1. proceso: gestiÓn administrativa y financiera · a la clasificación, la ordenación y la...

INSTRUCTIVO CRITERIOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE

GESTIÓN

Código: A1-S6-IN-01

Versión: 01

Vigencia: 22/07/2015

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI Una vez descargado o impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.

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1. PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

2. SUB PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

3. OBJETIVO: Definir los criterios que se deben tener en cuenta en el proceso de organización, orientados a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos.

4. ALCANCE: Inicia con la organización de los documentos, de acuerdo con las Tablas de Retención

Documental establecida, y termina con el almacenamiento y disposición de la documentación dentro del archivo de gestión.

5. CONTENIDO:

5.1 Tarea 1 PRIMERO: Para realizar el proceso de organización del archivo de gestión, es importante conocer el ciclo vital de los documentos que comprenden tres fases de archivo que son: FASES DEL ARCHIVO1

1. Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

2. Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

3. Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la

documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, deposito voluntario, adquisición o expropiación.

De acuerdo con lo anterior dichas fases están identificadas en las Tablas de Retención Documental aprobadas por la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios – USPEC, y permiten identificar las agrupaciones por series, sub-series documentales, y tipos documentales, y su tiempo de retención en las fases de archivo. SEGUNDO: Los archivos de gestión se deben organizar de acuerdo con las Tablas de Retención Documental, igualmente se debe tener en cuenta el Acuerdo 42 de octubre 31 de 2002 “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones

1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA. Banco Terminologico. [en línea]. [Bogotá, Colombia]: 2014. [Citado el 15 de Abril de 2015]. Disponible en Internet <URL: http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php>.

http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php


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públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”. Ilustración 1. Formato A1-S6-FO-04 Tabla de Retención Documental

Fuente. Formato Tabla de Retención Documental A1-S6-FO-04 Las Tablas de Retención Documental son un instrumento archivístico primordial para la administración y gestión con los documentos, son importantes porque:

Facilitar el manejo de la información.

Contribuir a la racionalización (optimización de tiempos, costos o esfuerzos en base a una planificación) de la producción documental.

Permitir a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Garantizar la selección y conservación de los documentos en las diferentes fases de archivo.

Servir de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos. Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:

Permiten el manejo integral de los documentos.

Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto Archivo total.

Ayudan a controlar la producción y tramite documental.

Identifican y reflejan las funciones institucionales.

Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.


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Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión2.

TERCERO:

Ilustración 2. Formato A1-S6-FO-04 Tabla de Retención Documental

CT: Conservación total; E: Eliminación; D: Digitalización; S: Selección.

Fuente. Formato Tabla de Retención Documental A1-S6-FO-04

En las Tablas de Retención Documental de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, se establece el tiempo de retención de los documentos de acuerdo con el ciclo vital de los mismos (Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico Disposición Final), las cuales fueron aprobadas mediante Resolución 00165 del 4 de marzo de 2015 “Por la cual se aprueba las Tablas de Retención Documental en la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios”. 2 GODOY, Julia; LÓPEZ, Imelda y CASILIMAS, Clara. Archivo General de la Nación Colombia. Mini/Manual No. 4. Tablas de Retención y

transferencias documentales: Directrices básicas e instructivas para su elaboración. [en línea]. [Citado el 21 de Abril de 2014]. Disponible en Internet <URL: http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=2333#>.

http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=2333


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CUARTO: Ilustración 3. Formato A1-S6-FO-04 Tabla de Retención Documental Fuente. Formato Tabla de Retención Documental A1-S6-FO-04

La Tabla de Retención Documental identifica los tipos documentales que integran las sub-series y series documentales. QUINTO: De acuerdo con el proceso de organización y clasificación documental se identifican documentos de apoyo o facilitativos a la gestión, por ejemplo los documentos en blanco si no están foliados, fotocopias idénticas, duplicados, leyes, decreto, acuerdo, resolución, circular, ordenanzas. SEXTO: Para el proceso de ordenación documental se debe tener en cuenta que el documento con fecha más antigua, debe ir de primero, seguido en orden cronológico como se observa en la siguiente ilustración: Ilustración 4. Orden cronológico.

Fuente: LOBO, Lorena. Procesos Programa de Gestión Documental. Decreto 2609 de 2012. [Bogotá, Colombia]: 21 de Junio de 2013.


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SEPTIMO: Se debe realizar la alineación de los documentos a tamaño oficio, como se observa en la ilustración: Ilustración 5. Alineación documental.

Fuente: LOBO, Lorena. Procesos Programa de Gestión Documental. Decreto 2609 de 2012. [Bogotá, Colombia]: 21 de Junio de 2013. OCTAVO: Las unidades documentales que contengan documentos inferiores a tamaño media carta, se deben pegar en una hoja en blanco, con el fin de evitar la pérdida del documento. Imagen 1. Documentos inferiores a tamaño media carta.

