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Enfoque Sistémico en Diseño de Proyectos de Inversión con Metodología Contable en Evaluación Versión 6 - 2015 A. Pedro Guevara
CAPÍTULO
CUARTO
Enfoque Sistémico en Diseño de Proyectos de Inversión con Metodología Contable en Evaluación Versión 6 - 2015 A. Pedro Guevara
Capítulo Cuarto Aspectos de organización
_______________________________________________
Contenido
1. Significación de la organización en el diseño del
proyecto
2. Organización por procesos o campos en tiempo de
ejecución
3. Organización por procesos o campos en tiempo de
operación
4. Factores de Organización
5. Diseño de puestos , organigrama
6. Costo laboral
Objetivo.- Facilitar la comprensión de una propuesta de
diseño de la organización y de los efectos sobre costos e
inversión.
______________________________________________
_1. Significado de la Organización en el diseño del proyecto de inversión.
Se diseña la estructuración de las relaciones de los
recursos humanos en los sub sistemas, para considerar su
impacto sobre los costos de operación y la inversión.
Enfoque Sistémico en Diseño de Proyectos de Inversión con Metodología Contable en Evaluación Versión 6 - 2015 A. Pedro Guevara
La organización tiene impacto sobre el costo de operación
al tener efectos sobre la carga salarial y los beneficios
sociales, en tanto que afecta a la inversión, al tomar en
cuenta la dotación de muebles, enseres a los recursos
humanos que participan en los procesos.
Por otra parte indicamos en el capítulo uno, que en la vida
de un sistema, se da los tiempos de diseño, de ejecución y
de operación.
En el primer capítulo hemos analizado la organización de
tiempo de diseño que es el de los recursos humanos que
se requieren para elaborar el proyecto.
En el tiempo de diseño del proyecto de inversión,
tendremos que analizar el alcance de la organización
requerida para el tiempo de ejecución y de operación.
En consecuencia se trata de diseñar la organización de dos
empresas, de la empresa administradora del proyecto y de
la empresa de operaciones.
Para analizar la organización usamos el concepto de
campo de actividad, definido como un conjunto de
actividades que realizan seres humanos para lograr un
marco lógico de objetivos.
Eso significa que la organización es una función de
secuencia de actividades que ayudara a lograr la finalidad,
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misión, objetivos, del cronograma de duración de las
actividades y de los riesgos que enfrentará la empresa al
ingresar su producto o servicio a mercado.
El método a seguir será el deductivo que diseña primero
los campos, luego elimina algunos campos aplicando los
factores de organización, para concluir con la carga laboral
que corresponde a cada puesto.
2. Organización por campos de actividad - procesos en tiempo de ejecución – empresa administradora del proyecto
El tiempo de ejecución corresponde a realizar los gastos
del capital en compra de bienes y servicios para crear la
empresa presenta problemas que se expresan en las
preguntas de: ¿Quién va ordenar realizar los gastos?
¿Quién va ejecutar los gastos? ¿Quién va elaborar las
secuencia de actividades de ejecución de los gastos?
Las respuestas se encuentran en el análisis de los
procesos que se dan al interior de los campos de actividad
en tiempo de ejecución de la inversión, un listado de estos
campos en una matriz general para todo tipo de proyectos
es:
1. Contratar personal de
administración del proyecto.
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2. Acceder a un inmueble por Alquiler,
o construcción o adquisición o tomar
en anticrético.
3. Realizar compras de elementos de
activo fijo y de suministros.
4. Realizar montaje de equipos o
máquinas.
5. Contratar personal de operaciones.
6. Cumplimiento de normas de ingreso
a mercado
7. Elaborar los registros contables de
ejecución del presupuesto de
inversión.
Cada campo corresponde a una función y es un proceso
con un conjunto de tareas a desarrollar para el
cumplimiento de un marco lógico específico.
Para una simplificación asumimos que el proceso de
contratar al personal de administración del proyecto será
realizado por el o los promotores del proyecto.
