1 diseñar base training presentation - design the tables for a new database af102720169
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Curso de Microsoft®
Access®
2010
Diseñar las tablas para una
nueva base de datos
Contenido del curso
• Información general: plan de buen diseño
• Lección: incluye nueve secciones con instrucciones
• Tareas sugeridas para la práctica
• Prueba
• Tarjeta de referencia rápida
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Información general: plan de
buen diseño
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
¿Aún no conoce la seguridad de
Access 2010? En este curso comenzará
a aprender conceptos básicos de
Access, empezando por un buen
diseño, que asegura que la base de
datos captura todos los datos con
precisión.
En este curso nos centraremos
específicamente en el diseño de las
tablas y las relaciones de una base de
datos nueva.
Objetivos del curso
1. Diseñar la estructura de tablas de una nueva
base de datos.
2. Diseñar los campos: las columnas individuales
de cada tabla.
3. Diseñar los campos de clave principal que
permiten las relaciones entre las tablas.
4. Diseñar las tablas para una nueva base de
datos, una base de datos que se publicará en un
sitio Microsoft® SharePoint®.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Comenzar con un plan
Ahorre tiempo y esfuerzo elaborando un plan.
En este curso, suponga que
administra los datos de
activos de la empresa:
equipos, escritorios y otro
equipamiento. Para
especificar y administrar
esos datos, ha estado
usando una hoja de cálculo
pero el archivo se está
volviendo tan grande que
se hace difícil encontrar y
cambiar datos;
además, algunos de los
registros no son exactos.
Trasladar esos datos a una
base de datos de Access
puede facilitar su trabajo
pero ¿por dónde
comenzar?
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Comenzar con un plan
Ahorre tiempo y esfuerzo elaborando un plan.
El lenguaje relativo al
diseño de bases de datos
puede ser bastante
técnico (escuchará
términos como “formas
normales”) pero estos son
los conceptos básicos:
En primer lugar, observe
los datos que desea
capturar. ¿Cuántos de
esos datos se repiten? Por
ejemplo, ¿cuántas veces
se enumeran proveedores
en la hoja de cálculo?
Busque esos datos
repetidos y muévalos a
una tabla solamente para
esta información.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Comenzar con un plan
Ahorre tiempo y esfuerzo elaborando un plan.
Como parte de ese
procedimiento,
asegúrese de que cada
tabla contenga datos
únicos. Por ejemplo,
una tabla con datos de
activos no contendrá
información de ventas y
una tabla con datos de
nómina no puede
contener registros
médicos.
El proceso de dividir los
datos en tablas más
pequeñas se denomina
normalización.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Comenzar con un plan
Ahorre tiempo y esfuerzo elaborando un plan.
Una vez que se normalizan
los datos, se vuelven a
“enlazar” mediante la
vinculación de las tablas
con relaciones, como se
muestra en la imagen. The
picture shows this.
La hoja de cálculo original
coloca los datos en una
lista larga mientras que la
base de datos los divide
en tablas. A su vez, las
tablas se relacionan de un
modo que le permite
encontrar información y
extraer significado de los
datos.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Comenzar con un plan
Ahorre tiempo y esfuerzo elaborando un plan.
Ese conjunto de tablas y
relaciones es la columna
vertebral de cualquier
base de datos relacional.
Sin él, no tendrá una
base de datos.
Así que siga avanzando
y le mostraremos el
proceso de diseño paso
a paso.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Determinar una finalidad
Quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo.
El primer paso al planear una nueva base de datos es tomar nota de cuál es su finalidad. En este caso, debe especificar y administrar los datos de activos de su compañía.
Pero no se detenga allí.
Pregúntese quién usará
la base de datos y cómo
va a ser usada.
Asegúrese de que el
enunciado de finalidad
tenga en cuenta todas
las necesidades y todos
los usos diferentes.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Determinar una finalidad
Quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo.
Tenga a mano su
enunciado de finalidad y
consúltelo a medida que
diseña las tablas.
No intente hacer un
enunciado perfecto,
siempre puede
cambiarlo y
seguramente lo hará.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Hacer una lista de los datos que desea
almacenar
Todos los datos que es conveniente conservar.
Un buen diseño de base
de datos le ayuda a evitar
que se dupliquen los
datos. También sirve para
asegurarse de que los
datos estén completos y,
lo que es aún más
importante, que sean
exactos.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Hacer una lista de los datos que desea
almacenar
Todos los datos que es conveniente conservar.
