008 -guia practica de control interno

5/13/2018 008 -Guia Practica de Control Interno - slidepdf.com

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C O N T E N I D O

I. RESUMEN EJECUTIVO / INTRODUCC ION

II. DEF IN IC IONES / CONCEPTOS BAS ICOS

III. ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO - COSO --

IV . R ECOM ENDACIO NE S GEN ER #\LE S

V . ANEXOS - Y MATER IALES DE CONSULTA-

I. RESUMEN EJECUTIVO / INTRO DUCCU1N

Las empresas tienen como objetivo general el generar valor a sus

accionistas y partes interesadas, proteglendo su patrimonio. A traves del

establecimiento de un sistema de Control Interno ( CI ) se facilita un

mecanismo de revision de la efectividad y eficiencia de las operaciones, el

que la informacion financiera sea conflable, se salvaguardan los activos, se

promueve la adherencia a politicas y procedimientos; se considera que es

responsabilidad de los accionistas y del Consejo de Admlnlstraclon la

lmplementaclon de un adecuado sistema de CI.

La presente Guia tiene como propostto fundamental concientizar a los

accionistas de las empresas y sus partes interesadas de los beneficios de

implementar un adecuado Control Interno que sirva para darle mayor

confiabilidad y transparencia a sus empresas y, hasta donde sea factible,

tratar de proporcionar elementos para su permanencia. Esto dara como

resultado que las empresas privadas puedan disminuir sus rlesgos y la

expeslclon a posibles fraudes. La Guia describe de manera general los

principales elementos y expllca de forma breve ciertas herramientas que

son utiles a la Admlntstraclon para evaluar el sistema de CI en las

Organizaciones.

EI Control Interno ha evolucionado de un enfoque correctivo a un enfoque

preventivo y de apoyo que brinda mayor segurldad en el manejo y

salvaguarda de los recursos de la empresa y sirve de base para la adecuada

toma de decisiones .



..1.1 Caracteristicas de Empresas Privadas. Solamente con la finalidad de

definir hacia donde va orientada esta Guia, a contlnuaclon seiialamos

algunas de las caracteristicas principales de las empresas a las que nos

referimos:

• Muy reducidas Hneas de negocios y muy pocos productos en esas

lineas de negoclo .

• tlderazgo de la Admlnlstraclon con alto porcentaje de partlclpaclon

en la empresa.

• Muy pocos niveles de autoridad en el Organigrama con grandes

tramos de control.

• Sistemas de procesamiento de transacciones simples.

• Poco personal y la mayor parte de el con muchas tareas.

• Poca oportunidad de hacer frente al costo fijo de recursos como

1.2Costos y Beneficios. Dados los antecedentes de sobra conocidos en el

medio financiero hacia 2002 (de escandalos financieros orlglnados por

fallas de control interno y falta de confiabilidad en la informacion

financiera que derivaron en la quiebra de importantes empresas deEUAy la

entrada en vigor de la LeySarbanes Oxley( SOX) , podemos considerar que

la comunidad inversionista no tolera este tipo de irregularidades en la

Informacion Financiera ; este costo esdemasiado alto independientemente

del tamaiio de la empresa en cuestlon .

Esen este aspecto en donde el sistema de CI juega tan importante papel,

Entre los principales beneficios (que proporciona el establecimiento de un

sistema de control interno) podemos mencionar mayor y mejor habilidad y

competencia para que las empresas puedan accesar a mercados deCapital

, promoviendo lnnovaclon y crecimiento economlco , Informacion oportuna

y confiable que soporte la toma de decisiones , establecimiento de

mecanismos consistentes para procesar transacciones mejorando

velocidad y confiabilidad y su habilidad para comunicar en forma precisa a

accionistas y terceros el desempeiio de la empresa, administradores,Consejo de Admlnlstraclon 0 Familiar. Asimismo permite identificar los

rlesgos a los que esta expuesta la empresa para mltlgarlos y prevenir

errores en el curso normal de las operaciones.

