Exposición

Talleres

Reflexiones

Conclusiones

Participación entidades

Fortalecer el conocimiento y forma de evaluar la implementación del MECI.

Generar plan de acción.

¿IMPLEMENTAR?

BENEFICIOS

MEDICION

EVALUACION

DIFICULTADES Y SALIDAS

RIESGOS

SOSTENIBILIDAD

AGENTES DE CONTROL

MECI

orienta

Satisfacción deobjetivos

por medio de

Subsistemas

desagregado en

Componentes

y éstos en

Elementos

orientados a desarrollar

Procedimientos

Recursos

Información

Medios deComunicación

Planes

Programas

Procesos

Actividades

Metas

Visión

Misión

Objetivos

Principios

Políticas

que tienen

Control deevaluación

para garantizar

Valoraciónpermanente del

resultado

a través de

Mecanismos deevaluación

Mecanismos deverificación

orientados a cumplir

y

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTOS

1. CONTROL ESTRATÉGICO

2. CONTROL DE GESTIÓN

3. CONTROL DE EVALUACIÓN

1.1 AMBIENTE DE CONTROL

1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

1.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL

2.2 INFORMACIÓN

2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA

3.1 AUTOEVALUACIÓN

3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO

1. Acuerdos, compromisos o protocolos éticos 2. Desarrollo del talento humano 3. Estilo de Dirección4. Planes y programas 5. Modelo de operación por procesos 6. Estructura organizacional

7. Contexto estratégico 8.Identificación de riesgos 9.Análisis de riesgos 10.Valoración de riesgos 11.Políticas de administración de riesgos

12.Políticas de operación 13.Procedimientos 14.Controles 15.Indicadores 16.Manual de procedimientos

17. Información primaria 18. Información secundaria 19. Sistemas de información

20. Comunicación organizacional 21. Comunicación informativa 22. Medios de comunicación

23. Autoevaluación del control 24. Autoevaluación de gestión

25. Evaluación independiente al SCI 26. Auditoría interna

27. Plan de mejoramiento institucional 28. Plan de mejoramiento por procesos 29. Plan de mejoramiento individual

Compromiso de la alta dirección

Representante legal y equipo

directivo suscriben acta

Formato 1

1 2 3 4

567

Acto administrativo

Adopción del MECI

Formato 2

Designación representante de la

dirección

Directivo de primer nivel,

distinto al jefe de CI

Formato 3

Organización del equipo de trabajo

institucional

-Integración del CCCI –Equipo MECI -Grupo evaluador (Oficina de CI) Formato 3 y 4

Sensibilización y socialización del

MECI

Para todos los servidores, enfatizando la responsabilidad de implementar y fortalecer el SCI

Capacitación del MECI

Sobre marco conceptual y el manual de implementación

Elaboración del autodiagnóstico

•Preparación

•Realización

•Cierre

Formato 5 instructivo

Acuerdos, compromisos o protocolos éticos

METODOLOGÍA

Establecer criterios y parámetros para aplicar la encuesta

Aplicar la encuesta, según muestra

Tabular, valorar y analizar la información

Presentar resultados y propuestas del equipo MECI al representante legal

Adoptar plan de acción

CCCI Equipo MECI Equipo MECI Representante Dirección

Representante Legal

1 2 3 4

6

(anexo 1)

Analizar diagnóstico ético y recomendar acciones

CCCI

5

Mejoramiento continuo

Equipo MECI

8

Implantar acciones y hacer seguimiento con liderazgo del área

Equipo MECI

7

Poner en marcha

Poner en funcionamiento

Implantar o instalar un sistema

Incorporar

Aplicar métodos y medidas necesarias para llevar a cabo algo

Dotar de los medios necesarios para hacer algo

Decisión directiva

Asignar responsabilidades

Elaborar diagnóstico situacional

Contar con un diseño

Disponer de un cronograma

Disponer de recursos

Ejecución

Medición

Evaluación

Mejoramiento continuo

Documentos / productos del MECI

MATRIZ SITUACIONAL PRODUCTOS (DOCUMENTOS) DEL MECI

(Septiembre 23 de 2008)1. No se ha elaborado2. Se desconoce3. Se conoce pero no se aplica4. Se aplica con regularidad5. Se aplica satisfactoriamente y se mejora

PRODUCTOESTADO ACTUAL

ANALISIS DE IMPACTOS1 2 3 4 5

. 1. Código de ética.

