05 02 gestión de la información
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2Universidad de JaénVicerrectorado de Proyección de la Cultura, Deportes y Responsabilidad Socialedición 01. 2015
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
Parte 2
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Biblioteca de la Universidad de Jaén
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Cita transcripción de una idea procedente de otro trabajo. Se incluyen en el interior de un texto y pueden ser citas textuales y citas por parafraseo
Referencia. Es la descripción univoca de un documento
Bibliografía Es el listado de datos que permite identificar y encontrar todas las fuentes que se han consultado (ya estén citadas en el texto o no) para realizar la investigación.
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El formato bibliográfico especifica como hay que «sacar» la información para construir una referencia correcta. El esquema debe ser coherente, cualquiera que sea el tipo de documento
Viene especificado por la revista donde queremos publicar o bien por el área temática dónde investigamos.
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La gestión de la información
Buscar
almacenar
Organizar y evaluarCitar y referenciar
producir
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Problemas actuales en la gestión de la información
• Gran cantidad y variedad de fuentes de información• Gran variedad de soportes• Muchas formas de acceso• Muchas formas de almacenamiento• Gran variedad de formatos bibliográficos
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Los gestores bibliográficosSon aplicaciones informáticas para manejar referencias bibliográficas obtenidas a partir de fuentes de información diversas. Permite formar bases de datos personales; así, cada usuario crea, actualiza y mantiene su base de datos bibliográfica según su necesidades.Además permite crear automáticamente referencias bibliográficas, actualizarlas y organizarlas, así como generarlas en diversos estilos bibliográficos.
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Qué se puede hacer con un gestor
Que tengan mecanismos para alimentar la base bibliográfica, importar y exportar referencias
Compatibilidad con las principales bases de datos comerciales Que nos permitan organizar y luego buscar la información Exportar las referencias internas Organizar y gestionar la bibliografía Insertar citas y bibliografía mientras se está escribiendo un artículo
en diferentes formatos Integración con los procesadores de texto más comunes Capacidad de incorporar los documentos a texto completo Compartir con otros usuarios las referencias bibliográficas y la
bibliografía.
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Reunir
Organizar
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Importación automática desde las bases de datos
Mediante un archivo de texto Directamente dentro del propio gestor
Crear carpetas y subcarpetas Control de autoridades Control de duplicados Compartir
Citar Crear bibliografías
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Tipos de gestores
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Gestores entorno web
• Alojamiento en la nube (algunos incluyen aplicaciones de escritorio)• Formato hipertextual• Exportación directa de los recursos de información• Búsquedas dentro del propio gestor• Sindicación de contenidos RSS• Incorporación de fuentes de información no Entorno compartido
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Gestores sociales
Los gestores de referencias sociales unen a las funciones tradicionales de los gestores de referencias las capacidades de las redes sociales para descubrir y compartir información bibliográfica.
Cada vez más todos los gestores introducen funcionalidades sociales
Crear grupos, compartir, comentar documentos…
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http://biblioguias.biblioteca.deusto.es/c.php?g=149245&p=982244
Principales características de los gestores bibliográficos
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Dudas http://biblioguias.biblioteca.deusto.es/c.php?g=149245&p=982249
• Coste. RefWorks y EndNote están a disposición de ,los usuarios de la UJA. Hay otros gestores
como Zoteroy JabRef que son totalmente gratuitos. Mendeley ofrece una cuenta libre y otra de pago con más posibilidades la universidad de Jaén te da acceso a la versión de pago.
• Instalación en pc RefWorks y EndNote no necesitan ninguna instalación y por lo tanto se pueden consultar desde cualquier ordenador con conexión a internet. Por el contrario Zotero, Mendeley y JabRef necesitan instalar una versión de escritorio.
• Archivos adjuntos RefWorks, EndNote , Zotero permiten adjuntar archivos a las referencias exportadas. Flow y Mendeley permite importar referencias y su archivo adjunto en un mismo paso.
• Cada gestor bibliográfico tiene su propio complemento para procesadores de texto, generalmente para Word, que permite insertar citas de las referencias que tenemos guardadas en nuestro gestor bibliográfico.
• Capacidad Cada gestor bibliográfico nos ofrece una capacidad de almacenamiento (RefWorks 5 GB, Flow 2 GB, EndNote Basic 2 GB, Zotero 300 MB, Mendeley 2 GB, JabRef tiene una capacidad ilimitada). En todos los casos nos ofrecen una capacidad que permite introducir miles de referencias.