Fuente: Elaboración propia. (Fotografía), 2015.


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NOVENO: Para el proceso de foliación cada unidad documental estará compuesta por 200 folios, si la misma se conforma por más de una carpeta, se continuará con el consecutivo en la siguiente como se observa en la ilustración: Ilustración 6. Foliación documental.

Fuente: LOBO, Lorena. Procesos Programa de Gestión Documental. Decreto 2609 de 2012. [Bogotá, Colombia]: 21 de Junio de 2013.

Para el proceso de Re-foliación, se anulará con una línea oblicua (/), evitando cualquier tipo de tachón. Ilustración 7. Re-foliación documental.

Fuente: LOBO, Lorena. Procesos Programa de Gestión Documental. Decreto 2609 de 2012. [Bogotá, Colombia]: 21 de Junio de 2013 DECIMO: Se debe quitar cualquier tipo de material abrasivo dentro de los cuales encontramos: clips, ganchos legajadores de metal o de cosedora, después de finalizar la organización completa de la Unidad Documental. Imagen 2. Retiro de material abrasivo.


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ONCE: Para el proceso de descripción archivística normalizada, se deben diligenciar los siguientes instrumentos archivísticos, los cuales son herramientas de control, que facilitan el registro de ingreso y salida de documentos de las Unidades documentales: Lista de chequeo: Es un instrumento archivístico donde se listan los tipos documentales que deben conformar la Unidad documental, se encuentra al abrir la tapa frontal de la carpeta, no es un tipo documental que haga parte de la carpeta por lo tanto no se foliará. Imagen 3. Lista de chequeo.

Fuente: Elaboración propia. (Fotografías), 2015.


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Hoja de control: Instrumento archivístico que debe ir al final de todas las carpetas, con el fin de controlar los tipos documentales que conforman la misma, describe la cantidad de folios y el responsable de realizar el proceso de inserción documental. Imagen 4. Hoja de control.


DOCE: Para el proceso de rotulación de las Unidades documentales, se debe diligenciar el formato Identificación de Carpetas de Archivo de Gestión A1-S6-FO-11, que se encuentra disponible así:

1. Ingresar a la página de la USPEC http://www.uspec.gov.co/ 2. Posicionarse en la sección ‘Información de interés y escoger la opción ‘SIGI’. 3. Ubicar el proceso de Gestión Administrativa y Financiera y dar clic sobre él. 4. Ubicar el proceso S6 Subproceso de Gestión Documental. 5. Dar clic en formatos. 6. Descargar el formato Identificación de Carpetas de Archivo de Gestión A1-S6-FO-11.

Ilustración 8. Identificación de Carpetas de Archivo de Gestión

http://www.uspec.gov.co/


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Para realizar el diligenciamiento del formato Identificación de Carpetas de Archivo de Gestión A1-S6-FO-11, deberá remitirse a la Tabla de Retención Documental, según la Unidad Administrativa y Oficina productora que corresponda. Ejemplo: SECCIÓN: OFICINA ASESORA JURIDICA SUBSECCIÓN: GRUPO DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO SERIE: INFORMES SUBSERIE: Informes de Gestión ASUNTO: En este campo se puede colocar observaciones, números consecutivos, números de radicados, etc.


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FECHAS EXTREMAS: DE: La fecha del primer documento que se encuentra al abrir la carpeta. A: La fecha del último documento ingresado a la carpeta. FOLIOS: Cantidad de folios que van dentro de la carpeta (Máximo 200 folios). No. DE CARPETA: Es el número consecutivo de la carpeta. No. DE CAJA: Es el número consecutivo de la caja. TRECE: Para el proceso de rotulación de las Unidades de conservación (Cajas), se debe diligenciar el formato Identificación de Cajas de Archivo A1-S6-FO-12, que se encuentra disponible así:

1. Ingresar a la página de la USPEC http://www.uspec.gov.co/ 2. Posicionarse en la sección ‘Información de interés y escoger la opción ‘SIGI’. 3. Ubicar el proceso de Gestión Administrativa y Financiera y dar clic sobre él. 4. Ubicar el proceso S6 Subproceso de Gestión Documental. 5. Dar clic en formatos. 6. Descargar el formato Identificación de Cajas de Archivo A1-S6-FO-12.

Ilustración 9. Incorporación de Unidades Documentales (Carpetas) en Unidades de Conservación (Cajas) Fuente: Elaboración propia. (Fotografía), 2015.

