19013991

JORNADAS TCNICAS ISA - 2012

1

USO DE RESERVAS EN SAP COMO HERRAMIENTA DE PLANIFICACIN EN LA

GESTIN DE RECURSOS

Esperanza Jess Paucar Enrquez

Analista de Almacn

SE Socabaya Red de Energa del Per S.A.

Per [email protected]

CATEGORA.

Gestin del Mantenimiento.

RESUMEN.

El presente trabajo permite comprender la importancia de la utilizacin de la herramienta disponible en SAP para la generacin de reservas de materiales, por cada orden de mantenimiento, inmediatamente despus de consolidado el programa mensual de Mantenimiento. Propone adems su implementacin en Red de Energa del Per como una herramienta de planificacin en la gestin de recursos. Cabe destacar que el importante avance en la catalogacin y homologacin de repuestos de lneas de transmisin y subestaciones alcanzado a finales de 2011 en Red de Energa del Per S.A., ayudar en gran medida a la implementacin de la presente propuesta. Se tiene disponible en SAP un registro de materiales identificados plenamente con cdigos, textos breves de material y un campo con las correspondientes especificaciones tcnicas, complementado adems con un catlogo de materiales que incluye fotografas y fichas tcnicas de cada uno de ellos. La implementacin de esta mejora sentar las bases para la integracin con los convenios de ferretera menor y las compras locales que son un paso previo a la elaboracin de solicitudes de pedido para compra centralizada, aspecto que permite a los responsables de almacn crecer en su aporte a las operaciones del negocio.

PALABRAS CLAVES. Reserva, Materiales, Catalogacin, Almacn, Planificacin, Ciclo de Mejora Continua (PHVA), Mentalidad Superadora.

INTRODUCCIN La construccin de la excelencia operacional en el mantenimiento y la operacin es un proceso continuo con retos cada vez mayores debido a la evolucin de las exigencias del entorno [3]. El presente trabajo plantea la utilizacin de la funcionalidad, existente en SAP, denominada Reservas en la actividad Gestionar Recursos como una herramienta que contribuir con el proceso Planear el Mantenimiento de la Red. En la primera parte del trabajo se muestra el desarrollo del mismo, en la que se ha considerado la situacin actual en la gestin de materiales, el objetivo del estudio, se detalla tambin como antecedentes el proceso de catalogacin y homologacin de materiales realizado en el ao 2011, as como la implementacin del proyecto de

Ajuste del Mantenimiento en Red de Energa del Per S.A., REP al Modelo de Mantenimiento del grupo ISA, PAM. En otro punto se hace referencia a la base terica en la que se sustenta la propuesta, se mencionan conceptos tales como ciclo de mejora continua, cadena de valor, avisos y rdenes de mantenimiento y estrategia superadora doble como un concepto innovador que permite aplicar una mentalidad con la que se pueda imaginar opciones y frmulas que creen experiencias de gran valor para el cliente y generen bajos costos para la empresa al mismo tiempo [4]. En cuanto a los aspectos metodolgicos el trabajo se basa en la implementacin de la Cadena de experiencia del Consumidor de Morosini mostrada de una forma sencilla como una manera de


2

identificar y compartir el conocimiento en esta convocatoria denominada Aprendizaje y Desarrollo. Posteriormente se describe los procedimientos a seguir en SAP PM en la generacin de reservas de material y en la bsqueda de referencias vlidas en el maestro de materiales. Se muestra asimismo un presupuesto estimado y cronograma de implementacin. En la segunda parte del trabajo se presenta las conclusiones y recomendaciones como una seccin que corresponde a los resultados esperados entre los que se menciona principalmente el contar, en SAP, con un historial de los materiales utilizados en cada orden de mantenimiento lo cual favorecer la adecuada planificacin de los recursos, la mayor utilizacin de la base de datos existente en SAP, el aseguramiento de que los recursos necesarios para la ejecucin de una actividad de mantenimiento estn disponibles en el momento oportuno. Se espera lograr adicionalmente el incremento de la rotacin de los materiales existentes en almacenes, disminucin del uso de papel, entre otros. Finalmente existe una tercera parte en la que se relacionan todas las referencias bibliogrficas consultadas para la elaboracin del presente trabajo.