2. Manual de inducción y reinducción

3. Manual de funciones y Competencias

4. Manual de Capacitación

5. Plan Institucional de Capacitación

6. Sistema de méritos y sanciones

7. Manual de Bienestar social

8. Plan de bienestar social

9. Plan de Calidad de vida laboral

10. Plan de incentivos pecuniarios y no pecuniarios

11. Manual de evaluación del desempeño.

12. Manual de buen gobierno

13. Acuerdos de gestión

14. Sistema de acuerdos de gestión (pacto de desempeño de los Directivos).

15. Plan de mejoramiento de las competencias de los directivos.

16. Sistema de participación de los servidores en los procesos

17. Participación de las partes interesadas en el control social

18.Sistema de delegación de funciones

19. Sistema de asignación de cargas de trabajo

20. Misión , Visión, valores

21. Plan estratégico

22. Plan anual de gestión de la Entidad

23. Manual de indicadores de gestión y resultados.

24. Manual de calidad

25. Guía de análisis de cargas de trabajo.

26. Mapa de riesgos

27. Políticas de administración de riesgos.

28. Sistema de Quejas y reclamos.

29. Guía de manejo sugerencias de los clientes

30. Guía de manejo de sugerencias de los funcionarios

31. Sistema de participación ciudadana

32. Manual de Servicio al Cliente

33.Guía de manejo Quejas y reclamos

34. Canales de comunicación interno

35. Mecanismos de divulgación de gestión y resultados

36. Rendición de cuentas a la ciudadanía

37. Sistema para divulgar la información hacia el interior de la entidad.

38. Normograma institucional

39. Modelo de informe de autoevaluación de gestión.

40. Programa anual de auditoría.

41. Plan de mejoramiento institucional

42. Plan de mejoramiento por procesos.

43. Plan de mejoramiento individual

Diciembre 8 de 2008

Beneficios del MECI

PERSONAL

CLIENTE/USUARIO

ENTIDAD

BE

NE

FIC

IOS

Planeación al diseño eimplementacióndel SCI

Diseño eimplementacióndel SCI

Evaluación a laimplementacióndel MECI

NormogramaSCI

1 2 3 4

Indicadores de implementación

Acciones preliminares y 1ª. Etapa

Capacitación de los directivos:

Total de directivos capacitados en MECI

Total de directivos

Capacitación de los funcionarios EN MECI:

Total de funcionarios capacitados

Total de funcionarios

Capacitación del equipo MECI:

Total de integrantes del equipo MECI capacitados

Total de integrantes del equipo MECI

Compromiso alta dirección:

Acta de compromiso expedida

Adopción del MECI:

Acto administrativo adoptando el MECI

Designación Representante de la Dirección y Equipo de Trabajo:

Formato designando al representante de la Dirección

Autodiagnóstico:

Preparación

Ejecución

Cierre e informe

Aprobación del cronograma general:

Acta del CCI aprobando el cronograma

ETAPA 2: Implementación

No. de planes de acción implementados

No. de planes de acción propuestos para implementar

Reuniones equipo MECI:

No. de reuniones realizadas Equipo MECI

No. de reuniones programadas Equipo MECI

Implementación de soluciones:

No. de soluciones implementadas

No. de soluciones proyectadas

Implementación de mejoras:

No. De mejoras implementadas

No. de mejoras programadas

Equipos de apoyo:

No. de equipos de apoyo en funcionamiento

No. de equipos de apoyo proyectados

Etapa 2ª.

