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SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD CENTRO ORIENTE E.S.E

APOYO – GESTIÓN DE TICS

MANUAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

CÓDIGO: AP-TI-MN-04

VERSIÓN: 02

FECHA: 2018-04-04

1. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN CAMBIOS REALIZADOS

01 2017-10-24 Creación del documento

02 2018-04-25 Se incluyeron los aspectos a evaluar en cada criterio del proceso

de Gestión Documental

2. DOCUMENTOS RELACIONADOS

N° CÓDIGO DOCUMENTO

(Indique que documento o formato se encuentra relacionado con el

manual)

3. CONTROL DE ELABORACIÓN

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR


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4. OBJETIVO

Establecer los lineamientos generales para la administración de los documentos, que permita estandarizar en forma sistemática las actividades inherentes al Proceso de Gestión Documental y

dar criterios a los funcionarios que producen, administran, custodian conservan, organizan y

transfieren documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central , así mismo facilitar un efectivo manejo documental, archivístico de los demás temas relacionados con la Gestión

Documental, que sean necesarios durante el desarrollo de las actividades diarias de la Subred Centro Oriente E.S.E

5. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN

El Programa de Gestión Documental está articulado con Plan Estratégico de la entidad así como

con el Plan Operativo Anual POA, el Plan de Gestión Documental, el Plan de Acción y el Plan Institucional de Archivos de la entidad PINAR Inicia desde la planeación y valoración documental

y abarca la producción, recepción, direccionamiento y organización de documentos, distribución,

consulta, transferencia, disposición, y va hasta la preservación de los documentos, está dirigido a todos los colaboradores de la Subred Integrada de Servicios de Salud Centro Oriente

Los lineamientos aquí definidos se aplicarán al manejo de toda la documentación que incluyen documentos en soporte papel y electrónicos, disponibles en diferentes medios como discos, video, DVD, contenidos del sitio web institucional, intranet y mensajes electrónicos.

Esta versión y las siguientes actualizaciones serán aprobadas por el comité interno de archivo, la

implementación estará a cargo del proceso de Gestión de TICs, en cabeza de Gestión Documental y el control se realizara por la oficina de Control Interno y Gestión Documental.

6. JUSTIFICACIÓN

La ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, está orientada a racionalizar el trámite de los

documentos de la Administración Pública, promover la organización técnica de los archivos de

gestión, garantizar la conservación de los documentos de valor histórico de las entidades oficiales y estimular la conservación y consulta de los archivos.

Es por esto, que en el Título V de la Ley 594 - Gestión de documentos-, se hace obligatorio para las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, la elaboración de programas de

gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

Igualmente mediante acuerdo No 641 de 2016 del concejo de Bogotá, ordeno la reorganización del

sector salud de Bogotá, definiendo en su artículo dos fusionar en cuatro ( 4 ) Subredes integrales de

servicio de salud las 22 Empresas sociales del Estado que conformaban la Red Pública. La Subred Integrada de Servicios de Salud Centro Oriente E.S.E se conformó con la Fusión de las Unidades de

Prestación de Servicios Santa Clara, La Victoria, San Blas, Centro Oriente, San Cristóbal y Rafael


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Uribe Uribe, dedicadas a la prestación de servicios salud, entidad Pública y en acatamiento de estos

acuerdos se ve en la necesidad de cumplir con las disposiciones del decreto 29 de 2015 y se pone

en la tarea de desarrollar el Programa de Gestión Documental de acuerdo a las normas dadas por el Archivo General de la Nación y quedé cuenta de todas las actividades que se llevan a cabo para dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en la norma

Por todo lo anterior se observa la necesidad de mantener y conservar los archivos de la entidad y

garantizar su conservación en el tiempo, conforme lo exige la Ley 594 de 2000, y los decretos reglamentarios 2482 de 2012, 2578 de 2012 y 2609 de 2012, entre otros

7. MARCO CONCEPTUAL

Se considera que los documentos son de vital importancia para el desarrollo de la entidad y

proporcionan la información adecuada para apoyar la eficiencia de la administración en la toma de decisiones, la rendición de cuenta igualmente, los documentos pueden ser usados como testimonios

confiables y precisos de las decisiones y las acciones que se han documentado, además, son

considerados como los principios del control de las necesidades fundamentales de un sistema de Gestión de Calidad de la estandarización de los procesos, la unificación de los conceptos a nivel

institucional y la trazabilidad de la gestión depende en gran medida el adecuado desarrollo de las Políticas de Gestión Documental, el aporte al cumplimiento de la misión y la visión institucional

Existe un amplio marco legal y jurídico sobre el que se desarrollan la Gestión Documental y el

archivo en nuestro país, de todas estas normas es fundamental destacar: la Ley 80 de 1989, que

contempla la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardando el patrimonio documental del

País para ponerlo al servicio de la comunidad; la ley 594 de 2000 que estableció las reglas y

principios generales que regulan la función archivística del Estado, y determinó como obligación para las Entidades Públicas, el elaborar Programa de Gestión Documental, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos Archivísticos.

La finalidad del Programa de Gestión de Documental, es dar un manejo ordenado y eficiente en el

flujo de la información, que resuelva los problemas y ayude a tomar decisiones; así mismo lograr

una documentación exacta y completa de las políticas y procedimientos de la Institución; controlar,

perfeccionar y simplificar los documentos y lossistemas de documentación, además de la conservación y utilización juiciosa de los documentos. De acuerdo a lo planteado, el Programa de

Gestión Documental de la Subred Centro Oriente E.S.E, presenta una serie de normas y técnicas

utilizadas en los procesos, actividades y flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos, logrando así agilidad y normalización en los procesos que se desarrollan,

desde la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y

disposición final de los documentos, sujetándose al principio de eficiencia que rige la función

administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública distrital.


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Este documento se estructuró teniendo en cuenta el concepto de Archivo Total definido por la Ley 594 en el Artículo 22 y el Decreto 2609 del 2012.

8. DESARROLLO

8.1. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO

Referente Sistema Interno de Gestión Documental y Archivo SIGA

8.2. A QUIÉN VA DIRIGIDO

El programa de Gestión Documental va dirigido a todos los clientes internos como externos de la Subred Centro Oriente E.S.E. que requieran gestionar archivos documentales en la institución.

8.3. RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO

No cumplimiento de la normatividad legal vigente en materia de Gestión Documental.

8.4 GLOSARIO

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,

acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso

de su gestión. ARCHIVO CENTRAL: en el que se agrupan los documentos transferidos por los distintos

archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero siguen teniendo

vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO DE GESTION: comprende toda la documentación que es sometida a continua

utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su

circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución de los asuntos iniciados. ARCHIVO HISTORICO: es aquel que se transfiere desde el Archivo Central los documentos de

Archivo de documentación permanente.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico mediante el cual se identifican y

establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico- funcional de la entidad.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas,

los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier etapa

del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo

dispuesto en la Tabla de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.


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DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos

lleguen a su destinatario.

DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO : Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios

durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser

tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Es la destrucción de los documentos que han perdido su

valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen

de relevancia para la ciencia y la tecnología.

