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INFORME DE AUDITORÍA INTERNACÓDIGO: 150.19.15-8

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PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

FECHA DE EMISIÓN DEL INFORME Día: 22 Mes: 12 Año: 2015

Informe No. A18

Tipo de Informe (Informe Preliminar o Informe Final)

INFORME FINAL.

Nombre de Auditoría(Relacionar Proceso/Dependencia/Procedimiento)

GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA-AUDITORIA -ACTIVIDAD DE PAGOS.

Líder de Proceso / Jefe(s) Dependencia(s)/ Responsable: LUIS HERRERA PAEZ.

Jefe Oficina de Control Interno DIEGO HERNANDO SANTACRUZ SANTACRUZ

Equipo Auditor LILIANA DE LOS RIOS RAMIREZ

Reunión de Apertura Ejecución de la Auditoría Reunión de Trabajo

Día 13 Mes 10 Año 2015 Desde 14/10/2015 Hasta 20/11/2015 Día Mes AñoD / M / A D / M / A

1. Objetivo de la Auditoría: Verificar el cumplimiento de los lineamientos principales, en los que se enmarcan las actividades de pagos de la UARIV.

2. Alcance de la Auditoría se programó una auditoría al Grupo de Gestión Financiera, extensible a las áreas fuentes de la información objeto de la auditoría, en donde se verificó, mediante la obtención de evidencia, pruebas de recorrido y métodos de muestreo, entre otros, lo concerniente a los diferentes pagos realizados, durante los meses enero a septiembre de 2015.

3. Criterios de la Auditoría:

NORMA REFERENCIALey No 1562 de 2012 Por La cual se modifica el sistema de Riesgos

Laborales y se dicta otras disposiciones en la materia de salud ocupacional.

Decreto 1063 de 2015 Por el cual se fijan las escalas de viáticos Decreto No. 0723 de 2013 Por el cual se reglamenta la afiliación al Sistema

General de Riesgos Laborales de las personas vinculadas a Través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas y de los trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo y se dictan otras disposiciones.

Decreto No. 177 de 2014 Por el cual se fijan las escalas de viáticos ( Derogado)

Circular 00016 de agosto 19 de 2015 Escala de viáticos y gastos de viaje de UARIV.Resolución 357 del 23 de julio de 2008. Por la cual se adopta el procedimiento de control interno

contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación.


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4. PRINCIPALES SITUACIONES DETECTADAS/ RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

FICHA TECNICAHerramientas Utilizadas:

Reportes generados en el aplicativo SIIF Nación como son: Reporte auxiliar detallado, libro mayor resumen movimientos, reporte auxiliar contable por cuenta bancaria, consulta órdenes de pago, reporte consolidado libro diario, CEN orden de pago de enero a septiembre de 2015.

Soportes contables por los siguientes conceptos: honorarios, servicios técnicos, viáticos, gastos generales, inversión, impuestos, arrendamientos, atención a las víctimas, servicios públicos, nómina, impuestos.

Manual contable. Proceso de Pagos. Guías Proceso de pagos.

Universo: Tamaño de la población, 19.300 registros con una muestra equivalente a 73 registros distribuidos en los diferentes conceptos.

Población objeto: Pagos de los meses enero a septiembre de 2015.

Marco estadístico: Muestreo Aleatorio Simple, tomando tamaño de la población (N), Error Muestral (E), Proporción de Éxito (P), Nivel de Confianza y Nivel de Confianza (Z) (1).

Z= Valor de la distribución normal estándar de acuerdo al nivel de confianza

Muestra para Poblaciones Infinitas Atributo

n = z2 * P* Q E2

Muestra para Poblaciones Infinitas n = P * Q * z2 * N

N * E2 + z2 * P * Q S2 = Varianza Z = Valor normal E = Error N = Población P = Proporción Q = 1-P

E= Error de muestreo (precisión)N= Tamaño de la Población

P= Proporción estimada

Q= 1-P

4.1 Fortalezas

Producto de las verificaciones realizadas en desarrollo de la auditoria, se evidenció las siguientes fortalezas:


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1) Existe una claridad lógica de la interacción interna del proceso financiero; generada por el cumplimiento de las normas sobre ejecución presupuestal y el uso de las tecnologías (software) diseñadas para las entidades públicas a nivel nacional SIIF Nación.