Aunque en los paises existen diferentes marcos de referencia para la

definicion y establecimiento de sus Sistemas de Control Interno; por

mencionar algunos, en lnglaterra el Turnbull, en Canada el CoCo,etc.



Por la cercania con los Estados Unidos , los conceptos y metodologia que se

establecen en esta Guia se refieren al Marco de Referencia denominado

COSO (Comittee Of Sponsoring Organizations of the Treadway

Commission) la cual es una organlzaclon dedicada a mejorar la calidad de

los reportes financieros a traves de etlca de negoclos , controles internos

efectivos y Gobierno Corporativo. Ver paglna Web en: www.coso.org

II. DEF IN IC IO NES / CONCEPTO S BAslCO S

Control Interno

EI control interno es un proceso, realizado por el Consejo de Administracion

de una entidad, la Admlnlstraclon y otro personal disefiado para proveer

seguridad razonable relativa al logro de objetivos en las siguientes areas:

• Efectividad y eficiencia de las operaciones

• Confiabilidad de la informacion financiera que se emite

• Cumplimiento de Leyes y Regulaciones.,,~

Auditoria Interna

Auditoria Interna ( AI ) es una actividad independiente, de aseguramiento

objetivo y de consultoria disefiada para agregar valor y mejorar las

operaciones de la empresa. AI coadyuva con la Organizacion para lograr sus

objetivos utilizando un enfoque sistematico y disciplinado para evaluar ymejorar la efectividad de los procesos de Adminlstraclon del Rlesgo,

Controles Internos y Gobierno Corporativo.

Admlnlstraclen Empresarial de Rlesgos (en Ingles ERM)

Se define como un proceso realizado por el Consejo de Administraclon, la

admlnlstraclon y todo el personal de la empresa, aplicado en el

establecimiento de la estrategla en la empresa ya traves de la misma. ERM

esta disefiado para identificar eventos potenciales que pudieran afectar a

la entidad y administrar sus rlesgos dentro de un range definido (apetito de

riesgo) y proveer segurldad razonable de que los objetivos de la

Organizacion se logran,

Gobierno Corporativo

EI Gobierno Corporativo ha estado vlgente en los ultlmos anos (a raiz de los

fraudes en empresas como Enron, Worldcom, Parmalat, y otras entldades

que cotizan en la NYSE)y se refiere a la serie de aspectos que deben cubrir

http://www.coso.org/

http://www.coso.org/



IIlas empresas para tener bien definidas las funciones y actividades que

deben realizar los Accionistas, Consejo Directivo, la Admlnlstraclon de la

empresa, las relaciones que tienen estes con los empleados, la Comunidad

y el Gobierno que deben estar caracterizadas siempre por un cumplimiento

constante de todos los compromisos establecidos, la transparencia,

sustentabilidad y la responsabilidad social corporativa.

EI Gobierno Corporativo es el sistema bajo el cual las sociedades son

dlrlgldas y controladas. Es el conjunto de principios que norman la

actuaclon de los organos de gobierno en la empresa, como son el Consejo

de Adminlstracten y los diversos Comites que Ie apoyan.

EI Gobierno Corporativo es el conjunto esencial de acciones directivas que

son implementadas por la Drganlzactdn a fin de lograr razonabilidad en las

clfras, rendlclon de cuentas, transparencia y responsabilidad.

111.-ELEMENTOS DE CONTROLINTERNO - COSO -

Esta Guia provee un conjunto de conceptos baslcos relevantes que

representan los componentes de un adecuado Control Interno y esta

basado en la Metodologia COSOque se menclono arriba.

La metodologia COSO recomienda el establecimiento de cinco

componentes Ambiente de Control, Evaluacion de Riesgos, Actividades de

Control, Informacion y Oomunleaclen, y Monitoreo (Vigilancia); esta

metodologia supone que cualquier empresa que implemente estos

conceptos Ie permltlra una optima gestlon del control interno.

