
Derecho: 2,5 cm, a partir del borde.
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Las sangrías y tabuladores a utilizar, serán de 1,5 cm.
El margen para el encabezado deberá ser de: 1,5 cm, a partir del borde.
El margen del pie de página deberá ser de: 1,5 cm, a partir del borde.
Las barras sombreadas superiores e inferiores serán de 1 cm
3.5. Encabezado y pie de página
Todas las hojas de los Manuales, deberán llevar el Escudo de Xalapa. A partir de la primera
página y hasta el final del documento:
Al centro del encabezado: El nombre del Manual y en el siguiente renglón, el nombre de la
Entidad, Dependencia, Unidad Administrativa, Coordinación o Delegación Administrativa de que
se trate.
Pie de página: Parte inferior derecha paginación en números arábigos, a partir de la
Introducción.
3.6. Hoja de autorización
Al final de los Manuales de Organización, deberá ir la hoja de autorización, misma que
deberá estar firmada por quien elaboró, revisó y por el titular de la Entidad o Dependencia que
dió el visto bueno del Manual.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
En los Manuales de Políticas y de Procedimientos, deberán estar firmados, el apartado de
Políticas y cada uno de los procedimientos, así como los diagramas de flujo. Las firmas también
serán de quien elaboró, revisó y dió el visto bueno.
4. MANUAL DE ORGANIZACIÓN
El Manual de Organización, es un documento que sirve para normar y precisar las funciones
del personal que conforma la estructura orgánica de la Entidad o Dependencia en general o
bien, de una de sus Áreas, delimitando a su vez, las responsabilidades y logrando mediante su
adecuada implementación, la correspondencia funcional entre puestos y estructura.
Su finalidad es explicar en forma detallada la estructura organizacional formal de la Entidad
o Dependencia y/o de las Áreas que la integran, mediante la descripción de los objetivos,
funciones, jerarquía, grados de autoridad y responsabilidad, descripción de puestos, y actividades
de cada una de las áreas de la Entidad o Dependencia, señalando y describiendo los puestos y la
relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos.
Los Manuales de Organización podrán ser Generales o Específicos, dependiendo de la
magnitud de la Entidad o Dependencia y de las Áreas que la integran.
4.1. Contenido y descripción
Para efectos de esta Metodología, los Manuales de Organización deberán incluir los
siguientes aspectos:
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Cubierta o portada
Portada interior
Índice
Introducción
Antecedentes
Marco jurídico
Atribuciones
Misión
Visión
Objetivos generales
Organigrama
Catálogo de puestos
Anexos y formatos
Glosario de términos
Firmas de autorización
Directorio
Bitácora de cambios
4.1.1. Cubierta o portada (Anexo II)
Es la cara exterior del Manual, es la cubierta del documento, misma que deberá contener los
siguientes elementos:
1. Escudo de Xalapa (a la derecha del encabezado).
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
2. Nombre oficial de la Entidad, Dependencia, Coordinación o Delegación (si se tratará
de un Manual Específico, se deberá anotar también el nombre de la Unidad
Administrativa)
3. Título y extensión del documento (Manual General o Específico).
4. Lugar, fecha de elaboración.
4.1.2. Portada interior
Contendrá los mismos elementos de la cubierta o portada y contendrá al reverso los
siguientes datos:
El número de edición o de la reimpresión de que se trate, así como el tiraje y el año
de la misma.
Créditos o nombres de los colaboradores directos o indirectos de la publicación.
4.1.3. Índice
El índice es una parte importante de los Manuales, ya que permite identificar y localizar
rápidamente los elementos que integran el documento. En este apartado, deberán
detallarse los elementos que integran el Manual de manera ordenada, los capítulos o apartados
deberán estar escritos en mayúsculas, especificando el número de página en la que se localiza
cada uno de ellos.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Considerando que el Manual puede integrarse por varios apartados, resulta conveniente
que la numeración se realice por capítulos, para darle flexibilidad al documento y al momento de
modificarse alguna de sus partes puedan sustituirse únicamente los cambios efectuados.
4.1.4. Introducción
La introducción debe ser breve, pues si es larga, rebuscada y complicada, los usuarios
creerán que todo el Manual está redactado de la misma forma y no continuarán con la lectura.
Reglas generales para la introducción:
La redacción debe ser concisa, clara y comprensible.
Deberá elaborarse en una cuartilla y como máximo en dos, en caso de que el Manual
sea muy extenso.
Deberá señalarse el ámbito de aplicación del Manual y quienes son los destinatarios o
usuarios del mismo.
En la introducción se debe explicar brevemente al usuario el tema del Manual, cuál es su
alcance y de qué modo pueden usarlo. La naturaleza de la introducción depende del tipo de
Manual.
Debe contener los propósitos básicos y el ámbito de aplicación, describiendo lo que el Área
espera lograr por medio del Manual, con observaciones breves y precisas, explicando claramente
el alcance del Manual.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Así mismo, se debe mencionar la aprobación final del Manual, se sugiere utilizar el
nombre de los puestos y no el de las personas. Por ejemplo, indicar simplemente que el Director
General, el Secretario, el Tesorero, el Coordinador, Unidad, el Delegado, etc., aprobó el Manual.
En la Introducción, se debe precisar la necesidad de mantener el Manual actualizado, el
departamento o el puesto de la persona con quien deben ponerse en contacto cuando quieran
señalar cambios o correcciones o deseen hacer recomendaciones al Manual. Finalmente, deberá
hacer referencia al contenido del Manual a grandes rasgos, y describir brevemente a qué se
refiere cada punto.
4.1.5 Antecedentes
En este apartado, se deberá dar la descripción de la Entidad, Dependencia y/o de las Áreas
descritas en el Manual, en la que se indicará el origen, evolución y los cambios significativos que
ha sufrido, especificando la ley, decreto o reglamento que la creó.
4.1.6. Marco jurídico
En este apartado, se relacionarán los nombres de los principales ordenamientos o
disposiciones jurídicas y administrativas vigentes que sustenten el Manual, anotando la
denominación completa sin abreviaturas de cada uno de estos.
Los ordenamientos jurídicos y administrativos deberán ser mencionados siguiendo un
orden jerárquico descendente, tal como se muestra a continuación:
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Constitución Política del Estado de Veracruz
Leyes
Códigos
Reglamentos
Decretos
Acuerdos del Cabildo
Convenios
Documentos normativo-administrativos de la Administración Pública Municipal *
Circulares
Otras disposiciones **
(*) Se incluirán Manuales, guías técnicas, catálogos, normas, instructivos, avisos, padrones,
estatutos, boletines y listas.
(**) Se incluirán los documentos que por naturaleza, no pueden contenerse en la
clasificación anterior, como: condiciones generales de trabajo, recomendaciones de
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal.
4.1.7. Atribuciones
En el apartado de atribuciones, se transcribirán textualmente las facultades y atribuciones
conferidas a la Entidad, Dependencia o Área de trabajo. Para este efecto, debe señalarse el título
completo de los ordenamientos jurídicos de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades
que norman las actividades del Área de trabajo.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Las disposiciones legales, deberán tener el siguiente orden jerárquico: Constitución Federal,
Constitución Local, Leyes, Códigos, Convenios, Reglamentos, Decretos, Acuerdos del Cabildo y
Circulares.
4.1.8. Misión
Es el propósito común de la Entidad, Dependencia o Área que la integra, es la imagen
actual y la razón de su existencia, que enfoca los esfuerzos para el logro de sus objetivos
fundamentales. En la misión, se describen brevemente las funciones o tareas básicas en
términos de corto plazo.
Su finalidad es orientar el rumbo y el comportamiento de todos los niveles de la Entidad o
Dependencia, para que se dirijan hacia el mismo fin y de esta forma lograr sus objetivos. Para
poder elaborar la misión del Área de trabajo, se pueden plantear las siguientes preguntas:
¿Quiénes somos y qué hacemos? = identidad, legitimidad
¿Qué buscamos? = propósitos, objetivos
¿Por qué lo hacemos? = valores, principios, motivaciones
¿Para quienes trabajamos? = para los ciudadanos
Para redactar la misión, se debe iniciar con un verbo en infinitivo (verbos terminados en
“ar”, “er”, “ir”).
4.1.9. Visión
La visión es la meta general o el propósito fundamental de la Entidad o Dependencia. La
visión es la definición del estado ideal que se pretende alcanzar, debe ser posible y deseable de
lograr para la Entidad, Dependencia o de sus Áreas de trabajo.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Para poder elaborar la visión del Área de trabajo, se pueden plantear las siguientes
preguntas:
¿Qué y cómo queremos ver el área a largo plazo?
¿Qué deseamos lograr?
¿Cómo queremos que nos describan?
¿Cuáles son nuestros valores prioritarios?
¿Qué valores queremos que nos distingan?
¿Hacia dónde queremos cambiar o llegar?
Es importante aclarar, que una vez que se hayan definido la misión y la visión general de la
Entidad o Dependencia, cada Dirección y/o Unidad Administrativa que la integren, deberá a su
vez generar la propia, para que todas las Áreas de trabajo se dirijan hacia los mismos fines.
4.1.10. Políticas generales
Son criterios de acción que tienen por objeto guiar en el proceso de toma de decisiones, en
el desarrollo y ejecución de programas y proyectos específicos del nivel institucional. Las
políticas, son lineamientos generales para facilitar la Coordinación de las actividades de las
Entidades y Dependencias Municipales, con el propósito de mantener coherencia en la
organización y en las decisiones institucionales. Son guías u orientaciones para la acción.