Para alcanzar esos
objetivos, comience por
hacer una lista de los
datos que desea capturar.
Puede comenzar con los
datos existentes; en este
caso, la hoja de cálculo.
O bien, si usa libros
mayores o formularios en
papel, reúna ejemplos de
éstos.
No dude en preguntar a
sus compañeros de
trabajo qué necesitan.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Hacer una lista de los datos que desea
almacenar
Todos los datos que es conveniente conservar.
Otra manera de
identificar la información
que necesita almacenar
es crear un diagrama de
flujo de las tareas
asociadas con los datos.
Por ejemplo, ¿quién
escribirá los datos y
cómo se escribirán?
¿Qué tipos de
formularios necesitarán?
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Hacer una lista de los datos que desea
almacenar
Todos los datos que es conveniente conservar.
Y, ya que está en ello,
piense en los informes o
en el correo que desea
producir a partir de la
base de datos.
Por ejemplo, ¿desea
saber cuándo es
necesario reemplazar los
escritorios o las sillas?
¿Quién necesita esa
información? Observar
los datos que necesita
escribir y consumir
puede ayudarle a
decidir qué datos
almacenar.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Agrupar los datos por tema
Conjuntos de información exclusiva.
A medida que cree la
lista de los datos que
desea capturar, verá que
naturalmente estos se
clasifican en una o más
categorías o grupos de
temas. Por ejemplo,
es posible que la
información se agrupe
de esta manera:
• Datos de activos
como modelos,
fechas de compra y
costos.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Agrupar los datos por tema
Conjuntos de información exclusiva.
• Datos del proveedor:
las personas que
proveen equipos,
escritorios y otro
equipamiento.
Esta categoría
probablemente incluya
nombres de compañías,
direcciones, números
de teléfono y nombres
de contactos.
• Datos de soporte: aquellas personas que reparan y mantienen los equipos. Estos datos pueden parecerse a los datos de proveedor porque también incluyen nombres de compañías y de contactos.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Agrupar los datos por tema
Conjuntos de información exclusiva.
La agrupación es
importante porque cada
grupo puede
corresponder a una
tabla, por ejemplo
Activos, Soporte y
Proveedores. Es posible
que los grupos no den
como resultado una lista
completa de tablas pero
son un buen punto de
partida. No tema volver a
esbozarlos. Solo asegúrese
de que cada grupo
contenga datos únicos:
solo la información de
activos en un grupo, solo
los datos de proveedores
en otro y así
sucesivamente.Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Campos a partir de los grupos
Va a entrar en los detalles prácticos.
El paso siguiente en su
diseño es crear una lista
de los campos para cada
tabla. En una tabla de
Access, las columnas se
denominan campos y los
registros individuales filas.
Como regla, cada campo
de una tabla está
relacionado con los demás
campos.
Por ejemplo, en una tabla
de datos de contactos de
negocios, normalmente
tendrá campos para
nombre, apellidos,
compañía, números de
teléfono, etc.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Campos a partir de los grupos
Va a entrar en los detalles prácticos.
Cada campo debe estar
relacionado con los demás
y cada campo solo debe
ser aplicable a contactos
de negocios. Ese conjunto
de campos relacionados
se denomina relación y de
allí deriva el nombre de
base de datos relacional.
Para diseñar los campos,
decida qué información
específica debe capturar
cada uno de los grupos.
Una vez más, puede
remitirse a los datos
existentes: la hoja de
cálculo, un libro mayor o
incluso su archivo de
tarjetas. Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Campos a partir de los grupos
Va a entrar en los detalles prácticos.
Para la base de datos de activos, es posible que desee crear una lista con cada elemento e información acerca de cada elemento, por ejemplo fechas de compra y costos. Como parte de este procedimiento, intente reducir cada campo a su componente lógico más pequeño.
En un buen diseño, un
campo representa un solo
dato y el nombre del
campo identifica
claramente ese dato.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Campos a partir de los grupos
Va a entrar en los detalles prácticos.
Mientras trabaja, quizás
desee usar datos de una
tabla en otra. Por ejemplo,
la imagen muestra que el
grupo Activos incluye
campos para proveedores
y soporte.
Eso es natural; puede ver
cómo se deben relacionar
las tablas y analizaremos
esas relaciones en breve.
