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MANUALPARALAGESTIÓNDELA

AGENDACULTURAL

SECRETARÍADECULTURADECOLIMA

AÑO:2016

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ÍNDICE

PRESENTACIÓN 3

OBJETIVOS 4

DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA PLATAFORMA AGENDA CULTURAL ONLINE 4

METODOLOGÍA PARA DAR ALTA DE EVENTOS CULTURALES EN LA PLATAFORMA 5

A) FICHA DE REGISTRO DE LA ACTIVIDAD CULTURAL B) CONSIDERACIONES EN EL LLENADO DE LA FICHA DE REGISTRO C) EJEMPLO DE LLENADO DE LA FICHA DE REGISTRO D) INTERFAZ DE CALEDAR E) ¿CÓMO INTERPRETAR LOS DATOS CAPTURADOS EN LA PLATAFORMA?

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PRESENTACIÓN

El presente manual contempla el proceso metodológico que se requiere para el

control de la Agenda Cultural de la Secretaría de Cultura de Colima, para la cual

se utilizará la plataforma Calendar de Google y la Ficha de Registro de la Actividad

Cultural, mismas que ayudarán a: organizar, dar a conocer y anticipar las

actividades que se programan en cada una de las dependencias de la Secretaría.

De esta manera se prevé evitar, en la medida de lo posible, la acumulación

de eventos para el mismo día a causa del desconocimiento general de las

actividades de otras dependencias internas; la escasa difusión y promoción de los

eventos por las premuras con que se dan a conocer éstos y; principalmente,

brindar una herramienta que permita organizar los esfuerzos de cada

dependencia, de tal suerte que éstos se visibilicen y ayuden a fortalecer la imagen

institucional de la Secretaría.

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OBJETIVOS

1. Organizar los eventos de la Agenda Cultural de la Secretaría de Cultura.

2. Precisar la cantidad de eventos por tipo y posible población beneficiada.

3. Visibilizar el esfuerzo conjunto de las dependencias de la Secretaría.

DESCRIPCIÓN DE LA PLATAFORMA DE AGENDA

CULTURAL ONLINE

Calendario electrónico creado por Google de fácil acceso e interfaz comprensible.

Características:

a) Trabaja remotamente, al agregar eventos se cargarán inmediatamente

en las computadoras que tengan abierta la plataforma y, al almacenarse

online, pueden visualizarse en las cuentas que estén dadas de alta.

b) Los eventos almacenados se pueden visibilizar e imprimir en diferentes

formatos: diario, semanal, mensual, cuatro días y agenda.

c) Permite importar archivos de otros calendarios (Outlook, iCalendar, etc.)

Requisitos de la plataforma:

1. Disponer de una cuenta de Google (como Gmail) y ser dado de alta por

el administrador de la cuenta.

2. Se puede ejecutar en cualquier sistema operativo.

3. Compatibilidad con los navegadores más populares (Internet Explorer,

Mozilla Firefox, Opera, Safari y Chrome, principalmente).

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METODOLOGÍA PARA EL ALTA DE EVENTOS CULTURALES EN LA PLATAFORMA DE AGENDA CULTURAL ONLINE.

Toda información que sea capturada en la plataforma online deberá contar con la

Ficha de Registro de la Actividad Cultural y, a partir de ésta información se

alimentarán los datos, por evento, en la plataforma de Google Calendar.

1. FICHA DE REGISTRO DE LA ACTIVIDAD CULTURAL

La Ficha de Registro contiene 6 criterios generales que aportan información

para diferentes áreas, por lo tanto, debe ser llenado completamente, puesto que

esta información será la última y definitiva con la que trabajarán cada encargado

de área (de aquí se nutre de información, además del encargado de la Agenda

Cultural, el área técnica-operativa, las de propaganda y difusión de los eventos, y

las Direcciones y Coordinaciones, en general).

FORMATO MUESTRA

FICHADEREGISTRODELAACTIVIDADCULTURAL

1. DATOS GENERALES DE LA ACTIVIDAD

TIPO DE ACTIVIDAD NOMBRE DE LA ACTIVIDAD AUTOR

DIRECTOR GRUPO O COMPAÑÍA OTROS CRÉDITOS IMPORTANTES

FECHA Y HORA DURACIÓN LUGAR

PÚBLICO AL QUE SE DIRIGE CLASIFICACIÓN (rango de edad)

POBLACIÓN ESPERADA

EVENTO DIFUNDIBLE

INSTITUCIONES PARTICIPANTES ORGANIZA (N) APOYA (N)

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2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y LOGÍSTICAS

LUGAR ESPECÍFICO DIMENSIONES MÍNIMAS CARACTERÍSTICAS DEL ESPACIO

RESPONSABLE DEL LUGAR CONTACTO DEL LUGAR TELÉFONO

CANT. PARTICIPANTES

NOMBRE CANT. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

CANT. REQUERIMIENTOS LOGÍSTICOS

CANT. RECURSOS HUMANOS

RESPONSABLE REQ.