• Compartir En RefWorks se pueden compartir referencias a través de RefShare. En Flow es posible compartir tanto referencias como documentos adjuntos, y anotarlos y comentarlos conjuntamente. En Zotero se puede utilizar Zotero Groups para compartir fácilmente tus referencias con otros usuarios pública o privadamente. Mendeley permite compartir referencias creando grupos, que pueden compartir trabajos y notas entre sí. EndNote proporciona una herramienta para grupos que permite compartir referencias con otros usuarios de EndNote.
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Como respuesta rápida…
RefWorks es un gestor de bibliografías
Un software adquirido por la Biblioteca a disposición de todos los miembros de la comunidad universitaria de la UJA, estudiantes, personal docente e investigador y personal de administración y servicios
qué es ?
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no necesita instalación de un programa en el disco duro del ordenador
se utiliza simplemente en un navegador como Internet Explorer
permite acceder a la cuenta personal desde cualquier lugar
así que podemos definirlo como un software de administración bibliográfica en entorno web… que hace fácil
organizar y clasificar la bibliografía en carpetas importar referencias de base de datos o archivos de texto en local,
de catálogos de bibliotecas, de otros programas de gestión bibliográfica y agregar referencias manualmente
Es un gestor web
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redacción de un documento
durante la redacción de un documento en word, mediante el programa WriteNCite es muy cómodo seleccionar referencias de las carpetas creadas e introducir citas y bibliografía
permite elegir entre 3.300 formatos bibliográficos de salida para editar la bibliografía
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1. Acceder2. Importar3. Mantener y organizar4. Buscar5. Compartir6. Crear bibliografías 7. Escribir y citar
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nAcceso desde la web de la biblioteca
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OJO!: para registrarnos por primera vez, es necesario hacerlo desde un ordenador que esté en la red interna de la UJA.Es necesario que el sistema me reconozca como miembro de mi universidad.
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nparalelamente recibiremos un correo electrónico en el buzón que hayamos especificado en el formulario, recordándome mis datos de acceso y también dándome instrucciones para acceder desde casa, el código de grupo
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nlo primero que puedo hacer, no es obligatorio, pero conveniente para organizarse, es crear carpetas
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Importación automática desde las bases de datos
Mediante un archivo de texto Directamente dentro del propio gestor
Crear carpetas y subcarpetas Control de autoridades Control de duplicados Compartir
Citar Crear bibliografías
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hay varias opciones:
1. introducción manual2. importar referencias desde un archivos de texto3. exportar las referencias de la base bibliográfica directamente a RW4. importando referencias desde una búsqueda online en bases de datos y
catálogos5. Importando RSS Feeds
RSS es una forma muy sencilla para que puedas recibir, directamente en tu ordenador o en una página web online (a través de un lector RSS) información actualizada sobre tus páginas web favoritas, sin necesidad de que tengas que visitarlas una a una. Esta información se actualiza automáticamente, sin que tengas que hacer nada. Para recibir las noticias RSS la página deberá tener disponible el servicio RSS y deberás tener un lector Rss.
Añadir
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1. Manual2 decisiones previas:•¿qué tipo de referencia?: hay que elegir tipología documental•¿cómo es la fuente?: impresa / electrónica
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hay campos que construyen índices…el campo autor, el título de la revista, los descriptores…al introducir datos, automáticamente se abre el índice
Dentro de campos adicionalesconstruir un buen índice propio de descriptores es básico para la recuperación en nuestra propia base de datos
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sabiendo que permite adjuntar y enlazar tu referencia bibliográfica con cualquier archivo (pdf, doc, ppt…) de nuestro ordenador y que al hacerlo en “agregar adjunto”, en realidad estamos subiendo nuestro archivo al servidor de RW
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2. Archivo de texto
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filtro para captar correctamente el archivo de texto a importar
La base concreta de donde proviene el archivo
Archivo a importar
¿qué es un filtro? No es más que un conjunto de instrucciones, que le dice a RW como está estructurado ese archivo de texto, es decirtraduce a RW esa estructura con el fin de que la carga sea correcta
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3. Desde catálogos y bases de datos en línea
1. Pulse en Buscar / Catálogo o Base de Datos en línea.2. Escoja una base de datos (bases de datos como PubMed y catálogos como el de la British Library y la Library of Congress están integrados) y haga la búsqueda.NOTA: Vea que se abrirá una nueva ventana con los resultados obtenidos en dicho catálogo.3. Escoja los registros que quiera guardar y pulse en Importar o Importar a la Carpeta.4. Vuelva a RefWorks y, cuando la importación esté completada, seleccione Ver Carpeta de Últimas Importaciones para revisar los registros importados.