2) Al momento de la verificación de documentos, bases de datos y otros, se encontró que el área Financiera cuenta con la documentación física y escaneada la cual fue requerida durante el proceso de la auditoría.

4.2 Observaciones

OBSERVACIÓN No. A18-1

VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO PAGO HONORARIOS, ARL CONTRATISTAS.

Mediante el Decreto 723 de 2013, se establecieron las reglas para llevar a cabo la afiliación, cobertura y el pago de aportes en el Sistema General de Riesgos Laborales de las personas vinculadas a través de contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas, siempre y cuando sea superior a un mes (trabajador independiente o contratista). En la citada norma se establecieron las obligaciones de ambas partes frente al Sistema General de Riesgos Laborales, así como las reglas para el pago de las cotizaciones.

Unas de las reglas principales establecidas por este decreto son:

El obligado a pagar la cotización varía dependiendo del nivel de riesgo al que está sometido el trabajador independiente o contratista. Si la actividad desarrollada está clasificada en los riesgos I, II y III, es él quien debe pagar el aporte a la ARL. Si, la actividad está dentro de los riesgos IV y V, debe hacerlo el contratante.

El contratante está obligado a afiliar al contratista al menos un día antes de comenzar a prestar sus servicios.

Es obligación del contratante verificar el pago mensual de los aportes de sus contratistas. Informar a los contratistas afiliados en el riesgo IV y/o V sobre los aportes efectuados al

Sistema General de Riesgos Laborales.

En el siguiente cuadro, se relacionan una serie de contratos en los que no se evidenció el pago de los aportes a riesgos laborales (ARL), es importante se aclare a esta Oficina si estos aportes corresponden a nivel de riesgo IV o V y por esta razón no aparecen en la planilla que el contratista adjunta como soporte del pago de seguridad social, para el correspondiente tramite de la cuenta de cobro.

Anexos del 1 al 9- Carpeta Evidencia. CD Documento SIIF

No. Contrato Contratista Valor

49952215 427 Ana María Correa Garcia $4.116.000119051815 379 María Esther Díaz Ceballos $7.116.00049930415 150 Mónica Pilar Parra Gómez $5.310.000


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Documento SIIF

No. Contrato Contratista Valor

159594515 699 Clara Patricia Escobar Trujillo $4.100.000

190081115 928Sandra Patricia Rodriguez Morales $4.100.000

196595815 1054 Claire Adriana Barrero Quintero $4.116.000210945115 711 Francia Milena López Hincapié $4.100.000210954915 755 Ricardo Adolfo Álvarez Osíma $3.800.000

222041815 1006Sandra Milena Morales Mercado $4.116.000

No se evidenció como el Grupo de Gestión Financiera controla que el pago a la ARL se efectúe en los casos en que no aparece relacionado en la planilla de pago de salud y pensión que el contratista adjunta para el respectivo pago; de acuerdo a la guía de pagos v2 numeral 5.12. ARL contratistas riesgo V se realiza la confirmación con: Resolución, Registro Presupuestal (RP), pero en los soportes adjuntos al trámite de la cuenta de cobro no aparecen estos documentos.

De otro lado en la muestra tomada de los contratos relacionados a continuación:


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No. Contrato

Nombre V/R contrato

831 Cherlys Juleidys Villarreal Dominguez 6000000220 Costanza Clavijo Velazco 4.210.000517 Gladys Nayibe Barrera Sopó 4.116.000427 Ana María Correa Garcia 4.116.000

1402 Guillermo Seba SAS 352.530226 Suayan Barón Melgarejo 6.582.000634 Rosa Angélica Sepulveda Patiño 4.872.000672 Astrid Lucero Hernandez Martinez 2.832.000500 Carmen de Jesus Arenas de la Hoz 5.779.200644 Julian David Lopez Gomez 1.998.000379 María Esther Diaz Ceballos 7.116.000760 Tatiana Miniño Caicedo 1000800150 Monica Pilar Parra Gomez 5310000223 Hasbleidy Lorena Vergara Acevedo 2.558.520518 Gloria Quinceno Acevedo 6.823.000646 Libia Tatiana Duque Gonzalez 1.998.000972 Luisa Maria Sayago Lopez 2.832.000533 Oscar Heriberto Sandoval Beltran 3.334.000699 Clara Patricia Escobar Trujillo 4.100.000394 Ninfa Martinez Rocha 5.952.000973 Leidy Viviana Riaño Lara 3.336.000647 Lina Juliana Soba Joya 1.998.000928 Sandra Patricia Rodriguez Morales 4.100.000

