1. datos generales de la auditoría tipo de auditoría...

INFORME DE AUDITORÍA R-0018 V.1

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1. Datos Generales de la Auditoría Tipo de Auditoría: Auditoría Interna al SGC de la USB Sitio de realización de la auditoría: Sede Central - Campus USB La Paz Plan de Auditoría: R-0015 de fecha 05/08/19 Fecha de realización de la Auditoría Del 12 al 16/08/19 Auditor Líder: Willy Chambi

Director de Planificación y Evaluación Fecha del Informe: 16 de agosto de 2019

2. Resultado general de la Auditoría

El equipo auditor liderado por el Director de Planificación y Evaluación de la Universidad Salesiana de Bolivia confirma que, en la Sede Central, el Sistema de Gestión de la Calidad se ha implementado, se mantiene y está en mejora continua según la norma ISO 9001:2015, cumplida la auditoria interna programada para la gestión 2019.

3. Requisitos de la Norma que contempla el Plan de Auditoría

4.1.- Comprensión de la organización 4.2.- Comprensión de los requisitos de las partes interesadas 4.3.- Alcance del SGC 4.4.- Sistema de gestión de calidad y sus procesos. 5.1.- Liderazgo y compromiso 5.2.- Política 5.3.- Roles, responsabilidades y autoridades en la organización. 6.1.- Acciones para abordar riesgos y oportunidades 6.2.- Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos. 6.3.- Planificación de los cambios 7.1.- Recursos 7.2 Competencia 7.3 toma de conciencia 7.4.- Comunicación. 7.5.- Información documentada. 8.1.- Planificación y control operacional. 8.2.- Requisitos para los productos y servicios 8.4.- Control de los procesos, productos y servicios suministraos externamente. 8.5.- Prestación del servicio 8.6.- Liberación de los productos y servicios. 8.7.- Control de las salidas no conformes 9.1.- Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2.- Auditoría interna 10.2 No conformidad y acción correctiva

DOCUMENTO NO CONTROLADO

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4. Equipo de la Auditoría Auditores internos:

1. Angulo Andrés 2. Ballesteros Andrade Rafael 3. Blanco Rojas Irené 4. Borda Galán José 5. Callisaya Loza Angélica Rosario 6. Callisaya Choque Judith 7. Choque Alex Saraí Rebeca 8. Cortez Maydana Elda 9. Espinar Rocha Waldo 10. Flores Barriga Verónica 11. Huanca Mayta Ana Cristina 12. Merlo Limachi Jorge 13. López Mamani Ruddy Reynaldo 14. Quenta Choque Juan Ramiro 15. Rojas Silva Erika Gabriela 16. Rodríguez Valda Miguel Ángel Junior 17. Ticona Contreras Rubén 18. Vega Rueda Salvador 19. Vicente Altamirano Olga 20. Retamozo Vladimir

5. Procesos Contemplados en el Plan de Auditoría Interna:

P-002 Planificación y evaluación institucional P-004 Marketing y comunicación institucional. P-005 Convenios Institucionales P-101 Programación de la Gestión Académica P-102 Determinación de Paralelos y Asignaciones P-103 Gestión de Admisiones e Inscripciones P-104 Gestión de la Enseñanza Pregrado P-105 Gestión de la Enseñanza Postgrado P-106 Emisión de diplomas académicos y certificaciones P-107 Investigación P-108 Interacción Social y Difusión Cultural P-201 Registro Único P-202 Bienestar Universitario P-203 Formación Humano Cristiana P-204 Biblioteca P-205 Operación de sistemas de información P-301 Contabilidad y Finanzas P-302 Recursos Humanos P-303 Bienes y Servicios P-304 Materiales y Suministros P-305 Infraestructura y seguridad de la información P-306 Desarrollo de sistemas de información


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P-307 Información y recepción P-308 Gestión de control interno y cobranzas

6. Conclusión General: El funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad fue examinado por el equipo de auditores interno que fue calificado por la USB. El Plan de Auditoría interna se cumplió de manera apropiada durante el periodo de realización determinado. La elaboración y presentación del Informe de Auditoría se programó para la fecha de realización de la auditoría como parte del Plan de Auditoría. Este documento ha sido compartido con los Vicerrectores y el equipo auditores internos. Durante del proceso de auditoría, se evidenciaron los siguientes hallazgos:

- Fortalezas: 1 - Oportunidades de mejora: 19 - No conformidades: 216

6. Hallazgos de la Auditoría

REGISTRO DE FORTALEZAS (F)

Nº REQUISITO APLICACIÓN DESCRIPCIÓN

1 ----- General Compromiso de la Alta Dirección y Personal en general, para cumplir con la realización de la Auditoría Interna.

OPORTUNIDADES DE MEJORA (OM)

Nº ÁREA DESCRIPCIÓN

1 P-004 MARKETING Y COMUNICACIÓN

Se recomienda ajustar los indicadores a 100% de solicitudes atendidas correspondiente al SP1/A1 – A3, toda vez que la Dirección no tiene el control del número de solicitudes.

2

P-101 PROGRAMACIÓN DE LA GESTIÓN ACADÉMICA S2/A3 R-002 POA CALENDARIO ACADÉMICO

Se estableció un indicador de medición "Número de entregas del material / Total de entregas programadas", que debe expresar un porcentaje numérico, pero al realizar la medición lo consideran como indicador de cumplimiento. Se sugiere revisar las definiciones sobre los tipos de indicadores y los mecanismos para su medición y análisis.

3 P-105 GESTIÓN DE LA ENSEÑANZA EN POSTGRADO

Se recomienda remitir estos documentos importantes con una carta interna o por correo electrónico detallando la aprobación del programa

4 P-301 CONTABILIDAD Y FINANZAS

Se recomienda incluir un número de registro para el Cronograma de Pagos.

5 Se recomienda incluir los adjuntos en el registro R-0319

6 P-303 BIENES Y SERVICIOS

Se sugiere realizar un manual de uso del GLPI contemplando tiempos de revisión de incidencias, tiempo de respuestas, control, quien la persona encargada de cerrar las incidencias y quien la persona encargada de dar respuesta a las diferentes solicitudes.

7 Se sugiere realizar la inclusión en el Manual de Procedimiento MP-071 el procedimiento a seguir para los casos de las Sub Sedes.


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8 Se sugiere dar a conocer el RE-038 Plan y cronograma de actividades personal de limpieza a todas las instancias involucradas en las actividades.

9 P-202 BIENESTAR UNIVERSITARIO (Becas)

La meta consignada es del 60% de informes del servicio becario por parte de las Unidades beneficiadas, para respaldar que el otro 40% se declare la existencia de informes del servicio becario, se sugiere presentar Adenda de Informe a fecha 31 de julio.

10 P-104 GESTIÓN DE LA ENSEÑANZA DEL PRE GRADO (Derecho)

Ampliar las partes interesadas con miras a la acreditación de la carrera.

