•seguimiento y control de evaluciÓn de resultado. •administracion por objetivo
TRANSCRIPT
Administración de
Empresas
Presentado por
Samuel Iturbe
Introducción
En este trabajo esteremos hablando de la finalidad y el
alcance de los seguimientos y evaluación, que rol cumple
dentro de una empresas e interpretación de información
relevante para conocer la marcha de la gestión y evaluar los
resultados e impacto de un proyecto.
Además de eso hablaremos también de la administración
por objetivo sus finalidades y propiedades.
Finalidad y el
alcance de
El sistema de seguimiento y
evaluación “(SSyE)” se ocupa
de la generación,
sistematización e
interpretación de información
relevante para conocer la
marcha de la gestión y
evaluar los resultados e
impacto del proyecto.
Además, en la interacción con
la planificación operativa,
permite que se adopten
medidas correctivas en caso
necesario y que se obtengan
enseñanzas útiles para
eventualmente reprogramar
las actividades del proyecto.
El seguimiento es el examen
continuo por parte de laadministración de la ejecución
de las actividades en relación a
lo planeado, la aplicación de
insumos (compras y
contrataciones), el manejo
financiero y la entrega de los
productos. La evaluación es el
proceso encaminado a
determinar sistemática yobjetivamente la eficiencia de
la gestión, el cumplimiento de
los resultados planteados
(productos), el logro del
impacto esperado y la
satisfacción obtenida por los
beneficiarios. Ambos,seguimiento y evaluación,
constituyen procesos
inseparables.
Evaluar la gestión
quiere decir medir la
eficiencia de los
procesos de
operación regular del
proyecto (gestión de
recursos humanos,
materiales y
financieros). Estos
procesos, o la mayoría
de ellos, están sujetos
a la observación de las
normas y estándares
del Banco Mundial y
del Gobierno.
Evaluar los productos implica
analizar el alcance de las metasde los componentes en los
tiempos programados (eficacia),
el costo unitario incurrido para el
logro de las metas respecto a lo
programado (eficiencia) y la
calidad de los productos
entregados. La calidad se certifica
por el cumplimiento de las normas
establecidas respecto a losprocesos exigidos para lograr los
productos y/o la existencia de los
atributos deseados en los
productos. La evaluación de
impacto refleja el grado de
alcance del objetivo de desarrollo
del proyecto, es decir la mejoraen la calidad de vida de los
beneficiarios medida por el
ingreso, la seguridad alimentaria,la organización social, el arraigo y
la protección ambiental.
Por último, la evaluación de la
satisfacción de los beneficiarioses una medida cualitativa del
desempeño del proyecto. Se
basa en sondeos rápidos de
opinión, talleres, reuniones de
grupos, etc. dirigidos a conocer
en forma regular las opiniones
de los beneficiarios sobre los
productos recibidos del
proyecto, su focalización, lacalidad y oportunidad de la
entrega, etc.
Concepto Básico
El avance del proyecto y de los distintos
componentes se visualiza y cuantifica a través de
un conjunto de indicadores que se incluyen en elmarco lógico, y que se refieren a la consecución
de objetivos, la obtención de productos y la
entrega de insumos.
miden el avance en el alcance de los resultados (productos) y
objetivos del proyecto (impacto). En general la información necesaria
se genera dentro del propio sistema de información del proyecto,
aunque la medición de los indicadores de impacto requiere
encuestas y otros medios especiales de relevamiento de datos.
Para cada indicador es preciso tener claro su definición (¿qué es lo
que se mide?), la metodología de medición (¿cómo se mide?) y las
responsabilidades institucionales (¿quién toma las medidas y procesa
la información?).
En algunos casos, principalmente en la evaluación de impacto (nivel de
ingreso familiar, protección del medio ambiente, etc.), los indicadores
miden cambios en variables potencialmente dependientes de múltiples
factores, por lo que se precisa verificar el efecto atribuible al proyecto
separadamente de los efectos producidos por variables exógenas al
proyecto. Para ello, se establecen grupos de control (población no
atendida por el proyecto que comparte las mismas características de
los atendidos) respecto a quienes se miden los indicadores en los
mismos momentos que se miden para los beneficiarios del proyecto
(grupos de tratamiento).
sirven para verificar sobre la marcha
la orientación de las actividades y
tareas respecto a los fines que
persiguen (vinculan insumos con
productos), y por lo tanto las metas
están incluidas en los planes
operativos anuales. Se puede así
detectar a tiempo y corregir posiblesatrasos o desvíos respecto los
planes. Se trata fundamentalmente
de registros sobre ejecución física
(compras, contrataciones, etc.) y
financiera (compromisos, gastos,
desembolsos) que lleva la oficina de
SyE en base a
información recabada de las unidades técnicas y la dirección de
Administración y Finanzas.