Es decir , si en la empresa establecemos una cultura de control basada en

los valores etlcos, si los consejeros y los responsables de dlrtglr el negocio

promueven y respaldan la importancia del control interno, si dlsenamos una

estructura organizacional con separaclon de funciones que evite conflictosde intereses, si el personal que contratamos tiene las competencias

necesarias para ejecutar las responsabilidades encomendadas, si

identificamos y controlamos los rlesgos a que esta expuesto el negocio, si

establecemos rutinas de control para registrar, autorizar y conciliar las

operaciones con terceros, si cuidamos que la informacion financiera que se

produce sea confiable, y si perlodlcamente supervisamos que las

operaciones esten slgulendo su curso normal, entonces la empresa tendra

una mayor probabilidad de alcanzar sus objetivos.



C om ponentes de l M arco de R eferencia C OS O

A . M edio Am biente de C ontro l

1. lntegrldad y Valores Eticos. Principios razonables de integridad y

valores etlcos, particularmente en la Alta Admlnlstraeion, deben de ser

establecidos, desarrollados y entendidos y permanecer como el estandar

de conducta. Ejemplo: Codigo de Etica.Recomendaci6n: Establecer un Codigo de conducta y un documento de

lineamientos generales de control interne.

2. Consejo de Admlnlstraclon. EI Consejo de Admlnlstraclon entiende y

ejerce su responsabilidad de establecer la vision estrateglca y vigilar la

operaclen de la empresa.

Recomendaclon: Conformar un Consejo 0 Comites de apoyo lntegrados

con consejeros independientes con conocimientos del negoclo y

finanzas.

3. Fllosoffa de la Admlnlstraclon y Estilo de Operaclon, La fllcsofia de

Admlnlstraclon y el estilo de operacion soportan que se logre un CI

efectivo sobre los Reportes Financieros.

Recomendaci6n: La alta dlrecclon debepredicar con el ejemplo y ser

promotor de la etlca en toda la organlzaclon,

4. Estructura Organizacional. Laestructura organizacional de la empresaes adecuada para el tamafio y actividades operacionales de la empresa.

Recomendacion: Se debe dlsenar la estructura organlzaclonal con

separaclende funciones para las actividades de ejecuclon, autorizacion,

vatuaclon, custodia, conclllaclon y reglstro, y elaborar descripciones de

puestos.

5. Competencias del Personal. La empresa se encarga de retener a los

individuos competentes y se asegura de darles el entrenamiento ycapacltaclon necesarios asi como asegurar su experiencia funcional.

Recomendaclon: Evaluar perlodlcamente el desempefio del personal e

identificar sus necesidades de capacltaclon.

6. Autoridad y Responsabilidad. A la Administracion y los empleados les

son asignados adecuados niveles deautoridad y responsabilidad que van

acordes con los niveles de la estructura organlzaclonal.

Recornendacten: Disefiar tablas de facultades.



II7. R ecu rs os Hum anos 0 C apita l In te lectua l . L as poHticas y practlcas

estandar de l a rea de R H en la em presa inc lu yen las activ idades basicas

d e s ele cc lo n y contra tac lon, capacltac lon , m otlvacion , eva luac lon ,

promoclon y remunerac lon,

R ecom endaclon : E s tab lecer po liticas de contra tac lon para asegu rar la

contra tac ion de persona l con e l perfil que se requ ie re .

B . E valu acion de R les ges

1 . O bje tivos , P lanes E strateg icos y P roces o de E va luac lon de R ies go . L a

A dm in ls traclon es tab lece de manera especifica los obje tivos y los

planes es tra teg lcos y se tiene es tab lecido un proceso de eva luac lon de

rlesgo que inc lu ye la es tim aclon de la im portanc ia de los rlesgos , la

eva luaclon de la probabilidad de su ocu rrenc ia y la determ inacion de las

acc iones neces arias a s egu lr,

R ecom endacion : Identifica r los rlesgos a que es ta expues to e l negocioy lo s co ntro le s p ara m in im iza rlo s.

2. M ecan ism os para antic ipar e identifica r R iesgos . A segu rar que

ex is ten los m ecan is mos necesarios para antic ipar e identifica r rles gos

y reacc ionar an te pos ib les cambios que pueden tener un efecto

im portan te y dram atico en la em presa .