11 Se recomienda tener mayor cuidado en el registro de los documentos que ingresa y se derivan de la carrera.

12

P-104 GESTIÓN DE LA ENSEÑANZA DEL PRE GRADO (Ingeniería de Sistemas) POA 1-P-104 1S/A2 R-0553 V.1 Informe Exportec - 2019

Se recomienda analizar la inclusión en la ficha de proceso el registro R-0408 como documento de salida y la inclusión del procedimiento de devolución del planificador aprobado.

13 P-104 GESTIÓN DE LA ENSEÑANZA DEL PRE GRADO (Psicomotricidad)

Se recomienda analizar la inclusión en la ficha de proceso el registro R-0408 como documento de salida y la inclusión del procedimiento de devolución del planificador aprobado.

14 P-202 BIENESTAR UNIVERSITARIO (Salud)

Se recomienda que se debe dotar o realizar un instructivo que todos los funcionarios de la USB que deben tener pie de firma

15 P-204 BIBLIOTECA Se recomienda que en el R-0883 agregue el campo de fecha de realización, para tener un mejor control. SP2/A2.

16 P-101 PROGRAMACIÓN DE LA GESTIÓN ACADÉMICA

Se recomienda incorporar el RE-028 Reglamento General de Universidades Privadas por ser la base para la elaboración del R-0483 Calendario Académico Anual.

17

P-106 EMISIÓN DE DIPLOMAS ACADÉMICOS Y CERTIFICACIONES

Se recomienda contar con un manual de procedimiento para el SP1.

18 P-306 DESARROLLO DE SISTEMAS

Se recomienda a la unidad que debe constituirse como parte interesada para la entrega final al usuario ya que el producto les pertenece y podrían constatar la satisfacción del cliente interno.

19 Se recomienda que el manual de procedimiento debe contener específicamente las modificaciones que pueda sufrir el Plan de Trabajo.


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NO CONFORMIDADES (NC)

N° ÁREA/ PROCESO/

SUBPROCESO MUESTRA DESCRIPCIÓN DE LOS HALLAZGOS

1 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

4.1. Conocimiento de la

organización

No todas las cuestiones internas han sido consideradas como parte del análisis apropiado del Contexto de la Organización según lo establecido en el Manual de la Calidad. Por ejemplo, el ámbito del “Aprendizaje” como parte del Análisis Interno.


4.2. Comprensión de las Partes Interesadas

Algunas partes interesadas, no se encuentran relacionadas en alguna área con directa relación al cumplimiento de la misión institucional de la USB. Por ejemplo, no se explicita la relación de los “Padres de Familia” con el VPOU, cuando es una de sus partes interesadas principales. Del mismo modo, se encuentra que no se cuenta con el “Informe de Seguimiento a las Partes Interesadas” para el Primer Semestre 2019, según lo especificado en la Planificación del SGC.


4.3. Determinación del alcance del SGC

El alcance del SGC para la USB no es el apropiado dados los cambios suscitados. Si bien se hace referencia la ampliación del SGC a la Subsede Académica Cochabamba; los procesos misionales que han sido ajustados en su denominación e inclusión de algunos, no se hacen explícitos.


7.5. Información

documentada

Algunos documentos del SGC no se encuentran actualizados de manera que aseguren el alineamiento respectivo. Por ejemplo, el A-01/MC Propósito, Dirección Estratégica y Política de calidad, contiene la redacción de la misión y visión obsoletas, dada la publicación del nuevo Plan Estratégico.


5.2.

Establecimiento de la Política de la Calidad

No se precisa como la USB determinará la manera en que la política de calidad se comunique y asegure su comprensión. En el Manual de la Calidad, se hace referencia a que se cumple con lo requerido con la norma, pero no “como”. Asimismo, no se cuenta con la firma anual del Acta de Compromiso del Personal y la Dirección, según lo especificado.


9.3. Revisión por la

dirección

No se cumple de modo apropiado con los requisitos especificados para la realización de la Revisión por la Dirección. Ej. 1) para las revisiones por la dirección del primer y segundo trimestre no se ha especificado la información de entrada, 2) no se precisan ni revisan las acciones de revisión por la dirección determinadas, c) no se cuenta con el Informe de Revisión por la Dirección R-0006, sólo al Acta del Consejo Ejecutivo Extraordinario.


9.1. Seguimiento,

medición, análisis y evaluación

Si bien la USB cuenta con el documento de R-0007 Planificación del SGC, no se evidencia criterios para el seguimiento, medición, análisis y evaluación apropiados. Ej. La actividad del clima organizacional según lo especificado en el Plan,


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sin embargo, no se encuentra respuesta a quién o cuál la acción en caso de incumplimiento.


6.1. Matriz de Riesgos

No es posible advertir la medición de la eficacia de las acciones para abordar los riesgos.


6.2. Objetivos de la

calidad

No es posible advertir la medición de la eficacia de los objetivos de la calidad.


10.2 No conformidad y acción correctiva

No se cumple de modo apropiado con la gestión de las acciones correctivas. Ej. a) No se tiene evidencia del seguimiento a la realización y eficacia de las acciones correctivas, b) no se cuenta con criterios para la revisión de las acciones y su clasificación (correcciones o acciones correctivas) determinados por las Áreas correspondientes, c) no se tiene precisión sobre las fuentes de las no conformidades y criterios para facilitar el seguimiento de las acciones surgidas de diferentes fuentes.

11

P-002 PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO INSTITUCIONAL

R-0004 Matriz de Riesgos

P-0002 POA

No todas las áreas, cumplen con las especificaciones establecidas para la planificación institucional según los plazos establecidos. A la fecha de realización de auditoria no se cuenta con las matrices de riesgos del VAI.

12

P-004 MARKETING Y COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

R-0002 POA S2/A1, A2, A3

Se evidenció que la medición conforme a la planificación y ejecución propuesta por la auditada, no tiene el control del número de solicitudes que ingresan.

13

R-0002 POA S2/A1, A2, A3

Solicitud externa mediante Informe.

R-0915 Solicitud de estipendios

R-0438 Salida de materiales

R-0408 Carta Interna

No se aplican los registros indicados en la muestra.

14 R-0002 POA

SP3

En la planificación del POA correspondiente al mes de mayo, no se evidencia la actividad realizada “noche de museos”.

15 R-0002 POA

SP4

En la ejecución del POA correspondiente al mes de junio, se evidenció 9 registros adicionales a los 37 registrados en la ejecución del POA.

16 R-0002 POA

SP7/A1-A2 Primer Informe Trimestral

No se evidenciaron las acciones determinadas para mejorar los indicadores en estado amarillo y rojo.

17 R-0004 Matriz de

Riesgos SP6 - POA

No se cuenta con la carta de solicitud señalada como parte de la evidencia objetiva, para la acción de disminución del riesgo.