TÉCNICOS RESPONSABLE REQ. LOGÍSTICOS

RESPONSABLE REC. HUMANO

REQUERIMIENTOS ESPECIALES:

OBSERVACIONES:

3. DATOS DEL AUTOR, ARTISTA Y/O AGRUPACIÓN

NOMBRE ARTISTA/AGRUPACIÓN/AUTOR REFERENCIAS ELECTRÓNICAS

SI NO

RECURSO ETIQUETADO

PROGRAMA/PROYECTO DETALLE CULTURAL

PARTIDA PRESUPUESTAL SUBPARTIDA TOTAL

DESCRIPCIÓN BREVE DE LA ACTIVIDAD (¿Qué?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde? y ¿por qué?

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E-MAIL FACEBOOK

LUGAR DE ORIGEN

PÁG.WEB TWITTER

TEL. FIJO CANAL YOUTUBE

OTROS CONTACTOS

TEL. MÓVIL

4. ANEXOS

Indique los anexos con una X.

ANEXO MARCAR (X)

SINOPSIS DEL PROGRAMA ARTÍSTICO. RESEÑA BREVE (800 PALABRAS. EL DEPARTAMENTO EDITORIAL TIENE LA AUTORIZACIÓN PARA EDITAR LA INFORMACIÓN).

CURRICULUM VITAE

DOSSIER (DATOS GENERALES).

FOTOGRAFÍAS (MÍNIMO 5 FOTOGRAFÍAS DE LA ACTIVIDAD ARTÍSTICA ACTUALIZADA EN RESOLUCIÓN DE 300 DPI).

LIGA DEL ARTISTA, AGRUPACIÓN Y/O ESPECTÁCULO (INSERTAR AQUÍ).

OTROS (ESPECIFIQUE)

5. RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD 6. AUTORIZACIÓN

NOMBRE DEL SOLICITANTE TELÉFONO / CELULAR NOMBRE DE QUIEN AUTORIZA

ÁREA A SU CARGO CORREO ELECTRÓNICO

ÁREA A SU CARGO

FECHA DE SOLICITUD

FIRMA FECHA DE AUTORIZACIÓN

FIRMA

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2. CONSIDERACIONES EN EL LLENADO DE LA FICHA DE REGISTRO

- No deberá quedar ningún espacio en blanco, en los casos donde no

aplique o no se cuenten con datos se utilizarán las siguientes claves:

N/A No aplica S/D Sin datos

- La descripción breve deberá contestar, en pocos renglones, las

preguntas básicas de: ¿qué?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde? y ¿por

qué? - Los archivos anexos son sumamente importantes para el área de

difusión, por lo tanto, se requieren integrar los criterios enunciados

para que el formato sea considerado como COMPLETO. Además,

estos se adjuntarán en Calendar, para que puedan ser utilizados por

las dependencias que los requieran.

- Una vez entregada la Ficha de Registro al responsable de la Agenda

Cultural, se da por entendido que el evento está CONFIRMADO.

Cualquier cambio deberá avisarse a la brevedad para darlo a

conocer inmediatamente al área de difusión.

- En el apartado tercero, se deben incluir Otros Contactos, dado que

en ocasiones resulta complicado contactar directamente con el autor,

artista, director, etc.

- El llenado de este formato no exime, a los responsables de área, de

los trámites y formatos específicos que requieren para realizar sus

actividades, previamente establecidos.

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EJEMPLO DE LLENADO

FICHA DE REGISTRO DE LA ACTIVIDAD CULTURAL

1. DATOS GENERALES DE LA ACTIVIDAD

2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y LOGÍSTICAS

LUGAR ESPECÍFICO DIMENSIONES MÍNIMAS CARACTERÍSTICAS DEL ESPACIO

Patio Central del MRHC S/D

No techado

RESPONSABLE DEL LUGAR CONTACTO DEL LUGAR TELÉFONO

Alfonso Cabrera Mirna 31 2 92 28

TIPO DE ACTIVIDAD NOMBRE DE LA ACTIVIDAD AUTOR

CONFERENCIA Silencio Vacío: Poesía y Medios Digitales

Rodolfo Mata

DIRECTOR GRUPO O COMPAÑÍA OTROS CRÉDITOS IMPORTANTES

N/A N/A N/A

FECHA Y HORA DURACIÓN LUGAR

10 de junio de 2016 20:00 hrs.