R ecom endaciones : E s tab lecer I'm ites de to le rancia a l rles go , y d is efia r

tab le ros de contro l para identifica r a le rtas sobre operac iones que se

s alen de los param etres es tab lec idos .

3. P rocesos de C ontab ilidad . E I area de C ontab ilidad tiene

perfecta m ente es tablec idos sus procesos de m anera ta l que Ie perm ita

antic ipar pos ib les cam bios en la fo rm a de presentar su In fo rm acion

F inancie ra respecto de N IF ' s , as i com o pos ib les m odificaciones en las

practices de reg ls tro contab le de las trans acc iones que s e rea lizan 0 de

po sib le s n ue va s regulaclones,

R ecomendaclon : D ise fia r ru tinas de au tocontro l para asegurar laco nfia bilid ad d e la in fo rm acio n fin an cie ra .

4. R iesgo de F raude. E I rlesgo potenc ia l de una decla rac lon

s lgn lflca tlva erronea debido a un pos ib le fraude es ta exp lic itam ente

cons iderado en la ldentlflcaclon de rlesgos para e l logro de O bje tivos de

la In fo rma cio n F in an cie ra .

R ecom endaclon : E stab lecer puntos de contro l para ldentlflcac lon de

fra ud es y monito re arlo s p erto dlc amente .



C . A c tiv id ades de Contro l

1 . P oliticas y P roced im ientos . L as po liticas y proced im ien tos neces arios

con respecto a cada una de las activ idades que rea liza la empresa y los

con tro les sefia lados por la po litica es ten s iendo apllcados en form a

adecuada .

R e come nd aclo n: E lab ora r m an uale s de o pe ra clon

2. S is tem as de P laneaclon , P resupues to de O perac ion. Q ue la em presa

d lsponga de un P resupues to de O pera c ion e laborado a l m enos sobre

bases anua les y que tenga im plem entado un s is tem a de segu im iento a

la s v aria cio ne s importa nte s .

3. segregaclon de F unciones . L as funciones que rea llza e l persona l (en

form a manua l 0 au tomatizada) de la empresa es tan deb idamente

separadas e iden tificadas con la idea de m in i m iza r e l r lesgo de fra ude 0

acciones im prop ias . S e d is pone de s is tem as de res gu ardo adecuados .

4. T ecno log ias de In form acion (T I). S e tienen de fin idas y se s lguen en la

practlca po liticas para contro la r e l acceso a programas y arch ivos de

da tos ; as im ismo se tiene operando un area de S egu ridad para la

informacion.

D. Info rmac ion y Oomunlcac len

1 . S is tem as de In form acion. L os s is tem as de in fo rm acion es tablec idos

en la empresa ayudan a los d irectivos en e l p roceso de toma de

decis iones y los proveen con la in form acion re levante de ind icadores de l

desem pefio de manera ta l que les factllta el cumplim iento de sus

responsabilidades en fo rma eficaz y efic ien te . E stos s is temas son enocas iones conocidos com o s is tem as E RP . As im ism o es tos s is tem as de

in fo rmacion fueron desarro llados en base a l p lan es tra teg lco y es tan

ligados a l logro de ob je tivos a n ive l genera l de la em presa y a n ive l dep

2. In fo rmacion de l C ontro l In te rno. L a in fo rmacion u til izada para

e jecu ta r o tros com ponen tes de C ontro l s e identifica , captu ra y d is tribu ye

en fo rma y oportun idad que perm ite a l persona l rea lizar su s

re sp on sa bilid ad es d e C I.ro ce so s 0 a pllc ac lo ne s .



3. P lan de C ontinu idad de l negoclo . L a em pres a tiene im plem entados

es tos planes de contlngencla y recu peraclon de des as tres en todos los

ce ntres d e In fo rmacio n qu e a dm in is tra y op era .