18


SP8 – POA Informe semestral

No se cuenta con el Informe semestral de actividades señaladas como parte de la evidencia objetiva, para la acción de disminución del riesgo.


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P-005 CONVENIOS INSTITUCIONALES

P-005 SP2/A1 Manual de

Procedimiento

El Manual no cuenta con registro, ni el formato oficial institucional

20

P-005 / S2 / A2 P-005 / S2 / A4 P-005 / S2 / A5 P-005 / S2 / A6

Files de Convenios

Nacional Centro Infantil

Creare

No cuenta con el Convenio físico en el file.

21

P-005 / S2 / A2 P-005 / S2 / A4 P-005 / S2 / A5 P-005 / S2 / A6

Convenios Internacionales

Universidad Pedagógica Heidelberg

No presenta evidencia objetiva de la gestión realizada de acuerdo al Subproceso 2.

22 P-005 / SP2 / A7

Convenio SEPDEP No se evidencia el R-0245 Informe de Convenios.

23

P-005 / SP2 / A7 Unidad Educativa San José de las

MISIONES DE LA CARIDAD

No cumple el formato de archivo del file.

24

P-005 / SP2 / A8 R-2045 Informe de

pasantías con CITE: USB/DCI/005/19 de

fecha 28/06/19

No cuenta con la liberación del Rector. Las listas adjuntas no cuentan con firma del responsable.

25

POA P-005/S1/A2 Seguimiento y

evaluación del plan de trabajo

No cuenta con la evaluación del Plan de Trabajo.

26

R-0004 Matriz de riesgos

Elaborar una agenda de seguimiento

La Encargada de Convenios, no presenta la agenda de seguimiento. No se pudo evidenciar las acciones para abordar este riesgo.

27


No se evidencia el informe de

intercambio de docentes.

No se evidencia el Informe de los Intercambios realizados y el beneficiario de los mismos.

28

P-101 PROGRAMACIÓN DE LA GESTIÓN ACADÉMICA

SP1/A2 R-0409 Carta

Externa al Ministerio de Educación con adjunto del R-0483

Calendario Académico Anual.

El registro R-0483 no presenta sellos de Rectorado para dar fe de lo enviado al período 1-2019.


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SP3/A1 R-0245 Informe

CITE:USB/SA/INF/017/19

No refleja el porcentaje obtenido en el informe de acuerdo a las actividades planificadas del Calendario de Actividades.

30

P-102 DETERMINACIÓN DE PARALELOS Y ASIGNACIONES

SP1/A1 R-0727

Programación de paralelos (propuesta)

No tiene pie de firma y no identifica quien libera el documento.

31

POA SP1/A2 Revisión de la

programación de paralelos con los

directores de carreras

No refleja lo medido en la ejecución. Ejemplo: en la medición presenta 129 paralelos programados, cuando y se verifica únicamente presenta 117.

32

P-103 GESTIÓN DE ADMISIONES E INSCRIPCIONES

SP1/A1yA2 R-0458 Formulario

de inscripción

No existe relación de fechas que presenta el formulario de inscripción ejemplo: se registra la inscripción el 31 de enero y fecha de impresión 21 de marzo.

33


técnico de convalidación de

asignaturas Guzmán Gutiérrez

Jhelin Andrea

No cuenta con el pie de firma de la Vicerrectora Académica.

34

POA SP1/A2 R-0199 Reporte de

documentos de inscripción

Base de datos

Se ha evidenciado la no coincidencia entre lo planificado y lo registrado en la ejecución al momento de realizar la verificación existe una variación de 1 caso.

35 Matriz de Riesgos

SP1 al SP5 No se encuentra actualizado.

36

P-104 GESTIÓN DE LA ENSEÑANZA EN PREGRADO (Ciencias de la Educación)

SP1/A2 R-0553 Planificación

de actividades

La evaluación de la Planificación de actividades se encuentra descrita con lápiz.

37

SP1 / A2 R-0553 Planificación

de actividades Muestra: Actividad

MI SEGUNDA OPORTUNIDAD

No cuenta con documentos que respalden la coordinación con la Alcaldía ej.: Acta de reunión con la coordinadora de proyecto MI SEGUNDA OPORTUNIDAD.

38

SP1 / A2 R-0245 informe de

fecha 24 de abril ref. consejo de carrera

Ciencias de la Educación

No cumple formato ISO, no tiene pie de firma ni el sello de recibido.

39

SP5/A6 R-0799 Reporte de

desempeño docente por asignaturas. R-0159 Reporte

general de desempeño docente

No cuentan con la liberación del director.


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Ficha de Procesos SP5/A6

R-0799 Reporte de evaluación del

desempeño docente

La denominación del registro no coincide con la detallada en la ficha de procesos ej.: R-0799 Reporte de desempeño docente por asignaturas.

41

R-0552 Acta de reuniones de

coordinación con los representantes

estudiantiles

No cuenta con la liberación respectiva.

42

P-104 GESTIÓN DE LA ENSEÑANZA EN PREGRADO (Contaduría Pública)

R-0002 POA SP5/A1

No coinciden los datos expresados en la programación y ejecución del POA.

43

R-0002 POA

R-0245 Informe medición del

2do.Trim. y cierre semestre. CITE:

021/19 SP5/A5

En las acciones correctivas del Informe no se encuentran aquellas acciones relacionadas a la medición del indicador en la tabla.

44

Ficha P-104 SP1/A2

R-0553 Planificación de Actividades

No se evidencia en el POA las actividades realizadas cada mes.

45 SP5/A2 R-0384

No se evidencia la existencia del registro en la presente gestión.

46

P-104 GESTIÓN DE LA ENSEÑANZA EN PREGRADO (Derecho)

POA 5S/A4

R-0154 Registro de calificaciones por

asignatura R-0770 Acta de

Notas R-0946 Reporte de inserción de notas parciales y finales

No cuenta con el reporte descrito en la ejecución del POA.

47

POA 5-P-104-S5

5S-A6 R-0799 Reporte de

Evaluación del desempeño Docente.

R-0159 Reporte Final del Desempeño

Docente R-0408 Carta interna (solicitud de permiso

de concesión)

En la ficha de procesos describe que el responsable y el que libera es el Director de carrera, sin embargo en la práctica el docente es el responsable y el director es quien libera.

48

P-104 GESTIÓN DE LA ENSEÑANZA EN PREGRADO (Ingeniería de Sistemas)

POA SP1/A2

R-0553 V.1 Informe Exportec -

2019

El informe de la docente Lic. Katya Maricela Pérez Martínez, responsable de la expotec, de fecha 12/06/19, se encuentra sin la firma. En la ejecución del POA las cantidades planificadas y ejecutadas no coinciden con el detalle de su planificador.


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POA SP4/A2, A3

R-0531 Asignación de docentes,

materias y horarios (con autorización del

VAI). R-0155 Revisión de horarios de Carreras R-0531 Asignación

de docentes, materias y horarios

(con autorización del VAF).