Aunque las políticas pueden plantearse en otro Manual por separado, tanto en el Manual
de Organización como en el de Procedimientos se puede incluir un apartado para tal fin, siendo
optativo para cada Entidad o Dependencia elaborar el Manual de Políticas en otro documento,
con los requisitos que se señalan más adelante.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
4.1.11. Organigrama
Consiste en representar gráficamente la estructura orgánica formal de la Entidad o
Dependencia y debe reflejar de manera esquemática, la posición de Direcciones y/o de las
Unidades Administrativas que la integran, así como sus respectivas relaciones, niveles
jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad y asesoría.
Para elaborar el organigrama formal, se tomará como base la última estructura orgánica que
establezca el Reglamento de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Xalapa o
la última autorizada por el Cabildo. (Anexo III).
Aunque la estructura formal no incluye todo el sistema organizacional, se le considera de
funciones y responsabilidades preestablecidas y las relaciones entre éstas.
Por cuanto hace a la organización informal funcional, ésta se refiere a los aspectos, puestos
y Áreas que no son planeados explícitamente, sino que surgen espontáneamente de las
actividades e interacciones de cada Área. La estructura informal coexiste con la estructura formal,
pero no necesariamente es idéntica a ella y puede ser de gran ayuda para poder definir los
puestos y las distintas actividades que desarrollan los empleados para el cumplimiento de los
objetivos. (Anexo IV)
27
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Las relaciones de autoridad se graficarán de acuerdo a:
Relación de línea: entendida como la autoridad para dirigir el trabajo de los
subordinados.
Relación de apoyo, entendida como los empleados que realizan actividades
diversas, tendientes al logro de los objetivos del Área de trabajo.
Relación de staff (asesoría), entendida como la autoridad para auxiliar y
orientar en el logro de los objetivos.
Dentro del Manual de Organización, la estructura funcional se ubicará al final de la
descripción de puestos de los mandos medios y superiores de la estructura formal de la Entidad
o Dependencia. En la estructura funcional, se describirán los puestos de aquellas áreas en las
que se realicen actividades, trámites y servicios encaminados al cumplimiento de los objetivos.
4.1.12. Descripción de puestos
En este apartado, se detalla la identificación de cada puesto de la estructura orgánica, con
información del Área de adscripción tal como: nombre del puesto, nombre del puesto del
superior jerárquico, nombre del puesto de los subordinados inmediatos, descripción general del
puesto u objetivo del puesto, las funciones que desarrolla, así como las relaciones con áreas
internas y externas con las que se coordina para el desarrollo de sus actividades. (Anexo V)
Así mismo, en este apartado se describe el perfil del puesto de los mandos medios y
superiores.
28
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
La descripción de funciones, deberán iniciar con un verbo infinitivo. (Verbos terminados en
ar, er, ir, por ejemplo: recibir, supervisar, imprimir, autorizar, etc.).
En caso de que no haya relación interna y/o externa con otras áreas, se anotará “NO
APLICA”, en el lugar destinado para tal fin.
La descripción de puestos, deberá contener la siguiente información:
Nombre del puesto
Área de adscripción
Jefe inmediato
Subordinados inmediatos
Descripción general
Funciones
Relaciones interna
Relaciones externas
Perfil profesional
Escolaridad
Conocimientos necesarios
Experiencia laboral previa
Habilidades y destrezas
Conocimientos tecnológicos
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
4.1.13. Anexos y formatos
Son los documentos que son utilizados para el desarrollo de las distintas actividades y que
pueden ser diagramas, formatos de llenado, catálogos, pases, vales, instructivos de trabajo,
ejemplos, etc. En este apartado se deberá presentar una lista de los formatos que se utilizan para
cada actividad, anotando su nombre, clave, número de copias requeridas y su descripción (para
qué se utilizan); presentando de manera física los formatos con sus instructivos, los cuales
explicarán los puntos y conceptos que aparecen en el formato para facilitar su llenado.
4.1.14. Glosario
En este apartado, se deberán anotar las definiciones de los términos más relevantes
utilizados en el Manual, con la finalidad de que sirvan de referencia a los titulares y a los
empleados de las Entidades y Dependencias, para su adecuada interpretación.
4.1.15. Firmas de autorización
Deberá ser incluido un apartado para que, una vez que se ha elaborado y revisado el Manual,
sea sometido a la autorización o validación de las instancias correspondientes.
La validación es un aspecto importante, en virtud de que le da valor y vigencia al Manual.
Tomando en consideración, que la autorización de los Manuales Administrativos es atribución
del Cabildo, la hoja de firmas de autorización, deberá contener los siguientes datos: nombre y
puesto de quien elaboró, revisó y del titular de la Entidad o Dependencia que dio el visto bueno
del Manual.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
4.1.16. Directorio
Consiste en una relación en la que se incluye el nombre del Presidente Municipal, del
Síndico y de los Regidores, así como los respectivos cargos que ocupan.
Los datos que se incluirán en el directorio serán:
Nombre completo del titular
Nombre del puesto que ocupa
4.1.17. Bitácora de cambios
En la bitácora, se llevará el control y registro de los cambios del Manual, indicando el
número de revisión(es), fecha de la modificación y tipo de modificación. (Anexo VI)
5. MANUAL DE POLÍTICAS
Los Manuales de Políticas, son documentos que contienen criterios de acción que sirven
para orientar e informar al personal la forma en que deben llevar a cabo sus actividades; pueden
ser dirigidos tanto a los titulares de las Entidades y Dependencias a las Unidades Administrativas
y/o al personal que desarrolla actividades especificas.
Estos documentos se crean con la finalidad de facilitar el cumplimiento de las
responsabilidades de la Entidad o Dependencia y de sus Unidades Administrativas. Contienen la
descripción detallada de los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
objetivos, así como en el desarrollo y ejecución de programas y proyectos específicos del nivel
institucional.
Este tipo de Manuales también pueden ser generales o Específicos. Los primeros, abarcan a
toda la Entidad o Dependencia, incluyen disposiciones generales respecto a las
responsabilidades y autoridad funcional. Los segundos, se ocupan de una función operacional
(Contabilidad, Personal, Adquisiciones, etc.), un departamento o una sección en particular, son
políticas que se establecen de una sola Área para su mejoramiento.
5.1. Contenido y descripción
Los Manuales de Políticas, se deben integrar con los apartados estrictamente necesarios
para alcanzar los objetivos del Manual y para mantener los controles indispensables.
Para efectos de esta Metodología, los Manuales de Políticas se integrarán por:
Cubierta o portada
Portada interior
Índice
Introducción
Objetivo y alcance
Organigrama
Declaración de políticas
Anexos y formatos
Glosario
Firmas de autorización
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Directorio
Bitácora de cambios
Cabe aclarar, que únicamente especificaremos la forma en que debe elaborarse el objetivo,
el alcance del Manual y la declaración de políticas; debido a que los criterios para la elaboración
e integración de los demás apartados, se deberán seguir los mismos utilizados en los Manuales
de Organización y que ya han sido descritos en el capítulo anterior.
5.1.1. Objetivo y alcance
El objetivo, es la descripción de lo que la Entidad, Dependencia o Unidad Administrativa,
espera alcanzar al elaborar el Manual de Políticas, es el propósito del Manual. En el
alcance, se definen las Áreas en las que se aplicarán las políticas contenidas en el Manual.
5.1.2. Declaración de políticas
La declaración de políticas, se elaborará una vez que se han identificado las actividades y
procedimientos más importantes y que requieren de lineamientos para su cumplimiento. En este
apartado, se debe realizar una descripción narrativa de las políticas. (Anexo VII)
6. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procedimientos, es un documento que describe en forma lógica, sistemática
y detallada las actividades que se realizan en una Entidad, Dependencia o Unidad Administrativa,
33
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
de acuerdo a sus atribuciones, para la ejecución eficiente de las mismas, señalando quién,
cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse.
Un procedimiento es la sucesión cronológica y secuencial de las acciones para llevar a cabo
una actividad o tarea específica, entre una o varias personas dentro de un ámbito
predeterminado de aplicación, así como el método de ejecución necesario para realizarla.
Los Manuales de Procedimientos, pueden ser Generales o Específicos, son generales
cuando se refieren a los procedimientos de toda la Entidad o Dependencia con las Áreas que
la integran, y son Específicos cuando únicamente contienen los procedimientos de una
función operacional (contabilidad, adquisiciones, etc.), un Área o una sección en particular.
Es importante mencionar, que para la elaboración de cualquier tipo de Manual
Administrativo se utiliza la misma Metodología de investigación (entrevistas, cuestionarios y
observación). El cuestionario que se aplicará para la obtención de información de las actividades
y procedimientos será el del (Anexo VIII).
Para la elaboración de los Manuales de Procedimientos, deberán redactarse los pasos a
seguir de las actividades que el Área considere más importantes, y deberán estar descritas tal
como se realizan en ese momento.
Los principales propósitos de los Manuales de Procedimientos son:
Establecer formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la
realización de las actividades administrativas;
34
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Establecer y delimitar responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación
de las actividades;
Registrar en forma ordenada, secuencial y detallada, las operaciones que se efectúan, las
Áreas que intervienen y los formatos que se utilizarán en la ejecución de las actividades;
Dar a conocer la información detallada y ordenada de cada uno de los procedimientos
que se realizan;
La simplificación de actividades; y
Evitar la duplicidad de funciones.