EXPEDIENTE: conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituya una unidad archivística, Unidad documental formada por el conjunto de documentos generados orgánica y

funcionalmente por una oficina o dependencia productora en la resolución un mismo asunto.

FOLIO: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponde dos páginas, número que indica el orden consecutivo de las hojas que contiene un libro, folleto, revista.

GESTION DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y técnicas pendientes a la

planificación manejo y organización da la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

INVENTARIO DOCUMENTAL: Es el instrumento que describe la relación sistemática y

detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede

ser esquemático, general, analítico y preliminar. ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas

series en el orden previamente acordado.

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de

los procesos archivísticos.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o

cultural. RECEPCION DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una

institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona

natural o jurídica. RETENCIÓN DOCUMENTAL: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben

permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de

retención documental. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones

específicas

SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Instrumento archivístico esencial que permite la

racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, estas, deben ser

elaboradas y adoptadas para la implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo las

etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo Archivo general de la nación 039 de 2002. TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: el conjunto de la documentación producida antes

de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de

Gestión, se denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de


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organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).

TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con

diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de gestión al

central y de este al histórico de conformidad con la tabla de retención documental adoptadas. UNIDAD DOCUMENTAL: es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para

ser considerada como documento, por ejemplo: acta, informe, comunicación. La unidad documental

puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen

varios, formando un expediente.

8.5. REQUERIMIENTOS DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

8.5.1. NORMATIVOS

A continuación se relaciona la normatividad relacionado con la Gestión Documental que se tendrá en cuenta en la Subred Centro Oriente

LEY 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos Nos. 33,

34, 35. Regula archivos de las historias clínicas.

LEY 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el

Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones

LEY 270 de 1996. Estatutaria de la administración de justicia. Artículo 95. Sobre el uso de

la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte,

gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su

autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las Leyes procesales. LEY 527 de 1999. Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes

de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de

certificación y se dictan otras disposiciones.

LEY 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras

disposiciones.

LEY 734 del 2002. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. LEY 962 DE 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y

procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares

que ejercen funciones públicas o que presenten servicios públicos LEY 1474 de 2011. Por medio de la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los

mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad

del control de la gestión pública”

LEY 1712 DE 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.


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DECRETO 103 DE 2015. Por el cual se fortalece la Gestión Documental pública y ratifica

el

papel de lso archivos en la transparencia del estado. DECRETO 2527 de 1950: Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los

archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos

microfilmados. DECRETO 3354 de 1954: Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han

sido

sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite,

DECRETO 01 de 1984: Código Contencioso Administrativo, sobre el derecho a la petición de la información

DECRETO 2578 de 2012: Por el cual se reglamenta el sistema Nacional de Archivos, se

establece la red nacional de archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del estado

DECRETO 2693 DE 2012. Por el cual se establecen lineamientos generales de la estrategia

de gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011 y se dictan otras disposiciones.

DECRETO 1515 DEL 2012. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente

a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la

Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones.

DECRETO 1080 DE 2015: Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del

sector cultura modificado por el art 1 del decreto nacional 2380 de 2015 DECRETO 029 DE 2015: Por medio del cual se reglamenta el proceso de entrega y/o

transferencia de los archivos públicos de las entidades que se suprimen, fusionen, privaticen

o liquiden.

ACUERDOS ARCHIVO GENERAL DE LA NACION 07/1.994, 11/1.996, (47,48,49,50)/2.000, 41/2.002, 15/2.003, 21/2.004, 7/94

ACUERDO 047 DE 2000. Acceso a los documentos de archivo, restricciones por razones

de conservación. ACUERDO 049 DE 2000: Condiciones de edificios y locales destinados a archivos.

ACUERDO ARCHIVO GENERAL DE LA NACION 060 de 2001: Artículos 3, 4, 5, 6, 8

9 10 11 12 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades

públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

ACUERDO 038 DE 2002: Por el cual se desarrolla la responsabilidad del servidor público

frente a los documentos. ACURDO 39 DE 2002. Procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de

Retención Documental.

ACUERDO ARCHIVO GENERAL DE LA NACION 042 de 2002: Por el cual se establecen

los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las

privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley General de

Archivos, Ley 594 de 2000.

ACUERDO 02 DEL 2004: Por medio del cual se establecen los criterios básicos para


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creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se

dictan otras disposiciones.

ACUERDO 05 DEL 2013: Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación,

ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen

funciones públicas y se dictan otras disposiciones. ACUERDO 02 DEL 2014: Por medio del cual se establecen los criterios básicos para la

creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se

dictan otras disposiciones.

ACUERDO 08 DEL 2014: Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía

yconservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística.

CIRCULAR No 001 DE 2003: Organización y conservación de los documentos de archivo. CIRCULAR No 004 DE 2003. Organización de las Historias Laborales

CIRCULAR No 002 DE 2010. Decisiones sobre la solución tecnológica de apoyo al

aplicativo de Gestión Documental ORFEO CIRCULAR No 004 DE 2010. Estándares mínimos en procesos de administración de

archivos y gestión de documentos electrónicos

CONSTITUCION POLITICA Art 8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112 y 113

CODIGO PENAL: Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos

y documentos.

CÓDIGO PENAL Capítulo Tercero Falsificación de documentos públicos (Art. 286 al 292).

CODIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL: Artículo 261. Sobre el valor probatorio de

documento público. Artículos 262 a 263. Sobre el valor probatorio del documento privado

8.5.2. ECONOMICOS

La Subred integrada de Servicios Centro Oriente garantizara los recursos necesarios para permitir la ejecución, implementación y el cumplimiento de los objetivos, metas y actividades descritas en el

presente programa en las diferentes etapas de la implementación e inmersas en el Plan Institucional

de archivos y Plan de Compras de la entidad

8.5.3. ADMINISTRATIVOS

La subred integrada conformara un equipo interdisciplinario, definiendo los responsables de asumir

el liderazgo de la Gestión Documental y de hacer seguimiento y actualización al programa

ROL PERFIL / CARGO FUNCIONES


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Líder SIGA Subgerente Corporativa

Establecimiento de criterios y estrategias para la gestión de documentos en la

entidad y la provisión y asignación de los

recursos necesarios

Líder Operativo Referente de Gestión Documental

Proyectar los lineamientos y

documentación del SIGA en todas sus

fases

Profesionales de

Apoyo

Asesor Desarrollo Institucional, Jefe

Control Interno , Jefe Oficina Jurídica, Profesional Calidad,

Profesional Sistemas de Información

TICs, Profesional Salud Ocupacional, Profesional Gestión Ambiental

Participar en la construcción de las

diferentes herramientas del SIGA, y en su respectiva aprobación

Técnicos De

Apoyo Técnicos de Apoyo

Ejecución de labores de organización de archivo central, implementación de

acciones en campo

Auxiliares de

Apoyo Auxiliares Archivo Central

Ejecución de labores de organización de

archivo central. Consulta de documentos

del archivo central

El proceso de Gestión Documental ha definido el Plan de Gestión Documental definiendo los tiempos y el desglose de las actividadescomo las actividades en el Plan Operativo del área POA

Riesgos del procedimiento: Dentro del proceso de Gestión de TIC en lo relacionado con los riesgos del proceso, se ha definido como el No cumplimiento de la normatividad legal vigente en

materia de Gestión Documental y la implementación de medidas contempladas en el Plan de

Gestión Documental.