Campo de Administración
Com-pra
de
Bie-nes
Con-tra-tarPer-sonal Ope-ración
Re-gistros
Con-ta-bles
Normas de ingreso a mercados
Mon-taje
Ma-qui-nas
Acce-deraIn – mue –ble
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Gráfico No 28
Matriz de campos de actividad en tiempo de ejecución de un proyecto de inversión
En el caso hipotético que cada campo sea ocupado por un
especialista, se tendría que contratar a siete personas,
seis especialistas y el responsable del proceso
administrativo de planificar, organizar, dirigir, evaluar,
retroalimentar la ejecución del proyecto.
Práctica 29
Enfoque Sistémico en Diseño de Proyectos de Inversión con Metodología Contable en Evaluación Versión 6 - 2015 A. Pedro Guevara
Diseñar la matriz de los campos de actividad por
procesos, del tiempo de ejecución y breve explicación de
actividades.
3. Organización por procesos en tiempo de operación – empresa de operaciones
En tiempo de operación se considera que la empresa se
encontrara en marcha intercambiando energía con el
medio.
El diseñador de la organización de la empresa en
operación se enfrenta a los problemas de:
¿Quién va dirigir la empresa? ¿Qué campos de actividad
se dará en la empresa? ¿Qué tareas se ejecutaran en los
procesos? ¿Cuál es la estructura de puestos? ¿Qué niveles
jerárquicos existirán? ¿Cómo se distribuye la autoridad y
responsabilidad?
Los campos de actividad a implementar están
relacionados con los Sub. Sistemas de la empresa en
diseño.
1. Transformación con las actividades
del proceso definidas al establecer la
secuencia de actividades del ciclo
productivo con inclusión de duración
de los ciclos.
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2. Comercialización con actividades
de venta en la unidad productiva o en
puntos de mercado y almacenamiento
de productos terminados. Diseño
realizado para eliminar los riesgos de
ingreso de producto o servicio a
mercado
3. Abastecimiento con actividades de:
compra de suministros,
almacenamiento
4. Asistencia de administración con
actividades de: Control de Personal,
Retroalimentación - Registros
contables y evaluación. Secretaría,
seguridad, limpieza de ambientes.
Gráfico 29 A
Matriz de campos de actividad de la granja avícola con ocho módulos de producción en tiempo de operación
Campo de administración
Com-pra
de
Bie-nes
Co-mer-ciali-zación
Asistencia de Administración
Pro-duc-ción
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Práctica 30
Presentar la matriz de campos de actividad del tiempo de
operación y breve explicación de actividades.
4. Factores de Organización
En la estructura de las actividades a ejecutar y los
puestos a crear, influyen los factores de:
Capital a invertir.
Oferta de servicios de organizaciones externas.
Tecnología en los procesos.
Se aplican los factores con el propósito de reducir los
campos de actividad y los puestos de empleo atendiendo al
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criterio de eficiencia que en este caso se expresa en el
logro de la capacidad de producción establecida en base
al menor costo laboral diseñado.
4.1. Capital a invertir.-
El número de campos de actividad o procesos y la
multiplicación de las tareas por campo de actividad se
incrementa cuando se aumenta el capital para inversión fija
y el capital de trabajo para elevar la capacidad de
producción normal.
Por lo tanto se puede formular una función de relación
directa entre capital, número de tareas y número de
empleados.
Número de empleados = f (Números de tareas a realizar) =
f (Capital a invertir)
En el capítulo anterior hemos presentado el ejemplo de la
Granja Avícola que multiplica por ocho la capacidad de
producción normal al elevar la inversión fija en galpones y
el capital de trabajo.
A. Influencia de cuantía de capital en tiempo de
ejecución - empresa administradora del proyecto
A mayor capital a invertir se espera en tiempo de ejecución
realizar más tareas de compra de elementos de activo fijo y
de los suministros para inicio de operaciones por el
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contrario si el capital a invertir es de un micro proyecto son
muy pocos los bienes a adquirir.
Para el ejemplo del caso de la granja avícola las compras
son:
Equipos
16 bebederos
16 comederos
Inventario inicial de suministros para un ciclo:
12 quintales de alimento balanceado por galpón.
96 quintales para ocho galpones.