6.1. Contenido y descripción
Para efectos de esta Metodología, los Manuales de Procedimientos deberán incluir los
siguientes aspectos:
Cubierta o portada
Portada interior
Índice
Introducción
Organigrama
Simbología para los diagramas de flujo
Carátula del procedimiento
Descripción de procedimientos
Diagramas de flujo
Glosario
Anexos y formatos
Firmas de autorización
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Directorio
Bitácora de cambios
En esta sección, también omitiremos la descripción de varios apartados que ya se
encuentran contemplados en la descripción y contenido de los Manuales de Organización, por
lo que únicamente nos avocaremos a la descripción de la simbología para los diagramas de flujo,
carátula del procedimiento, descripción de procedimientos y los diagramas de flujo.
6.1.1. Simbología para los diagramas de flujo
Para la descripción gráfica del procedimiento, se utilizarán los símbolos que se
encuentran en el Anexo IX.
6.1.2. Carátula del procedimiento (Anexo X)
En la carátula del procedimiento, se deberá incluir la siguiente información:
Nombre del procedimiento
Clave del procedimiento
Fecha de elaboración y fecha de autorización
Frecuencia
Objetivo y alcance
Políticas
Firmas de autorización
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
A continuación se describen las características que deberá cubrir cada punto de la
carátula de cada procedimiento:
Nombre del procedimiento: Es la denominación del procedimiento, mismo que deberá
ser congruente con el fin o con la meta que se pretenda alcanzar al desarrollarlo.
Clave del procedimiento: Es el conjunto de signos que identifican al procedimiento. Las
letras deberán escribirse en mayúsculas y corresponderán a las iníciales del nombre de la
Entidad o Dependencia, después se escribirá un guión, una letra P y el número del
procedimiento, que iniciará en 01, posteriormente se escribirá una diagonal y los dos últimos
dígitos del año en que se elaboró el procedimiento, tal como se muestra en el ejemplo 1.
Ejemplo 1
Clave de Procedimiento, para una Entidad o Dependencia:
D G T V - P 0 1 / 10
Clave de la Entidad o Dependencia (Dirección General de Tránsito y Vialidad)
Número consecutivo del procedimiento
Año de emisión
Cuando se elabora un Manual de Procedimientos Específico, la clave deberá contener las
iníciales de la Entidad o Dependencia, de la Dirección, en caso de haberla y la de la Unidad
Administrativa. (Ejemplo 2)
37
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Ejemplo 2
Clave de procedimiento, para una Unidad Administrativa:
DGRH SRH
P01
/ 10
Clave de la Entidad o Dependencia (Dirección General de Recursos Humanos)
Clave de la Dirección ó Subdirección (subdirección de Recursos Humanos)
Clave de la Unidad Administrativa (Unidad de Cursos y Capacitación y Desarrollo Administrativo)
Número consecutivo del procedimiento (POI)
Año de emisión /10
Fecha de elaboración: es la fecha en que se concluye la descripción narrativa y gráfica del
procedimiento, con todas sus correcciones.
Fecha de autorización: Es la fecha en la que el Cabildo aprueba el Manual de
Procedimientos.
Frecuencia: Es el número de veces que se repite un proceso periódico, en un intervalo de
tiempo determinado.
UDCyCyDA
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Para efectos de esta Metodología, la frecuencia puede ser:
FRECUENCIA SUCEDE O SE REALIZA
Diaria
Semanal
Quincenal
Mensual
Bimestral
Trimestral
Semestral
Anual
Esporádica
Variable
Todos los días
Cada semana
Cada quince días
Cada mes
Cada dos meses
Cada tres meses
Cada seis meses
Cada año
Ocasional, que se produce
con poca frecuencia.
La periodicidad en que se
produce no es fija.
Objetivo y alcance: El objetivo se refiere a la explicación del propósito que se pretende
alcanzar con la aplicación de los procedimientos y deberá redactarse en un párrafo. En el
alcance, se detalla el ámbito de aplicación de los procedimientos, es decir los límites dentro de
los cuales serán aplicados. Se relaciona principalmente con personas, actividades, Áreas, etc.
Políticas: En esta sección se incluyen los lineamientos generales de acción que se
establecen en forma explícita, para facilitar la actuación de las distintas instancias y personas que
participan en los procedimientos. Así mismo, debe contemplar las situaciones alternativas que
pueden presentarse y la forma en que deberán actuar.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Para la formulación de políticas se deberán atender los siguientes criterios:
Deberán ser lineamientos imperativos y específicos de acción, rígidos en su
interpretación y aplicación, que persigan un fin determinado.
Deberán prever la posibilidad de incumplimiento de las situaciones normales, sus
consecuencias o responsabilidades, ya sea porque no se den las condiciones
supuestas, o por que se violen o alteren deliberadamente.
Los lineamientos deberán ser lo suficientemente explícitos para evitar que se consulte
constantemente al Área que los emitió o que se presten a libre interpretación.
Firmas de autorización: Como ya se mencionó, corresponde al Cabildo la autorización de
los Manuales, por lo que las firmas que deberá contener el Manual son las del puesto que
elabora, revisa y del titular de la Entidad o Dependencia que dio el visto bueno. Dichas firmas
deberán ir en cada una de las carátulas de los procedimientos y al final de la descripción narrativa
de cada procedimiento
6.1.3. Descripción de procedimientos
Es la descripción narrativa (en forma escrita) de los procedimientos, en la que se detallan
el número de las actividades que lo integran, el orden progresivo en el que se deben desarrollar,
específica en qué consiste cada actividad, quién la ejecuta, como debe ejecutarla, cuándo,
donde y para qué. (Anexo XI)
Para la descripción de los procedimientos y la elaboración de los diagramas de flujo, lo
primero que se debe hacer es:
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Determinar cuáles son las actividades más importantes del Área.
Determinar, cuáles son las entradas, los procesos y las salidas.
Determinar, quiénes o que Áreas participan en el proceso.
Establecer cuál es la primera actividad que se realiza y quién la realiza y, la secuencia,
hasta alcanzar el límite final del proceso.
Para la redacción de los procedimientos, deberán considerar los siguientes criterios:
El texto debe describir el procedimiento, enumerando las actividades de que se
compone, en orden cronológico.
El texto debe ser sencillo, claro, preciso y debe especificar en que consiste cada
actividad, pudiendo auxiliarse de las siguientes preguntas:
¿Quién debe ejecutarla? = unidad responsable
¿Cómo debe ejecutarla?, ¿Orden en el que se debe ejecutar?
¿Cuándo debe ejecutarla?
¿Con qué debe ejecutarla?
¿Dónde debe ejecutarla?
Las instrucciones que contenga la descripción narrativa, debe presentarse en orden
lógico y secuencial, con la finalidad de facilitar su comprensión e identificación,
incluso en los casos en que se presenten varias alternativas en una misma operación.
41
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Se deberá especificar la periodicidad con la que se realizan las actividades. La
descripción del procedimiento, deberá iniciar con un verbo en tercera persona
singular, en tiempo presente (entrega, recibe, revisa, elabora, autoriza, turna, etc.).
Ejemplo: Recibe del enlace designado por la Dependencia o Unidad Administrativa el
avance del proyecto del Manual Administrativo, mediante correo electrónico y de
manera impresa para su revisión.
Cuando se redacten procedimientos que impliquen una condición para su ejecución,
se utilizarán términos como “si”, “cuando”, “en caso”, etcétera.
Ejemplo:
En caso de que la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares no a pruebe el
proyecto del Manual Administrativo:
Recibe del Titular de la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares un oficio
en el que comunica las observaciones que determinaron en la revisión del proyecto
del Manual Administrativo para su corrección, adjuntando al mismo el ejemplar del
proyecto.
En caso de que la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares apruebe el
proyecto del Manual Administrativo:
Recibe del Titular de la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares un oficio
en el que comunica el dictamen de la aprobación del proyecto del Manual
Administrativo.
Cuando una actividad implique utilizar un formato, se anotará su nombre, se hará
referencia a la trayectoria de su trámite y al número de copias. Tomado de: http://www.cgever.gob.mx Metodología para la elaboración de manuales administrativos, Contraloría General del Gobierno del Estado de Veracruz, Xalapa, Ver.
42
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
El procedimiento se presenta en tres columnas, la primera señala al responsable de su
ejecución, la segunda el número de actividad y la tercera la actividad a desarrollar.
6.1.4. Diagramas de flujo
Es la presentación gráfica que muestra la secuencia en que se realizan las actividades
necesarias para desarrollar una actividad determinada, indicando las Unidades responsables de
su ejecución. El diagrama de flujo, explica a través de símbolos y texto condensado, las
actividades que componen un procedimiento. (Anexo XII).
El aspecto más sobresaliente de los diagramas, es que considera a los diversos
participantes en el proceso y también describe el flujo de las actividades y la secuencia que debe
seguirse para su realización.
Criterios para la elaboración de los diagramas de flujo:
Se utilizará la simbología que para el efecto se muestra en el (Anexo IX) de esta
Metodología.
En la parte superior de la hoja, se anotará el nombre del procedimiento.
El diagrama se elaborará en columnas, especificando el Área responsable de la
ejecución de las actividades.
La información de cada acción, debe estar redactada en forma clara y precisa,
indicando la secuencia y flujo de información de las mismas, por medio de flechas.
Las líneas o flechas de conexión o de flujo deben ser siempre rectas (verticales y
horizontales), nunca cruzadas o inclinadas.
42
43
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los símbolos se deben dibujar de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha (diseño
Top-down).