1054 Claire Adriana Barrero Quintero 4.116.000711 Francia Milena Lopez Hincapie 4.100.000802 Nydia Patricia Viteri Rojas 6.582.000755 Ricardo Adolfo Alvarez Osíma 3.800.000

1006 Sandra Milena Morales Mercado 4.116.000409 Diana carolina Ramirez Merchan 3.582.000588 Martha Yaneth Ibarra Imbachi 2.800.000

1389 Albeiro Fernandez Ochoa 6.805.404

Se observó que de acuerdo a la Guía de pagos versión 2 de 21/08/2015 numeral 6.1 Honorarios (Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Una vez revisados y verificados los documentos por el Grupo de Gestión Financiera se determina si los mismos cumplen con los requisitos y si es así, cuentan con seis (6) días hábiles para realizar el pago; pero de acuerdo a los soportes revisados se evidenció que el cobro correspondiente al contrato relacionado en el cuadro a continuación, fue recibido a satisfacción el día 06/02/2015 y se pagó hasta el día 25/03/2015.

Numero Documento

Fecha de Recibo

Fecha de Registro

Fecha de pago Valor Bruto

Valor Deducciones Valor Neto

Nombre Razon Social Descripcion

62424715 06/02/2015 2015-03-24 2015-03-25 5.492.000,00 485.894,00 5.006.106,00

CLAVIJO VELASCO CONSTANZA

HONORARIOS PERSONAL LOCAL - APD

62424715 06/02/2015 2015-03-24 2015-03-25 5.492.000,00 485.894,00 5.006.106,00

CLAVIJO VELASCO CONSTANZA

HONORARIOS PERSONAL LOCAL -


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VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO PAGO DE ARRENDAMIENTOS, ADMINISTRACIÓN.

En la revisión efectuada a la muestra correspondiente al cuadro anexo a continuación, del rubro de gasto, arrendamientos y pago de administración:

No. Dcto.Valor Contrato

DeducciónDescripcion Entidad

Cuenta Cobro

98262315 3.343.433 0

CONDOMINIO PARQUE SANTANDER

factura de venta CC No.163

167818115 10.600.000 506.716

PROJECT KNOWLEDGE SOLUTIONS SA

factura No. PKR 2802

54324715 6.000.000 270.000

GUILLERMO SEBA S.A.S CORREDOR INMOBILIARIO

FRA011 CONT1402

241097515 6.805.404 303.929

FERNANDEZ OCHOA ALBEIRO

CUENTA DE COBRO No. 0009

182874315 2.251.326 142.959REFRIPLAST LIMITADA

factura No. 6996

Se evidenció el no pago por este concepto en Edificio Santander por un valor de $4.162.233. El total de la factura corresponde a $7.594.366 de los cuales solo se pagaron $3.343.433.

Anexo 10 Carpeta evidencia CDNo. Documento Concepto

No. Factura

Fecha factura

total pagado

Interés Mora Comentario

98263515 Pago admón. Ofc. Parque Santander 163 01/04/2015 $3.343.433 $88.700

La factura refleja un saldo anterior por un valor de $4.162.233 y unos intereses mora del mes de marzo de $88.700

Al respecto, la OCI solicita aclarar esta situación.



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VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO PAGO SERVICIOS PÚBLICOS.

En la revisión efectuada a los documentos soporte de pagos de servicios públicos se observó que varias facturas de servicios públicos presentan saldos anteriores con pago inmediato e intereses moratorios; de acuerdo al principio de devengo o causación del PGCP Capitulo 8, numeral 117, “Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período.”

No. Dcto. SIIF

ConceptoNo. Factura Fecha Fc Fecha pago Valor fac

Valor pagado

Interes mora

Comentario

8032315 Acueduto y Alcantarillado 12104812 15/01/2015 28/01/2015 71.059 70.097 962La factura presenta mora, aparace con vencimiento inmediato

104857915 Acueduto y Alcantarillado 104857915 25/04/2015 29/04/2015 325.230 311.869 13.361 La factura presenta mora

123829615 Electricaribe 1110150500392112/05/2015 13/05/2015 1.521.390 1.521.390La factura trae un saldo anterior de $2.044.863