1 CONTENIDO DEL DOCUMENTO

1.1 PRESENTACIN DEL PROBLEMA

Actualmente las reas encargadas de ejecutar una actividad de mantenimiento solicitan los materiales necesarios para sus actividades, en una fecha muy cercana a la de inicio de las mismas, mediante el uso de un formato manual llamado Nota de requerimiento. As estos materiales son entregados y registrados en el mdulo Materiales de SAP, sin embargo este detalle no se refleja en la ficha componentes de la orden de mantenimiento. Esta situacin no permite contar con una base de datos del historial de los componentes por cada orden de mantenimiento que contribuya con los lineamientos dados por el Departamento Gestin Mantenimiento, DGM, en la tarea de elaboracin del plan de mantenimiento de largo plazo, favoreciendo por el contrario el incremento de las desviaciones entre el costo planeado versus el

real, tal como podemos apreciar en la Tabla 1. La situacin actual tampoco contribuye con la elaboracin de un adecuado plan anual de compras basado en las actividades de mantenimiento. Limita la utilizacin, a usuarios, de la informacin disponible en SAP referida a existencias y maestro de materiales.

1.2 OBJETIVO

Comprender la importancia de la funcionalidad de la generacin de Reservas, existente en SAP, para disear una propuesta que permita su utilizacin en Red de Energa del Per como una herramienta de planificacin.

1.3 ANTECEDENTES

A finales de 2011 se culmina en REP el proceso de catalogacin y homologacin de materiales con cdigos 4XXXXXXX y 5XXXXXXXX, proceso con el que se logr que en SAP tales materiales cuenten con una descripcin veraz y rpida e informacin tcnica adicional que facilite su adquisicin e identificacin y que permita reflejar la realidad fsica del sistema. Durante este proceso se realizaron actividades tales como levantamiento de informacin en campo, elaboracin de fichas tcnicas y archivo plano, carga en SAP, homologacin y depuracin de catlogo. Un ejemplo de las situaciones encontradas en este proceso se muestra en la Grfica 1.

Fuente: Tomado de Proyecto Catalogacin de Materiales

Grfica 1. Situaciones varias de catalogacin y

homologacin de materiales

Como resultado de la catalogacin y homologacin


3

de materiales se identific la oportunidad de gestionar la unificacin de materiales con diferentes nombres, la atomizacin y molecularizacin de descripciones de sets y equipos, as como la baja de los bienes identificados como obsoletos o inservibles, entre otros que se muestran en la Tabla 1.

Fuente: Tomado de Proyecto Catalogacin de Materiales

Tabla 1. Gestin de Baja de bienes como resultado

de catalogacin

Una de las conclusiones del trabajo de catalogacin y homologacin fue que la actualizacin del maestro de materiales es una actividad dinmica y permanente en el tiempo. En el ao 2011 tambin se culmina en REP la implementacin del proyecto Ajuste del Mantenimiento en REP al modelo de Mantenimiento del Grupo ISA ,PAM, el cual resalta el enfoque del PHVA en el proceso de mantener la Red teniendo como estrategia el Fortalecimiento de Lderes a travs del empoderamiento, el jalonamiento del cambio y el trabajo en equipo; el Fortalecimiento de Estructura y Procesos a travs del mantenimiento enfocado en la planeacin; y el Fortalecimiento de la Rigurosidad y Excelencia a travs del desarrollo de competencias tcnicas y de seguridad [3].

1.4 BASE TERICA

La base terica en la que se fundamenta el presente trabajo se presenta a continuacin:

1.4.1 El ciclo PHVA

El Ciclo PHVA es una versin mejorada del Ciclo de Deming y acta como gua para llevar a cabo la mejora continua y lograr de una forma sistemtica y estructurada la resolucin de problemas. Est constituido bsicamente por cuatro actividades: Planificar Hacer, Verificar y Actuar, que forman un ciclo que se repite de manera continua [1]. Est constituido a su vez por varias subetapas:

Planificar:

Seleccionar la oportunidad de mejora.

Registrar la situacin de partida.

Estudiar y elegir las acciones correctivas ms adecuadas.

Observar (a nivel de ensayo o simulacin) el resultados.

Hacer: Lleva a cabo la accin correctora aprobada. Verificar: Diagnosticar a partir de los resultados y de no ser los deseados volver a etapa Planificar. Actuar:

Confirmar y normalizar la accin de mejora.