A cada símbolo, se debe acceder por arriba y/o por la izquierda y se sale por abajo y/o
por la derecha.
Las actividades se expresarán en forma breve y precisa, e iniciarán con un verbo en
tercera persona singular, en tiempo presente (entrega, recibe, revisa, elabora,
autoriza, turna, etc.).
Notas para el diseño de diagramas de flujo:
Es conveniente no mezclar en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y salida.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto
Tomado de: http://www.cgever.gob.mx, Metodología para la elaboración de manuales administrativos, Contraloría General del Gobierno del Estado de Veracruz, Xalapa, Ver
44
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Por claridad, no debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos.
Ejemplo.
Incorrecto Correcto
El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto
OFICIO DE NOTIFICACIÓN
OFICIO DE NOTIFICACIÓN
RECIBE Y ANALIZA
ELABORA Y
TURNA
RECIBE Y ANALIZA
ELABORA Y
TURNA
45
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Las líneas de unión se deben presentar mediante líneas rectas; en caso necesario se
utilizan ángulos rectos.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto
Para efectos de presentación, es recomendable que los símbolos tengan tamaño uniforme,
salvo el caso que se requiera hacer resaltar alguna situación especial.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto
46
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
En cuanto a su contenido y/o uso:
La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada mediante frases
breves y sencillas, para facilitar su comprensión.
Ejemplo: Recibe y analiza el oficio de notificación en original y determina su procedencia.
Si existen varios tantos de un documento, el original se tiene que identificar con la letra
“o” y las copias mediante dígitos “1”, “2”, “3”, etcétera. Es recomendable hacer esta
anotación en el extremo inferior derecho del símbolo.
Ejemplo:
El contenido del símbolo conector puede ser alfabético o numérico, pero debe ser igual
en los conectores de entrada y salida.
OFICIO DE NOTIFICACIÓN O
RECIBE Y ANALIZA
O
OFICIO DE NOTIFICA
CIÓN O-1
NÓMINA
O-2
47
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Ejemplo:
Conector de entrada Conector de salida
Es aconsejable que el contenido del conector de página donde continúa el diagrama sea
numérico, y a su vez, el símbolo que indica la procedencia contenga el número de página de
donde proviene.
Ejemplo:
Si proviene de la página 2
7. MANUAL DE TRÁMITES Y SERVICIOS AL PÚBLICO
En este tipo de documentos, se describen todos los trámites que realiza la ciudadanía en
el Área y los servicios que se prestan, así mismo, se detallan los tipos de éstos, sus objetivos,
tiempos de respuesta, costos, así como las áreas responsables de su realización, los documentos
a obtener, su vigencia, el lugar en donde se realizan y los horarios de atención. (Anexo XIII)
OFICIO DE NOTIFICACIÓN O
RECIBE Y ANALIZA
OFICIO DE NOTIFICACIÓN O
RECIBE Y ANALIZA 1
2
1
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Clave del trámite: Es el conjunto de signos que identifican el trámite o servicio. Las letras
deberán escribirse en mayúsculas y corresponderán a las iníciales del nombre de la Entidad o
Dependencia, después se escribirá un guión, una letra T y el número consecutivo del trámite o
servicio, que iniciará en 01, posteriormente se escribirá una diagonal y los dos últimos dígitos
del año en que se elaboró.
7.1. Contenido y descripción
Carátula o portada
Índice
Introducción
Descripción de trámites y servicios
Anexos y formatos
Firmas de autorización
Directorio
Bitácora de cambios
7.1.1. Firmas de autorización
En estos Manuales, las firmas de autorización irán en cada uno de los trámites y servicios,
con la firma de quien elabora, de quien revisa y de quien da el visto bueno.
8. MANUAL DE CONTENIDO MÚLTIPLE
Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura
organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos Manuales, puede ser
49
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
conveniente la confección de este tipo de Manuales. Un ejemplo de este Manual es el de
"Políticas y Procedimientos", el de "Historia y Organización"; consiste en combinar dos o más
categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un
Manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.
9. MANUALES GENERALES
Se refiere a todo el organismo en su conjunto. Dentro de este tenemos a los siguientes
Manuales:
Manual general de organización. Este es resultado de la planeación organizacional y
abarca todo el organismo, indicando la organización formal y estructura funcional.
Manual general de procedimientos. Este es también resultado de la planeación, contiene
los procedimientos de todas las Unidades de un organismo, a fin de uniformar la forma de
operar.
Manual general de políticas. Se refiere a presentar por escrito los lineamientos y actitud
de la dirección superior para toda la Dependencia o Entidad. Estas políticas generales establecen
un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.
Las políticas son lineamientos fijados por los altos niveles, con el fin de proporcionar
directrices para la realización de los objetivos; además, es necesario que se fijen por escrito para
proporcionar una base tangible.
50
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
10. MANUALES ESPECÍFICOS
Esta clasificación es utilizada cuando los Manuales se refieren a una función operacional
determinada; es decir, contemplan toda la información relacionada con el desarrollo de una
función en una unidad administrativa, sea sustantiva o de apoyo.
Manual Específico de Personal. Se refiere a parte de un área específica y contiene la
definición uniforme respecto al reclutamiento y selección de personal en una organización; las
políticas de personal; el uso de servicios y prestaciones, y la capacitación y el adiestramiento,
entre otras.
Manual Específico de Adquisiciones. Éstos comprenden el proceso de las adquisiciones;
definen su alcance; la función de compras; los métodos a utilizar, y las normas correspondientes,
entre otros aspectos.
Manual Específico de Auditoria Interna. Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones
de aplicación específica a determinados tipos de actividad. Aquí se refiere a la auditoría interna
en forma particular.
Manual Específico de Políticas de Personal. Éste se enfoca a definir "políticas" de un Área
específica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de
personal, tales como contratación, permisos, promociones, prestaciones, capacitación, etc.
Manual Específico de Procedimientos de Tesorería. Contiene los procedimientos en el
orden de importancia del área específica de manejo del dinero, a fin de capitalizar las
oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja,
51
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
pago a proveedores, la descripción del sistema contable, las operaciones internas del personal;
el manejo de registros, y el control de la información financiera, entre otros.
52
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
ANEXOS
53
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
ANEXO I (Cuestionario)
CUESTIONARIO
1.-Nombre del servidor público_________________________________ 2.- Nombre del puesto________________________________________
3.- Ubicación física en la estructura orgánica ______________________ 4.- Área de adscripción _______________________________________ 5.- Nombre y puesto del jefe inmediato __________________________ 6.- Nombre y puesto de los subordinados inmediatos
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________ 7.- Descripción general del puesto (en qué consiste su trabajo; qué funciones realiza en general; qué fin tiene, etc.). ______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 8.- Describa las actividades que realiza diariamente y el objetivo de éstas:
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
9.- Describa las actividades de periodicidad definida, ya sea semanal, quincenal, mensual, etc. y para qué se realizan. __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
54
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
10.- Describa las relaciones de coordinación que requiere el puesto con otras Áreas de su Dirección y otras Áreas de la Dependencia y ¿para qué se realizan? ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________ 11.-Describa las relaciones de coordinación con otras Dependencias o Entidades y ¿para qué se realizan? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 12.- Especifique la información documental (reportes, listados, resúmenes, etc.) que elabora en
su trabajo:
DOCUMENTOS
NO. DE COPIAS OBJETIVO DE SU ELABORACIÓN
LO ENVIA A (DEPTO. OFNA.
ETC.)
OBJETIVO DEL ENVÍO
55
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
13.-Especifique la información documental (reportes, listados, resúmenes, etc.) que recibe en su
trabajo:
DOCUMENTO NO. DE COPIAS RECIBE DE DEPTO. OFNA.,
ETC.
CON OBJETO DE LO TURNA A:
14.- Sugerencias y comentarios: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
56
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
AYUNTAMIENTO DE XALAPA
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
PRESIDENCIA MUNICIPAL
ANEXO II (Cubierta o portada)
MANUAL GENERAL
DE
ORGANIZACIÓN
Xalapa Enríquez; Ver., Febrero de 2010
IPAL
57
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
AYUNTAMIENTO DE XALAPA
PRESIDENCIA MUNICIPAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
ANEXO lll (Índice tomado del Manual General de Organización de la Dirección General de Recursos Humanos)
1. INTRODUCCIÓN 1
2. ANTECEDENTES 3 3. MARCO JURIDICO 5 4. ATRIBUCIONES 7 5. MISIÓN 16 6. VISIÓN 16
7. OBJETIVOS GENERALES 17 8. ESTRUCTURA ORGÁNICA FORMAL 18 9. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 19
9.1 DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS HUMANOS 20 9.2 SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS 29
9.2.1. JEFE DE UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PERSONAL 36 9.2.2. JEFE DE LA UNIDAD DE CURSOS Y CAPACITACIÓN DE PERSONAL Y DE
DESARROLLO ADMINISTRATIVO 45 10. GLOSARIO DE TÉRMINOS 54 11. FIRMAS DE AUTORIZACIÓN 56
12. DIRECTORIO 57 13. BITÁCORA DE CAMBIOS 58
INDICE
58
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
ANEXO IV (Estructura orgánica formal)
E
DD
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
PRESIDENTE MUNICIPAL
DD
UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PERSONAL
DD
UNIDAD DE CURSOS Y
CAPACITACIÓN DE PERSONAL Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ FECHA:
59
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
ANEXO V (Estructura orgánica funcional)
REGISTRO Y CONTROL DE
ALTAS AL IMSS
(1)
INSTRUCTOR
(1)
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(2)
SUPERVISOR DE PERSONAL
(2)
REGISTRO DE ALTAS E INTEGRACIÒN DE EXPEDIENTES (1)
ANALISTA
(3)
ENCARGADO DE
DESARROLLO ADMINISTRATIVO
AUXIALIAR ADMINISTRATIVO
(2)
VALIDACION DE DOCUMENTOS
(2)
CONTROL DE ASISTENCIA (2)
PRESTAMOS IPE
(1)
ADMINISTRADOR DEL
SISTEMA INFORMÁTICO DE
NÓMINAS (1)
CAPTURA DE CORRESPONDENCIA P/EXPEDIENTES DE PERSONAL
(3)
SUBDIRECCION DE
RECURSOS HUMANOS
U. DE AD MINISTRACION Y
CONTROL DE PERSONAL
U. DE CURSOS Y CAPACITACION DE
PERSONAL Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN GENERAL DE
RECURSOS HUMANOS
SECRETARIA
(2)
SECRETARIA
(2)
(2)
(8)
60
REGISTRO DE MOV. E
INCIDENCIAS DEL
PERSONAL (4)
SECRETARIA
(2)
(8)
ARCHIVO (3)
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
(1)
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
ANEXO Vl (Descripción de puestos)
EJEMPLO
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto:
Jefe inmediato:
Subordinados inmediatos:
Suplencia en caso de ausencia
temporal:
Director General de Recursos Humanos
Presidente Municipal
Subdirector de Recursos Humanos, Jefe de Unidad de
Administración de Personal, y Jefe de Unidad de Cursos y
Capacitación y Desarrollo Administrativo.