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Existen varios proveedores de información que permiten la exportación automática directa desde su misma plataforma de búsqueda a RW: CSA, OCLC, Ebsco, ProQuest, Ovid, ScienceDiret, Scopus, Google Scholar, etc. …y ahora también ISI-WOKVer listado completo en:http://www.refworks.com/content/products/direct_export.asp
4. Exportación directa
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Google académico
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n1. Cambiando configuración
2.Con el botón citar
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n Buscador de la biblioteca 1
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Importación de proveedores de bases de datos en línea
Instrucciones para importar referencias de bases de datos en línea a Refworks (UAB)
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importar desde RSS(Really Simple Sindication)
RSS es otro método para presentar información integrado en Refworks y que permite añadir búsquedas bibliográficas, ver e importar a nuestra cuenta refworks la información. Proveedores como Pubmed, Scopus, etc. permiten la creación de RSS y RW permite añadir directamente las referencias seleccionadas de estas búsquedas en una carpeta.
Recordamos: RSS = Formato de sindicación o recopilación de información, es decir, contenidos que son actualizados frecuentemente
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Rss de una búsqueda en scopus
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4. Copio url
5. Pego url
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Organizar
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Importación automática desde las bases de datos
Mediante un archivo de texto Directamente dentro del propio gestor
Crear carpetas y subcarpetas Control de autoridades Control de duplicados Compartir
Citar Crear bibliografías
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puede ser que a estas alturasnecesitemos reorganizar nuestras carpetas ….
Desde la pestaña organizar y compartir carpetas o desde el menú lateral de carpetas podemos
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Eliminar duplicados por carpeta
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Nos saca un listado en el que marca lo duplicado. IMPORTANTE antes de borrar comprobar que está marcado seleccionado
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Compartir carpetas
establezco las opciones de mi carpeta compartida, limitando las condiciones:lo que permito a mis destinatarios, los campos que comparto, etc.
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En la pantalla que tenéis abierta, Opciones de carpeta compartida, podéis escoger además:
•permitir exportar, imprimir y crear bibliografías con vuestras referencias y en qué cantidad (Permitir exportación, Permitir impresión y Permitir bibliografías).
•limitar los campos que comparto
•permitir que los otros usuarios utilicen los formatos bibliográficos que hayáis personalizado en Mostrar formatos bibliográficos personalizados y que os envíen un e-mail de consulta en Permitir la opción de enviarme un correo electrónico.
•en las bases de datos o carpetas compartidas tenéis Estadísticas para ver los datos de consulta.
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Podemos compartir la carpeta en alguna red social, o enviar un correo con la url de la carpeta a las personas que queremos que accedan
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Esto es lo que verían las personas a las que se lo envieisEl diseño es muy similar…pero no es lo mismo.A nivel de menús y de pestañas, la navegación es mucho más limitado que RW.
No puedo eliminar una referencia de esta carpeta, no puedo editarla…solo visualizarla. Y algunas opciones más
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Uso de las carpetas compartidas
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Desde referencias
puedo añadir, sacar, borrar…también editar cambios globales de los elementos seleccionados
Mover a una carpeta
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Editar referencias en bloque
Añadir, borrar, mover o sustituir un campo en las referencias que haya seleccionado
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• Borrar
• Imprimir
• Eliminar de una carpeta
• Lo seleccionado
• La página
• Todo en la lista
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Trabajar con “mi lista”: un set temporal de referencias…
que no es una carpeta en sí misma, pero permite seleccionar referencias de diferentes carpetas y mantenerlas juntas temporalmente para imprimirlas, exportarlas, editarlas o borrarlas y que sólo está disponible durante la sesión actual de RW y al salir se borrará
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En cada referencia
Aparece cuando se comparte y hemos dado permiso para comentarios
Si tiene algún archivo adjunto
Para añadirla a mi lista
Editar las referencias y modificar, añadir o borrar campos
Borrar Ver como sería la cita dentro del texto
Ver la referencia completa
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Podemos ordenar las referencias según varios criterios
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También podemos ver el listado de referencias de 3 formas• Uniforme• Cita• completo
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Una vez que nos hemos creado nuestra base de datos es importante que podamos recuperar esos datos.