Las Unidades documentales (carpetas), se deben incorporar a las Unidades de Conservación (Cajas) de izquierda a derecha, con el lomo de la carpeta hacia la parte inferior. Ilustración 10. Identificación de Cajas de Archivo



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Para realizar el diligenciamiento del formato Identificación de Cajas de Archivo A1-S6-FO-12, deberá remitirse a la Tabla de Retención Documental, según la Unidad Administrativa y Oficina productora que corresponda. Ejemplo: CÓDIGO DE LA ENTIDAD: Nit de la entidad. FONDO: UNIDAD DE SERVICIOS PENITENCIARIOS Y CARCELARIOS – USPEC. SECCIÓN: OFICINA ASESORA JURIDICA SUBSECCIÓN: GRUPO DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO No. DE CARPETA: Es el número de carpetas ingresadas a la Unidad de Conservación. CAJA No.: Consecutivo de la caja. FECHAS EXTREMAS: DE: La fecha del primer documento que se encuentra en la primera carpeta de izquierda a derecha.


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A: La fecha del último documento que se encuentra en la última carpeta. CATORCE: Para realizar las transferencias documentales lo primero que se debe tener en cuenta es revisar la Tabla de Retención Documental, siempre teniendo en cuenta la normatividad vigente del Archivo General de la Nación, revisar el tiempo de retención, si ya se cumplió el tiempo en el Archivo de Gestión se debe transferir al Archivo Central. Para poder efectuar las transferencias documentales, se diligencia el Formato único de Inventario Documental - FUID, y se describe de manera exacta y precisa las series, sub-series o asuntos del fondo documental a transferir. Ilustración 11. Formato único de Inventario Documental

Para realizar el proceso de diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental A1-S6-FO-03, se debe ingresar al formato así:

1. Ingresar a la página de la USPEC http://www.uspec.gov.co/ 2. Posicionarse en la sección ‘Información de interés y escoger la opción ‘SIGI’. 3. Ubicar el proceso de Gestión Administrativa y Financiera y dar clic sobre él. 4. Ubicar el proceso S6 Subproceso de Gestión Documental. 5. Dar clic en formatos.



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6. Descargar el Formato Único de Inventario Documental A1-S6-FO-03

DEFINICIONES3

1. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

2. CARPETA: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación

3. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su

producción o recepción, hasta su disposición final

4. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

5. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

6. CONSERVACIÓN TOTAL: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.

7. CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

8. DEPURACIÓN: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

9. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier

etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.

10. DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

3 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA. Banco Terminologico. [en línea]. [Bogotá, Colombia]: 2014. [Citado el 15 de Abril de 2015].

Disponible en Internet <URL: http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php>.

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11. DOCUMENTO DE APOYO O FACILITATIVO: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

12. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o

privada en razón de sus actividades o funciones.

13. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

14. FECHAS EXTREMAS: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente,

independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

15. FOLIAR: Acción de numerar hojas.

16. FOLIO: Hoja.

17. FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, la que se numera.

18. FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

19. FONDO ABIERTO: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente

vigentes, que se completa sistemáticamente.

20. FONDO ACUMULADO: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.

21. FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en

desarrollo de sus funciones o actividades.

22. INSTRUMENTO ARCHIVISTICO: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la archivística y la gestión documental.

23. INSTRUMENTO DE CONSULTA: Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o

describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir. instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión).

24. INSTRUMENTO DESCRIPTIVO: Véase instrumento de consulta: Documento sobre cualquier soporte,

publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir. instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión).


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25. INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que describe de manera

exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

26. LEGAJO: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

27. NORMALIZACIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.

28. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el

cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

29. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el

cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

30. PROCEDIMIENTO DOCUMENTAL: El conjunto de reglas establecidas para elaborar un documento de

archivo. A mayor estandarización y rigor en el procedimiento, mayor fiabilidad de que el documento de archivo sea lo que presume ser.

31. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

32. RETENCIÓN DOCUMENTAL: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión

o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

33. SECCIÓN: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

34. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

35. SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

36. TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

37. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y

de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

38. UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.


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39. UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA: Derivado de unidad documental: Unidad de análisis en los

procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

RESUMEN DE CAMBIOS

Versión Fecha Numerales Descripción de la modificación

01 22/07/2015 Todos Se crea el documento

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Elaboró / Actualizó: Revisó: Aprobó:

Firma: Original Firmado

Firma: Original Firmado Firma: Original Firmado

Nombre: César Augusto Bernal Campos

Nombre: Maribel Córdoba Guerrero

Nombre: Maribel Córdoba Guerrero

Cargo: Coordinador del Grupo de Gestión Documental

Cargo: Directora Administrativa y Financiera

Cargo: Directora Administrativa y Financiera

Dependencia: Grupo Gestión Documental

Dependencia: Dirección Administrativa y Financiera

Dependencia: Dirección Administrativa y Financiera

1. proceso: gestiÓn administrativa y financiera · a la clasificación, la ordenación y la...

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