Combinar correspondencia (WORD 2007)

• Sirve para incluir en un documento, datos almacenados en otro archivo, con la finalidad de tener varias copias personalizadas del documento original.

• Ej.: Invitaciones, Certificados, Cartas personales, Recibos, Sobres, Etiquetas

¿Dónde se ubica la herramienta?

Elementos que usamos

Documento principal Una parte fija Una parte que cambiará

Origen de datos Donde residen los datos que vamos a utilizar Ej.:

Tabla de Access Libro de Excel Lista de direcciones de Outlook Una tabla de Word

Pasos a seguir

Pasos - 1º

• Abrir el Archivo que usaremos como modelo• Ir a Iniciar combinación de Correspondencia -> Cartas

Solapa Correspondencia

Pasos - 2º

Seleccionar destinatarios -> Usar Lista Existente

Ahí podremos usar datos que estén guardados en tablas de Word, en Excel y en Access

Ejemplo: Usando un archivo de Excel

• Al utilizar un archivo de Excel como origen de datos, deberemos seleccionar la hoja en la que buscará los datos:

• En este caso seleccionamos Hoja1 y aceptamos

Pasos - 3º

• Añadir Campo combinado al documento modelo

• Al ir insertando los campos nos debe quedar así:

Pasos - 4º

• Hacer una vista previa de resultados

Contiene los campos del Origen de datos

• Usar las flechas para ver los distintos datos

Pasos - 5º

• Para terminar, se debe hacer realmente la combinación de la carta con los datos, desde Finalizar y combinar.

• Desde allí podemos: – Crear nuevos documentos con los datos combinados

Permite ver como quedarán las cartas una vez combinadas con los datos

– O mandarlos directamente a la impresora y que se combinen al momento de imprimirlos

¿Qué evaluará la docente?

• El documento modelo con los campos combinados incluidos.• Y los documentos personalizados que se hayan creado.

Establecer las reglas para la combinación de correspondencia

Para controlar cómo combina la información Microsoft Office se pueden establecer reglas.

Los campos Preguntar… y Rellenar… muestran un mensaje cuando Word combina cada registro de datos con el documento principal. La respuesta al mensaje aparece en la carta modelo, contrato u otro documento combinado específicos resultantes del registro de datos.

Campo Preguntar… : Los campos Preguntar… se utilizan cuando se desea repetir la misma información en más de un lugar de un documento. Por ejemplo, puede solicitar al usuario el nombre del mes si éste aparece en más de un lugar en un memorando mensual.

Campo Rellenar…: Los campos Rellenar… se utilizan cuando se desea insertar información sólo una vez, como en una postdata personalizada de una carta de combinación de correspondencia.

Las reglas Si...Entonces...Sino...: utilizan campos Si para mostrar información en función de una condición especificada. Por ejemplo, suponga que el archivo de datos del cliente contiene direcciones tanto nacionales como

internacionales. El campo País o región de las direcciones nacionales queda en blanco. Se puede utilizar una regla de tipo Si...Entonces...Sino...: para personalizar un mensaje para todos los destinatarios.

Por ejemplo, los destinatarios cuyo campo País o región está en blanco pueden ver la indicación, "A su llegada, estaremos esperándole en la puerta de salida", mientras todos los demás destinatarios podrían ver el mensaje "Le esperaremos en el mostrador situado junto a la Aduana".

Saltar Registro si… : Al momento de generar los documentos personalizados, omitirá el registro que cumpla determinada condición establecida