8.5.4. TECNOLOGICOS

La subred Centro Oriente gestionara los recursos para la unificación y efectividad de las

herramientas tecnológicas, igualmente impulsara los proyectos de desarrollo tecnológico para la Gestión Documental, la base de las herramientas tecnológica es la siguiente:

Sistema de Información de SIGMA, Sistema de Información DINAMICA GERENCIAL Sistema de

Gestión Documental ORFEO, Herramientas Ofimáticas (Excel, Word, Power Point, Acces)


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8.5.5. GESTION DEL CAMBIO

Con el ánimo de generar una cultura al interior de la Subred en materia de Gestión Documental y de

fortalecer y empoderar el compromiso de los funcionarios y colaboradores se generaran las siguientes acciones:

Participación activa en los proceso de inducción y reinducción institucional

Capacitaciones periódicas y basadas en el plan de trabajo del área con la colaboración del proceso de Talento Humano

Inclusión de actividades archivísticas en los contratos de OPS y alineación de las

evaluaciones de desempeño con los metas del área en el POA para los funcionarios de carrera

administrativa y provisionales Articulación con los Sistemas Integrados de Gestión de la Subred

8.6. CONTEXTO ORGANIZACIONAL

La implementación del Nuevo Modelo de Salud que puso en marcha la administración del Alcalde

de Bogotá, Enrique Peñalosa, arroja importantes resultados, de acuerdo con la última Encuesta de

Calidad de Vida del DANE 2016, donde hay una importante reducción de las barreras de acceso a

los servicios de salud y un aumento en los indicadores de aseguramiento de los ciudadanos.

Según la encuesta del Dane, disminuimos en 97.701 personas las barreras de acceso a los servicios hospitalarios, al pasar de 261.116 en 2015 a 163.415 en 2016. De igual forma, aumentó el

aseguramiento de los usuarios a los servicios de salud: 82.544 personas más accedieron al sistema

de salud, en 2015 había 1.061.822 personas sin seguridad social y en 2016 se redujo a 979.278

personas.

Estos resultados se suman a los logros que presenta la Secretaría Distrital de Salud, lo que ha

permitido, entre otras cosas, contar con 4 subredes integradas de hospitales, la apertura de los 10

primeros Centros de Atención Prioritaria en Salud –CAPS-, la unificación de los sistemas de

historia clínica, administrativos y financieros en cada Subred (Norte, Sur, Centro Oriente y

Suroccidente).

Hoy es evidente la mejoría en la reducción del hacinamiento en las urgencias de la red pública

hospitalaria, al pasar del 250% al 134%. De igual forma, más de 50 mil personas han sido atendidas

en los CAPS y se logró la reactivación de las obras abandonadas por más de 7 años, con una inversión superior a los 185 mil millones de pesos en el 2017, entre las que se destaca la reapertura

del Hospital San Juan de Dios, ícono de la medicina cerrado hace más de 16 años.

Por efecto de la reorganización, el Distrito asumió el control de la EPS Capital Salud con el 89% de

las acciones de la entidad, logrando además, la eliminación de las autorizaciones a los usuarios en lo

concerniente a exámenes de laboratorio e imágenes diagnósticas de baja y mediana complejidad, y

alcanzando una reducción del 55% en el número de quejas.


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La Subred se integra por 29 Unidades, 5.120 colaboradores, 1.095 camas hospitalarias, 211

consultorios de medicina y enfermería, 22 consultorios de terapia, 17 salas de cirugía y 37 unidades

odontológicas.

Principales logros de la Subred

Desde la Gerencia, luego de 15 años de su cierre, apoyamos la reapertura del Hospital San Juan de Dios, centro que brinda el servicio y atención que necesitan las localidades cercanas.

Un ahorro de ocho mil millones de pesos en cargos administrativos y el saneamiento de las

obligaciones recibidas con proveedores lo cual ascendía a 28 ml millones de pesos, de los

cuales a la fecha queda un saldo de 800 millones que se encuentran en proceso de depuración. La subred funciona con un sistema de información unificado, a través del cual se accede a las

historias clínicas desde un software que guarda la misma información y esto facilita el servicio

que necesite recibir el paciente. Anteriormente, los hospitales sumaban más de 460 proveedores, mientras hoy los contratos se

realizan con alrededor de aproximadamente 200 proveedores. El objetivo de esta acción es

unificar y nivelar los precios y así optimizar los recursos y controlar los costos de insumos. De seis laboratorios clínicos, la subred Centro Oriente funciona con uno solo en el servicio

ambulatorio, con el fin de ahorrar recursos y optimizar el servicio prestado. El servicio de

transfusión sanguínea del laboratorio fue acreditado internacionalmente por cumplir con

estándares de calidad de nivel superior. Otro de los logros es la puesta en marcha de los Centros de Atención Prioritaria en Salud

(CAPS), cuyo objetivo es descongestionar los servicios de urgencias en las Unidades de

Servicios de Salud y atender a los pacientes con triage 4 y 5, quienes no tienen riesgo vital ni

crítico.

8.7. DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO

El Diagnóstico Integral de Archivo de la Subred Integrada de Servicios de Salud Centro Oriente

E.S.E., se realizó con base a la normatividad vigente establecida para la Gestión Documental, como: la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras

disposiciones”. Decreto 1080 de 2015 “"Por medio del cual se expide el Decreto Único

Reglamentario del Sector Cultura" y especialmente lo descrito en el Decreto 029 de 2015 “Por medio del cual se reglamenta el proceso de entrega y/o transferencia de los archivos públicos de las

entidades que se suprimen, fusionen, privaticen o liquiden; se desarrolla el artículo 20 de la Ley 594

de 2000 y el artículo 39 del Decreto-ley 254 de 2000 y se dictan otras disposiciones en materia de

Gestión Documental para todas las Entidades del Estado".

Teniendo en cuenta lo anterior, la Subred Integrada de Servicios de Salud Centro Oriente E.S.E inició en el mes de julio de 2016 las actividades correspondientes al levantamiento de información

en cada Unidad Prestadora de Servicios de Salud (Santa Clara, La Victoria, San Blas, San Cristóbal,

Rafael Uribe Uribe y Centro Oriente), información suministrada por cada líder del proceso de


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Gestión Documental de cada unidad y registrada en los formatos establecidos por el Archivo

Distrital de Bogotá

A continuación se describen las cantidades aproximadas en metros lineales encontradas en cada

USS, las cuales corresponden tanto a las series documentales administrativas como a la serie documental misional como lo es la Historia clínica que el volumen documental más grande de la

Subred.

Después de identificar todos los depósitos donde se custodian los archivos en cada de una de las

USS de la Subred se identificaron 33.983 metros lineales aproximados, documentación objeto de

trasferencia a la Subred Centro Oriente. (Ver documento completo Diagnóstico Integral de Archivo

Subred Integrada de Servicios Centro Oriente E.S.E.)

8.8. PLATAFORMA ESTRATEGICA

8.8.1. VISION

En el año 2020 seremos referentes del modelo de atención integral en salud con altos estándares de

calidad, reflejados en la satisfacción de nuestros usuarios y sus familias, reconocidos por la gestión

clínica, docente y de investigación.