R-0208 Cartas de Invitación. (Unidad

de Recursos Humanos)

En la ejecución del POA no cuenta con indicadores que permitan monitorear la cantidad de aprobados o rechazados o los tiempos con los cuales se atienden las solicitudes.

50

POA SP5/A4

R-0245 Informe (del seguimiento al

aprovechamiento estudiantil)

R-0550 Reporte del aprovechamiento de

estudiantes por asignatura (del Sistema SAF)

En la ejecución del POA los datos registrados no coinciden con sus registros de evidencia.

51

POA SP5/A5




estudiantes por asignatura (del Sistema SAF)

En la ficha de procesos indica la presentación del R-0245 Informe (del seguimiento al aprovechamiento estudiantil) el mismo que no fue presentado existiendo incumplimiento a la ficha de proceso. En la ficha de procesos el que libera es el Director de carrera pero en la práctica el VAI es quien lo libera.

52

POA SP5/A6

R-0799 Reporte de Evaluación del

desempeño Docente. R-0159 Reporte

Final del Desempeño Docente

En la ficha de procesos el responsable es el Director de carrera, pero en la práctica el Docente a tiempo completo es el responsable.

53

POA SP9/A1

R-0560 Registro de estudiantes con su

modalidad de graduación

En la ejecución del POA se tiene planificado 162 y ejecutado 128 pero en la evidencia por medio de los registros solo figura 118. Fuente de información R-0560.


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R-0304 V.1 Cuaderno

correspondencia enviada

Se evidencia que no fueron llenadas las columnas de entregado a: firma, fecha, hora ni el archivado en carpeta de. Ejemplo: correlativo N. 120 La carta con cite USB/IDS/INF/017/19, informe de exámenes supletorios de la primera evaluación. Correlativos 121, 128 No fue completado la columna de archivado en carpeta de:

55

P-104 GESTIÓN DE LA ENSEÑANZA EN PREGRADO (Psicomotricidad)

Cuaderno de correspondencia

recibida y enviada R-0462 R-0304

En los registros R-0462, R-0304: * No existe la numeración correlativa en la primera columna. * No se distingue cuando un documento está anulado. * Existen registros correspondientes a dos meses en una misma hoja. * Existen registros con campos en blanco.

56


Ficha de proceso-subproceso No. 5-A6

En la matriz de riesgos con fecha limite al mes de mayo se presentó la evidencia del Reporte de desempeño docente por criterios y el Informe respectivo en fecha 7 de junio fuera del plazo estipulado.

57

POA SP1/A1

R-0553 Planificación de actividades

En la ejecución del POA las cantidades planificadas y ejecutadas no coinciden con el detalle de su planificador.

58

POA SP5/A1

R-0359 Plan de Asignatura

R-0280 Control de Entrega de Planes

de Asignaturas

En la ficha de procesos como insumo de entrada se utiliza el reporte: Entrega de plan de Asignatura en el Aula Virtual 1-2019 el mismo que no figura como registro de entrada. En la ejecución del POA indica 124 planes presentados pero en el registro de evidencia R-0280 indica 128 no habiendo consistencia en los datos.

59

POA SP5/A3

R-0768 Horario/Rol de Exámenes.

R-0539 Control de Avance de Asignatura.

(Estudiantes). R-0796 Reporte de control de avance

Los registros R-0539 no tienen la firma de liberación del director de la carrera según ficha de procesos. En la ejecución del POA no se cuenta con la evidencia de los registros R-0796 de respaldo correspondiente al FHC. En la planificación del POA no existen datos para el control de los planes de asignatura del FHC del primer parcial.

60

POA SP5/A5




estudiantes por

En la ficha de procesos indica la presentación del R-0245 Informe (del seguimiento al aprovechamiento estudiantil) el mismo que no fue presentado existiendo incumplimiento a la ficha de proceso.


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asignatura (del Sistema SAF)

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POA SP9/A1

R-0558 Nómina de docentes Guías y

Relatores (aprobado).

En la ejecución del POA el indicador marca en rojo para lo cual existe el planteamiento de una acción correctiva, sin embargo no describe en ella acciones que garanticen mejorar el indicador.

62

P-105 GESTIÓN DE LA ENSEÑANZA EN POSTGRADO

7.5 Información documentada

El uso de registros y organización de documentación no es adecuado, por lo que dificulta el acceso a la información. Ejemplo: registros mal llenados, carpetas con documentos que no siguen algún tipo de orden.

63 SP2/A1

R-0245 Informe de asignación docente

No se evidencia el informe de asignación docente. No se detalla en la ficha de procesos el R-0919 Base de datos docentes postgrado como documento de salida.

64 SP2/A1

R-0352 Circular

Se evidencia que existe una circular sin la firma de recepción del docente, ni la liberación del Director IIP, de fecha 7 de julio del 2018, el mismo observado en la primera auditoria interna.

65

SP5/A1 R-0469 Lista de

solicitantes para la emisión de Diplomas

de Diplomados.

No cuenta con la liberación del Director de Postgrado.

66 SP5/A1

Ficha de Procesos

Se maneja un R-0507 V.0 Requisitos para la emisión de Diploma académico de Maestría, el mismo no se detalla en los documentos de salida. No se cuenta con informe técnico para la inclusión del R-0507 V.0 registro a la ficha de procesos.

67

SP5/A1 R-0472 Cuaderno de Control-Recepción

de documentos para extensión y emisión

de Diploma

Se evidencia que el registro R-0472 no presenta las firmas de los estudiantes a quienes se realizó la entrega de los documentos. Las firmas de entrega de estos documentos son firmadas por las secretarias.

68

SP6/A1 R-0465 Cuadro de

asignación de codificaciones de

empastados

El formulario no cuenta con la liberación del Director de Postgrado, según detalla la ficha de procesos. El formulario no es utilizado para todos los programas.

69

POA SP7/A2 Recepción de

solicitud de revisión de notas y remisión

al docente para informe.

Según la evaluación POA no cumple con la cantidad de programación se evidencia 41 registros y no así 45.


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SP8/A2 Se detalla como

documento de salida en la actividad un

Informe del Docente

No se cuenta con ningún informe de Docente.

71

P-105 Emisión de Programas

aprobados por el Ministerio de Educación

No existe la formalidad en el envío de los programas aprobados para conocimiento de las subsedes, ya que se realiza a través de una fotografía vía WhatsApp.

72

P-106 EMISIÓN DE DIPLOMAS ACADÉMICOS CERTIFICACIONES

SP1/A4 R-0498 Libro de

registros de diploma de diplomado (actualizado)

No se encuentra actualizado.

73

SP2/A2 R-0497 Libro de

registro de diplomas académicos (actualizado)

No se encuentra actualizado.

74

POA SP1/A2 y A3 Acciones correctivas

R-0692 Acta de reunión con VAI y

POSTGRADO

No se evidencia el registro.

75 POA SP7/A1

Verificación de desempeño

No existe evidencia del cumplimiento de objetivos.