Emprender una nueva mejora.

Es un ciclo que se repite una vez que termina, volviendo a comenzar el ciclo y formando una espiral: la Mejora Continua [1]. En Red de Energa del Per podemos explicar el ciclo PHVA de la siguiente manera: P:

Definir la estrategia de mantenimiento.

Realizar la planeacin de las actividades y recursos.

H:

Ejecutar las actividades planeadas.

Atender emergencias o correctivos.

V:

Evaluar la efectividad de la estrategia de mantenimiento.

Evaluar el estado de los equipos.

A:

Definir acciones costo efectivas para el ciclo de vida del activo.


4

1.4.2 Cadena de Valor

Del anlisis de la cadena de valor que, segn Porter, se basa en la descomposicin de la actividad principal de una empresa en sus componentes bsicos [2], tenemos el Macroproceso Gestionar el Servicio de Transmisin, proceso Mantener la Red, el subproceso Planear el Mantenimiento de la Red, y las actividades Planear Integralmente el Mantenimiento y Gestionar los Recursos, y es precisamente aqu donde se enmarca la presente propuesta. La Grfica 2 lo esquematiza.

Fuente: Tomado de [3]

Grfica 2. Cadena de Valor Mantener la Red

1.4.3 Avisos y rdenes de Mantenimiento

Entendemos como Avisos a los recolectores de la informacin tcnica de la ejecucin, controles, verificaciones, datos, observaciones, indisponibilidades, comportamientos. De igual manera entendemos como rdenes a los recolectores del uso de recursos, fechas, consignaciones, costos. Tipos de Avisos de Mantenimiento:

N1 Para actividades peridicas. Generalmente se crean desde un plan de mantenimiento.

N2 Para actividades correctivas.

N4 Para actividades no correctivas ni peridicas.

M5 Para la revisin de la estrategia de mantenimiento, estudios especiales y reclamaciones por garantas.

N7 Para actividades de gestin social y ambiental.

M6 Para compras de equipos (Plan de Optimizacin de Activos inversin y gasto).

Tipos de Ordenes de Mantenimiento En la Grfica 3 podemos apreciar los tipos de rdenes de mantenimiento en REP:

Fuente: Tomado de SAP

Grfica 3. Clases de rdenes de Mantenimiento

1.4.4 Estrategia Superadora Doble

Como elementos de una mentalidad superadora tenemos la profunda predisposicin a percibir e interpretar la realidad con la mirada de quien quiere ser, hacer y conseguir mucho ms con mucho menos. Cuando se aplica la mentalidad superadora al proceso de imaginar un futuro diferente y positivo, se generan innovadoras imgenes mentales indispensables para la mayora de las personas, pero que de manera automtica activan la imaginacin de estas y les permiten pensar y actuar con la filosofa de hacer ms con menos. Una Estrategia Superadora Doble es una mentalidad especfica que estimula el diseo de experiencias extraordinarias para los clientes a costes muy por debajo de la media para la organizacin [4].

1.4.5 Cadena de Experiencia del consumidor de Morosini

Esta metodologa consta de seis pasos tal como se muestra en la Grfica 4.


5

Fuente: Tomado de [5]

Grfica 4. La Cadena de la Experiencia del Consumidor de Morosini

1.5 ASPECTOS METODOLGICOS

El anlisis Pareto de la cantidad de rdenes de mantenimiento generadas desde el ao 2003 puede apreciarse en la Grfica 5.

Fuente: Elaboracin propia

Grfica 5. Diagrama de Pareto rdenes de Mantenimiento

En este grfico se aprecia que el 83% de las rdenes generadas corresponde al tipo OM01 y OM04, aspecto que determina tomar accin por este tipo de movimiento. Por otro lado en la Tabla 2 se muestra un resumen de las desviaciones existentes entre el costo planeado y el real por tipo de orden de mantenimiento calculada de acuerdo a la frmula (1).

es iaci n osto Planeado- osto eal

osto Planeado (1)


Tabla 2. Desviacin % Costo Planeado y Real por rden de Mantenimiento

Podemos apreciar claras desviaciones como por ejemplo que en el ao 2011 el costo planeado fue menor que el costo real en un 519 % para las rdenes de tipo OM01, mientras que para las rdenes de tipo OM04 el costo planeado fue mayor que el real en un 211%. La presente propuesta se desarrolla en base a la metodologa mencionada en el punto 5 de la base terica, la cual ha sido adaptada al subproceso planear el mantenimiento de la red, actividades planear integralmente el mantenimiento y gestionar recursos, del proceso Mantener la Red, macroproceso Gestionar el Servicio de Transmisin en REP.