Cantidad de

depósitos

Metros lineales

aproximados

Cantidad de

depósitos

Metros lineales

aproximados

Cantidad de

depósitos

Metros lineales

aproximados

Cantidad de

depósitos

Metros lineales

aproximados

Cantidad de

depósitos

Metros lineales

aproximados

Cantidad de

depósitos

Metros lineales

aproximados

Archivos de Gestión 7 582 8 960 25 870 12 1047 28 1450 25 994

Fondo Documental Acumulado 1 2000 1 3780 2 1470 6 4050 2 2360 4 3200

Archivo Historias Clinicas 6 1500 5 1890 6 1950 3 2100 10 1800 3 1980

TOTALES POR USS 14 4082 14 6630 33 4290 21 7197 40 5610 32 6174

USS SANTA CLARA

Volumenes Documentales

TOTAL METROS LINEALES

EN LA SUBRED33.983

USS SAN CRISTOBAL USS LA VICTORIA USS CENTRO ORIENTE USS RAFAEL URIBE USS SAN BLAS


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8.8.2. MISION

Somos la Subred Integrada de Servicios de Salud Centro Oriente ESE, que brinda atención integral en salud, con altos estándares de calidad, a través de un equipo humano idóneo que promueve la

generación del conocimiento por medio de la investigación y la docencia, para mejorar las

condiciones de salud de nuestra población, respetando su diversidad y entorno.

8.8.3. PRINCIPIOS Y VALORES

Trabajo en equipo.

Coordinamos e integramos esfuerzos entre los colaboradores para lograr el cumplimiento de los

objetivos institucionales y los de la Red Distrital de Salud.

Compromiso.

Tenemos conciencia de la importancia que tiene el cumplir con nuestro trabajo con profesionalismo,

responsabilidad y lealtad, brindando el mayor esfuerzo para lograr la satisfacción de nuestros

usuarios.

Actitud positiva.

Actuamos con disposición permanente para ofrecer servicios amables y humanizados a nuestros

usuarios y compañeros.

Ética y transparencia.

Somos personas íntegras que cumplimos con nuestros deberes de acuerdo a las normas morales y

legales; actuamos con honestidad y veracidad.

Vocación de servicio.

La prestación de servicios de salud es nuestra actitud de vida, facilitamos el cumplimiento de los

procesos de tal forma que nuestros usuarios se sientan satisfechos. Buscamos oportunidades para

ayudar a quienes lo necesitan extendiendo las manos y brindando sonrisas.

Respeto.

Reconocemos al otro como un semejante a nosotros, merecedor de nuestra atención permanente e

incondicional comprendiendo los diferentes puntos de vista.


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8.8.4. OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Usuarios

Desarrollar el modelo integral de atención que garantice la prestación de servicios de salud accesibles, oportunos, seguros y humanizados enfocados en el mejoramiento de las condiciones de

salud y hábitos de vida de los usuarios, su familia y el entorno.

Aprendizaje Y Crecimiento

Fortalecer el crecimiento personal y las competencias laborales de los colaboradores generando un

clima organizacional que permita el cumplimiento de la misión institucional.

Interna

Generar una cultura de mejoramiento continuo y autocontrol garantizando el cumplimiento del

Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de manera efectiva con un enfoque de excelencia

clínica, investigación y docencia.

Financiera

Gestionar los recursos financieros de forma transparente y eficiente en búsqueda del equilibrio y

sostenibilidad financiera


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8.8.5. ORGANIGRAMA


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8.8.6. MAPA DE PROCESOS

8.9. POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Subred Integrada de Servicios Centro Oriente, orienta sus esfuerzos en la preservación y

custodia de la información de la Gestión Documental, estableciendo su compromiso de implementar las mejores prácticas para la correcta gestión de sus documentos e información como elemento

fundamental para avanzar hacia el cumplimiento de su visión institucional, administrando de

manera eficaz y eficiente la adecuada recepción, manejo, organización, trámite, consulta, conservación y disposición final de los registros para ello reconoce la importancia de los

documentos que produce en el cumplimiento de su misión, de igual forma brinda el soporte

necesario a los responsables de las áreas productoras para la conservación y migración de documentos físicos, generando una metodología para la creación, uso, mantenimiento, retención,

acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación,

estableciendo un programa de Gestión Documental una apropiada articulación y coordinación

permanente entre el área de Sistemas de Información, la oficina de Gestión Documental, la Oficina

de Planeación y los productores de la información


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8.9.1. OBJETIVO GENERAL DE LA POLITICA

Establecer los lineamientos requeridos por la Subred integrada de servicios de Salud Centro Oriente

E.S.E. Relacionados a la Gestión Documental en los procesos archivísticos de producción, recepción, distribución, trámite, organización documental, consulta, conservación y disposición final de los documentos de la entidad.

8.9.1.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS DE LA POLITICA

1. Verificar la seguridad y custodia de la información en soportes físicos y electrónicos de la

entidad, mediante el cumplimiento del cronograma de transferencias de la documentación producida y que repose en el archivo central

2. Administrar la documentación durante su ciclo vital (desde que se crea el documento hasta su eliminación o conservación), mediante la implementación del Programa de Gestión Documental

3. Brindar el soporte necesarios a los responsables de las áreas productoras para la conservación y

migración de documentos físicos, electrónicos y/o híbridos: los cuales son considerados como activos del estado según ley 594 de 2000.

8.9.2. INDICADORES DE LA POLITICA DE GESTION DOCUMENTAL

Porcentaje de cumplimiento del plan de Gestión Documental.

Porcentaje de transferencias documentales.

Porcentaje de valoración documental de los fondos acumulados.

Porcentaje de cumplimiento de la tabla de retención documental.

Porcentaje de cumplimiento de la organización del archivo.

8.10. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL

La Subred Integrada de Servicios Centro Oriente E.S.E acorde con el decreto 2609 de 2012,

gestionara los procesos de la Gestión Documental, producto del análisis de la entidad y sus

requerimientos y comprenderá la Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización,

Transferencias, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo y Valoración y están incluidos dentro de las etapas de creación, mantenimiento difusión y administración del presente decreto en su artículo 7 estipuladas para asegurar una adecuada Gestión Documental en la Subred.

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define la Gestión documental como el

“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y

organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.333


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Para la implementación del Programa de Gestión Documental, se deben tener en cuenta los siguientes Procesos:

8.11. PLANEACION DOCUMENTAL:

8.11.1. Conceptualización

Consiste en establecer el direccionamiento de la Planeación, la generación y la valoración de los documentos de archivo al interior de la Subred, en cumplimiento de la normatividad legal y

partiendo de la elaboración del diagnóstico documental de la Subred, el análisis e identificación de

los requisitos técnicos y administrativos que incluyen la revisión de Procesos y procedimientos,

formatos, tablas de valoración y de retención, archivos en las fases del ciclo vital de los documentos y unidades de correspondencia, la valoración de los documentos, lo anterior con el fin de establecer

la permanencia y disposición final, de la misma forma de los cuadros de clasificación documental con el que se identifica la clasificación de los tipos de archivo

8.11.2. Alcance

Este procedimiento es aplicable a todos los documentos de origen interno y externos asociados al sistema integrado de gestión de la Subred Centro Oriente.