Por ahora, incluya todos
los campos que considere
que cada tabla debe tener.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Campos a partir de los grupos
Va a entrar en los detalles prácticos.
Por último, en caso de que
se esté preguntando, las
filas no se diseñan. Éstas
aparecen naturalmente a
medida que escribe los
datos en los campos.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Diseñar los tipos de datos
Cada campo recibe un tipo de datos.
Una vez que crea una lista
de los campos en cada
tabla, debe elegir un tipo
de datos para cada
campo. Un tipo de datos
es una propiedad que
controla qué se puede y
qué no se puede escribir
en un campo.
Por ejemplo, si desea
almacenar datos textuales
como nombres y
direcciones, debe
establecer los campos en
el tipo de datos Texto.
Si desea almacenar fechas
y horas, debe establecer el
campo en el tipo de datos
Fecha/Hora.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Diseñar los tipos de datos
Cada campo recibe un tipo de datos.
Los tipos de datos son estándar para todas las bases de datos relacionales y ayudan a garantizar la entrada de datos exactos. Por ejemplo, no puede escribir un nombre en un campo configurado para contener fechas y horas.
Además, los tipos de datos
también le ayudan a
controlar el tamaño de la
base de datos ya que
controlan el tamaño de los
campos. No desperdiciará
espacio al colocar una
pequeña cantidad de texto
en un campo grande.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Diseñar los tipos de datos
Cada campo recibe un tipo de datos.
Access facilita la
configuración de tipos
de datos y durante la
práctica verá cómo.
Por ahora, a medida que
enumera los campos,
observe el tipo de datos
para cada uno.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Diseñar las claves principales
Un campo fundamental para todas las tablas.
El paso siguiente en su
diseño en agregar un
campo de clave principal
a cada una de las tablas.
Una clave principal es un
campo, o una
combinación de campos,
con un valor que hace que
cada registro (cada fila de
una tabla) sea único.
Por ejemplo, la compañía
de teléfono realiza un
seguimiento de todos los
usuarios que se llaman
Pedro Pérez mediante su
identificación con un valor
de clave principal única.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Diseñar las claves principales
Un campo fundamental para todas las tablas.
Además de identificar
cada registro de la base
de datos, las claves
principales también se
usan en las relaciones
entre las tablas.
De hecho, las claves
principales son tan
importantes que existe
una regla para ellas:
cada tabla de la base de
datos debe tener una
clave principal. Sin ellas,
no puede crear
relaciones ni extraer
información significativa
de los datos.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Diseñar las claves principales
Un campo fundamental para todas las tablas.
Access ofrece diversas
maneras de crear claves
principales.
Como solamente está
empezando, la forma
más simple es crear un
campo de identificador,
por ejemplo “Id_activo” o
“Id_proveedor”, para
cada una de las tablas y,
a continuación,
establecer ese campo en
el tipo de datos
Autonumeración.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Diseñar las claves principales
Un campo fundamental para todas las tablas.
Access después
incrementará el valor de
ese campo de uno en uno
siempre que agregue un
nuevo registro.
Además, si está pensando
en publicar la base de
datos en SharePoint,
deberá usar los campos
Autonumeración como
las claves principales de
todas las tablas.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Diseñar las claves externas
Lo esencial de las relaciones: compartir las claves.
Anteriormente en este
curso, mencionamos que
después de dividir los
datos en tablas,
se vuelven a enlazar con
vínculos llamados
relaciones. Las relaciones
de tablas pueden ser muy
complejas y no se
abordan en este curso.
Por ahora, debe
diseñarlas y, para
ello, debe decidir dónde
colocar claves externas.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Diseñar las claves externas
Lo esencial de las relaciones: compartir las claves.
Una clave externa
simplemente es una clave
principal que se usa en
otra tabla.
The picture shows this:
En la imagen puede ver
de qué modo las claves
principales de las tablas
Proveedores y Soporte se
han convertido en
campos en la tabla
Activos. Esos campos
duplicados en la tabla
Activos son claves
externas.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Diseñar las claves externas
Lo esencial de las relaciones: compartir las claves.
A estas alturas debe estar
pensando “Un momento,
¡al compartir campos de
esa manera se duplican los
datos!”. No se preocupe,
este tipo de duplicación es
aceptable.
Los valores de clave
principal son pequeños y
no se puede extraer
información de la base de
datos a menos que se
usen en relaciones.
