senasenaprevios.com/wp-content/uploads/madurez/guia-implementacion... · descripción de la hoja de...
TRANSCRIPT
SENA
SISTEMA DE PROSPECTIVA, VIGILANCIA E
INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL
Guía de implementación del Modelo de Madurez en el
uso del Sistema PREVIOS en los Centros de
Formación del SENA
Elaborado por:
Leonardo Solarte Pazos PhD – Dirección Académica
Álvaro Pío Gómez Olaya PhD – Coordinación
Luis Felipe Sánchez Arias PhD (C) – Asesoría académica y técnica
Isabel Cristina Velasco Zamora – Apoyo técnico
SEPTIEMBRE 11 DE 2017
3
TABLA DE CONTENIDO
Índice Figuras ........................................................................................................ 4
Índice de Tablas .................................................................................................... 5
Introducción ........................................................................................................... 6
Objetivo .................................................................................................................. 7
Alcance .................................................................................................................. 7
Responsables ........................................................................................................ 7
CAPÍTULO 1. USOS DEL MODELO DE MADUREZ DEL SISTEMA PREVIOS ... 8
1.1. ¿Qué relación existe entre el Sistema PREVIOS y el Modelo de Madurez
del Sistema PREVIOS? ....................................................................................... 8
1.2. ¿Qué es el Modelo de Madurez del Sistema Previos? ............................. 8
1.3. ¿Cuál es la utilidad práctica del Modelo de Madurez del Sistema Previos?
9
1.4. ¿Cómo se implementa el Modelo de Madurez del Sistema Previos? ....... 9
1.5. ¿Cómo se mide el avance en la institucionalización del Sistema PREVIOS?
9
1.6. ¿Qué criterios definen el Nivel de Madurez en el cual se clasifica un Centro
de Formación? ..................................................................................................... 9
1.7. ¿Qué sucede si un Centro de Formación es nivel 1 pero ya ha realizado
algunas prácticas de niveles 2, 3, 4 o 5? ........................................................... 10
CAPÍTULO 2. COMPONENTES DEL MODELO DE MADUREZ ......................... 11
2.1. Dimensiones del Modelo de Madurez ..................................................... 12
2.2. Niveles de Madurez ................................................................................ 12
CAPÍTULO 3. HOJA DE RUTA DEL MODELO DE MADUREZ DEL SISTEMA
PREVIOS .............................................................................................................. 14
3.1. Descripción de la Hoja de Ruta del Modelo de Madurez ........................ 14
3.2. Componentes de la Hoja de Ruta ........................................................... 14
3.2.1. Dimensiones .................................................................................... 14
3.2.2. Prácticas .......................................................................................... 14
3.2.3. Actividades....................................................................................... 14
3.3. Tablero resumen de la evolución de la Hoja de Ruta ............................. 16
3.4. Prácticas y actividades incorporadas a la Hoja de Ruta por Nivel de
Madurez del Sistema PREVIOS ........................................................................ 16
3.4.1. El punto de partida de los Centros de Formación. ........................... 16
3.4.2. Prácticas y capacidades del nivel de Madurez II: Uso estable de
métodos. ........................................................................................................ 17
3.4.3. Prácticas del nivel de Madurez III: Procesos integrados. ................. 21
4
3.4.4. Prácticas del nivel de Madurez IV: Gestión Cuantitativa e
Institucionalizada. ........................................................................................... 25
3.4.5. Prácticas nivel de Madurez V: Mejoramiento e Innovación .............. 30
CAPÍTULO 4. METODOLOGÍA PARA EL ACOMPAÑAMIENTO EN LA
FORMULACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN ......................................................... 33
4.1. Propósito del Plan de Acción .................................................................. 33
4.2. Proceso de elaboración, implementación y evaluación del Plan de Acción
33
Duración del taller: ......................................................................................... 33
Recursos requeridos: ..................................................................................... 33
4.2.1. Realización del Taller de Plan de Acción ......................................... 33
Participantes: ................................................................................................. 33
4.2.2. Metodología del taller de Plan de Acción ......................................... 34
4.2.3. Acompañamientos virtuales ............................................................. 34
4.2.4. Taller de lecciones aprendidas ........................................................ 35
4.2.5. Evaluación de avances de Planes de Acción: ................................. 35
4.2.6. Instrumento para aplicar el Plan de Acción ...................................... 35
CAPÍTULO 5. INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LOS PLANES
DE ACCIÓN .......................................................................................................... 36
5.1. Objetivo ................................................................................................... 36
5.2. Alcance ................................................................................................... 36
5.3. Diligenciamiento del Instructivo ............................................................... 36
5.3.1. Campos de elaboración del Plan de Acción .................................... 36
5.4. Ejecución ................................................................................................ 39
5.5. Seguimiento y control .............................................................................. 39
5.6. Cierre ...................................................................................................... 39
Glosario ................................................................................................................ 40
Índice Figuras
5
Figura 1. Esquema de herramientas para la implementación del Modelo de Madurez. .... 13
Figura 2. Campos del Formato de Plan de Acción ........................................................... 38
Índice de Tablas
Tabla 1. Interrelación entre los Niveles de Madurez y las dimensiones del Modelo de
Madurez........................................................................................................................... 11
Tabla 2. Dimensiones de análisis del Modelo de Madurez ............................................... 12
Tabla 3. Estructura general de la Hoja de Ruta del Modelo de Madurez .......................... 15
Tabla 4. Tablero resumen de la evolución de la Hoja de Ruta ......................................... 16
Tabla 5. Hoja de Ruta del Nivel de Madurez II. Uso estable de métodos. ........................ 19
Tabla 6. Hoja de Ruta del Nivel de Madurez III. Procesos Integrados. ............................. 22
Tabla 7. Hoja de Ruta del Nivel de Madurez IV. Gestión cuantitativa e institucionalizada. 26
Tabla 8. Hoja de Ruta del Nivel de Madurez V. Mejoramiento e Innovación .................... 31
6
Introducción
Todo Centro de Formación del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), en su
interés de mejorar sus capacidades de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia
Organizacional, se enfrenta al reto de coordinar en el día a día la adquisición de
nuevos aprendizajes, capitalizando sus experiencias y a la vez dando respuesta a
sus más actuales necesidades de planeación a largo plazo. Esto implica contar con
una metodología que le permita avanzar en pasos ordenados hacia la adquisición e
institucionalización de dichas capacidades.