La persona que designe el Presidente Municipal, en los
términos que establece la Ley Orgánica del Municipio Libre
DESCRIPCIÓN GENERAL/ OBJETIVO
El titular es responsable de proponer e instrumentar las políticas y directrices para la mejor
organización y funcionamiento de la Administración Pública Municipal en materia de recursos
humanos, capacitación y desarrollo administrativo
UBICACIÓN DE LA ESTRUCTURA
DD
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PERSONAL
UNIDAD DE CURSOS Y CAPACITACIÓN DE PERSONAL Y DE
DESARROLLO ADMINISTRATIVO
PRESIDENTE MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOA
ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ: FECHA:
61
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
DIRECCION GENREAL DE RECURSOS HUMANOS (EJEMPLO)
1. Conducir la política de administración de Recursos Humanos que apruebe el Presidente
Municipal
2. Atender los requerimientos que en materia de Recursos Humanos le presenten las
Dependencias del Ayuntamiento, así como presentar al titular de cada área las propuestas
del personal que se pretende contratar, con el fin de recabar la autorización
correspondiente.
3. Elaborar los nombramientos de los servidores públicos y del personal de base del
Ayuntamiento y llevar un registro actualizado de las altas y bajas del personal con todos
los datos necesarios;
4. Planear y definir la política del desarrollo del personal, definir los puestos tipo y establecer
los perfiles y requerimientos de los mismos;
5. Realizar los procedimientos de reclutamientos, selección, contratación, asignación e
inducción de todo el personal que soliciten las diferentes Dependencias del
Ayuntamiento; así como vigilar que el personal propuesto como Autoridad Municipal
reúna los requisitos establecidos en la Ley Orgánica del Municipio Libre y demás
disposiciones legales y aplicables;
6. Proponer convenios con universidades e instituciones que permitan el intercambio de
apoyos profesionales;
7. Operar las remuneraciones del personal, llevar el registro de sus modificaciones y verificar
que las prestaciones que deben percibir los servidores públicos y demás empleados
municipales les sean proporcionadas en tiempo y forma;
FUNCIONES
62
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
8. Representar al Ayuntamiento, por acuerdo del Presidente Municipal en las relaciones
laborales con las organizaciones sindicales, participar en los establecimientos de las
condiciones de trabajo, vigilar su cumplimiento y procurar la difusión de las mismas;
9. Proponer al Presidente Municipal la designación de representantes del Ayuntamiento
ante la comisión mixta de escalafón;
10. Supervisar el cumplimiento de los contratos de trabajo existentes con el personal del
Ayuntamiento;
11. Aplicar los sistemas de motivación del personal, otorgar los estímulos y recompensas que
establezca la Ley, las condiciones generales de trabajo y las demás disposiciones
aplicables y resolver los casos de excepción;
12. Establecer los procedimientos de contratación y selección del personal y mantener
debidamente actualizada y clasificada una bolsa de trabajo;
13. Mantener actualizado el sistema de escalafón de los servidores públicos y demás
empleados municipales;
14. Establecer programas que fomenten la eficiencia y la productividad, preservando los
derechos laborales de los servidores públicos y demás empleados municipales; así
como promover prácticas de comunicación, entrenamiento y difusión de las normas que
permitan prevenir conflictos laborales;
15. Procurar que todos los servidores públicos municipales sean incorporados al régimen de
seguridad social establecido por el estado;
16. Procurar el desarrollo interno con base en el merito de los servidores públicos y
empleados municipales y establecer mecanismos orientados a procurar la eficiencia, la
eficacia y la productividad en el desempeño de las actividades de los servidores públicos y
demás empleados municipales;
FUNCIONES
63
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
17. Recibir y dar trámites a las diversas incidencias del personal que se presente, cuidando
que se ajuste las normas y políticas del Ayuntamiento;
18. Elaborar los manuales de organización y procedimientos y los de atención y servicio al
público, en coordinación con las dependencias, unidades administrativas, entidades y
organismos municipales;
19. Generar propuestas acordes con los requerimientos de modernización y simplificación
administrativa, para sustentar las diversas actuaciones que tienen encomendadas las
dependencias y entidades públicas municipales;
20. Elabora guías técnicas que promuevan criterios de eficacia en el uso de los recursos
humanos y materiales con los que cuenta el ayuntamiento, con el fin de cumplir los
objetivos de desarrollo administrativos y los fines programáticos que se determinen;
21. Los demás funciones que le encomiende el Presidente Municipal y las disposiciones
legales aplicables en la materia.
FUNCIONES
64
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
CON:
1. Presidente Municipal
2. Personal subordinado y titulares de las
Unidades Administrativas adscritas a la
Dirección General de Recursos Humanos.
3. Contraloría
4. Tesorería
5. Demás Dependencias Municipales
PARA:
1.-Recibir instrucciones y proporcionar
información sobre las actividades y
funcionamiento de la Dirección General de
Recursos Humanos.
2.-Proporcionar instrucciones, solicitar
información y supervisar actividades para el
cumplimiento de las funciones de la Dirección
General.
3. Asistir con en el procedimiento para la
imposición de sanciones a los servidores
públicos y demás empleados que incurran en
responsabilidad.
4. Acordar las prestaciones de empleados de
base, de acuerdo a la disponibilidad
presupuestal.
5. Solicitar y proporcionar información en materia
de recursos humanos y para supervisar el
levantamiento de actas administrativas por
irregularidades de los servidores públicos y
empleados municipales.
COORDINACIÓN INTERNA
65
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
CON:
1. Instituto Mexicano del Seguro Social
2.Instituto de Pensiones del Estado
,
PARA:
1. Tratar asuntos relacionados con altas y bajas del
personal que labora en el Ayuntamiento.
2.Tratar asuntos relacionados con las cotizaciones
de los trabajadores.
COORDINACIÓN EXTERNA
66
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
ADEMÁS DE CUMPLIR CON LOS REQUISITOS QUE ESTABLECE EL ARTÍCULO 68 DE LA LEY
ORGÁNICA DEL MUNICIPIO LIBRE Y EL ARTÍCULO 11 DEL REGLAMENTO DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL, EL TITULAR DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE
RECURSOS HUMANOS, DEBERÁ CUMPLIR CON LO SIGUIENTE:
Preparación académica
Preferentemente Licenciatura en Ciencias Administrativas, Políticas o Humanísticas.
Contar con Título y Cédula Profesional Legalmente Expedidos.
Conocimientos necesarios
Conocimientos de paquetería office
Procesos de administración general
Resolución y manejo de conflictos
Políticas públicas
Normatividad municipal
Derecho laboral y seguridad social
Derecho administrativo
Experiencia laboral previa
Un mínimo de seis años de experiencia, a nivel Dirección en la Administración Pública.
PERFIL PROFESIONAL
67
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Habilidades y destrezas
Capacidad de análisis y síntesis
Dominio de la comunicación oral y escrita
Manejo de relaciones interpersonales
Capacidad para desarrollar y orientar equipos de trabajo
Cualidades de liderazgo y motivación
Capacidad para dirigir
Capacidad de negociación
Iniciativa, creatividad e innovación
Ejercicio de austeridad
PERFIL PROFESIONAL
68
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Descripción de Puestos Tipo
Cuando se describe un puesto tipo, en el apartado de identificación, se deberá describir la
siguiente información
EJEMPLO
IDENTIFICACIÓN
Nombre del Puesto:
Función:
Jefe Inmediato:
Subordinados Inmediatos:
Suplencia en caso de ausencia
temporal:
Técnico Profesional o Técnico Administrativo
Responsable de Jefe de la Unidad Administrativa y Control de Personal
Técnico Administrativo (Auxiliar Administrativo)
La persona que designe el Director General de Recursos
Humanos
69
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
ANEXO Vll (BITÁCORA DE CAMBIOS)
BITÁCORA DE CAMBIOS
NO. DE
REVISIÓN
FECHA DE REVISIÓN COMENTARIOS
1
29 de Octubre de 2009
En la Administración Municipal 2008-2010 se
autorizó el cambio de adscripción de la Unidad de Desarrollo Administrativo dependiente de la Contraloría para estar adscrita a la Dirección General de Recursos Humanos, fusionada con la Unidad de Cursos y Capacitación, quedando
como Unidad de Cursos y Capacitación y Desarrollo Administrativo por lo que el presente documento, se actualizó con los datos correspondientes a la mencionada Dirección General, y con la denominación de
Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos.