76 RIESGOS

De fecha 18 de marzo de 2019

No se encuentra publicado en la intranet.

77

P-107 INVESTIGACIÓN

SP4/A1 R-0854 Plan de

trabajo para actividades del

proceso de investigación

No se pudo evidenciar el documento.

78

SP4/A2 REG-011

Reglamento para la elaboración,

presentación y defensa de Tesis en el grado de Maestría.

No se pudo evidenciar el documento.

79

SP 4 / A2 R-0816 Cronograma para el desarrollo de

tesis.

Existe una carta externa de prórroga de entrega del trabajo de investigación por parte de maestrante sin visto bueno del Director de Posgrado. Basándonos en el Capítulo 20 del reglamento el documento debería estar liberado por el director.


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SP6/ A3 R-0408 Carta (Entrega de

reglamento de publicación de la

investigación científica)

No se ha podido evidenciar las cartas que existen entre al VAI e Investigación.

81 R-0004 Matriz de

Riesgos No se encuentra actualizada y no se pudo realizar la revisión de manera formal.

82

P-108 INTERACCIÓN SOCIAL Y DIFUSIÓN CULTURAL

SP1/A1 En el R-0740 Plan de Interacción Social de

la gestión I-2019

El nombre del registro es diferente al descrito en la ficha de procesos y la intranet.

83

SP2/A1 En la actividad 3 "Encuentro de

inducción a estudiantes y

padres" del R-0740

No se evidenció el informe de la actividad

84 SP3/A1

Campeonato de tenis de mesa

No se encuentra en la planificación.

85

SP4/A1 En la actividad 4

"Inicio de las actividades del

oratorio y preparación a los

sacramentos" del R-0740.

Los listados adjuntos al informe no cuentan con el carimbo, ni están firmados por los responsables de la actividad.

86

SP4/A1 En la actividad 5

"Miércoles de ceniza" del R-0740

No se evidenció el informe de la actividad.

87 POA primer y

segundo trimestre 2019

No se pudo evidenciar el informe de presentación de la evaluación del POA del primer, ni segundo trimestre de la gestión 2019.

88


R-0235 Acta de Reunión de Consejo de fecha 14/02/2019 en la que se generó el cronograma de

actividades

No se cuenta con la firma Erick Mamani y el campo no se cerró de manera adecuada.

89

P-201 REGISTRO ÚNICO

SP1/A1 R-0684

No se evidencia en físico el R-0684 porque se entrega al estudiante.

90 SP1/A2 R-0563

El R-0563 no se evidencia, ni en la entrada, ni en la salida de manera física.

91 SP2/A1 R-0283

El R-0283 Hoja de Ruta presenta espacios vacíos y no se registra el tipo de solicitud.

92 SP2/A1 R-0490

No se evidencia la entrega del documento de respuesta al solicitante.


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93 SP4/A1

R-0566 y R-0663

Los registros R-0566 y R-0663 presentan espacios en blanco y no se encuentran cerradas las tablas en las filas no utilizadas.

94 SP5/A2 R-0584

El R-0584 presenta casillas en blanco.

95 SP5

MP-020 El MP-020 no contiene el procedimiento de Emisión de certificados de notas.

96 SP7/A1 R-0408

El adjunto a la carta interna R-0408 de fecha 15 de marzo no tiene firma del Director de Carrera.

97 SP8/A2

R-0408 CITE:259/19 de fecha 30 de mayo

La carta R-0408 con CITE:259/19 de fecha 30 de mayo, “Remisión de actas de defensa final observadas”, no se encuentra como salida en la ficha de procesos.

98 SP8

MP-020 El MP-020 no contiene en procedimiento de Gestión documental para la defensa final.

99 R-0002 POA:

SP1/A2; SP5 y SP6

En la programación y ejecución no se evidencia los datos de abril y mayo que indican los R-0245 Informes 013/19 de abril y 038/19 de mayo.

100

R-0002 POA-SP1: R-0245 informe

(051/19 de fecha 3 de julio)

El documento adjunto al R-0245 informe (051/19 de fecha 3 de julio), no tiene carimbo ni número de registro.

101 R-0004 Matriz de

Riesgos No se encuentra actualizado.

102

P-202 BIENESTAR UNIVERSITARIO (Becas)

SP1/A4 El R-0600 no especifica con claridad respecto a los estudiantes que no recibieron el beneficio de la beca.

103

P-202 BIENESTAR UNIVERSITARIO (Salud)

SP4/A3 R-0572 Registro de

consulta externa R-0572 existen registro con casillas en blanco.

104

SP5 / A1 R-0578 Registro de

Actividades de enfermería

R-0578 Se evidenció que el registro no tiene la firma de liberación.

105

SP6/A3 R-0242 Asistencia a las Actividades de

Capacitación

Se evidenció que los datos del registro no se encuentran enumerados.

106

P-202 BIENESTAR UNIVERSITARIO (Consejería Universitaria)

SP9/A1 El R- 0585

No se evidencia en los registros de los consejeros del turno de la mañana el registro número 50 en físico y del turno de la tarde-noche falta el registro número 175.

107

SP9/A3 14 visitas a primeros

semestres (Turno mañana, tarde –

noche)

No se evidencia 7 de 14 visitas correspondiente al turno de la mañana.

108 S9/A4

Cronograma de retiros

Ausencia de firma de elaboración y aprobación.


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109 P-202 BIENESTAR UNIVERSITARIO (Orientación Jurídica)


Seguimiento de Atención de Casos Externos (Rubén

Chipana)

No se encuentra debidamente llenado. Ejemplo: Campos y firmas.

110

SP10/A4 R-0613 Formulario de seguimiento de

casos internos

No se evidencia las firmas.

111

P-202 BIENESTAR UNIVERSITARIO (Deportes)

SP7-A1 El R-853

Planificación de Actividades Deportivas

No cuenta con la firma y fecha de elaboración.

112

SP-A2 R-0757 Registro de

Actividades Deportivas.

R-0555 Registro de Inscripción.

R-0874 Planilla de Juego voleibol

R-0873 Planilla de Juego futsal

R-0949 Planilla de Juego Basquetbol

3x3 R-1004 Planilla de

Juego Tenis de mesa

R-0998 Planilla de Juego Basquetbol R-0557 Planilla de

Premios.

No cuentan con sello y firma del responsable. Presentan espacios en blanco. En archivos se identificaron documentos sin el registro correspondiente. Por ejemplo: -Planilla de juego tenis de mesa. -Planilla de juego de basquetbol (De 6 documentos, 2 no cuentan con el carimbo) Ambos documentos sin el carimbo correspondiente, documentos utilizados antes de la emisión del R-0812 Formulario Técnico de cambios.

113

SP7/A2 R-0557 Planilla de

Premios (para todas las actividades

deportivas)

El registro no describe: la disciplina deportiva, los datos completos de los jugadores como describe el documento. La planilla presenta espacios vacíos.