Es muy importante que todas las partes estén informadas y conscientes
de la importancia y alcance de la información manejada y que estén
familiarizadas con la nomenclatura utilizada y los procedimientos de
medición particulares para cada indicador. Es preferible que se
manejen formatos de presentaciones estándar conocidos por todos.
ACTIVIDADES E INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN – ESTRATEGIA OPERATIVA
El sistema de seguimiento y evaluación producirá información
regular y esporádica sobre la ejecución de las actividades del
proyecto, el cumplimiento de los resultados y el logro de los
impactos esperados. Una buena parte de la información se
procesará en el marco del sistema computarizado de
información gerencial.
o sea de los procesos de organización, capacitación, extensión e
investigación, inversión y administración, según está previsto en los
planes operativos anuales. Incluye los avances físicos en términos de
adquisiciones, contrataciones, etc., así como el compromiso de
fondos y los desembolsos. La información generada debe permitir
visualizar la relación entre actividades (gestión)
1. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN PERMANENTE DE
LA GESTIÓN (FÍSICO-FINANCIERO)
cumplimiento de los resultados y alcance de los objetivos,
detectando problemas y sugiriendo vías de acción alternativas. La
verificación del cumplimiento de las normas del Banco Mundial y
de los requerimientos del sistema financiero del Gobierno
constituye un primer control de calidad de la gestión.
2. EVALUACIÓN DEL
CUMPLIMIENTO DE LOS RESULTADOS
(PRODUCTOS según resulta de la documentación oficial y de los planes
operativos anuales. Se trata de la cuantificación de los
indicadores de productos, lo cual, en general, es responsabilidad
de las unidades administración del proyecto. La oficina de SSyE
se encarga de realizar controles de calidad, retroalimentar a las
unidades técnicas con comentarios y observaciones, consolidare interpretar los datos recibidos (vincularlos con las metas y la
línea de base) y difundirlos a la gerencia y otros interesados.
Como mínimo, es necesario manejar la información
que figura en el cuadro siguiente. Los informes serán
al menos trimestrales.
Indica
dor
Definición del
indicador y metodología de medición
Unida
d de
medid
a
Fuente de la
información (órgano y/o estudio que genera y sistematiza los datos)
Documento/m
edioutilizado para presentar y trasmitir los datos
Línea
de
base
Valores
meta
Valores
reportados
(fechas)
Fecha
program
ada
para
alcanzar
la meta
Val
or
Evaluación socio Ambientales anuales
. Representan un insumo básico para las evaluaciones del
proyecto. También permiten verificar de manera sistemática si
las medidas propuestas de recuperación o protección de los
recursos naturales están siendo correctamente aplicadas, así
como realizar el control de la aparición de cualquier efecto
ambiental no deseado y la identificación a tiempo deproblemas de degradación ambiental, que pueden
presentarse, para encontrar y aplicar soluciones apropiadas
Este monitoreo debe abarcar no solamente aspectos
ambientales, sino también socio-económicos. Se relevarán
anualmente 15 micro cuencas (10% del total), incluyendo 5 con
monitoreo detallado (una por departamento) y 10 con monitoreo
simplificado. Indicadores ambientales: Suelos: fertilidad del suelo;
física del suelo (erosión y áreas de cultivo y caminos, etc.);
microbiología del suelo; Biodiversidad: aumento y/o reducción
(deforestación) de la cobertura vegetal, fauna; Aguas: aguas
superficiales: contaminación química y bacteriológica(parámetros físico-químicos y bacteriológicos) y sus relaciones
con las fuentes de contaminación (agro-químicos, desechos
sólidos y líquidos del agro-procesamiento, letrinas, desechos
domésticos, etc.);
sedimento y aspectos de la dinámica y las relaciones entre los
fenómenos meteorológicos e los procesos que ocurren en las
micro cuencas relacionados a los recursos hídricos (erosión,
caudal, producción y transporte de sedimentos, considerados
los aspectos de uso y manejo del los recursos naturales; aguas
sub-superficiales (pozos): examen bacteriológico de pozos.Indicadores social-económicos: indicadores relacionados con
los sistemas de producción y sus relaciones con la situación
socio-económica y el medio ambiente; indicadores
relacionados con los aspectos de organización social en la
micro cuenca; indicadores relacionados con los aspectoseconómicos de la producción.
. EVALUACIÓN DE LA SATISFACCIÓN DE LOS
BENEFICIARIOS,
realizada en base a reuniones con los productores y
trabajadores beneficiados y sus familias, promovidas por losextensionistas del proyecto. Es un medio para reafirmar, corregir
y desarrollar nuevos enfoques respecto a la gestión de las
acciones de campo y a las estrategias generales de
implementación.