En consecuencia en un campo de actividad y con un
empleado se puede comprar suministros del inventario
inicial y otro para compra de bienes de activo fijo. En un
gran proyecto se requieren muchas máquinas, equipos y
suministros que determinara un campo para compra de
máquinas, equipos y otro de adquisición de suministros.
A su vez el campo de actividad de montaje de equipos
depende de la cuantía de inversión. En el caso del
pequeño proyecto de la granja avícola con ocho galpones
el montaje es colocar los bebederos y comederos al
Campo de Administración
Com-pra
de
Bie-nes
Con-tra-tarPer-sonal Ope-ración
Re-gistros
Con-ta-bles
Normas de ingreso a mercados
Acce-deraIn – mue –ble
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alcance de los animales, no se requiere de personal
especializado y se elimina el campo.
B. Influencia del capital en tiempo de operación –
empresa de operaciones
Por otra parte en tiempo de operación la cuantía del capital
invertido va influir sobre la magnitud de los flujos de
entrada y salida.
A mayor capital se dará mayor capacidad de producción
con un incremento de compras de suministros y de ventas,
en consecuencia se espera el requerimiento de un mayor
número de empleados para compras, transformación y
ventas. Los efectos se extienden a campo de
Administración Operaciones
1 2 3 4 5
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administración, donde se presenta la necesitad de
multiplicar operaciones de control con registros contables y
de organización del personal.
Ejemplo, en ciclo de operación a mayor capital se justifica
funciones especializadas
Gráfico No 30
Campos de actividad para diseño de una gran empresa
Campos
1--- Producción
2 --- Comercialización
3 --- Personal
4 --- Contabilidad – control interno - Finanzas
5 --- Abastecimiento y Logística
Por el contrario si se trata de un micro proyecto con un
micro capital a invertir las tareas por proceso son reducidas
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y la carga de trabajo por funciones es posible asignar a un
menor número de empleados.
Ejemplo en el caso de la granja avícola se definió la
secuencia de actividades de alimentación, supervisión dos
veces al día de ocho galpones con 100 pollitos por galpón
de un pequeño proyecto. La carga de trabajo es tan
reducida que un empleado a medio tiempo con holgura
lograría realizarlas.
Sería muy diferente el caso si tuviésemos mil pollos por
galpón de mayor dimensión con incremento en el número
de empleados por galpón.
4.2 Oferta de servicios de organizaciones exteriores.-
A fin de minimizar el costo laboral formado por salarios y
cargas laborales se puede prescindir de campos de
actividad transfiriendo las tareas a organizaciones de
entorno, en base a una comparación del costo de servicio
con el costo laboral de una organización propia.
Ejemplo, tener un asistente de administración a tiempo
completo para los trámites de ingreso a mercado versus
costo del servicio por una oficina de contaduría que cobrara
por el servicio realizado en forma simultánea a otros
trámites.
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Las operaciones de maquila que transfieren actividades del
proceso producción a organizaciones del entorno también
reducen el personal. Por ejemplo en la ciudad del Alto
algunas pequeñas empresas entregan a contratistas tela
cortada para hacer pantalones o buzos deportivos a fin de
reducir el costo laboral de los beneficios sociales como:
asegurar a la Caja, pagar aportes a la Administradora del
Fondo de Pensiones.
A. Reducción de campos de actividad en el diseño de
Tiempo de Ejecución – Empresa administradora del
proyecto
En el tiempo de ejecución de un pequeño proyecto se
puede encomendar a consultoras especialistas o empresas
de entorno para la realización a menor costo de las tareas,
de los campos de actividad de: Cumplimiento de normas
de acceso a mercados, Registro de operaciones,
Contratación de Personal, Montaje de máquinas o equipos
quedando reducida la estructura a los campos de
actividad de: Compra de Bienes en el caso de un pequeño
proyecto del sector secundario.
Para el proyecto específico de la granja avícola con la
contratación del servicio de una empresa de construcción
del entorno reducimos el campo de actividad de construir
con personal propio, como observamos en gráfico 15.