114

SP7-A3

R-0245 Informe (resultados de las

actividades Deportivas)

R-0245 Informe (Evaluación de

Impacto Vicerrectorado

Pastoral y Oratorio Universitario).

No presenta un informe al término de cada actividad deportiva. No cuentan con el V°B° del Vicerrector de Pastoral como describe en la liberación de la actividad.


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Invitaciones (deportivas aprobado)

R-0875 Convocatoria a preselección

No cuenta con los registros (Participa actualmente en campeonato externo de futsal).

116

SP7/A4 R-0408 Carta interna

(solicitud de inscripción al

campeonato Oficial 2019 denominado "JESÚS CARLOS

VEGA PEÑARANDA-

JORGE CLEMENTE LINARES")

No se presenta este registro como salida de la actividad. No responde al formato establecido.

117

SP7/A5 R-0245 Informe de resultados de las

actividades deportivas

No cuentan con la liberación del Vicerrectorado de Pastoral.

118

SP7/A7 R-0245 Informe de resultados de las

actividades Deportivas (trimestral)

No registran las fechas indicadas (trimestral) como lo describe en la Ficha de Procesos.

119

SP7/A7 R-0245 informe de la

Evaluación de Impacto

Vicerrectorado Pastoral y Oratorio

No se cuenta con el documento.

120

POA S7/A2 Ejecución de la

planificación deportiva

Presenta una medición incorrecta del proceso de ejecución de las actividades, realizándolas en el transcurso del semestre. La medición muestra una ejecución solo en el mes de junio.

121

POA SP7/A3 y A4 Elaboración de

informe actividades deportivas.

Presenta una medición incorrecta.

122 Evaluación de las

actividades deportivas.

Actividad no registrada en el POA para su medición.


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P-202 BIENESTAR UNIVERSITARIO (Difusión Cultural)

SP8/A2 R-0848 Convocatoria

No existe un R-0408 Carta Interna de solicitud de autorización y recepción del documento de las actividades a realizar conjuntamente con el detalle de los talleristas para las distintas actividades, sólo se encontró el R-0848 Convocatoria con firma y sello de VPOU. - Se presentó el R-0669 Aprobación de prueba de diseño correspondiente al arte de la actividad sin firma de conformidad.

124 SP8 / A4

Frecuencia de la ficha de procesos

Los informes que se realizan son de manera ANUAL y no así SEMESTRAL como figura en la Ficha de Procesos V.4 y reiterado el error en la V.5.

125

SP8 / A4 R-0851 Registro de

invitaciones culturales

No se adjuntan las invitaciones externas que respalden el registro.

126

POA SP8 / A3 Seguimiento a

talleres culturales y Elaboración de

informe semestral

El indicador no refleja la medición que debería tener la actividad.

127

P-203 FORMACIÓN HUMANO CRISTIANA

SP1/A2

R-0553 Planificación de actividades FHC

El registro no cuenta con la liberación respectiva.

128

SP2/A1

R-0799 Reporte de desempeño docente

No se evidenció el registro.

129

SP2/A2 R-0241

Comunicación Interna (horarios

aprobados de docentes)

No se evidenció el registro. El documento presentado fue el R-0408 Designación de docente de FHC 1-2019, este documento no se encuentra como salida de la A2.

130

SP3/A1

R-0245 Informe de evaluación a docentes a

Vicerrectorado de Pastoral y Oratorio

Universitario

Se evidenció que la frecuencia de los informes es trimestral, no respondiendo a la frecuencia de la Ficha de procesos que refleja semestral.

131

SP3/A1

R-0721 Registro de evaluación

docente

No se evidenció el registro.

132

SP4/A2

R-0140 Programa General

No presenta carimbo, ni número de registro en el documento según muestra.


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SP4/A2 R-0530 Evaluación

de impacto de actividades (llenado) R-0245 Informe de la

evaluación de impacto

No cuenta con los sellos respectivos. No se evidenció el registro como salida de la actividad. No se evidenció el registro como entrada de la actividad.

134

SP5/A1 R-0245 Informe de la

evaluación de impacto

R-0245 Informe de evaluación de

actividades final al Vicerrectorado de Pastoral y Oratorio

Universitario

No se evidenció el registro como entrada de la actividad. No se evidenció el registro como salida de la actividad.

135


de Actividades (Oratorio) (aprobado)

No cuenta con la fecha de elaboración el R-0553.

136 SP6/A2

R-0907 y R-0914 Los registros carecen de la liberación respectiva.

137


actividades (Oratorio)

No cuenta con el llenado del registro.

138

SP6/A2 R-0737, R-0659, R-

0242, R-0408

(Participantes a encuentros),

R-0909, R-0910, R-0911 Planilla de

asistencia de estudiantes Oratorio

Universitario.

Los registros carecen de la liberación respectiva.

139

SP6/A3 R-0245 Informe de

Actividades (Oratorio)

No responde al formato porque le falta las conclusiones y recomendaciones.

140


inscripción para estudiantes

sacramentos

No se evidenció, debido a que el registro utilizado por el responsable es el R-0914 Registro de inscripción para estudiantes Oratorio Universitario.

141


de actividades (litúrgicas y

Sacramentales) (Aprobado)

El registro no presenta la liberación respectiva.


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actividades (Oratorio)

No cuenta con el llenado del registro.

143 Partes interesadas Se evidenció que las partes interesadas no están completas, de acuerdo a la explicación del responsable del proceso.

144 Matriz de riesgos Se evidenció la falta de comprensión del manejo y utilidad del POA y Matriz de Riegos.

145

P-204 BIBLIOTECA


R-0408 Carta interna No se evidenció el acta de entrega.

146

SP2/A1 Carta externa

recibida de ingreso de donación

Carta externa recibida de ingreso de donación, de fecha 28/01/2019, no tiene sello de recibido y no se encuentra registrado en el cuaderno de correspondencia recibida.(R-0304).

147

SP2/A2 R-0883 Formulario

de ingreso de donaciones y/o transferencias

No existe coherencia en el registro de los documentos de ingreso R-0883 con el R-0385.

148

SP8/A1 R-0408 Solicitud de préstamo de salas

grupales de fecha 12 de julio de 2019

En la carta indica que se adjunta el R-0141 Formulario de préstamo de salas grupales, la misma no se evidencia como adjunto a la carta.

149

SP9/A1 R-0245 Informe de

fecha 3 de julio 2019, informe de

cumplimiento del POA (2DO

TRIMESTRE)

No cuenta con el R-0209 como evidencia objetiva.

150 R-0004 Matriz de

Riesgos No se evidencia.

151

P-205 OPERACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SP2/A1 MP-092

No se encuentra en el Intranet.

152 SP2/A1

R-0682 Soporte GLPI

No lleva carimbo porque es un Sistema Externo, sin embargo no se evidencia un documento que indique ese hecho para explicar su presencia en la salida de la Ficha.