1:00 HR. Museo Regional De Historia De Colima (MRHC).

PÚBLICO AL QUE SE DIRIGE CLASIFICACIÓN (rango de edad)

POBLACIÓN ESPERADA

EVENTO DIFUNDIBLE

INSTITUCIONES PARTICIPANTES ORGANIZA (N) APOYA (N)

Artistas visuales, estudiantes de artes, letras o carreras afines y público en general. (12 en adelante)

100 personas SI X

NO Secretaría de Cultura

Universidad de Colima. Museo Regional de Historia de Colima.

RECURSO ETIQUETADO

PROGRAMA/PROYECTO DETALLE CULTURAL

PARTIDA PRESUPUESTAL SUB PARTIDA TOTAL

DESCRIPCIÓN BREVE DE LA ACTIVIDAD (¿Qué?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde? y ¿por qué?)

La conferencia gira en torno al poema digital “Si lencio vacío” de Rodolfo Mata, el cual t iene una duración de 25 min. Aborda la expansión de la palabra poética y los medios digitales como recurso lúdico para interactuar, desde otras perspectivas, con las palabras, los sonidos, el si lencio y el vacío como experiencia personal.

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CANT.

PARTICIPANTES

NOMBRE CANT.

REQUERIMIENTOS

TÉCNICOS

CANT.

REQUERIMIENTOS

LOGÍSTICOS

CANT.

RECURSOS HUMANOS

01 Conferencista Rodolfo Mata

01 Proyecto 60 Sillas 01 Moderador

01 Moderador Carlos Ramírez

01 Pantalla para proyector

01 Mesa (presidium)

01 Técnico

01 Computador portátil (no Macbook)

01 Mantel

01 Equipo de sonido 01 Servicio de cafetería

RESPONSABLE REQ. TÉCNICOS

RESPONSABLE REQ. LOGÍSTICOS

RESPONSABLE REC. HUMANO

Tito Jiménez Gloria Velasco

REQUERIMIENTOS ESPECIALES: N/A

OBSERVACIONES: N/A

3. DATOS DEL AUTOR, ARTISTA Y/O AGRUPACIÓN

NOMBRE ARTISTA/AGRUPACIÓN/AUTOR REFERENCIAS ELECTRÓNICAS

Rodolfo Mata E-MAIL rmata2009@yahoo.com.mx FACEBOOK

https://www.facebook.com/rmata19

LUGAR DE ORIGEN

Ciudad de México (UNAM) PÁG.WEB

http://rodolfomata.blogpot.mx/ TWITTER

S/D

TEL. FIJO

S/D CANAL YOUTUBE

N/A OTROS CONTACTOS

S/D

TEL. MÓVIL

+52 045 55 26 95 29 47

4. ANEXOS

Indique los anexos con una X.

ANEXO MARCAR (X)

1 SINOPSIS DEL PROGRAMA ARTÍSTICO. RESEÑA BREVE (800 PALABRAS. EL DEPARTAMENTO EDITORIAL TIENE LA AUTORIZACIÓN PARA EDITAR LA INFORMACIÓN).

X

2 CURRICULUM VITAE X

3 DOSSIER (DATOS GENERALES). X

4

FOTOGRAFÍAS (MÍNIMO 5 FOTOGRAFÍAS DE LA ACTIVIDAD ARTÍSTICA ACTUALIZADA EN RESOLUCIÓN DE 300 DPI).