Administración del Proyecto
Com-pra
Te-rre- no
Con-tratarPer-sonal de ope-ración
RegistroCon-table.
Ingreso a mercado
Cons truir Gal pón
ELIMINADO
Compra Bienes
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Gráfico No 31
Reducción de campos de actividad por contratación de servicios exteriores en la organización de tiempo de
ejecución, de la granja avícola
Los campos de actividad se reducen a cinco al considerar
que la construcción la hará una empresa de entorno.
B. Reducción de campos de actividad en el diseño de
la organización en tiempo de operación – empresa de
operaciones
En el ciclo de operación luego de análisis de costos
internos y de costo de servicios externos, se podría
Administración De Operaciones
Com-Pra
Suministros
Co-mer-cia-liza-ciónELIMI- NADO
Regis-tros
Conta-bles
ApoyoAdmi-nistra-tivo
Produc-cionde 8 galpones
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plantear la eliminación de los campos de actividad: como
labores de limpieza, seguridad y comercialización,
quedando la organización estructurada en los campos de:
producción, labores de apoyo administrativo que incluye
las tareas de secretaría, personal, compra de suministros,
registros contables.
Gráfico No 32
Reducción de campos de actividad en el diseño de la Organización en tiempo de Operación para el caso
específico de la granja avícola
Los campos de actividad se reducen a cuatro.
4.3. Tecnología en los procesos.-
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La incorporación de tecnología permite definir procesos
intensivos en capital o intensivos en mano de obra,
Los bienes de capital o bienes instrumentales con
inteligencia artificial ejecutan con mayor eficacia y eficiencia
tareas repetitivas, ayudan a eliminar puestos de trabajo al
reemplazar el factor humano.
Ejemplo en el control de la asistencia de personal se puede
reemplazar al registro manual con control biométrico que
minimiza la participación humana, en los registros
contables eliminamos a su vez auxiliares contables
mediante incorporación de un ordenador y programa
contable como DAC EASY, Mónica, Orion u otro, que con
un solo pase a libro diario por transacción elimina el
requerimiento de auxiliares para registro de mayores y de
responsabilidad de manejo de cuentas.
También incorporamos tecnología blanda incluida en el
capital humano al integrar a personal polivalente con
formación adecuada para desenvolverse en varios campos
de actividad y reducir a los especialistas de un área.
A. Aplicación de tecnología en el diseño de tiempo de
ejecución para el caso de la Granja Avícola – empresa
administradora del proyecto
Administración del Proyecto
Com-praTe-rre- no ELIMINADO
Con-tratarPer-sonal ELIMINADO
RegistroCon-table.ELIMINADO
Cumplir normas Ingreso mercado ELIMINADO
Cons truir Gal pón ELIMINADO
Compra BienesELIMINADO
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Para el caso de la Granja avícola, es posible integrar a un
polivalente con formación de administrador contable de
manera tal que se elimina los campos de contratación de
personal para registro contable, cumplimiento de
condiciones del ingreso a mercado, compra de inventario
inicial de suministros.
Reducción de campos de actividad por aplicación de tecnología en la organización de tiempo de ejecución,
de la granja avícola
Luego de aplicación del último factor todos los campos han
sido eliminados, un empleado polivalente administrador
contable se encargará de ejecutar el micro proyecto.
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B. Aplicación de tecnología en tiempo de operación –
empresa de operaciones
En el caso de un micro proyecto es posible considerar en
administración a un polivalente con conocimiento contable
de computación que se responsabilice de los registros
contables, de administración para monitoreo de la
producción y de la compra de los suministros para realizar
el campo de abastecimiento que en el micro proyecto
planteado corresponde a comprar cada mes: 48 quintales
de alimentos balanceados, ocho dosis de vitaminas y ocho
bolsas de aserrín.
En el campo de comercialización, se tiene la solución de
ventas en lugar de producción
Gráfico No 33
Campos de actividad reducidos en el pequeño proyecto de la granja avícola, en tiempo de operación, luego de
haber considerado los factores de tecnología en los procesos y oferta de servicios externos
Com-Para Suministros ELIMINADO
Co-mer-cia-liza-ciónELIMI- NADO
Regis-trosConta-Bles
ELIMINADO
ApoyoAdmi-nistra-tivo
ELIMINADO
Produc-cionde 8 galpones
Administración De Operaciones
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Los factores de organización también son tratados por
Sapag (2000, p. 211).