8.11.3. Actividades

Las siguientes actividades están contempladas en el procedimiento Planeación Documental

Planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para la Gestión

Documental, el Archivo y la Correspondencia, dentro del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo SIGA

Identificar las necesidades y los requerimientos de Gestión Documental de la Subred, a

través de la matriz de necesidades, las auditorías internas y externas y el diagnóstico integral de

archivos.

Formular la elaboración del Plan Operativo Anual, el Plan de Trabajo, el Plan Institucional

de Archivos PINAR, la Política de Gestión Documental y los Riesgos asociados al Proceso. Elaborar los procedimientos del Programa de Gestión Documental y los Instrumentos

Archivísticos

Aprobar los documentos de planeación de la Gestión Documental por parte del Comité Interno de Archivo

Dar cumplimiento a la normatividad archivística y estándares de calidad, establecidos

según los lineamientos de la oficina de calidad y acreditación de la institución

Fijar y establecer la concertación de los objetivos de los Funcionarios de planta que se

encuentran laborando en Gestión Documental y las evaluaciones de ley.


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Hacen parte de la planeación los siguientes documentos

Plan de Gestión documental

Plan Operativo Anual Política de Gestión Documental

Mapa de Riesgos

Pinar

8.11.4. Criterios del Proceso de Planeación

ITEMS EJES ACTIVIDAD

1 Administración documental

Actualizar el diagnóstico institucional.

Elaborar el registro de activos de información.

Aprobar los instrumentos archivisticos:

Cuadro de Clasificación Documental.

TRD.

TVD.

Los inventarios documentales.

Plan Institucional de Archivos.

Banco Terminológico.

Tablas de control de acceso.

Establecer necesidades de recursos humanos, físicos y tecnológicos.

2 Directrices para la creación y

diseño de documentos

Elaborar los documentos teniendo en cuenta el mapa de procesos, el manual de funciones y el procedimiento de control de documentos y registros de la Subred.

Elaborar, revisar y publicar el Programa de Gestión Documental.

Hacer seguimiento a su cumplimiento y actualizarlo cuando sea necesario.

Elaborar listado maestro de documentos.

3 Sistema de gestión de

documentos electrónicos de archivo.

Definir el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

Elaborar el procedimiento para el manejo de la información digital o electrónica.

4 Asignación de metadatos Definir los parámetros o criterios mínimos de metadatos que deben tener los documentos electrónicos y de archivo.


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8.12. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL


La producción documental consiste en la generación de documentos en las dependencias de la Subred Centro Oriente E.S.E. en cumplimiento y ejercicio de sus funciones.

Este componente, regulariza y parametriza todas las actividades y procedimientos que intervienen durante la generación de un documento en cualquier dependencia de la entidad, de tal manera que

satisfaga todas las necesidades en materia de producción documental, de modo tal que su redacción debe ser sencilla, clara, concreta, breve y cortés.

8.12.2. Alcance

Aplica desde la necesidad de crear modificar o eliminar un documento hasta establecer la forma de envió del documento

8.12.3. Actividades

Identificar necesidades, crear actualizar o eliminar un documento y/o formato de la gestión

del proceso, una vez se ha recepcionando una vez se ha leído la norma o lineamiento vigente.

Solicitar la creación, actualización o eliminación de documentos y/o formatos

En la elaboración de un documento o formato nuevo se debe informar a normalización documental – calidad Aprobar el documento o formato

Para el desarrollo de este procedimiento se han definido los siguientes documentos

Instructivo de elaboración de documentos Listado Maestro de documentos

8..12.4. Criterios del Proceso de Producción:


1 Estructura de los documentos

Establecer la directrices para la creación y diseño de formatos , formularios y documentos, medios y técnicas de producción y de impresión, determinando los soportes documentales

Formalizar las características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas, según lo registrado en el instructivo de elaboración de documentos de la Subred.


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2 Forma de producción o ingreso

Implementar las acciones del Instructivo de elaboración de documentos en lo concerniente al control de versiones y control de cambios con el ánimo de preservar la trazabilidad de los documentos.

Establecer las directrices para la reprografía.

Elaborar y aplicar la Tabla de Retención Documental.

3 Áreas competentes para el

tramite

Realizar seguimiento a la recepción de los documentos físicos o electrónicos producidos por los usuarios o ciudadanos a través del aplicativo de correspondencia.

Definir el procedimiento para garantizar la trazabilidad y almacenamiento de los documentos digitales (correo electrónico, fax-mail y redes sociales) que sirven como soporte para dar testimonio de las actuaciones de la Entidad y fines probatorios.

8.13. GESTION Y TRAMITE DOCUMENTAL

8.13.1. Conceptualización:

Hace referencia a las operaciones de verificación y control que se realizan en el área de

Correspondencia de la Subred Centro Oriente para la admisión de los documentos y envíos postales que son remitidos por otras entidades o personas naturales

El proceso de recepción documental, regulariza y parametriza todas las actividades y

procedimientos que intervienen durante la recepción de un documento físico y la recepción de los documentos electrónicos de archivo en las dependencias de la Subred Centro Oriente, ya sea el documento interno o que provenga de un ente externo o de personas naturales y jurídicas.

8.13.2. Alcance

El procedimiento va desde el recibo de las comunicaciones oficiales hasta la remisión de entrega a los destinatarios

8.13.3. Actividades

Radicación de entrada comunicaciones Oficiales:

Recibir los documentos que se generan en cada uno de los procesos de la Subred Centro

Oriente, al igual que los usuarios externos (comunidad y entidades) para la radicación y envió de las comunicaciones oficiales

Revisar las comunicaciones oficiales que ingresen a la Subred Centro Oriente, teniendo en

cuenta los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite,

dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente


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Realizar la radicación de los documentos,

Realizar la organización de los documentos por consecutivo de radicación

Tramite de los documentos

Alistar el recorrido interno y externo confrontando los registros de las planillas con la existencia física de los documentos.

Distribuir los documentos internos en cada una de las áreas de la Subred por el aplicativo

Recepcionar recorrido externo

Verificar la devolución de las comunicaciones oficiales Archivar las planillas, organizándolas en orden cronológico

Realizar seguimiento y control de Comunicaciones Oficiales


Cuadro de Clasificación Documental

Tabla de Valoración Documental

Tabla de Retención Documental

Índice de Clasificación Documental. Procedimiento de Control de Documentos

Inventario Documental

8.13.4. Criterios del Proceso de Gestión y Trámite:


1 Registro de los documentos.

Elaborar el procedimiento de administración del aplicativo de correspondencia Orfeo

implementar las acciones del procedimiento de Gestión y Tramite de la Subred

2 Distribución de documentos

Distribuir internamente la información al líder de cada proceso, quien asigna a cada responsable para su gestión y trámite.

Distribuir externamente la información de salida, cuando sea del caso con VoBo del líder de cada proceso y posteriormente se envía a través del mismo medio

3 Acceso y consulta.

Elaborar las tablas de control de acceso.

Elaborar el Banco Terminológico de tipos, series y sub-series documentales.

Establecer herramientas de consulta.