¿Qué posibilidades de búsquedas tenemos en Refworks?
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Lo más rápido
Al inicio hay un buscador simple, que busca en todos los campos, tipo google. Si el clip está activado también busca en los archivos adjuntos
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Búsqueda avanzada
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Todos los índices nos permiten editar y borrar
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Podemos usar la edición para unificar entradas
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Los índices de autores y revistas también nos sirven para identificar cuales pueden ser nuestros autores y revistas de cabecera.
Siempre conviene mantener el índice de descriptores al día, para eso podemos usar las distintas posibilidades de edición que nos ofrece refworks.
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Importación automática desde las bases de datos
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Crear carpetas y subcarpetas Control de autoridades Control de duplicados Compartir
Citar Crear bibliografías
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¿qué más podemos hacer….? podemos crear bibliografías
Bibliografía Es el listado de datos que permite identificar y encontrar todas las fuentes que se han consultado (ya estén citadas en el texto o no) para realizar la investigación
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Recuerda RW tiene definidos unos 3300 formatos bibliográficos.
Lo genial es que según la modelo que elija la bibliografía sale «perfecta», sin tener que ocuparme, se ocupa Rw con las especificaciones que tiene definidas en cada formato.
Otra genialidad es que si elegimos otro formato bibliográfico, no tengo que reescribir…automáticamente reformatea el texto.
RW trabaja por tí
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1. Elegimos carpeta (seleccionado, página, todo)2. Formato3. Tipo de fichero de salida
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nY nos crea un documento word con una bibliografía con las referencias seleccionadas y en el formato elegido en un momento
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• Listado de formatos• Solicitar un formato que no esté• Crearme una lista de formatos favoritos• Modificar formatos
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Podemos ver como sería la bibliografía y la cita dentro del texto en el formato que elijamos en varios tipos de documentos
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Si tenemos un documento con un listado de referencias, podemos subirlo y que nos cree una bibliografía con el formato que elijamos
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Sólo para profesionales!!!!
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Instalación
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La próxima vez que abramos nuestro word aparecerá una nueva pestaña
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Tendremos que iniciar sesión introduciendo nuestro usuario y contraseña
Una vez autentificado, Write-N-Cite descargará automáticamente toda su base de datos. Esto puede llevar varios minutos ya que se descargan todas las referencias y formatos bibliográficos preferidos. Cada vez que el usuario clique en “Sincronizar mi base de datos”, WnC descargará su cuenta de nuevo. La barra roja en la parte inferior indica el proceso de sincronización.
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Nos ponemos a escribir nuestro trabajo y por tanto a citar¿Qué es lo primero que hay que hacer?Elegir un formato para las citas y bibliografía
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Insertar una cita
Elijo la referencia y me inserta la cita en el texto de forma automáticaEn el formato que haya seleccionado
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Sigo escribiendo e insertando citas y … ¿Qué tendría que hacer después?
Insertar la bibliografía
Le doy a insertar bibliografía y de forma automática me incluye todos los documentos citados en el formato que he elegido
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La sección Extras permite:• Sincronizar mi base de datos: para forzar la sincronización con mi Refworks
• Eliminar códigos de campo: quitar los códigos de campo de Word (no usarlo a no ser que estemos seguros de que no vamos a hacer más cambios)
• Abrir RefWorks: abrir la cuenta propia de RefWorks
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En el área configuración podrá:Cerrar sesiónEstablecer las Preferencias (cambiar a otra cuenta de RefWorks, importar referencias creadas con la funcionalidad “Referencias” de Microsoft, convertir un documento, cambiar de idioma, …
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Una de las opciones que el nuevo Write-N-Cite permite es la creación de la carpeta auto-sync. Esta funcionalidad crea una carpeta llamada “Documents” en su cuenta de RefWorks. Bajo dicha carpeta, creará una sub-carpeta que se titulará en base al documento de Word creado, en la que se asignarán automáticamente todas las referencias citadas. Nota: las referencias se mantienen en la/s carpeta/s donde se encontraban originariamente en su cuenta. En este ejemplo, el documento se llama “Progeria”.
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Materiales complementarios
• Guía de inicio rápido de refworks
• Cuadernos de ejercicios nivel básico
• Cuadernos ejercicios nivel avanzado
• Introducción a Write N Cite
• Centro de soporte y formación de RefWorks en castellano