Ejecución de presupuesto:

Presupuesto ejecutado

Presupuesto programado

Adopción de planes:

No. de planes de acción adoptados

No. de planes de acción aprobados

Número de etapas desarrolladas

4

Subsistemas:

No. de subsistemas implementados

3

Etapas desarrolladas:

Elementos:

No. de elementos implementados

29

Responsables:

Equipo MECI y Representante de la Dirección

Oficina de Control Interno

Comité de Coordinación de Control Interno

1. Nivel de desarrollo e implementación: Estado de cumplimiento de las actividades programadas en Etapa 1

2. Recursos necesarios a la implementación:

Suficiencia

Calidad y especificaciones

3. Actividades programadas:

Forma en que se han desarrollado

Si es conveniente cambiar, agregar o retirar alguna (s)

4. Desempeño de los grupos de trabajo

Gestión de los grupos responsables de las actividades

Necesidad de distribución de responsables

Novedades y dificultades

5. Cronograma de actividades

Revisar tiempos de ejecución

Suficiencia del tiempo

Cumplimiento del cronograma

6. Dificultades o debilidades detectadas durante la implementación

7. Resultados y conclusiones

Evaluación de la información a la implementación

Medidas a adoptar

8. Conclusiones y recomendaciones

Nivel de implementación de elementos

Decisiones más importantes que deben tomarse

Normograma del Sistema de Control Interno.Normograma del Sistema de Control Interno.

Problemas y salidas

Desentendimiento directivo

Escasez de tiempo

Deficiencias humanas

Fallas en la conformación de los equipos

Fallas en la contratación

Creer que lo tiene todo hecho

Creer que no tiene nada

Limitación presupuestal

Falta de control por parte de todos

Sobredimensionamiento o

subdimensionamiento del MECI

Solo producir documentos

Falta de liderazgo

Cumplir por cumplir

1. Asumir la integralidad del modelo, subsistema, componente, elemento.

2. Manejar la secuencialidad de desarrollo.

3. Persistir en los objetivos del modelo.

4. Enfoque participativo.

5. No dar por sentado nada.

FACTORES CLAVE DE ÉXITOFACTORES CLAVE DE ÉXITO

6. Tomarse su tiempo con responsabilidad.

7. Actuar siempre con fundamento en los principios del modelo: autocontrol, autorregulación y autogestión.

8. Aplicar la metodología sugerida para cada elemento.

9. Asumir los roles y responsabilidades establecidos: CCCI, Representante de la Dirección, Equipo MECI, Auditor Interno, personal de apoyo.

10. Difundir previamente el MECI entre Directivos y personal.

11. No se trata de una carga más.

12. Respetar al máximo el cronograma de trabajo, acorde con la estructura del modelo.

13. Mantener y mejorar el modelo.

Riesgos

RIESGOS CAUSAS CONSECUENCIAS ACCIONES RESPONSABLES

Falta de sensibilización a las directivas

Falta de sensibilización a la totalidad de los funcionarios

Incumplimiento de las reuniones del Equipo MECI

Desatención de cronogramas

Escaso apoyo directivo

Ausencia o deficiencia del monitoreo

Dificultades para el paralelaje del MECI y el SGC

Dificultades presupuestales

Dificultades para aplicar las encuestas

Rotación de los equipos de trabajo y equipos de apoyo

Limitaciones de tiempo del Equipo MECI

Deficiente conformación del Equipo MECI

Participación de los funcionarios

Paralelismo con SGC y SISTEDA

Sostener la organización

Sostener a los integrantes del equipo MECI

Compromiso directivo

Monitoreo, medición, evaluación, mejoramiento continuo

Actualización en guías y temas

Evaluación en las reuniones del CCI – Calidad

Cumplir con los roles y responsabilidades

Grado de aplicación de estrategias

1. Contraloría

2. Procuraduría

3. DAFP

4. Comité de Control Interno

5. Oficina de Control Interno

6. Representante de la Dirección

7. Representante Legal

8. Equipo MECI

9. Junta Directiva/Comité Directivo

10. Veedurías

11. Personería

12. Concejo / Asamblea

13. Funcionarios