1.5.1 Cadena de Experiencia del Consumidor pasos 1,2 y 3

Actualmente la cadena de experiencia del consumidor de las actividades planear integralmente el mantenimiento y gestionar recursos, identificando frustraciones, podemos apreciarla en la grfica 6.

OM01 OM04 OM02 OM03 OM11 OM05 OM10

Cantidad OM 29,162 6,286 3,910 2,282 867 367 58

Frecuencia Relativa Acumulada

0.68 0.83 0.92 0.97 0.99 1.00 1.00

0.00

0.10

0.20

0.30

0.40

0.50

0.60

0.70

0.80

0.90

1.00

0

5,000

10,000

15,000

20,000

25,000

30,000

35,000

40,000

Can

tid

ad O

rde

ne

s d

e M

antn

imie

nto

Grfico Pareto tipo rdenes de Mantenimiento

Ao

2005 -54% 38% -7% 54% 1% -24% 13%

2006 9% 15% 78% 3% -4% 68% 794%

2007 -45% 147% 64% 16% 3675% -27% -58%

2008 37% 346% -94% -38% 219% 509% -48%

2009 43% -36% -57% -52% -23% 106% 81%

2010 26% 181% 10% -17% -8% 550% 111%

2011 -519% 232% 211% 433% 21%

OM11OM01 OM02 OM03 OM04 OM05 OM10


6


Grfica 6. La Cadena de la Experiencia del Consumidor de Morosini REP pasos 1,2 y 3

1.5.2 Cadena de Experiencia del Consumidor pasos 4 y 5

Concentrndonos en las frustraciones imposibles e imaginando lo inimaginable de igual modo construimos la Grfica 7.


Grfica 7. La Cadena de la Experiencia del Consumidor de Morosini REP pasos 4 y 5

1.5.3 Cadena de Experiencia el Consumidor paso 6

En la Grfica 8 podemos apreciar la nueva experiencia de la actividades planear integralmente el mantenimiento y gestionar recursos implementada con abundantes situaciones superadoras dobles que permiten entre otros aspectos alcanzar la excelencia en el mantenimiento y tener equipos altamente confiables y disponibles para operar a travs del mantenimiento con enfoque en el PHVA, en la consolidacin del uso de herramientas SAP disponibles y en el mejoramiento de la construccin y seguimiento del presupuesto.


Grfica 8. La Cadena de la Experiencia del Consumidor de Morosini paso 6

1.5.4 Generacin de Reservas

La determinacin de los requerimientos de materiales, por cada Orden de Mantenimiento, inmediatamente despus de consolidado el programa mensual de mantenimiento e identificadas las actividades de mantenimiento, se registrar en SAP utilizando la ficha componentes de la transaccin IW32 Modificar Orden. En dicha transaccin de SAP cada interlocutor o supervisor encargado de una orden de mantenimiento completar la ficha omponentes, con datos tales como cdigo de material, cantidad, almacn en el cual se hace el requerimiento entre otros, generando de este modo una eser a en el caso de que el material posea existencias o una Solicitud de Pedido en caso contrario. La Grfica 9 muestra el detalle.


7


Grfica 9. Ficha Componentes IW32 Para visualizar el nmero de la reserva generada desplegamos la ficha Datos Generales. Veamos esto en la Grfica 10.


Grfica 10. Visualizacin de Nmero de Reserva Dado que los Componentes deben ser identificados con el cdigo SAP del material requerido, esta bsqueda puede efectuarse con mayor facilidad y certeza, al momento de gestionar la reserva, en la transaccin MM03 Visualizar Material. Se dispone en SAP de una base de datos de materiales identificados plenamente con un cdigo, texto breve de material y un campo con especificaciones tcnicas de acuerdo a los criterios

de catalogacin definidos en REP, como se muestra en la Grfica 11.