70
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
ANEXO Vlll (Declaración de políticas)
POLÍTICAS GENERALES
71
MANUAL DE POLITICAS PARA LA ASIGNACIÓN DE UNIDADES MOTORAS DE LA DIRECCIÓN
GENERAL DE TRÁNSITO Y VIALIDAD,
1. Las unidades motoras están incluidas dentro del inventario general del Ayuntamiento de Xalapa, y bajo el control de la Subdirección de Recursos Materiales, adscrita a la Tesorería Municipal, mismas que dicha área protege mediante resguardos firmados por
los responsables usuarios. 2. Las unidades motoras serán asignadas al personal operativo mediante un resguardo
que elabore la Unidad de Control de Inventarios de la Subdirección de Recursos Materiales, a nombre de la persona que haga uso de la misma, quién será responsable
de conservar la unidad en las condiciones físicas y mecánicas en que se reciba la misma.
3. La Unidad Administrativa de la Dirección General de Tránsito y Vialidad, verificará y
conservará la copia de cada resguardo, y corresponderá a la misma elaborar los nombramientos en los que se comisionan a los oficiales para el uso de las unidades.
4. Un supervisor de la Unidad de Control del parque Vehicular y Maquinaria deberá
entregar semanalmente las Bitácoras de Entrega-Recepción de unidades a resguardo,
debidamente foliadas y selladas a los responsables de cada una de las unidades que conforman el parque vehicular de la Dirección General de Tránsito y Vialidad.
5. Los responsables de las unidades vehiculares deberán realizar el llenado de la Bitácora
de Entrega-Recepción de dicha unidades en cada cambio de turno, en la que se
especifique el estado físico que guarda hasta ese momento la unidad, recibiendo de conformidad el personal que tenga a su cargo el siguiente turno de trabajo.
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
ANEXO IX (Cuestionario de Procedimientos)
ANÁLISIS DE ACTIVIDADES PARA LA DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
1. Nombre de la actividad, trámite o servicio: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. Mencione cuál es el objetivo o finalidad de la actividad, trámite o servicio: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 3. Frecuencia en que se realiza: (diaria, semanal, quincenal, mensual, esporádica, etc.) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 4. Si se trata de un trámite o servicio, especifique los requisitos que deben cubrir los usuarios, para realizarlo. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 5. Especifique el costo del trámite o servicio __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 6. ¿Existe un tabulador autorizado para el cobro? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 7. ¿En qué se basan para fijar el monto a pagar? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
72
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
8. ¿Mencione en qué tiempo se realiza la actividad, trámite o servicio? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 9. Especifique cuál es la vigencia del trámite _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
10. Especifique el fundamento jurídico de la actividad, trámite o servicio ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 11. Especifique el nombre y puesto del(os) responsable(s) de realizar la actividad, trámite o servicio _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________-_____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 12. PROCEDIMIENTO (Narre en forma ordenada –cronológica- las actividades que realiza, desde el inicio hasta su conclusión y en caso de que intervengan otros puestos o áreas, mencionar lo que hace cada uno de ellos).
Si el espacio no es suficiente, anexe una hoja con la descripción del procedimiento a seguir.
NOTA: Mencione qué se hace cuando en el procedimiento se presenta algún documento que no cumpla con los requisitos establecidos. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
73
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
13. POLÍTICAS (Mencionar las políticas necesarias para realizar esta actividad. Una política es una norma expresada en forma verbal o escrita, son los lineamientos generales de acción que se establecen en forma explícita, para facilitar la actuación de las distintas instancias y personas que participan en los procedimientos. Así mismo, debe contemplar las situaciones alternativas que pueden presentarse y la forma en que deberán actuar.) _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
14. Formatos que utiliza. (Si el procedimiento implica la utilización de formatos, especifíquelo -documentos y/o formatos que se reciben nombre del formato, quién lo envía, si recibe original y copias, cuántas) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 15. Especifique el nombre del formato que se elabora como resultado del procedimiento _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 16. ¿Cuál es el objetivo de la elaboración del formato? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 17. Especifique la cantidad de formatos que se elaboran en original y copias, ¿cómo se distribuye el original y las copias del formato? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________
18. Describa las relaciones de coordinación que requiere con otras áreas de esa dirección y/o con otras áreas del Ayuntamiento, para realizar la actividad, trámite o servicio.
CON: PARA:
______________________________________ _____________________________________
______________________________________ _____________________________________
______________________________________ _____________________________________
74
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
19.- Describa las relaciones de coordinación que requiere con otras Dependencias o Entidades externas (estatales, federales)
CON: PARA:
______________________________________ ___________________________________
______________________________________ ___________________________________
______________________________________ ___________________________________
______________________________________ ___________________________________
20. Mencione la problemática existente dentro de su área de trabajo para el buen desarrollo de la actividad, trámite o servicio y cuál es su propuesta para evitarla o para mejorar los procesos.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
21. Sugerencias y comentarios:
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Xalapa, Equez., Ver., a ____ de ______________ del año 20___
Nombre y Firma del Encuestado Nombre y Firma del Encuestador
75
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
ANEXO X (Simbologías)
SIMBOLOGÍA APLICADA PARA LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
Terminal Indica el inicio y término del procedimiento. Operación Representa la ejecución de una actividad o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas. Decisión y/o alternativa Indica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones). Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, genere o salga del procedimiento. Multidocumento Representa cualquier tipo de documentos que se utilicen, reciban, generen o salgan del procedimiento. Archivo permanente Indica que se guarda un documento de forma definitiva. Archivo temporal Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Sistema informático Indica el uso o procesamiento de información en el procedimiento, a través de un sistema o programa informático.
Disquete o Diskette Indica el uso, procesamiento o respaldo de información en el procedimiento, a través de una unidad magnética. Disco compacto Indica el uso, procesamiento o respaldo de información en el procedimiento, a través de un CD.
P
T
76
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso. Aclaración Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento. Aclaración Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento Conector de actividad (en la misma página) Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector fuera de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
Dirección de flujo o líneas de unión Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones. Dirección de flujo de actividades simultáneas Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más actividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.
Objeto Representa cualquier tipo de objeto que se mencione en la descripción narrativa y que se quiera representar gráficamente en el diagrama de flujo.
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
77
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
ANEXO Xl (Carátula del procedimiento) (EJEMPLO)
-Para la elaboración e integración de cualquier tipo de Manuales Administrativos, las Dependencias o Unidades Administrativas de la administración pública municipal se deberán de apegar a los lineamientos criterios y métodos establecidos en la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, emitida por la Dirección General de Recursos Humanos.
-La formulación e integración del Manual Administrativo será responsabilidad de cada Dependencia o Unidad Administrativa responsable, los cuales deberán coordinarse con la Unidad de Cursos y Capacitación y Desarrollo Administración, para su elaboración.
-Las Dependencias y Unidades Administrativas, deberán de designar al personal que servirá de Enlace con la Unidad de Cursos y Capacitación y Desarrollo Administrativo, quienes preferentemente deberán de contar con un perfil académico en el área administrativa para facilitar el proceso de análisis y validación de la información para formalizar los proyectos de los
mencionados Manuales. -Los Manuales Administrativos se deberán elaborar conforme a la estructura orgánica formal autorizada por el Ayuntamiento y contemplada en el Reglamento de la Administración Pública Municipal de Xalapa.
-Los Manuales Administrativos deberán ser actualizados periódicamente de acuerdo a los criterios de las Dependencias y Unidades Administrativas responsables, con el propósito de mantenerlos vigentes.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CLAVE FECHA
Revisión y Seguimiento para la Elaboración de Manuales Administrativos.
DGRH/UCYCYDA-P01/09
ELABORACIÓN AUTORIZACIÓN
24/06/09
FRECUENCIA
Continua
OBJETIVO Y ALCANCE
Establecer de una manera ordenada la elaboración de los Manuales Administrativos, con el fin de unificar criterios en las distintas dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal..
POLITICAS
78
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
-Cuando haya disposiciones administrativas que modifiquen la estructura y organización de las Dependencias y Unidades Administrativas, que afecten más del 20% del contenido del Manual Administrativo, éstas deberán de comunicarlo y prestar en la Unidad de Cursos y Capacitación y Desarrollo Administrativo un nuevo proyecto de Manual para su actualización.
-La Unidad de Cursos y Capacitación y Desarrollo Administrativo es la responsable de analizar y validar, desde el punto de vista organizacional los proyectos de Manuales Administrativos, así como de gestionar su autorización.
-Las Dependencias y Unidades Administrativas responsables deberán de considerar para la integración de sus Manuales Administrativos sus funciones y procedimientos administrativos sustantivos, que constituyan su razón de ser.
-Los procedimientos administrativos en los que se vinculen o intervengan más de una Unidad Administrativa, la responsable de la elaboración será aquella que mayor preponderancia y vinculación tenga con los trámites y procesos respectivos, estableciendo los sistemas de coordinación que permitan determinarlos.