X

5 LIGA DEL ARTISTA, AGRUPACIÓN Y/O ESPECTÁCULO (INSERTAR AQUÍ). http://rodolfomata.blogspot.mx/2014/04/httpsdrive.html

X

6 OTROS (ESPECIFIQUE)

N/A

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5. RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD 6. AUTORIZACIÓN

3. LA INTERFAZ DE CALENDAR

Clasificación de usuarios por tipo de uso de la Plataforma:

A) USUARIOADMINISTRADORB) USUARIORESPONSABLEDELAAGENDACULTURALC) USUARIOENCARGADODEÁREA

1. DIFUSIÓNYPROMOCIÓN2. DISEÑOGRÁFICO3. LOGÍSTICA4. TÉCNICOS5. DIRECCIONES6. COORDINACIONES

La intención de este Manual es dar a conocer los procedimientos que requiere el Usuario Encargado de Área para acceder a Calendar, los cuales se detallan a continuación:

Una vez que el administrador da de alta a los Encargados de Áreas, la vía de acceso será la siguiente:

1. En la página http://culturacolima.gob.mx/ 2. En la barra derecha, en la ventana de Enlaces, identificar el que

corresponde a Calendario.

NOMBRE DEL SOLICITANTE TELÉFONO / CELULAR NOMBRE DE QUIEN AUTORIZA

Cassandra González

312 1377665

Yolanda Orozco

ÁREA A SU CARGO CORREO ELECTRÓNICO

ÁREA A SU CARGO

Agenda cassandra@culturacolima.gob.mx

Dirección Gral. de Artes y Humanidades

FECHA DE SOLICITUD

FIRMA FECHA DE AUTORIZACIÓN

FIRMA

14/04/16 16/04/16

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3. Al dar click a Calendario nos dirige a la siguiente página, donde se colocará la Contraseña: consulta. El contenido de esta agenda es para uso interno.

4. Accediendo a la plataforma (la primera pantalla corresponde al mes vigente).

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5. La información se puede consultar por Semana, Mes, o en formato de Agenda. Para visibilizar la información, basta con darle click al evento, de esta manera se despliega la información de:

1. Nombre del evento 2. Fecha 3. Lugar 4. Descripción

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(Si se da click en el hipervínculo de más detalles se obtiene esta pantalla, donde se encontrarán los archivos adjuntos que se solicitan en la Ficha de Registr).

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Si se opta por el formato Agenda, la imagen será la siguiente:

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Si se desea imprimir, se debe dar click a la opción Imprimir que se encuentra en la

pestaña superior derecha, al lado de la opción de Semana.

4. ¿CÓMO INTERPRETAR LOS DATOS CAPTURADOS EN

LA PLATAFORMA POR EVENTO?

En este apartado, se establecen los siguientes criterios para un uso efectivo

consulta de datos.

1. Para obtener la información completa del evento es

necesario que se de click en el hipervínculo más

detalles, mismo que se detalló anteriormente.

2. Revisar que el logotipo Colima se

ubique en la parte superior izquierda de la venta que

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se despliega, de esta manera confirmarmos que

estamos en el calendario correcto.

3. El nombre del evento estará dado en negritas, debe

corresponder al nombre oficial con el que se dará a

conocer (incluir negritas, cursivas, comillas, etc) y

no debe estar escrito en mayúsculas porque el

calendario no soporta ese tamaño al momento de

visualizar en formato mes.

4. Confirmar que en la opción Calendario, aparezca la

opción Cultura Colima.

5. La descripción: Cuando aparece la leyenda

CONFIRMADO, el evento puede difundirse

públicamente, y como se acordó anteriormente, si la

Ficha de Registro es dada al responsable de la

agenda, el evento se entenderá como confirmado,

sin embargo, ante una eventualidad:

a) Para eventos únicos y que no forman parte de

festivales y muestras mayores, bastará con

que el responsable del evento se ponga en

contacto con el responsable de la agenda 2

semanas antes del evento y actualice el

estatus del evento, siempre y cuando hubiera

un cambio en la confirmación, (si se

cancelara, se pospusiera, etc.).

b) Para eventos mayores de gran impacto y que

se desarrollarán en periodos mayores, esto

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es: festivales, muestras, cursos, talleres, etc;

los cambios en el estado de Confirmación se

darán a conocer, al responsable de la agenda

un mes antes del evento, éste cambiara el

estatus a la brevedad, de tal suerte que,

conociendo éste criterio, difusión y otras

áreas podrán revisar con esa periodicidad

cualquier cambio que presente la agenda.

6. Los archivos adjuntos serán los que se detallan en

el apartado de: Anexos, de la Ficha de Registro de

la Actividad Cultural.

7. Color del evento:

Cuando el evento este marcado como verde, no

presenta cambios,

Si el color es gris, está en proceso de confirmación.

8. Visibilidad del evento.

Deberá estar marcada la opción de Público para

que se pueda visibilizar por todos los Usuarios

Encargados de Área, que estén dados de alta por el

administrador.

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