150699015 Acueduto y Alcantarillado 13630265 pago inmediato10/06/2015 969.721 40.769 239 Factura tiene un saldo anterior de $52.210179634015 Aseo 18584843 inmediato 135.162 2.243 1.051 Factura tiene un saldo anterior de $98.644. 218568615 Aseo 18722745 Inmediato 12/08/2015 166.524 2.243 Factura con saldo anterior

Anexos del 11 al 16 Carpeta evidencias CD

Sobre este particular es de resaltar lo estipulado en la Resolución 357 del 23 de julio de 2008. Numeral 3.10 Estructura del área contable y gestión por procesos “Las entidades también deberán adelantar las acciones tendientes a determinar la forma como circula la información a través de cada organización, observando su conveniencia y eficiencia, así como su contribución a la eliminación o mitigación de los riesgos relacionados con la oportunidad de la información. En este análisis deberán determinarse los puntos críticos o más impactantes sobre el resultado del proceso contable, para lo cual deben elaborarse diagramas de flujo que vinculen a los diferentes procesos desarrollados por la Entidad contable Pública que permitan identificar como fluye y debe fluir la información financiera, económica, social y ambiental. Con base en los flujogramas se pueden identificar los puntos críticos o más impactantes sobre el resultado del proceso contable y proceder a implementar los controles que se requieran.


VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO PAGO VIÁTICOS.

En la revisión efectuada a los soportes de los pagos realizados por este concepto; relacionados a continuación:


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Documento Nombre 27355524 ACOSTA CHAMORRO MARIA MERCEDES8033079 AGUILAR HENAO JULIAN ESTEBAN84034524 AGUILAR HUERTAS FANER JAVIER39647090 AGUILAR MUÑOZ SOLEDAD50902214 ALARCON RUIZ HILDA ELENA60253460 ALBORNOZ FERREIRA HAYLEEN DEL CARMEN41060773 ALVARADO CABRERA SINDY KARINA26202790 ALVAREZ DE ORO ANA SOFIA98537256 ALZATE MALDONADO JORGE MARIO34567171 ANAYA BENAVIDES CLELIA ANDREA1082857929 ANAYA RIOS PATRICIA PAOLA80236061 ANDRADE MARTIN GUSTAVO ALFONDO98655742 ANGEL GONZALEZ JUAN GONZALO91242591 APARICIO REYES LUIS ALFONSO69005352 APRAEZ GOMEZ CLARA INES51710096 ARCILA APONTE MARTHA CECILIA52410555 ARCINIEGAS ALZATE CATALINA73092252 ARDILA ARROYO DONALDO JOSE88285548 ARENGAS ROMERO FREDY9871582 ARIAS PINEDA OSCAR EDUARDO41916750 ARISTIZABAL ECHEVERRY OLGA LUCIA52010214 Aristizabal Gil Claudia Yolanda42691858 ARROYAVE HERNANDEZ ANGELA MARIA31586525 ARROYO ALVAREZ INGRIDH JANNELLE52704307 ARTEAGA BURGOS SANDRA LILIANA30505902 ARTUNDUAGA CABRERA GLORIA ESPERANZA10777055 AVILA GOMEZ RONAL ANDRES36667288 BALLESTEROS GARCIA SONIA PATRICIA3171616 BARBOSA ORTIZ CARLOS YEIZON52268535 BARRERA FORERO HILDA MILENA22019873 BARRIENTOS DAZA LUZ EDILMA

Se observó que contienen los documentos soportes requeridos para este fin, pero estos no se efectúan de acuerdo al Decreto No. 1063 del 26 de mayo de 2015, la Entidad expidió una circular en la que informó a los funcionarios que se pagarían los viáticos con el Decreto 077 del 7 de febrero de 2014, el cual ya fue derogado. De igual manera se evidenció las demoras en los pagos de viáticos.

En el numeral 6.5 de la Guía de Pagos y Desembolsos se estipula que “Una vez Gestión Financiera, recepcione la documentación, se adelanta el proceso para realizar el pago a más tardar el día 25 de cada mes con el objeto de preparar la información de viáticos pagados.

Anexo cuadro Relación Viáticos:


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Anexos 17 al 24 Carpeta evidencias CD No.