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Enviar respuesta por el medio solicitado y una vez finalizado direccionar al área de archivo de la Entidad

4 Control y seguimiento

Implementar controles para verificar la trazabilidad de los trámites y sus responsables.

Realizar control y seguimiento a la atención en tiempos de respuesta a los tramites hasta que estén finalizados

8.14. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

8.14.1. Conceptualización.

Según la definición dada por el Archivo General de la Nación en la Guía para la Implementación de

un Programa de Gestión Documental, la organización archivística es el “Conjunto de operaciones

técnicas para declarar el documento en el sistema de Gestión Documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.”.

La organización se implementa en cada fase, Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo

Histórico, y deben implementarse la Tabla de Retención Documental o Tabla de Valoración Documental. Para ello, el área de Gestión Documental del Subred Centro Oriente es la unidad administrativa encargada de asesorar en los lineamientos y políticas que para el caso se divulguen.

8.14.2. Alcance

Este procedimiento es aplicable a todos los procesos de la Subred Centro Oriente, Inicia con la

elaboración de las TRD y va hasta elaborar el inventario documental para la transferencia al Archivo Histórico de acuerdo a los tiempos de retención establecidos en la TRD

8.14.3. Actividades

Elaborar y/o actualizar la Tabla de Retención Documental teniendo en cuenta la estructura

organizacional, el mapa de procesos, los procesos y procedimientos y el Manual de Funciones

Definir, aprobar y documentar los criterios para la organización de archivos

Conformar, ubicar físicamente y foliar los documentos, identificando las unidades de

conservación (carpetas) con código de serie y nombre de la serie, respetando el orden en que se produjeron

Establecer el cronograma de capacitación

Realizar visita a cada una de las unidades productoras Verificar la aplicación de la TRD en los archivos de gestión de cada una de las

dependencias

de las Subred Centro Oriente


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Formato Único de Inventario Documental Formato Acta de Reunión

Instructivo de organización de documentos

8.14.4. Criterios del Proceso de Organización Documental.


1 Clasificación

Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental.

Elaborar y aprobar la Tabla de Retención Documental.

Clasificar todos los documentos generados en la entidad de acuerdo con las TRD y conformar los expedientes físicos, electrónicos, digitales o en cualquier soporte por parte de las dependencias productora

2 Ordenación

Aplicar los principios archivísticos de orden original y procedencia.

Conformar expedientes.

Determinar los sistemas de ordenación

Foliar y almacenar cada expediente.

3 Descripción

Diseñar los parámetros para la descripción de expedientes físicos y electrónicos y los metadatos necesarios que permitan consultar y acceder a la información por medio del índice electrónico.

Capacitar y sensibilizar en el uso de la Tabla de Retención Documental.

8.15. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

8.15.1. Conceptualización.

Las transferencias tanto primarias como secundarias de la documentación de la Subred Centro

Oriente, es el grupo de acciones orientadas al traslado o remisión de la documentación del archivo de gestión al central y de éste al archivo histórico, de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención Documental


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8.15.2. Alcance

Inicia con la elaboración y aprobación del cronograma de Transferencia documental y finaliza con la recepción y conservación de la documentación de las unidades productoras al Archivo Central.

8.15.3. Actividades

Elaborar el cronograma de transferencias documentales

Citar a Comité Interno de Archivo para presentar el cronograma Realizar socialización del cronograma con las unidades productoras involucradas en las

transferencias

Cotejar la documentación a transferir, verificando que dicha documentación haya cumplido

su tiempo de retención en la dependencia correspondiente en la TRD. Preparar físicamente los documentos a transferir

Levantar el inventario de la documentación a transferir, registrando en el Formato Único de

Inventario Recepcionar las cajas en el archivo centra


Formato Único de inventario Documental

Acta de Transferencia

Acta de Reunión

8.15.4. Criterios del Proceso de Transferencia Documental:


1 Preparación de la transferencia

Aplicar las acciones establecidas en el procedimiento de Transferencias Primarias y Secundarias de la Subred.

Elaborar los lineamientos y políticas para el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.

2 Validación de la transferencia

Verificar la aplicación de la clasificación, ordenación y descripción de los expedientes objeto de la transferencia.

Diligenciar los inventarios de transferencias en el formato Único de Inventario Documental FUID.

Efectuar la transferencia archivo de gestión – Primaria.

Efectuar la transferencia – Secundaria.


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3 Migración de la transferencia

Elaborar los lineamientos y políticas para el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, que contengan los métodos y la periodicidad de migración, refreshing, emulación o conversión, con el fin de prevenir cualquier degradación o pérdida de información y asegurar el mantenimiento de las características de contenido de los documentos

4 Metadatos Incluir en la transferencia los metadatos.

8.16. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS


Para darle disposición final a los documentos, ésta debe basarse según lo estipulado en la Tabla de

Retención Documental y la Tabla de Valoración Documental, definiendo los documentos que son

de conservación total- eliminación- selección, siendo estas decisiones aceptadas y aprobadas por el Comité de Archivo de la Subred Centro Oriente.

8.16.2. Alcance

El procedimiento de disposición final de documentos aplica para los archivos de gestión, central e

histórico y va desde la verificación de tiempos de retención hasta la conservación total de la documentación.

8.16.3. Actividades

Verificar los tiempos de retención estipulados en la Tabla de Retención Documental para

las series documentales de cada proceso de la Subred Centro Oriente

Presentar al comité de archivo los listados con el destino fina

Organizar los archivos o expedientes que han sido definidos para ser digitalizados Selecionar los expedientes que se han definido para ser eliminados

Informar a la oficina de Control Interno y al Archivo Distrital,

Realizar levantamiento de acta de eliminación documenta Realizar la transferencia documental secundaria anexando el inventario documental de la

documentación a transferirPara el desarrollo de este procedimiento se han definido los

siguientes documentos

Formato Tabla de Retención Documental Formato Único de inventario Documental

Memorando de eliminación

Acta de Transferencia

8.16.4. Criterios del Proceso de Disposición Final de Documentos:


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1 Directrices generales

Aplicar las acciones del procedimiento de Disposición Final de la Subred.

Elaborar la TRD y la TVD

Establecer los procedimientos de disposición final aplicados a los documentos que genere electrónicamente y la elaboración de los metadatos

2 Conservación, selección y

microfilmación y/o digitalización

Seleccionar documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio y elegir documentos para eliminación.

Implementar el Sistema integrado de conservación de acuerdo con la guía que incorpora: (i) elaborar un diagnóstico integral; (ii) sensibilizar; (iii) contar con planes para la prevención y atención de desastres; ((iv) realizar la inspección y mantenimiento de instalaciones; (v) efectuar el monitoreo y control de condiciones ambientales; (vi) efectuar la limpieza de áreas y documentos, y realizar el control de plagas.; (vii) apoyar a la producción documental y manejo de correspondencia; (viii) realizar el almacenamiento y empaste; (ix) apoyar a la reproducción; (x) Intervenir con primeros auxilios para documentos; (xi) establecer medidas preventivas; (xii) implantar planes de contingencia; y (xiii) asegurar la información en diferentes medios y soporte

Recibir las transferencias secundarias.

Organizar los documentos para disponerlos al servicio de los grupos de interés.

Conservar los documentos.