Grfica 11. Datos tcnicos de material en SAP

1.6 PRESUPUESTO

En el tema de las capacitaciones en SAP se est considerando la utilizacin de recursos internos es decir con personal de REP. Adicionalmente se ha de requerir el desarrollo de algunos reportes en SAP. Se estima entonces que el presupuesto para los recursos econmicos considerados asciende aproximadamente a U$3000,00.

1.7 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIN

El cronograma general de implementacin se presenta en la Tabla 3.


8


Tabla 3. Cronograma de Implementacin

2 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

La propuesta permitir contar, en un futuro prximo, con una base de datos vlida para realizar estimaciones de materiales, definir stocks mnimos y de respaldo para las actividades de mantenimiento de la empresa.

La presente propuesta contribuir en la generacin de valor al proceso de planificacin del mantenimiento, apalancando en las mejoras implementadas a la catalogacin de materiales y en los recursos disponibles en SAP MM.

Favorecer la disminucin de la desviacin existente entre el monto planeado y el monto real por cada orden de mantenimiento al contar con un control detallado, en SAP, del gasto por orden de mantenimiento.

Otra de las funcionalidades que permitir implementar este proyecto es la gestin de los contratos de suministro de materiales elctricos y de ferretera menor los cuales estn siendo gestionados, desde el mes de junio, por personal de almacn a nivel nacional permitiendo que la procura de bienes evite pasar por el proceso de emisin de solicitudes de pedido en SAP aumentando con ello la oportunidad del proceso abastecimiento de la empresa.

Se generar una cultura de optimizacin en el manejo de recursos considerando que los ejecutores de mantenimiento devuelvan a almacn los materiales sobrantes evitando la acumulacin de los mismos en talleres y otros ambientes de la subestacin.

Se mejorar el tiempo de atencin de requerimientos; la rotacin de inventarios se incrementar por cuanto el usuario identificar con mayor facilidad las existencias en almacn; se contribuir con la racionalizacin

del uso de papel pues en lugar de presentar el Formato Nota de Requerimiento para la atencin en almacenes, se indicar nicamente el nmero de reserva.

Se recomienda la implementacin de esta iniciativa inicialmente en el Departamento de Transmisin Sur extendindose posteriormente su aplicacin a nivel nacional.

A fin de que la implementacin de la presente propuesta sea exitosa se requiere un alto compromiso de los jefes y coordinadores de los Departamentos de Transmisin y Gestin Mantenimiento.

Se requiere tambin la realizacin de un seguimiento peridico al avance de la implementacin y reconocimiento del logro.

Se recomienda tambin impulsar la gestin de baja en REP a fin de mantener los almacenes con materiales disponibles y que no hayan perdido su capacidad de uso por obsolescencia.

3 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS.

[1] CUATRECASAS, Lluis. Gestin Integral de la Calidad. Implantacin, Control y Certificacin. 3. Espaa: Ediciones Gestin 2000, 2005. 385 p.

[2] D'ALESSIO, Fernando. Administracin y Direccin de la Produccin. Enfoque Estratgico y de Calidad. 2. Mxico: Pearson Educacin de Mxico S.A., 2004. 593 p.

[3] MELGUIZO, Gabriel. Proyecto PAM. Ajuste del Mantenimiento en REP al modelo de Mantenimiento del Grupo ISA. Abril 2011. http://yanet/repavanza/proyectopam/Documentos%20compartidos/Forms/AllItems.aspx

[4] MOROSINI, Piero. Las Siete Llaves de la Imaginacin. 2. Per: LID Editorial Empresarial, 2011. 253 p.

[5] MOROSINI, Piero. Imaginar el Futuro. En MBA Gerencial Arequipa XII. 2012: Lima. Paya Sarl. 2012. 9 p.


9

HOJA DE VIDA DE LOS AUTORES. Esperanza Jess Paucar Enrquez Ingeniera Industrial. 1986 Universidad Nacional de San Agustn de Arequipa, Per. Maestra en Gestin de Produccin. 2006 Universidad Nacional de San Agustn de Arequipa, Per. MBA Administracin Estratgica de Empresas. 2011 Pontificia Universidad Catlica del Per (en curso). Cargo actual: Analista de Almacn Departamento de Logstica Sub Estacin Socabaya DT SUR Red de Energa del Per S.A.

19013991

Documents