Dcto.SIIF fecha de

pago Beneficiario Fecha de Salida

Fecha Regreso

107820815 30/04/2015 Oscar Heriberto Sandoval Beltrán 23/03/2015 27/03/2015

153971215 11/06/2015 Velasco Penagos Luis Fernando 26/02/2015 26/02/2015

158422415 18/06/2015 Diego Alexander Gamba Ángel 02/03/2015 03/03/2015

178554615 06/07/2015 Yenny Alexandra Beltrán Guevara 21/05/2015 23/05/2015

232312315 24/08/2015 Gustavo Adolfo Morales 9/06/2015 10/06/2015

281026915 01/10/2015 Ana María Martin Buenaventura 23/08/2015 24/08/2015

170374515 26/06/2015 Yenny Alexandra Beltrán Guevara 16/03/2015 18/03/2015

235900315 25/08/2015 Andres Sora Trujillo 27/05/2015 29/05/2015


VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO PAGO VICTIMAS.

En la revisión efectuada de los pagos a las víctimas se evidenció que las partidas se registran en forma global y el beneficiario es el banco y no los terceros o víctimas, el documento fuente es una Resolución con el reconocimiento del derecho de las víctimas y el número total de pagos a realizar; respecto a lo anterior se menciona lo citando en la Resolución 357 del 23 de julio de 2008.

“Situaciones que ponen en riesgo la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la información.

Identificación. Numeral 3. Descripción inadecuada del hecho en el documento fuente.

Registro y Ajustes. Numeral 12. Registros Contables que implican la existencia de partidas globales.

Estructura del área contable y Gestión por Proceso: De acuerdo a la complejidad de las entidades públicas en términos de su estructura organizacional y de las operaciones que desarrolla, estas deberán contar con una clasificación, registro, revelación, análisis, interpretación y comunicación de la información contable que sea adecuada; para ello se deben desarrollar herramientas (archivos en Excel) que contengan la información desagregada (por tercero) de las partidas globales.

Es preciso señalar que las bases de datos administradas por las diferentes áreas de la entidad se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los estados contables, por lo


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que, en aras de la eficiencia operativa de las entidades públicas, no podrá exigirse que la totalidad de la información que administre una determinada dependencia también se encuentre registrada en la contabilidad.” De lo anterior se deduce que esta información debe estar en bases de datos como documentos soporte que asimilan libros auxiliares.

No. Documento

Beneficiario Valor pago No. Resolución

Fecha Resolución

Concepto

82467615

Banco Davivienda

$120.000.000.000 00012 07/04/2015

Corresponde a 25.700 entregas de ayuda humanitaria


VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO PAGO IMPUESTOS.

Consultado el aplicativo SIIF Nación reporte libro mayor resumen movimientos, las cuentas correspondientes a impuestos, se observó que los pagos no corresponden a los registros de la causación de los mismos. En los meses de junio y julio de 2015 no se efectuaron pagos de la retención en la fuente por compras aun cuando existía impuesto a cargo.

Mes Cuenta ContableConcepto Saldo inicial Débito Crédito Saldo Finaljunio 243603 Honorarios 288.647.161,00 294.862.675,00 33.351.794,00 27.136.280,00

Julio 243603 Honorarios 27.136.280,00 1.451.567,00 540.375.643,00 566.060.356,00

Agosto 243603 Honorarios 566.060.356,00 47.057.155,00 375.249.383,00 894.252.584,00

Sept 243603 Honorarios 894.252.584,00 895.121.772,00 685.169.186,00 684.299.998,00

junio 243604 Comisiones 1.747.625,00 114.947,00 2.321.700,00 3.954.378,00

Julio 243604 Comisiones 3.954.378,00 201.812,00 1.601.725,00 5.354.291,00

Agosto 243604 Comisiones 5.354.291,00 5.283.657,00 90.816,00 161.450,00

Sept 243604 Comisiones 161.450,00 161.450,00 383.444,00 383.444,00

junio 243605 Servicios 3.627.326,00 3.996.720,12 5.951.557,00 5.582.162,88

Julio 243605 Servicios 5.582.162,88 30.320,00 120.018.924,00 125.570.766,88

Agosto 243605 Servicios 125.570.766,88 14.449.309,88 84.011.575,00 195.133.032,00

Sept 243605 Servicios 195.133.032,00 195.142.880,00 209.758.819,00 209.748.971,00

junio 243606 Arrendamientos 12.071.022,00 12.070.916,00 15.197.311,00 15.197.417,00

Julio 243606 Arrendamientos 15.197.417,00 0,00 14.863.230,00 30.060.647,00

Agosto 243606 Arrendamientos 30.060.647,00 29.640.541,00 16.424.098,00 16.844.204,00