Práctica No 31
Reducir los campos de actividad de tiempo de ejecución –
empresa administradora del proyecto aplicando los tres
factores de organización.
Práctica No 32
Reducir los campos de actividad de tiempo de operación,
empresa de operaciones, aplicando los tres principios.
5. Diseño de puestos y organigrama
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5.1. Significación del diseño de puestos.- el diseño
consiste en estructurar cada puesto aplicando principios de
organización tales como: línea de mando, nivel de
dependencia, carga de trabajo, responsabilidad luego de
haber considerado los tres factores de organización,
buscando minimizar el número de niveles y puestos para
reducir el costo laboral. Las herramientas que
desarrollaremos serán el reglamento de funciones y el
organigrama lineal.
5.2 Organización de puestos para el tiempo de ejecución – empresa administradora del proyecto
Caso de la Granja Avícola
5.2.1. Reglamento de funciones
La granja avícola queda reducida a los campos de Gráfico
No 31, cuya replica es:
Administración del Proyecto
Cons truir Gal pón empresa de entorno
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Funciones del administrador del proyecto
Campo de actividad - Compra de terreno en localidad
próxima a la mina Chojlla, tiempo dos semanas.
Campo de actividad – Contratar constructor mano de
obra vendida, 1 semana.
Campo de actividad – Supervisar construcción mano
de obra vendida de 8 galpones de 4x 3 metros con
sus depósitos de almacenamiento, tiempo 8 semanas.
Campo de actividad – Comprar inventario inicial de
suministros – 1 semana.
Campo de actividad - Contratar personal de tiempo
de operación y monitorear su actividad – 1 semana
para contratar, un bimestre de supervisión.
Campo de actividad – Registros contables – Una
semana.
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Puesta en marcha a los tres meses, un mes hasta
inicio de construcción y dos meses de construcción
con entrega semana de un galpón rústico de 4x3 y
puesta en funcionamiento de productos en proceso
Remuneración Bs 1800 mes, Fuente INE, remuneración
sector privado.
Funciones del constructor
Campo de actividad – Realizar la construcción modalidad
mano de obra vendida
Costo de 8 galpones Bs64000
Práctica No 33
Diseñar el reglamento de funciones y organigrama de
tiempo de ejecución.
5.3 Organización de puestos para el tiempo de operación – empresa de operaciones
5.3.1. Reglamento de funciones
El diseño del proyecto luego de haber aplicado los factores
de organización queda reducido a los campos de actividad
de gráfico 32 explicado en punto anterior
Administración De Operaciones
Produc-cionen 8 módulos
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Gráfico No 33 B
Organigrama de tiempo de operaciones
Funciones del administrador de operaciones
Campo de actividad: Realizar adquisiciones de
suministros 48 quintales al mes de alimentos
balanceados, ocho dosis de vitaminas y ocho
bolsas de aserrín, cada dos meses.
Campo de actividad: Coordinar actividad con
empresas de entorno, transportistas de los
suministros, comercializador de pollos, depósitos
bancarios, consultas a veterinarios, realizar aportes a
caja de seguros, administradora de fondo de
pensiones.
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Campo de actividad: proceso administrativo,
planificación, organización, dirección, estandarización,
retro alimentación, evaluación de la empresa en
operación llevando registro presupuestos, registros
contables.
Campo de actividad técnico: Supervisar: la
alimentación de aves, su crecimiento; ayudar en
labores de faeno, mantenimiento y preparación de
instalaciones.
Perfil: polivalente con conocimientos de administración,
veterinaria
Remuneración Bs 1800 más cargas sociales.
Funciones del asistente de Producción
Campo de actividad técnico: Alimentar a las aves, faenar,
mantener y reparar instalaciones.
Perfil: obrero sin experiencia
Remuneración Bs 1200 mes más cargas sociales.