3 Eliminación de documentos

Formalizar la eliminación de los documentos mediante actas aprobadas por el comité Interno de Archivo.

Realizar la publicación de los inventarios de los documentos eliminados en la página web de la subred.

8.17. PRESERVACION A LARGO PLAZO



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La conservación documental es el conjunto de disposiciones preventivas y/o correctivas, que

garantizan la preservación e integridad física de la documentación que se encuentra tanto en los Archivos de Gestión, como en el Central e Histórico

8.17.2. Alcance

Aplica para todos los procesos de la Subred, inicia desde la identificación de necesidades de infraestructura de los depósitos de archivo y va hasta realizar técnicas archivísticas de conservación de los documentos.

8.17.3. Actividades

Identificar las necesidades de mantenimiento de infraestructura de los depósitos documentales

Informar los recursos necesarios para ser contemplados para su adquisición

Efectuar periódicamente el tratamiento de control de plagas Realizar análisis de seguridad en los depósitos destinados al almacenamiento de archivos

Realizar las técnicas archivísticas de conservación a los documentos a preservar a largo

plazo


Formato Plan de Compras de la Entidad

Formato acta de reunión Cronograma de Fumigación

Cronograma de limpieza.

8.17.4. Criterios del Proceso de Preservación a Largo Plazo:


1 Sistema integrado de conservación

Elaborar el plan de conservación Documental y el plan de preservación digital que incluían, capacitación, sensibilización, inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas; saneamiento ambiental, monitoreo y control de condiciones ambientales; prevención de emergencias y atención de desastres.

2 Seguridad de la información.

Aplicar el Procedimiento de seguridad de la información.

Efectuar Backup periódico.

Establecer y aplicar los requisitos para la preservación de los documentos electrónicos de archivo.

Establecer y aplicar los requisitos para las técnicas de preservación a largo plazo.


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3 Requisitos para la preservación y conservación de los documentos

electrónicos de archivo

Diseñar e implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDA

4 Requisitos para las técnicas a

largo plazo

Identificar las necesidades de preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo.

Determinar los criterios y métodos de conversión refreshing, emulación y migración.

8.18. VALORACION DOCUMENTAL

8.18.1.1 Conceptualización:

Es el proceso por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo

8.18.2. Alcance

El procedimiento inicia desde la compilación de la información hasta aplicación de la Tablas de Valoración.

8.18.3. Actividades

Identificar los Fondos Documentales Acumulados de las seis anteriores Unidades de

Atención

Compilar la información institucional Analizar la información recopilada para su valoración documental primaria y secundaria

Realizar la reconstrucción y evolución de la estructura de las dependencias funciones y

responsables de cada unidad Elaborar la Tabla de Valoración

Realizar seguimiento y aplicación, identificando las debilidades detectadas, tomando las

acciones de mejora correspondientes


Cuadro de clasificación Documental

Tabla de Valoración Documental


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8.18.4. Criterios del Procedimiento de Valoración Final.


1 Directrices generales

Revisar la producción documental de las áreas en términos cuantitativos y cualitativos para identificar los documentos que tienen valores primarios y secundarios.

Analizar la frecuencia de uso y consulta de los documentos y el impacto que pueda generar en la investigación sobre la historia y genealogia institucional como base para determinar los valores secundarios de los documentos

Fortalecer los criterios de valoración documental, analizando los volúmenes documentales que produce, para determinar si hay duplicidad en la producción documental y los motivos de la misma.

8.19. FASES DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

La Subred integrada de Servicios de Salud Centro Oriente E.S.E., a través de sus planes

estratégicos, Planes Operativos y el Plan archivístico, define las pautas para la implementación de

las acciones encaminadas a la correcta administración de los archivos y la documentación en las siguientes Fases

Fase de Planeación:

Diagnóstico y formulación del Programa de Gestión Documental

Identificación de los requerimientos normativos, económicos, administrativos, tecnológicos y de gestión de cambio.

Establecimiento de Roles para la formulación del PGD

Establecimiento de personal, recursos físicos, tecnológicos y técnicos

Fase de Ejecución

Elaboración de acciones de divulgación

Elaboración de acciones de sensibilización y capacitación.

Establecimiento de acciones para minimizar la resistencia al cambio

Fase de Seguimiento

Verificación del cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en el Plan de Trabajo


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Evaluación del cumplimiento de los recursos asignados al programa

Evaluación de la pertinencia de los documentos creados y su interacción con los procesos

Realización de controles para detectar desviaciones frete a lo planeado

Fase de Mejora

Evaluación de los indicadores de la política de Gestión Documental y de las auditorias del

proceso para establecer las acciones que faciliten el cumplimiento de las metas

programadas

Establecimiento de un Plan de mejoramiento

(Ver despliegue de las fases de la implementación en el anexo)

8.20. PROGRAMAS ESPECÍFICOS

La Subred Centro Oriente adoptará a mediano y largo plazo, los siguientes programas de Gestión

Documental y archivos, que le permitirán lograr las metas y objetivos haciendo la distribución

correspondiente a cada programa, asegurar que la entidad cuente con la documentación necesaria, buscando evidenciar su actuación, permitiendo cumplir con la política de Gestión Documental

considerando la identificación, racionalización, simplificación y automatización de los trámites, los

procesos, procedimientos y mejorando los sistemas de organización y recuperación, garantizando a

su vez la disponibilidad y acceso de los documentos a largo plazo. Entre los programas a desarrollar se tiene:

Programa de normalización de documentos.( Incluye los procedimientos de control de

documentos e instructivos, según la pirámide documental de la Subred )

Programa de documentos vitales o esenciales ( como la Historia clínica, las Historias

laborales, expedientes judiciales, expedientes disciplinarios entre otros)

Programa de gestión de documentos electrónicos

Programa de reprografía (incluye los sistemas de fotocopiado, impresión, digitalización y

microfilmación)

Programa de documentos especiales ( como documentos gráficos, sonoros o audiovisuales,

entre otros)

Plan institucional de capacitación en temas archivísticos.

Programa de auditoría y control en temas archivísticos en compañía de la oficina de Control

Interno


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8.21. ARMONIZACION CON EL MODELO ESTANDAR DE CONTROL

INTERNO

Se realizara dicha armonización con la implementación del Programa de Gestión Documental y en

colaboración con la oficina de Control Interno de la Subred a través de las herramientas establecidas

en el MECI, en lo referente al componente de información ya sea primaria, secundaria o al sistema de información, asociadas a la Tabla de Retención Documental y a la Tabla de Valoración,

facilitaran la organización, valoración, consulta, acceso oportuno de los usuarios para que ejerzan

un adecuado seguimiento y control a la gestión interna.