Sept 243606 Arrendamientos 16.844.204,00 16.855.802,00 21.163.151,00 21.151.553,00

Retención en la Fuente


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Mes Cuenta ContableConcepto Saldo inicial Débito Crédito Saldo Finaljunio 243608 Compras 877.622,00 0,00 737.585,00 1.615.207,00

Julio 243608 Compras 1.615.207,00 0,00 0,00 1.615.207,00

Agosto 243608 Compras 1.615.207,00 1.614.390,00 6.326.165,00 6.326.982,00

Sept

243608 Compras 6.326.982,00 12.539.021,00 16.266.355,00 10.054.316,00

junio 243615 A empleados artículo 383 et

60.409.669,00 60.362.457,00 62.437.163,00 62.484.375,00

Julio 243615 A empleados artículo 383 et

62.484.375,00 1.073.874,00 63.476.721,00 124.887.222,00

Agosto 243615 A empleados artículo 383 et

124.887.222,00 125.490.847,00 65.403.894,00 64.800.269,00

Sept 243615 A empleados artículo 383 et

64.800.269,00 62.569.074,00 71.336.894,00 73.568.089,00

junio 243616 A empleados artículo 384 et

99.607.093,00 99.607.093,00 114.789.619,00 114.789.619,00

Julio

243616 A empleados artículo 384 et

114.789.619,00 0,00 130.226.112,00 245.015.731,00

Agosto 243616 A empleados artículo 384 et

245.015.731,00 245.015.731,00 80.627.000,00 80.627.000,00

Sept 243616 A empleados artículo 384 et

80.627.000,00 80.627.000,00 87.006.147,00 87.006.147,00

junio243625 Impuesto a las

ventas retenido por consignar

12.488.936,00 10.874.748,06 16.116.829,00 17.731.016,94

Julio243625 Impuesto a las


17.731.016,94 44.032,00 17.875.758,00 35.562.742,94

Agosto243625 Impuesto a las


35.562.742,94 33.182.812,94 14.618.693,00 16.998.623,00

Sept

243625 Impuesto a las ventas retenido por consignar

16.998.623,00 17.005.925,00 212.608.074,00 212.600.772,00

junio

243627 Retencion de impuesto de industria y comercio por compras

66.283.098,00 1.652.020,00 35.314.824,00 99.945.902,00

Julio


99.945.902,00 1.342.949,00 124.334.303,00 222.937.256,00

Agosto


222.937.256,00 90.762.810,00 67.745.868,00 199.920.314,00

Sept


199.920.314,00 180.979.542,00 155.995.456,00 174.936.228,00

Julio243625 Impuesto a las


17.731.016,94 44.032,00 17.875.758,00 35.562.742,94

Agosto243625 Impuesto a las


35.562.742,94 33.182.812,94 14.618.693,00 16.998.623,00

Sept243625 Impuesto a las


16.998.623,00 17.005.925,00 212.608.074,00 212.600.772,00

junio


66.283.098,00 1.652.020,00 35.314.824,00 99.945.902,00

Julio


99.945.902,00 1.342.949,00 124.334.303,00 222.937.256,00

Agosto


222.937.256,00 90.762.810,00 67.745.868,00 199.920.314,00

Sept


199.920.314,00 180.979.542,00 155.995.456,00 174.936.228,00

Retención en la Fuente


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De acuerdo a lo anteriormente mencionado se retoma lo citado en la Resolución 357 del 23 de julio de 2008. “En el proceso contable se pueden evidenciar situaciones que ponen en riesgo la calidad de la información contable y están asociadas a cada una de las actividades que se desarrollan regularmente durante el proceso.

Registros por valores superiores o inferiores al que corresponde.Registro contable no cargado ni acumulado en la contabilidad.Hechos ocurridos no registrados.”


REVISIÓN PROCEDIMIENTO PAGOS.

Se observó que en el procedimiento de pagos SIIF versión 3 de fecha 21/08/2015 publicado en el SIG, en la descripción del proceso se direcciona a la guía de pagos numerales 7,8,9,10,11,12,13 y la guía de pagos versión 2 del 21/08/2015 que esta publicada en el SIG sólo contiene hasta el numeral 6.9, por lo tanto la descripción del proceso no es clara ni está completa, como tampoco se evidencia una guía diferente publicada que contenga estos numerales.