ESTUDIOS ANUALES DE SISTEMATIZACIÓN
PARTICIPATIVA
ser realizados mediante estudios de casos, que
consistirán en el análisis de lecciones exitosas y de
errores o fracasos, y la caracterización de las
posibles causas y condiciones coadyuvantes. Los
estudios estarán basados en una cuidadosa
selección de los casos a estudiar, a fin de incluir los
principales casos significativos (micro cuencas,
distritos) y la aplicación de técnicas,
principalmente cualitativas, tales como la
observación, las entrevistas calificadas, los grupos
focales, y otras.
La investigación de cada caso estará orientada a
detectar los condicionantes que desde dentro del
propio Proyecto y desde los diferentes contextos
del mismo, favorecen u obstaculizan la gestión y el
desempeño de la intervención en cada una de las
circunstancias estudiadas.
La adecuada socialización de los resultados al interior de los ejes
ejecutivo y deliberativo del Proyecto podrá.
Contribuir en la superación de trabas, la rectificación de errores, así
como la potenciación de las fortalezas identificadas.
La planificación operativa (resultados, actividades, insumos y recursosasignados) en sus cuatro niveles (micro cuencas, distritos,departamentos, central).
Registro del movimiento financiero sobre la base del control del plande cuentas.
Registro del avance físico de la ejecución de los componentes.
Informe demostrativo de ejecución requerido por el organismofinanciador.
Registro del flujo de desembolsos a partir del movimiento de la cuentaespecial del Proyecto.
Aspectos del proceso de ejecución que requieren de atención especialde la Gerencia.
Informaciones agregadas referidas a indicadores de interés parainstituciones relacionadas con las políticas del sector agrario y rural
Estructura orgánica y funciones
La oficina de (SSyE), actúa como unidad de apoyo y
asesoramiento de la gerencia del proyecto, y se inserta
dentro de la Dirección de Planificación y SSyE, cumpliendo las
siguientes funciones:
Producir y sistematizar un flujo regular de datos significativos
sobre la marcha del proyecto;
Diseñar y poner a punto los instrumentos y metodologías para
relevar, sistematizar, analizar y difundir la información;
Analizar e interpretar información para verificar si el proyectose está ejecutando conforme a los planes y apuntando al
cumplimiento de las metas (objetivos, resultados y
actividades);
Preparar y suministrar informes regulares a la gerencia, al
Banco Mundial, al MAG y a otros actores interesados en la
marcha del proyecto;
Proporcionar a la gerencia y a las unidades técnicas y
operativas información de apoyo para la planificación deactividades y en general para la toma de decisiones; y,
Organizar encuestas, estudios y otras actividades especiales
para el levantamiento de datos necesarios para la
El siguiente organigrama ilustra la ubicación de la oficina de
SSyE en el contexto de la estructura orgánica del proyecto. La
Dirección de Planificación y SSyE tiene una relación staff con
la gerencia general y debe mantener un relacionamiento
fluido con las direcciones técnicas de los distintos
componentes/subcomponentes y con la dirección de
Administración y Finanzas, con la cual intercambia
información sobre adquisiciones, finanzas, recursos humanos,
etc.
Gerencia General
Dirección de Planificación ySyE, responsable además dela operación ymantenimiento del sistemacomputarizado deinformación gerencial y delsistema de información
Dirección
Dirección
Dirección
Dirección
Punto focal del sistema de
información gerencial en el
ámbito departamental/distrital
Dirección de
Administración y
Finanzas
Dotación de recursos RECURSOS HUMANOS:
Un especialista en SyE,coordinador, quien seráresponsable ante la GerenciaGeneral del funcionamientoregular del SyE.
Un técnico con experiencia enplanificación y SyE, quien tendráentre sus atribuciones brindarorientaciones y apoyo técniconecesario a las direccionesoperativas y desconcentradas delProyecto para la armonización deprocedimientos y metas durante lapreparación y seguimiento de losplanes operativos.
Un asistente, quien tendrá comoprincipal función prestar apoyo enla carga de datos ysistematización de la informaciónpara la preparación de informes,así asistir en las distintasactividades de evaluación-planificación.
OFICINA Y EQUIPAMIENTOS:
El personal de SyE hará uso de las mismas
instalaciones y facilidades (incluidos los vehículos)
contempladas en el componente deAdministración del Proyecto. Estos recursos están
presupuestados separadamente bajo dicho
componente.