Práctica 34
Presentar organigrama y reglamento de funciones de ciclo
de operación - empresa de operaciones
6. Costo Laboral
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6.1 Costo Laboral de Tiempo de operaciones – empresa de operaciones .- el costo laboral es una
función de la cantidad de personal , de remuneraciones
mensuales y cargas sociales por aguinaldo, previsión de
indemnización, vacaciones, aportes patronales a Caja de
Seguro Social, la AFP , para el cálculo elaboramos una
tabla de costo mensual y otra del costo anual.
A partir del año 2011 se debe incluir los aportes patronales
a la Administración del Fondo de Pensiones.
6.1.1. Tabla de Costo Laboral de un mes, considerando
parámetros anteriores a 2011.
Tabla No 33
Costo laboral de un mes en la granja avícola
En bolivianos
NOMINA SALARIO
MES
APORTE
AFP
1.71%
APORTE
CSS
10%
APORTE
PATRONAL
VIVIENDA
2%
APORTE
SOLIDARIO
3%
TOTAL
Administrador 1800 30.78 180 36 54 2100.78
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Técnico
Avícola1200 20.52 120 24 36 1400.52
TOTAL 3000 51.30 300 60 90 3501.30
Práctica 35
Diseñar la tabla de costo laboral de un mes
6.1.2 Tabla de costo laboral de un año de operaciones
Tabla No 34
Costo laboral de un año en la granja avícola
En bolivianos
CATEGORÍAS TOTALCOSTOS LABORALES
MENSUALES
42015.06
AGUINALDO 3000.00PREVISÓN INDENMINIZACIÓN 3000.00VACACIONES 1500.00TOTAL 49515.06
Práctica 36.
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Presentar la Tabla de Costo Laboral Anual de empresa de
operaciones
6.2 Costo Laboral de tiempo de ejecución – empresa administradora del proyecto
El costo laboral de tiempo de ejecución depende de
duración de actividades de ejecución del proyecto y la
estructura de puestos definida, tomando en cuenta los
factores de organización.
Así tenemos que en algunos proyectos de área rural, la
duración puede ser superior al año, donde el tiempo de
vida necesario para ingreso a mercado de plantas o
animales se extiende desde la siembra o la fecundación
hasta su maduración mayor al año, que permita la venta.
Ejemplo en el proyecto de una granja porcina se tendrá:
construcción de cabañas seis meses, compra de
reproductores de unos tres meses, crecimiento de
reproductores 9 meses, gestación 3 meses, crecimiento
hasta producto 6 meses. Total 24 meses. En estos casos
se debía contemplar campos de actividad con personal
dedicado a desarrollo productivo y de apoyo
administrativo, incluyendo en el costo de los productos en
proceso, sueldos y todas las cargas laborales.
En proyectos con tiempo de ejecución menor al año se
debe dosificar la cantidad de personal por campos de
Enfoque Sistémico en Diseño de Proyectos de Inversión con Metodología Contable en Evaluación Versión 6 - 2015 A. Pedro Guevara
actividad de manera tal de reducir el tiempo de ejecución a
un periodo menor a los tres meses, a fin de incorporar al
personal, bajo la modalidad de contrato para reducir la
carga laboral.
Para el ejemplo de la granja avícola se consideró tres
meses
Tabla No 35
Costo laboral de ciclo de ejecución – empresa administradora del proyecto
En bolivianos
COMPONENTES MENSUAL CONTRATO
3 MESES
Administrador 1800 5400
TOTAL 5400
Fuente :Boletín Estadísticas Nacionales Salario y
Remuneración Media Nominal del Sector Privado
Recordamos que en el diseño del tiempo de ejecución de la
granja avícola, el constructor opera con la modalidad de
obra vendida Bs8000 por galpón, importe que más adelante
se considerará parte de la inversión.
Práctica No 37 –
Enfoque Sistémico en Diseño de Proyectos de Inversión con Metodología Contable en Evaluación Versión 6 - 2015 A. Pedro Guevara
Estimar el costo laboral de ciclo de ejecución empresa
administradora del proyecto.