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5 CONCLUSIONES DE AUDITORÍA

Se observa que de acuerdo a la guía de pagos v2 numeral 5.12, publicada en SIG, la confirmación de la ARL de los contratistas riesgo V se realiza con: Resolución, Registro Presupuestal (RP), pero en los soportes adjuntos al trámite de algunas cuentas de cobro no aparecen estos documentos y no fue posible evidenciar el pago a la ARL en estos casos, sólo se presume que pertenecen a la categoría V de afiliación a riesgos laborales.

Se evidencia que el Grupo de Gestión Financiera de acuerdo a la Guía de pagos versión 2 de 21/08/2015 numeral 6.1 Honorarios (Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, cuenta con 6 días hábiles para efectuar el pago después de la confirmación de la documentación; pero este lapso de tiempo no se está cumpliendo.

Se concluye que el Grupo de Gestión Financiera no efectúa un control y seguimiento de los pagos de arrendamiento bienes inmuebles en lo relacionado con la administración y servicios públicos puesto que se observaron pagos acumulados con intereses moratorios y no hay claridad respecto a quien es el responsable directo de estas demoras y los tiempos que estos pagos acumulados se vean reflejados en las facturas sin ser cancelados.

El Grupo de Gestión Financiera no adelanta acciones tendientes a determinar la forma como circula la información a través de cada proceso en la entidad, observando su conveniencia y eficiencia, así como su contribución a la eliminación o mitigación de los riesgos relacionados con la oportunidad de la información.

Realizadas las verificaciones en cuanto al cumplimiento de pagos de viáticos se identificó que este no se encuentra al día y no hay controles establecidos para evitar que se den los atrasos y la acumulación de los mismos.

Se concluye que el área Financiera debe tomar medidas que permitan mejorar los mecanismos de control en la validación de los pagos. En especial con la conciliación mensual realizada entre áreas lo que permite verificar de manera más reiterativa el seguimiento a los pagos.


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De acuerdo a la revisión efectuada en la cuenta 243608 retenciones en la fuente por compras se constató que no se ha efectuado la presentación y pago oportuno por este concepto en las declaraciones mensuales de Retención en la Fuente, por el año 2015; Como también se observó que los registros contables no coinciden con lo efectivamente pagado.

El Grupo de Gestión Financiera debe efectuar la actualización de la guía de pagos para que exista una correspondencia con la descripción del procedimiento contable publicado en el SIG.

5. RECOMENDACIONES

Se recomienda incluir los soportes necesarios para evidenciar el cumplimiento de los pagos a la ARL puesto que en algunos casos no se pudo verificar dicho pago, de acuerdo al numeral 6. ACTIVIDADES DE CONTROL.6.1. Lista de Control de Verificación de Documentos Soporte. Los responsables de la información financiera de la UARIV, a través de listas de chequeo deben verificar la entrega de los documentos soporte de la información contable generada en cada una de las áreas de la unidad de manera oportuna y adecuada, con el objeto de controlar la idoneidad de los mismos y el cumplimiento de las normas legales.

Se recomienda implementar un control que permita hacer los pagos a honorarios de acuerdo a los tiempos estipulados en la Guía de Pagos No. 2 y evitar así incumplimientos en este aspecto que evidencien la planificación inadecuada de los mismos.

Se recomienda efectuar seguimiento de los pagos de arrendamiento bienes inmuebles en lo relacionado con la administración y servicios públicos puesto que se observaron pagos acumulados con intereses moratorios y en los registros contables también se puede evidenciar en la cuenta del gasto destinada a este concepto que se efectúan reversiones de causaciones.

Se recomienda aplicar lo estipulado en la Resolución 357 del 23 de julio de 2008 Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable Numeral 3.10 Estructura del área contable y gestión por procesos, con el fin de optimizar el proceso contable con la mitigación de los riesgos relacionados con la oportunidad de la información.

Se recomienda implementar controles y seguimientos a los pagos de viáticos, puesto que no se cumple con los tiempos estipulados para el pago de los mismos de acuerdo al Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015.

Se recomienda efectuar los pagos de retención en la fuente de forma oportuna de acuerdo al calendario tributario publicado por la DIAN.


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Se recomienda que el Grupo de Gestión Financiera lleva a cabo la actualización de la guía de pagos para que sea concordante con la descripción del proceso de pagos publicada en el SIG.

· web viewpor la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del...

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