SISTEMA DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICA
(SIG):
Se compondrá regularmente de:
Un especialista SIG, coordinador, quien será responsable por
la confección de la cartografía básica y los mapas temáticos
de las micro cuencas a ser incorporadas en el Proyecto, así
como del ingreso, procesamiento, análisis e interpretación de
datos referidos a variables físicas y ambientales, aplicables al
Seguimiento y a la Evaluación de la marcha del Proyecto.
Tres asistentes SIG, quienes serán los encargados de la cargade datos y la interpretación de imágenes remotas en
SERVICIOS DE CONSULTORÍA
para la realización de estudios
especiales, encuestas y otros eventos:
Diseño y puesta en operación del sistema
de información gerencial computarizado
Determinación y puesta en práctica de
una estrategia para la medición de
indicadores
Estudio de línea de base
Evaluaciones socio-ambientales anuales
Estudios de sistematización participativa
Auditorías técnicas
La administración por objetivos, también conocida
como APO, es una forma de administrar una
empresa que consiste en que los subordinados de
forma conjunta con la dirección deciden los
objetivos que se van a perseguir en determinada
línea de producción, unidad administrativa, sucursal,
etc.
Estos objetivos se constituirán en medidas de
desempeño que se evaluarán de forma periódica.
Dicha evaluación representará la toma de medidas
correctivas así como también otorgará
recompensas con base a los logros conseguidos.
Algo realmente importante de la Administración
por Objetivos es que se parte de objetivos
generales que se van desglosando a través de
toda la organización hasta hacerlos específicos
para cada sección o departamento e incluso
llegando a establecer objetivos personales para
cada uno de los involucrados en la empresa.
De ahí que la participación de los empleados en la
definición de los objetivos es vital para su
implicación en el logro de los mismos.
Características de la administración
por objetivos
1. Establecimiento de objetivos ubicados en el tiempo y en laorganización de forma conjunta.
2. Establecimiento de objetivos para cada departamento oposición.
3. Los objetivos de todos los departamentos tienen unainterrelación en el sentido que buscan el logro de un objetivogeneral.
4. Se definen planes a corto y mediano plazo, tácticos yoperacionales, poniendo especialmente atención en laevaluación de los resultados.
5. Ante esta evaluación, surge una retroalimentación que debeser utilizada para revisar los planes y ajustarlos como seconsidere apropiado para el logro de los objetivos generales.
6. Una característica clave de la APO es la participación de ladirección, pero no sólo en dar órdenes, sino en todo el proceso.
7. Se debe apoyar de forma permanente al personal,principalmente en las etapas iníciales de la instauración de unaAdministración por Objetivos.
PARTES BÁSICAS DE LA APO
1) Todos los miembros de una organización son
asignados al cumplimiento de una serie de
objetivos que debe alcanzar durante su
periodo operativo normal. Estos objetivos se
fijan en conjunto y se acuerdan con los
individuos y sus jefes.
2) Periódicamente se hacen verificaciones del
desempeño para determinar cuán cercano
han llegado los empleados al objetivo.
3) Se dan recompensas a los empleados con
base en cuán cerca llegaron al alcance de
los objetivos.
Proceso de la administración por
Objetivos
El proceso se inicia en la cima de la organización y tiene el
respaldo activo del Director General, quien le da dirección ala organización. Sin embargo, no es esencial que la fijación
de objetivos se inicie en la cima. Puede comenzar a nivel de
división, al nivel del gerente de mercadotecnia o incluso más
abajo.
Al igual que en toda planificación, una de las necesidades
críticas en la APO es el desarrollo y la difusión de premisas de
planeación consistentes. No se puede esperar de ningún
gerente que fije metas o que establezca planes y
presupuestos sin guías de acción.
Consiste en fijar metas al nivel más alto de la organización,
clarificar los papeles específicos de los responsables de lograr
las metas y establecer y modificar los objetivos para los
subordinados. Se pueden establecer metas para los gerentes
de línea así como para el personal "staff". Las metas pueden
ser cualitativas o cuantitativas.
Las ventajas de un sistema de
administración por objetivos:
Asegura un compromiso del empleado.
La APO obliga a los administradores a planear, organizar, controlar y retroalimentar, por lo que se consigue un proceso administrativo mejor logrado.
Al existir objetivos muy desglosados, cada trabajador sabe cuál es su papel dentro de la organización.
Las desventajas de un sistema de
administración por objetivos:Elaborar un programa de administración por objetivos requiere un gran compromiso y esfuerzo a todos los niveles de la empresa. El proceso puede ser muy lento, y puede llegar a ser ineficiente.
Se corre el riesgo de que las metas que se fijen sean a muy corto plazo para no correr riesgos.
Requiere la elaboración de muchos documentos, al menos, en la primera parte del proceso.
No siempre es fácil que se entienda lo que es la APO, y lo que no es, tanto a nivel directivo como operativo.
Anexos