-Los Manuales Administrativos se deberán elaborar observando las normas reglamentarias contenidas en las Leyes Federales y Estatales involucradas en la gestión municipal; en la Ley Orgánica del Municipio Libre; en el Código Hacendario para el Municipio; en el Reglamento de la Administración Pública Municipal de Xalapa; en el Reglamento Interior de Gobierno del Ayuntamiento de Xalapa; en los Reglamentos Interiores de las Dependencias y Unidades
Administrativas que integran la Administración Pública Municipal de Xalapa; así como también en los Reglamentos, Manuales, Planes, Programas, declaratorias, acuerdos de orden municipal.
ELABORÓ: ÁREA DE DESARROLLO DMINISTRTIVO
REVISÓ: UNIDAD DE CURSOS Y CAPACITACIÓN Y
DESARROLLO ADMINISTRATIVO
AUTORIZÓ: DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
POLITICAS
79
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
ANEXO XIl (Descripción de procedimientos)
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CLAVE FECHA
Revisión y Seguimiento para la Elaboración
de Manuales Administrativos.
DGRH/UCYCYDA-P01/09
ELABORACIÓN AUTORIZACIÓN
11/02/10
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
Unidad de Cursos y
Capacitación y Desarrollo
Administrativo
1
2 3 4
Elabora un Oficio en original y dos copias, dirigido al Titular de la Dependencia o Unidad Administrativa a la cual se le solicita la elaboración y/o actualización de sus Manuales Administrativos, así como la designación del Enlace de dicha área con el cual se coordinará la revisión y/o elaboración de las mencionadas herramientas administrativas; recaba firma del Director General
de Recursos Humanos. Distribuye el Oficio en original y dos copias de la siguiente manera: Oficio original.- Al Titular de la Dependencia o Unidad Administrativa. 1ª. Copia.- Al Presidente Municipal de Xalapa. 2da. Copia.- La conserva como acuse de recibo para archivarlo en el expediente correspondiente de manera cronológica permanente. Recibe oficio de la Dependencia o Unidad Administrativa en el que le menciona los Manuales con que cuenta y la situación actual de éstos, o la información referente en el caso de no contar con éstos, así como el nombre del Enlace designado para la elaboración y coordinación de dicho trabajo. Elabora Oficio en original y dos copias dirigido al Titular de la Dependencia o Unidad Administrativa en el que le informa le envía en medio magnético la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos; recaba firma del Director General de Recursos Humanos.
80
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Unidad de Cursos y Capacitación y
Desarrollo Administrativo.
5
6
6A
6B
6C
Distribuye el Oficio en original y dos copias de la siguiente manera: Oficio original.- Al Titular de la Dependencia o Unidad Administrativa. 1ª. Copia.- Al Presidente Municipal de Xalapa. 2da. Copia.- La conserva como acuse de recibo para archivarlo en el expediente correspondiente de manera cronológica permanente.
Acuerda e instruye al Enlace designado por la Dependencia o Unidad Administrativa responsable, en una reunión de trabajo, sobre los puntos referentes a la elaboración y/o revisión del proyecto del Manual Administrativo, tomando como base el organigrama autorizado por el Ayuntamiento. ¿La Dependencia o Unidad Administrativa cuenta con Manuales Administrativos?
En caso de que la Dependencia o Unidad Administrativa no cuente con Manuales Administrativos:
Recibe del Enlace designado por la Dependencia o Unidad Administrativa el avance del proyecto del Manual Administrativo, mediante correo electrónico y de manera impresa para su revisión. Revisa de forma y fondo el avance del proyecto del Manual Administrativo, en el cual hace de ser necesario algunas sugerencias y/o correcciones al mismo. Acuerda con el Enlace en una reunión de trabajo para indicarle las correcciones y/o modificaciones sugeridas en la revisión del avance del Proyecto del Manual Administrativo, se retroalimenta con datos que le solicita a éste con el fin de complementar la información, así como también proporciona el número de asesorías necesarias que requiere el mismo para su elaboración y conclusión.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
81
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Unidad de Cursos y Capacitación y
Desarrollo Administrativo
6D
6E
7 8 9
Entrega al Enlace en forma impresa y mediante correo electrónico las sugerencias hechas en la revisión del avance del proyecto del Manual Administrativo.
Pasa el tiempo Recibe del Enlace en forma impresa y mediante correo electrónico las correcciones sugeridas al proyecto del Manual Administrativo, verifica que estén debidamente realizadas con el fin de dar su visto bueno, o en su caso hace alguna (s) corrección (es) y/o modificación (es) para que el proyecto quede en su totalidad terminado y adecuadamente revisado. En caso de que la Dependencia o Unidad Administrativa cuente con Manuales Administrativos: Recibe del Enlace el Manual Administrativo requerido, de manera impresa y en medio magnético para su revisión y actualización. Se conecta con la actividad no.7 Elabora un Oficio en original y dos copias dirigido al Titular de la Dependencia o Unidad Administrativa, en el que le solicita su firma y las firmas de los Titulares de las Unidades Administrativas adscritas a ésta, a fin de que avalen de conformidad y visto bueno las funciones que corresponden a su área, en un Documento anexo al mismo, en un término de tres días áviles a partir de la fecha de recepción del mismo. Elabora un Documento en el cual firmarán el Titular de la Dependencia y de las Unidades Administrativas adscritas a ésta, con el fin de avalar su visto bueno en lo que concierne a la
descripción de las funciones descritas en el Manual Administrativo en cuestión.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
82
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Unidad de Cursos y Capacitación y
Desarrollo Administrativo
10
11
12
13
14
Distribuye el Oficio en original y dos copias, así como el Documento que se menciona en el punto anterior, de la siguiente manera: Oficio original y Documento.- Al Titular de la Dirección o Dependencia 1ª. Copia.- Al Presidente Municipal de Xalapa. 2da. Copia.- La conserva como acuse de recibo para archivarla en el expediente correspondiente de manera cronológica permanente. Distribuye el Oficio en original y dos copias de la siguiente manera: Oficio original.- Al Titular de la Dependencia o Unidad Administrativa. 1ª. Copia.- Al Presidente Municipal de Xalapa. 2da. Copia.- La conserva como acuse de recibo para archivarla en el expediente correspondiente de manera cronológica permanente. Recibe oficio del Titular de la Dependencia o Unidad Administrativa, en el que comunica el visto bueno del proyecto del Manual Administrativo, adjuntando al mismo dicho proyecto de manera impresa y en medio magnético. Pasa el tiempo Realiza en el proyecto del Manual Administrativo una revisión de redacción y diseño conforme a lo establecido en los lineamientos de la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos con que cuenta la Dirección General de Recursos Humanos. Imprime y engargola el proyecto del Manual Administrativo en hoja opalina y con los colores oficiales de la Administración
Municipal en turno.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
83
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Unidad de Cursos y Capacitación y
Desarrollo Administrativo
15
16
16A
16B
Elabora un Oficio en original y dos copias dirigido al Titular de la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares en el que le solicita realicen el análisis, dictamen y aprobación derivados de la revisión del proyecto del Manual Administrativo, con el fin de que una vez revisado se apruebe o bien se le observe alguna (s) corrección (es) y/o modificación (es); adjunta al mismo el proyecto del Manual de manera impresa y en forma magnética; recaba firma del Director General de Recursos Humanos. Distribuye el Oficio en original y dos copias de la siguiente
manera: Oficio original.- Al Titular de la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares. 1ª. Copia.- Al Presidente Municipal de Xalapa. 2da. Copia.- La conserva como acuse de recibo para archivarlo en el expediente correspondiente de manera cronológica permanente. ¿La Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares aprueba el proyecto del Manual Administrativo? En caso de que la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares no apruebe el proyecto del Manual Administrativo: Recibe del Titular de la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares un oficio en el que comunica las observaciones que determinaron en la revisión del proyecto del Manual Administrativo para su corrección, adjuntando al mismo dicho proyecto de manera impresa y en forma magnética. Realiza las correcciones recomendadas por la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares, al proyecto del Manual Administrativo, y actualiza la (s) hoja (s) necesaria (s) en el mismo y en el disco magnético.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
84
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Unidad de Cursos y Capacitación y
Desarrollo Administrativo
16C
16D
16E
17
Elabora un Oficio en original y dos copias dirigido a la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares, en el que informa la corrección de las observaciones determinadas por la misma, adjunta a éste el proyecto de Manual Administrativo en forma impresa y en medio magnético; recaba firma del Director General de Recursos Humanos. Distribuye el Oficio en original y dos copias de la siguiente manera: Oficio original.- Al Titular de la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares.
1ª. Copia.- Al Presidente Municipal de Xalapa. 2da. Copia.- La conserva como acuse de recibo para archivarlo en el expediente correspondiente de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo Recibe de la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares un oficio en el que comunica el dictamen de la aprobación del proyecto del Manual Administrativo y de que éste se turnará a sesión de Cabildo para su autorización. En caso de que la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares apruebe el proyecto del Manual Administrativo: Se conecta con la actividad no. 24 Pasa el tiempo Recibe oficio y el Manual Administrativo del Titular de la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares en el que señala la autorización del Ayuntamiento para que este se aplique y difunda en la Dirección o Dependencia correspondiente.