153

R-0002 POA de fecha de 10/01/19

(que fue mostrado en copia impresa sin

firmas)

No todas las actividades descritas en la ficha se encuentran reflejadas en los indicadores del POA. Por ejemplo: El subproceso 4 tiene 5 actividades en la ficha pero en el POA solo existe una actividad con medición.

154

R-0002 POA de fecha de 10/01/19

(que fue mostrado en copia impresa sin

firmas) SP2-A1.

Datos del mes de abril: planificado 42, ejecución 28. No presenta evidencia física impresa de donde salen los datos, la que se muestra en Excel no tiene carimbo ni formato, pero la encargada indica que en el Acta de Consejo TICs de marzo de 2018 se decidió no imprimir los reportes.

155 R-0004 Matriz de Riesgos de fecha

Las fechas límite de realización de las acciones para abordar el riesgo ya se han cumplido hasta el


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15/01/18 (que fue mostrado en copia impresa pero indica que corresponde al 2019 en la Intranet)

mes de abril, sin embargo no se pudo verificar ninguna de las evidencias objetiva de fechas posteriores.

156

P-301 CONTABILIDAD Y FINANZAS

SP1/A1 R-0004 Matriz de

Riesgos Plan de Trabajo por

aprobar

No se ha evidenciado el Plan de Trabajo que indica como evidencia objetiva.

157 SP5/A2 R-0309

Estados de Cuentas

Se ha evidenciado la ausencia de liberación por parte del Contador General.

158

SP6/A1 R-0245

Informe Resultado de la razón del

capital de trabajo de fecha 4 de mayo.

Se ha evidenciado error en el cargo de quien realiza el informe. Ejemplo. Debería indicar Técnico Contable 3 en lugar de Contador General.

159

P-302 RECURSOS HUMANOS

SP3 / A1 R-0210

Nombramiento (Personal Contratado

Administrativo), Caso: Guzmán Daza

Magali.

No se pudo evidenciar la existencia del documento.

160

SP3 / A1 R-0361 Conformidad

con el código de comportamiento

ético. Caso: Guzmán Daza Magali.


161

SP3 / A2 R-0241

Comunicación Interna (Ref:

Resultados de la Evaluación de

Confirmación). Caso: Guzmán Daza

Magali.


162

SP3 / A2

R-0366 Formulario de Evaluación de Confirmación (de

permanencias Admtivo).

No cuenta con la firma de liberación de recursos humanos.

163

SP4 / A4

R-0878 Planificación anual de vacaciones

personales

El registro no está descrito en la ficha de procesos V3.


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SP4 / A4 R-0203 Kardex de Vacaciones Caso: Roberta Mallcu.


165

SP5 / A1 R-0408 Carta Interna

(Ref. Solicitud de Beneficios Sociales-

Aprobado). Caso: Norah Claros.

En ficha de proceso en ingreso describe R-0408 Carta Interna (solicitud de beneficios sociales aprobado), teniendo en cuenta que será una solicitud personal de administrativo no debe utilizarse registro institucional.

166

SP6 / A1 R-0214 Plan de

capacitaciones de la USB

No cuenta con la liberación de VAF

167

SP6 / A3 R- 245 informe de

seguimiento y evaluación de capacitación.

No cuentan con el informe. File no actualizado (Dra. Carla Aparicio).

168 R-002 POA

P-302 - S3 A2

En el POA se describe una planificación RRHH fecha de emisión 1-2-19 y en la verificación se presenta un caso donde coincidentemente el caso es de la misma, entonces se entiende que la planificación es a lo que ocurre y no así con anterioridad.

169

R-002 POA Planificación de elaboración de

planillas administrativa.

No se tiene evidencia de la planificación en relación a fecha de emisión de las planillas administrativas.

170

Información documentada

Correspondencia EMITIDA /RECIBIDA

Se evidenció que existen en las columnas 16 Al 18 espacio en blanco. 17/04/2019 correspondencia enviada espacios en blanco.

171 P-303 BIENES Y SERVICIOS

SP3/A1 R-0219 Formulario

de Solicitud de Ambientes y Bienes

No se cuenta con pie de firma de la persona que recibió y entregó el ambiente y/o material. No se cuenta con firma de la persona encargada que solicito el ambiente.

172

P-304 MATERIALES Y SUMINISTROS

POA S1/A1

Se evidencia que los datos de programación y ejecución no coinciden, se cuenta según el POA con 23 solicitudes, sin embargo, existen 22 físicamente del mes de junio. Se evidencia que en la entrega de algunos requerimientos se utiliza el R-0440 que no está descrito en la ficha de procesos ej.: 12 de junio entregado a PSM.

173

SP1/A1

R-0332 Recepción y actualización de

formularios

La cantidad de solicitudes programadas no coincide a las ejecutadas en el mes de junio.


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174 POA S1/A2

No se puede evidenciar la fecha de recepción y entrega en las 72 horas como establece sus indicadores. Ejemplo: Solicitud de Lic. Elisa Arizaca solicitó el 13/06/2019 y le fueron entregadas el 25/06/2019.

175

SP3/A2 Entrega de materiales

promocionales

No cuenta con R-0408 carta interna o R-0241 Comunicación Interna en las entregas de materiales de fecha 01/06/2019 de 09/01/2019.

176

SP2/ A1 Evaluación de proveedores

externos

El R-0401 Lista de proveedores no coincide con la evaluación trimestral reflejada en el R-0402 evaluación a proveedores. Ej.: en la evaluación de junio se tiene 14 proveedores en la programación y ejecución del POA sin embargo se tiene registrados en el R-0402 a 15 proveedores. No cuenta con registro R-0401 impreso trimestralmente.

177 Ficha de procesos P-

304

La ficha de procesos V.4 maneja abreviaturas en los responsables y liberación. En la ficha de procesos de Materiales y suministros en su integridad, no cuenta con un instrumento guía que pueda avalar los diferentes procedimientos (Manual de procedimientos). No cuenta con informe técnico de cambio de ficha de procesos de versión 3 al 4.

178

P-305 INFRAESTRUCTURA Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

SP1/A1 R-0822 Plan de trabajo (anual)

No cuentan con el Plan Anual para la presente gestión.

179

SP3/A1

Entrada: Solicitud vía: Teléfono,

presencial, correo electrónico,

WhatsApp o R-0682 GLPI

No existe trazabilidad de los requerimientos o conformidades, solicitudes vía teléfono, WhatsApp o presencial, puesto que son registradas por el mismo Jefe de Infraestructura al Sistema GLPI.

180

SP3/A2

R-0707 Kardex de servidores

(actualizado)

No cuentan con el registro.

181

SP3/A2

MP-050 Manual de procedimiento de centro de datos

Continua en revisión y no se cuenta con el manual impreso en borrador.

182

SP3/A3

R-0682 Soporte GLPI (respuesta y

cierre de caso)

No cuenta con carimbo, es virtual y no se coordina el cierre del caso con la unidad de Operaciones.