4. eom untcacten, E xis ten los cana les de com u nlcaclcn adecu ados en la

empresa que perm iten a sus in tegrantes cumplir con sus

re sp on sabilid ad es de fo rma e fic az .

E . M on ito reo

1. E valu aciones P erm anentes e Independientes . E s tas eva lu aciones I

permanentes 0 s eparadas perm iten a la A dm tnls tracton determ inar s i e l

C ontro l In terno en la em pres a es ta s iem pre pres ente y o pe ra nd o. U n a

buena forma de rea lizar es tas eva luaciones independientes es

es tablecer la activ idad de A uditoria In terna en la em pres a.

2. R eportes de D efic ienc ias . L as defic iencias en e l C I se identifican y

com unican de manera oportuna a aquellas partes responsables de

tom ar acciones correctiv as , a la A dm ln ls trae lon y a l C ons ejo cu ando as i

se cons idere conveniente .

IV . R ECOMENDACIONES GENERALES

E ntre las ideas m as im portantes que querem os dejar asentadas en es ta

G u ia es tan a lgunos retos qu elas em pres as privadas deberan enfrentar a l

es tablecer u n s is tem a de C I E fectivo y la vez eva lu ar e l C os to-B enefic io y s u

ad ap ta clo n a l tamaiio y e stra te gia d el n eg oc lo C o ste ab le :

• L a em pres a tiene los s ufic ientes recu rs os para lograr s egregaclon

de func iones .

• M edir e l grade de habilidad de la A dm ln ls trac lon para dom inar sus

activ idades bas lcas de C ontro l, con pos ib les oportun idades

s lg nlflca tlv as p ara qu e la A dmin is tra clo n pu die ra p erd er e l c on tro l,

b us ca nd o la p re ve nclo n y d ete cclo n d el fra ud e.

• M edir e l cos ta de rec lu tam iento de ind iv iduos con e l su fic iente

expertis e en In form acion F inanciera qu e s ean u tlles a l C ons ejo de

Adm in is tra cio n y Com ite d e Aud ito ria .

• M edir e l cos ta de rec lu tam iento y re tenc lon de ind iv iduos con

su fic ie nte c onoc im ie nto te cn lc o y c apac id ades en Con ta bilid ad .



II

• M edir y adm in is trar e l cos ta de manten im iento de contro les

adecuados en s is temas de in formacion por compu tadora con

re cu rs os te cn lc os lim ita do s.

• E I e jerce r e l contro l y ap lica rlo en toda la D rgan lzaclon debera

dars e des de arriba en el C ons ejo d e A dm ln ls trac lon.

C onsejos de A dm in is tracion e fectivos . E va luar inv itaciones a

Cons eje ro s I n de pend ie nte s.• T I. E va luaciones cons tantes de la operaclon y de l software que se

u tiliza en la em pres a.

• E nfoque a los R iesgos - E RM

• B uscar logra r la transparencia , su s ten tabilidad y continu idad del

negoclo y logra r la suces lon de l m ism o, d ism inuyendo los rlesgos y

log rar e l crecim iento y va lor de l P atrim on io de los duenos .

• D ocumentaclon de P rocesos acorde a tamano de la empresa.

E xis te un C OSO -ER M de 8 elementos , cuando la compafiia podra

es tar en pos ib ilidades de su adecuaclon y nosotros em itirem os la

Nueva Gu ia Ac tu a liz ada .

V. ANEXOS Y MATER IALES DE CONSULTA

• B ole tines em itidos por e llM C P a traves de la O om ls lon de N orm as y

P ro ce dim ie nto s d e A u dito ria . V e an se B o le tin es 3050,5030 ,50 90y 7030.

• C od igo de M ejores P ractlcas C orporativas (C MP C) em itido por e l

C CE .

• V ease G uia de A plicacion P ractlca de l C M PC deiIM E F.

• B o le tines de la C om is ion de G obierno C orporativo y A ud itoria

In te rn a d ellC PNL

• G uia C OB IT para T I IS A CA

L IG AS : A IC P A , C IN IF , IM EF ,CC C .

II



II

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