85
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Unidad de Cursos y
Capacitación y Desarrollo
Administrativo
18
19
20
Recaba las firmas de las personas que elaboraron, revisaron y autorizaron el Manual Administrativo en cuestión Elabora un Oficio en original y dos copias dirigido al Titular de la Dependencia o Unidad Administrativa, en el que le informa y anexa el Manual Administrativo, para éste sea difundido entre el personal de su área; recaba firma del Director de Recursos Humanos. Distribuye el Oficio en original y dos copias de la siguiente manera: Oficio original.- Al Titular de la Dependencia o Unidad Administrativa. 1ª. Copia.- Al Presidente Municipal de Xalapa. 2da. Copia.- La conserva como acuse de recibo para archivarla en el expediente correspondiente de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
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ANEXO XIII (Formato para trámites y servicios al público)
ENTIDAD O DEPENDENCIA: CONTRALORIA
DESCRIPCIÓN / OBJETIVO DEL TRÁMITE O SERVICIO Registro que otorga la Contraloría del Ayuntamiento de Xalapa, Veracruz, con la finalidad de contar con un padrón confiable, para garantizar el abasto de bienes y servicios que demanda el Ayuntamiento.
USUARIO DOCUMENTO A OBTENER Personas físicas y morales que se dediquen a la
prestación de bienes y servicios
Cédula de Proveedor
VIGENCIA COSTO TIEMPO PROMEDIO DE RESPUESTA De la fecha de registro a diciembre del mismo año
Ninguno
2 Días
ÁREA EN DONDE SE REALIZA HORARIO DE ATENCIÓN TELÉFONOS
Contraloría
De 9:00 a 14:00 Horas
842-12-00 Ext.5016 y 842-12-52
DOMICILIO
Palacio Municipal S/N, Tercer Piso, Zona Centro, C.P. 91000.
REQUISITOS Fotocopias y original para cotejo de: 1. Solicitud(proporcionada por la contraloría)
2. Acta de nacimiento 3. Identificación oficial
4. Cédula de identificación fiscal como contribuyente ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Público (RFC). 5.Últimas declaraciones de obligaciones fiscales ante la Federación, el Estado o el Municipio. (declaración anual y últimos 3 pagos)
FUNDAMENTOS LEGALES Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio De La Llave
Código Hacendario Municipal Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles y Obra Pública.
Reglamento Interno de Gobierno y de la Administración Pública Municipal
*En caso de no presentar los documentos originales, deberá entregar copias certificadas ante notario público *En caso de que el trámite no lo realice el propietario o representante legal , deberá presentar carta poder original y anexar fotocopia de la
credencial de lector del que recibe el poder y de los 2 testigos. * Para refrendo: durante el mes de diciembre deberá presentar la solicitud, la última declaración anual y pagos provisionales, así como escr ito bajo
protesta de decir verdad, de que no ha sufrido modificaciones en el resto de los requisitos entregados con anterioridad, de lo contrario presentar todos los requisitos.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CLAVE FECHA
Registro en el padrón de proveedores y Prestadores de servicios
(Personas físicas)
C/SA/UA/T01/10
ELABORACIÓN AUTORIZACIÓN
11/Febrero/10
OBSERVACIONES
ELABORÓ: REVISÓ Vo. Bo.
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ANEXO XIV (verbos comunes para describir funciones específicas)
Acreditar Concentrar Disponer Gestionar Opinar Registrar
Actualizar Conciliar Distribuir Globalizar Orientar Regular
Adecuar Conducir Divulgar Grabar Organizar Rehabilitar
Administrar Conformar Documentar Hacer Otorgar Remitir
Analizar Conservar Efectuar Identificar Participar Rendir
Aplicar Consolidar Ejecutar Impartir Planear Representar
Apoyar Contratar Ejercer Implantar Practicar Requerir
Asegurar Contribuir Elaborar Informar Preparar Resolver
Asignar Controlar Emitir Inscribir Prestar Reunir
Atender Convocar Emplazar Inspeccionar Prever Revisar
Autorizar Cuantificar Entablar Instruir Procesar Sancionar
Canalizar Definir Enterar Instrumentar Producir Seleccionar
Capacitar Depurar Enviar Integrar Programar Sistematizar
Captar Desahogar Establecer Interpretar Promover Solicitar
Capturar Desarrollar Estimar Intervenir Proponer Sugerir
Certificar Designar Estudiar Investigar Proporcionar Supervisar
Clasificar Detectar Evaluar Jerarquizar Proteger Suministrar
Coadyuvar Determinar Expedir Manejar Proveer Tramitar
Colaborar Dictaminar Fincar Marcar Publicar Validar
Compatibilizar Dictar Fomentar Notificar Realizar Valorar
Compilar Difundir Formular Observar Recabar Verificar
Comprobar Dirigir Fundamentar Obtener Recibir Vigilar
Comunicar Diseñar Generar Operar Recopilar Vincular
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Actividad: Una o más acciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento, ejecutado por una misma persona o por una unidad administrativa.
Análisis de puestos: Es el proceso que permite determinar el requerimiento del puesto, a través de los niveles de formación, experiencia y competencias, en función de la misión organizacional. Autoridad: Persona u organismo que ejerce una potestad que le ha sido conferida legalmente
para desempeñar una función pública o para dictar al efecto, resoluciones cuya obediencia es indeclinable, bajo la amenaza de una sanción y la posibilidad legal de su ejecución forzosa en caso necesario. Descripción del puesto: Es el proceso que identifica, recolecta, examina y registra la información
relativa al contenido, situación e incidencia real de un puesto en la organización, a través de la determinación del rol, atribuciones y responsabilidades; e, interfaz, en función de la misión y procesos organizacionales. Facultad: Posibilidad jurídica que tiene un sujeto de ejercer, bajo su responsabilidad,
determinados actos administrativos. Guía técnica: Documento que contiene la metodología, las instrucciones y la información esencial para dirigir u orientar la elaboración de diversos tipos de documentos técnicos-
administrativos. Manual Administrativo: Documento administrativo de fácil manejo que se utiliza para brindar, en forma ordenada y sistemática, la información de diversa índole para la operación de una organización; atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas, normas, puestos, sistemas,
procedimientos, actividades y tareas, así como instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de las labores. Manual de procedimientos: Medio o instrumento de información en el que se consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones
de una dependencia o entidad, en ellos se describen, además, los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen y se precisa su responsabilidad y su participación. Suelen contener información y ejemplos de los formularios, impresos, autorizaciones o documentos necesarios.
Metodología: Disposición lógica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de un análisis ordenado.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
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Objetivo: Es el propósito que pretende cumplir, y que especifica con claridad el qué y para qué se proyecta y se debe realizar una determinada acción. Establecer objetivos significa predeterminar
que se quiere lograr. La determinación del objetivo de una institución se hace con apego a las atribuciones de cada dependencia o entidad pública. Operación: Cada una de las acciones físicas y mentales necesarias para ejecutar una actividad o labor determinada.
Política: Ordenamiento imperativo y específico de acción que persigue un fin determinado, con la característica de ser rígido en su aplicación. Regla de conducta o precepto que regula la interacción de los individuos en una organización, así como la actividad de una Unidad
Responsable o de toda una Institución. Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen. Procedimiento: Es una serie de actividades relacionadas entre sí y cronológicamente, que muestran la forma establecida en que se realiza un trabajo determinado, explicando en forma
clara y precisa quién, qué, cómo, cuándo, donde y con qué se realiza cada una de las actividades. Es la sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Involucra actividades y tareas del personal, la determinación de
tiempos de realización, el uso de recursos y la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Los procedimientos deben estar integrados por: objetivo, normas de operación, descripción narrativa, diagramas de flujo, formatos y demás documentos que describan las actividades que se realizan para la ejecución de un trabajo determinada
Requerimientos del puesto: Se refiere a los niveles de instrucción formal, especialización, experiencia, establecidos en la descripción y análisis del puesto, que deberá satisfacer la persona para ocupar el mismo dentro de la organización.
Técnica: Conjunto de conocimientos, procedimientos y capacidades para elaborar, fabricar y usar bienes, así como para Unidad Responsable alcanzar un resultado esperado o desarrollo de una actividad administrativa.: Es el individuo, puesto u órgano administrativo que participa en las actividades
descritas en el procedimiento.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
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ELABORÓ
L.A.E. MARÍA LETICIA MORENO MEZA MORENO
ENCARGADA DE ÁREA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
REVISÓ
LIC. ROSA DELIA RUÍZ BRETÓN
JEFA DE LA UNIDAD DE CURSOS Y CAPACITACIÓN
Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO
Vo. Bo.
LIC. JORGE JAVIER PABELLO OLMOS
DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
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DIRECTORIO
. David Velasco Chedraui Presidente Municipal Constitucional de Xalapa
Antonio Ballesteros Grayeb
Síndico
José Alberto Hernández Melgarejo Secretario del Ayuntamiento
Ricardo Ruiz Martínez
Regidor Primero
Miguel Ángel Briones Méndez Regidor Segundo
Roberto Carlos Carbajal Hernández
Regidor Tercero
Minerva Salcedo Baca Regidor Cuarto
José Luis Sosa Martínez
Regidor Quinto
José Luis Hernández López Regidor Sexto
Fernando Acosta Velázquez
Regidor Séptimo
José Luis Lárraga Cruz Regidor Octavo
Carlos Gabriel Fuentes Urrutia
Regidor Noveno
Ana María Córdoba Hernández Regidor Décimo
Dulce María Dauzón Márquez
Regidor Décimo Primero
Esteban Hidalgo Gómez Regidor Décimo Segundo
Salomé Jiménez Picazzo
Regidor Décimo Tercero
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