De modo que, como paso
en su diseño, indique los
campos de clave externa.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Diseñar tablas para SharePoint
Las bases de datos web requieren un poco de
planeación.
Como paso final del
proceso de diseño, decida
si desea o no publicar la
base de datos en
SharePoint. Si va a hacerlo,
las tablas no pueden usar
algunas de las
características que ofrece
Access.
Por ejemplo, para crear
tablas, solo puede usar la
vista Hoja de datos y no el
diseñador de tablas.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Diseñar tablas para SharePoint
Las bases de datos web requieren un poco de
planeación.
Además, los únicos tipos
de relaciones que puede
crear se denominan
Campos de búsqueda.
Se trata de un tipo de
relación que le permite
seleccionar los valores
que residen en una tabla
desde una lista en otra
tabla.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Diseñar tablas para SharePoint
Las bases de datos web requieren un poco de
planeación.
Access impone esos
límites dado que el
proceso de publicación
convierte la base de datos
a HTML dinámico y
ECMAScript, y, por lo
tanto, debe evitar crear
cualquier componente de
base de datos (Access los
llama objetos) que no se
pueda convertir a esos
lenguajes.
Entonces, como paso final
de su diseño, apunte si va
a publicar la base de
datos. Es un detalle menor
pero es fundamental.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Sugerencias para la práctica
1. Inicie el plan.
2. Explore la plantilla de base de datos de Activos.
3. Explore formas de evitar datos redundantes sin crear
tablas
Práctica en línea (requiere Access 2010)
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Pregunta de prueba 1
¿Cuál es la función de una clave principal? (Seleccione
una respuesta).
1. Identificar de forma exclusiva cada registro en una tabla.
2. Cifrar y descifrar la base de datos.
3. Ayudar a asegurar que los datos se escriban en la tabla
correcta.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Pregunta de prueba 1
Las claves principales hacen todo eso y todas las tablas
deben tener un campo de clave principal.
¿Cuál es la función de una clave principal?
Respuesta:
1. Identificar de forma exclusiva cada registro en una
tabla.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Pregunta de prueba 2
Un buen diseño de base de datos ayuda a garantizar que:
(Seleccione una respuesta).
1. Siempre se realice una copia de seguridad de los datos.
2. Los datos sean completos y exactos.
3. Se dupliquen los datos para que sea más fácil
encontrarlos.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Pregunta de prueba 2
La integridad y exactitud de los datos son esenciales para
tomar decisiones acertadas.
Un buen diseño de base de datos ayuda a garantizar que:
Respuesta:
2. Los datos sean completos y exactos.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Pregunta de prueba 3
Siempre debe colocar todos los datos en tablas diferentes.
(Seleccione una respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Pregunta de prueba 3
Si solo necesita almacenar y realizar el seguimiento de unos
pocos elementos, puede usar un campo de búsqueda que
contenga una lista de valores.
Siempre debe colocar todos los datos en tablas diferentes.
Respuesta:
2. Falso.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Pregunta de prueba 4
¿Cuántas tablas debe contener una base de datos bien
diseñada? (Seleccione una respuesta).
1. Tantas como sean necesarias para capturar todos los
datos sin que haya redundancia.
2. Una.
3. Dos.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Pregunta de prueba 4
Puede ser una tabla o pueden ser decenas.
¿Cuántas tablas debe contener una base de datos bien
diseñada?
Respuesta:
1. Tantas como sean necesarias para capturar todos los
datos sin que haya redundancia.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Pregunta de prueba 5
Para establecer una relación entre la Tabla A y la Tabla B:
(Seleccione una respuesta).
1. Se combina la Tabla A con la Tabla B.
2. Se vincula la Tabla A con la Tabla B.
3. Se agrega la clave principal de la Tabla A a la Tabla B
(o viceversa).
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Pregunta de prueba 5
Cuando agrega un campo de clave principal a otra tabla y
crea una relación, ese campo nuevo se convierte en una
clave externa.
Para establecer una relación entre la Tabla A y la Tabla B:
Respuesta:
3. Se agrega la clave principal de la Tabla A a la Tabla B
(o viceversa).
Diseñar las tablas para una nueva base de datos
Tarjeta de referencia rápida
Para obtener un resumen de las tareas tratadas en este
curso, consulte la Tarjeta de referencia rápida.
Diseñar las tablas para una nueva base de datos