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SP5/A5 - A2 R-0709 Diagrama de

red (actualizado) R-0710 Kardex de

equipos de comunicación

R-0711 Kardex de enlaces y accesos

remotos (actualizado)

No cuenta con el carimbo y registro designado. No se encuentra definido el control de los equipos entre Bienes y Servicios e Infraestructura.

184

SP5/A5 - A3 R-0245 Informe

(Solicitud de recursos)

R-0822 Plan de trabajo

(instalaciones)

No cuenta con los documentos.

185

SP5/A5 - A3 - A8 R-408 Carta interna

(Autorización o entrega de material)

No se evidencia la carta interna con autorización. El acta de entrega no cuenta con sello de recibido, obvian pasos en el subproceso.

186

SP10/A1-A4 R-0822 Plan de

trabajo (Preventivo)

R-0716 Lista de conformidad de mantenimiento preventivo de

usuario

No existe evidencia R-0822 Plan de Trabajo (Preventivo). No se evidencia la liberación del jefe de infraestructura.

187

SP11/A3 R-0682 Soporte GLPI (Cierre de

caso)

Hacen uso del R-0696, no descrito en la ficha de procesos.

188

SP14/A1 R-0408 Carta interna

(Solicitud de asignación

laboratorios)

R-0408 con cite: USB/IDS/C-INT/166/19. No cuenta con sello de recepción así como del registro en el cuaderno de correspondencia.

189 R-0462 V.1

Correspondencia

No se hace uso del cuaderno de correspondencia. El R-408 con cite: USB/CP/C-INT/110/19 del 30/07/2018 no fue registrado y el cuaderno fue cerrado con dos notas al 08/07.

190

P-306 DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN


Trabajo

Plan de trabajo no cuenta con la liberación del Director TIC. No se define con claridad si el Plan de Trabajo es anual o semanal.

191

SP1 / A2 R-0245 Informe de

factibilidad y requerimiento de

recursos

El informe de factibilidad no cuenta con la liberación del Director TIC. No se pudo evidenciar los criterios básicos para determinación de factibilidad técnica en el Manual MP-047.


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MP-047 Manual de Procedimientos de

desarrollo de Sistemas

192


Trabajo

R-0694 Acta de Entrega

- Muestra Plan de Trabajo:

Item 2 Registro de Notas en los Parciales…

Item 7 Sistema de Control de

Almacenes… Item 24 Control de

Historial Clínico

R-703 Manual de Usuario

R-0690 Capacitación

en Sistemas

Acta de Entrega de Software se pudo evidenciar: - Item 2 Registro de Notas en los Parciales acta de entrega de fecha 24-3-2019 a Operaciones, se evidenció que, si está en funcionamiento con usuario satisfecho. - Item 7 Sistema de Control de almacenes… acta de entrega de fecha 24-5-19 a Operaciones, se pudo evidenciar con la responsable Materiales y Suministro que el Sistema no está en práctica, no se hizo la capacitación y no se entregó el manual del usuario. - Item 24 Control de Historial Clínico, con fecha de realización a Mayo-2019, no se pudo evidenciar la entrega del software.

193


El riesgo N° 6 "Capacitación de la

ejecución de procedimientos

recurrentes de los sistemas"

Se planificó su ejecución en el mes de marzo pero, la actividad se ejecutó en junio 2019.

194

P-307 INFORMACIÓN Y RECEPCIÓN

P-307 Ficha de

procesos

Maneja una ficha impresa que no tiene el texto "Documento no controlado".

195

SP1

R-0833 Reporte diario de la unidad de información y

recepción

No se generan los reportes diarios como indica la ficha.

196

SP1 Registro de llamadas

No tiene el registro identificado.

197

SP1 R-0918

Registro que no está señalado en la ficha de procesos.

198 SP1/A3 Informes

No cuentan con liberación del VPOU. No refleja la evaluación que indica la ficha. El informe es similar en la tres versiones presentadas enero, febrero y marzo (004, 005, 006).


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S2-A2 R-0245 Informe

Mensual de Atención de la Información y

Recepción

No generó ningún informe de esta actividad.

200

S3-A1 R-0241 Carta de

Solicitud de Información

No generó ninguna carta como indica la ficha, cuya frecuencia es mensual.

201

S3-A1 R-0181 Cuadro de Información de la

USB

No generó el cuadro R-0181, cuya frecuencia es mensual.

202 S3-A2

Actualización de la información

No se generó porque no tenía las entradas de la A1.

203

S3-A3 R-0245 Informe

Mensual de Atención de la Información y

Recepción

No se generó porque no tenía las entradas de la A3.

204 S5-A1

Verificación del Desempeño

El POA 2019 no tiene la liberación del VPOU.

205

POA SP1/A1 Atención de la

información presencial o virtual

Modificó la planificación y se reportó de manera retroactiva la Programación y la Ejecución.

206

POA SP1-A2 Revisión del reporte

de la unidad de información y

recepción.

No existe evidencia de los informes que debieron presentarse de enero a junio.

207 POA S2-A1 y A2 No generó informes como reporta su POA.

208 POA S3-A1 Solicitud de información

No generó informes como reporta su POA.

209

POA S3-A2 Actualización de Información en la

Base de Datos

No generó solicitudes como reporta su POA.

210 POA S3-A1

Verificación del Desempeño

No se generaron los informes y está de acuerdo con lo reportado en el POA.

211 P-307 / Matriz de

Riesgos La Matriz de Riesgos no estará aprobada por VPOU.

212

P-307/R-0004 Matriz de Riesgos Entrega de

correspondencia jurídica

Su acción para abordar el riesgo menciona la entrega de informe mensual de entrega de correspondencia jurídica, no se generó ningún informe cuya frecuencia era mensual.


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213

P-308 GESTIÓN DE CONTROL INTERNO Y COBRANZAS

P-308 / R-0002 POA R-0245

USB/UCIC/015/19 del 15 de abril de

2019

No se evidencia el informe de la aplicación de las acciones correctivas en el criterio 8-P-308-S6-A2 hasta el mes de julio.

214

P-308 / R-0004 Matriz de Riesgos Falta de políticas

para determinación de pagos en

inscripciones y/o trabajo de grado

ocasionando mora en pago de

inscripción, cuotas y de tesis de un periodo a otro.

No se evidenció la aplicación de la acción correctiva (Informe).

215 S2-A1

R-0441 Registro de solicitudes

Existen campos sin firmas correlativos Nº 10 y 59 del trámite de Certificados de NO Adeudo.

216

S6-A1 R-0344 Compromiso de pago (RU-44214 de fecha 18 de junio de 2019 Carrera de

Derecho)

No cuenta con la firma del estudiante.

A nombre del equipo Auditor:


DOCUMENTO N

O CONTROLA

DO

1. datos generales de la auditoría tipo de auditoría...

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