SISTEMA DE

CONTROL INTERNO

SUBSISTEMA DE

CONTROL DE

GESTION

INFORMACION

Información Primaria

Información Secundaria

Sistemas de información

8.22. ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD -

NTCGP1000

El mayor aporte que ha brindado el Sistema de Gestión de Calidad--NTCGP1000; es el

reconocimiento de la estructura de los cuatro niveles de los procesos (Estratégicos, Misionales, de

Apoyo y de Control y Seguimiento) y de allí destacar la documentación resultado del desarrollo de los PROCESOS MISIONALES; convirtiéndose esta documentación en esencial para el desarrollo

de sus actividades y con la potencialidad de ser fundamental para la gestión del conocimiento

Institucional. Dentro de la compatibilidad y la complementariedad con un enfoque sistémico, la Gestión documental posibilita la homogenización y normalización de los procesos archivísticos,

promueve el desarrollo de los Archivos, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de

los ciudadanos a la información y a los documentos y la Gestión de Calidad procura que la

Administración sea cada vez más cercana a la ciudadanía, y cumpla fundamentalmente de

eficiencia, eficacia y calidad

Dentro de la compatibilidad y la complementariedad con un enfoque sistémico, la Gestión

Documental posibilita la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos, promueve

el desarrollo de los Archivos, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los

ciudadanos a la información y a los documentos y la Gestión de Calidad procura que la Administración sea cada vez más cercana a la ciudadanía, y cumpla fundamentalmente de

eficiencia, eficacia y calidad


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La armonización de MECI, Gestión documental y Calidad; trae beneficios para la Subred Integrada

de servicios Centro Oriente, para los ciudadanos y para usuarios en general, mediante su

implementación; se trabaja mancomunadamente en actividades, similitudes, requisitos e instrumentos que cumplen con las normas establecidas, que redunda en una adecuada Gestión

Pública, encaminada desde la calidad y el control de cumplir con los fines esenciales del estado

mediante sistemas integrados de gestión y control.


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8.24. ANEXOS

Informe de Diagnóstico Integral de Archivos Subred Integrada de Servicios de Salud Centro

Oriente E.S.E.

Cronograma del Plan de Gestión Documental

Fases de la implementación del Programa de Gestión Documental

Fichas Técnicas de los indicadores de la Política de Gestión Documental

9. REVISIÓN BIBLIOGRÁFICA

Colombia, Archivo General de la Nación, Acuerdo 5 de 2013. Criterios Básicos para la clasificación ordenación y descripción de los archivos, Capitulo IV. Descripción Documental.

Artículo 11, Obligatoriedad de la descripción documental.

Colombia, Archivo General de la Nación, Acuerdo 4 de 2013, por el cual se reglamenta

parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012, y se modifica el procedimiento para la elaboración,

presentación, evaluación, aprobación e implementación de la Tabla de Retención Documental y la

Tabla de Valoración Documental.

Colombia, Archivo General de la Nación. Manual implementación de un Programa de Gestión

Documental, Bogotá: El AGN 2014.

Colombia, Congreso de la república. Ley General de Archivos 594 de 2.000 Por el cual se crea la

ley general de archivos.

Colombia, Ministerio de la Cultura, Decreto 2609 de 2012, Reglamenta el Título V de la ley 594,

parcialmente los artículos 58 y 59 de la ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia

de Gestión Documental para todas las entidades del estado.


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VERSIÓN: 02

FECHA: 2018-04-04

FASES DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Fase de Planeación:

ITEM ETAPAS DE IMPLEMENTACION ACCION PRODUCTO RESPONSABLE FECHA DE ELABORACION

1 Diagnóstico y formulación del Programa de Gestión Documental

Actualización del Diagnóstico integral de archivos

Diagnostico Referente de Gestión

documental / Técnicos Lideres USS

Diciembre de 2017

2

Identificación de los requerimientos normativos, económicos, administrativos, tecnológicos y de gestión de cambio.

Articulación con El Plan estratégico, El plan de acción, el PINAR y

establecimiento de cronogramas de cumplimiento

Normatividad asociada en el PGD / Plan de Gestión Documental / Plan de Compras / Plan de Capacitación

Referente de Gestión documental / Profesional

Universitario Enero de 2018

3 Establecimiento de Roles para la formulación del PGD

Definición de los roles en la formulación Relación en los comités Técnico, comité

Interno y el PGD

Referente de Gestión Documenta / Integrantes

de los comités Julio de 2017

4 Establecimiento de personal, recursos físicos, tecnológicos y técnicos

Definir la Proyección de necesidades de personal, insumos, recursos

tecnológicos

Plan de compras, Contratos de OPS, contratos de Necesidades, requerimientos

establecidos en el PETI

Referente de Gestión Documental

Agosto de 2017

Fase de Ejecución


5 Elaboración de acciones de divulgación

Información a publicar en la intranet y la oficina de comunicaciones

Documentos publicados en la Intranet / Utilización de los canales establecidos en

el Manual de comunicaciones de la Entidad

Referente de Gestión documental / Referente de

Comunicaciones / Subgerencia Corporativa

Mensual

6 Elaboración de acciones de sensibilización y capacitación.

Establecimiento del cronograma de capacitación

Plan de capacitación Institucional

Referente de Gestión documental / Profesional Universitario / Técnicos

asociados

Según cronograma

7 Establecimiento de acciones para minimizar la resistencia al cambio

Establecimiento de estrategias de acompañamiento parala

implementación de acciones

Programa de inducción y reinducción / Plan de capacitación / Obligaciones en los contratos de OPS / Ítems en la evaluación

de desempeño / Actas de reunión

Referente de Gestión Documental

Según cronograma


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VERSIÓN: 02

FECHA: 2018-04-04

Fase de Seguimiento


8 Verificación del cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en el Plan de Trabajo

Realizar evaluaciones periódicas según los indicadores del Proceso

Evaluación Del POA, Plan de Gestión Documental, El Mapa de Riesgos, Indicadores

de la Política de Gestión Documental, Indicador de Gerencia, Plan de Acción,

Evaluaciones de Desempeño, Auditorías internas

Referente de Gestión Documental / Subgerencia

Corporativa

Según periodicidad de cada Indicador

9 Evaluación del cumplimiento de los recursos asignados al programa

Certificaciones de cumplimiento del personal de OPS, de los contratos de suministros, contratos de arriendo, y

aquellos producto del Plan de compras del proceso

Cumplimiento de los obligaciones pactadas a través de certificaciones

Referente de Gestión Documental / Subgerencia Corporativa / profesional

Universitario

Mensual

10 Evaluación de la pertinencia de los documentos creados y su interacción con los procesos

Realizar seguimiento a la implementación de las acciones plasmadas en los documentos

creados, listas de chequeo

Informe de adopción a los documentos creados y publicados en la intranet

Comité Interno de Archivo Enero - Junio de 2018

11 Realización de controles para detectar desviaciones frete a lo planeado

Visita a las unidades y al personal involucrado en los procesos

Evaluación periódica del Proceso, Actas de reunión

Referente de Gestión Documental / Subgerencia

Corporativa Enero - Junio de 2018

Fase de Mejora


12

Evaluación de los indicadores de la Política de Gestión Documental y de las auditorias del proceso para establecer las acciones que faciliten el cumplimiento de las metas programadas

Análisis de la información producto de las evaluaciones periódicas / Auditorías

internas o entes de control Establecimiento de No conformidades

Referente de gestión Documental / Oficina de

Control Interno Agosto de 2017

13 Establecimiento de un Plan de mejoramiento

Determinación del incumplimiento de las acciones en Gestión Documental

Elaboración del Plan de Mejoramiento del Proceso

Referente de gestión Documental / Oficina de

Control Interno Septiembre de 2017

1. control de cambios versiÓn fecha de actualizaciÓn...

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