Dicha metodología consiste en la aplicación de un Modelo de Madurez del Sistema
de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional (en adelante PREVIOS),
que busca en el largo plazo dotar a los 117 Centros de Formación de capacidades
de planeación “Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional” (PVeIO).
De este modo, el Modelo de Madurez establece un paso a paso ordenado de
mejoramiento sobre la base de la apropiación de prácticas y capacidades en dichos
Centros, por medio de un instrumento denominado Hoja de Ruta.
Este documento es una guía de implementación de dicho Modelo de Madurez, que
describe la manera mediante la cual dicha Hoja de Ruta debe ponerse en práctica
en cualquiera de los Centros de Formación.
Cabe aclarar que la aplicación de esta guía se soporta teóricamente en un
documento denominado “Documento conceptual del Modelo de Madurez en el uso
del Sistema PREVIOS”, depositado en la sección Guías e Instructivos de la
plataforma en línea de PREVIOS SENA.
La estructura de la presente guía es la siguiente. En el primer capítulo se introduce
al Modelo de Madurez del Sistema PREVIOS y sus usos y aportes en la práctica del
SENA. En el capítulo 2 se presentan los componentes del mismo. Los capítulos 3,
4 y 5 se centran en su operacionalización mediante la presentación de las
herramientas que permiten implementar las prácticas; a saber, la Hoja de Ruta, la
metodología orientadora para la formulación del Plan de Acción, y el Instructivo para
el diligenciamiento de los Planes de Acción.
7
Objetivo
Establecer el Plan de Acción para el mejoramiento del nivel de madurez de los
Centros de Formación basado en la Hoja de Ruta, para facilitar la apropiación de
capacidades en PVeIO en el marco del Sistema PREVIOS del SENA.
Alcance
Esta guía permitirá orientar el proceso de mejoramiento en las capacidades de
PveIO en los Centros de Formación. El proceso de mejoramiento consiste en el
desarrollo gradual de los Niveles de Madurez a partir del cumplimiento de las
prácticas y las actividades contenidas en la Hoja de Ruta, y operacionalizadas
mediante el Plan de Acción.
Responsables
La Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo será la que
coordinará/orientará este ejercicio desde la Dirección General del SENA.
8
CAPÍTULO 1. USOS DEL MODELO DE MADUREZ DEL
SISTEMA PREVIOS
El Modelo de Madurez del Sistema PREVIOS y su lógica de funcionamiento puede
comprenderse a partir de las siguientes preguntas.
1.1. ¿Qué relación existe entre el Sistema PREVIOS y el Modelo de
Madurez del Sistema PREVIOS?
Mientras que el Sistema PREVIOS es el conjunto de procesos (cinco metodologías)
estructurados de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional, que al
aplicarse permiten al SENA mejorar sustancialmente su capacidad de toma de
decisiones estratégicas de manera acertada; el Modelo de Madurez busca su
institucionalización. Esto es, llevar a cualquier Centro de Formación más allá del
desarrollo de estudios prospectivos (llamados Ejercicios Prospectivos), a que el
Sistema PREVIOS haga parte esencial de su actividad cotidiana, buscando, arraigar
el pensamiento y la práctica prospectiva a su quehacer diario. Así, mientras el
Sistema PREVIOS aplica métodos y procesos prospectivos para la generación de
estudios de gran calidad técnica, el Modelo de Madurez busca institucionalizar esa
práctica.
Ello crea una relación bidireccional, sinérgica, importante entre el Sistema PREVIOS
y el Modelo de Madurez. Por un lado, las prácticas más básicas (nivel 2 de madurez)
del Modelo guían el paso a paso que prepara a todo Centro para utilizar el Sistema
PREVIOS. Pero adicionalmente, una vez utilizados los métodos y procesos
prospectivos del Sistema PREVIOS, el Modelo solicita la sistematización de
aprendizajes mediante lecciones aprendidas, lo cual, capitaliza experiencias para
pasar a niveles más avanzados que implican un uso sistemático y afianzado del
Sistema PREVIOS, generando una curva de aprendizaje.
1.2. ¿Qué es el Modelo de Madurez del Sistema Previos?
El Modelo de Madurez para la institucionalización del Sistema PREVIOS es una
metodología de trabajo que establece un paso a paso ordenado de mejoramiento
sobre la base de la apropiación de prácticas y capacidades en los Centros de
Formación del SENA.
9
1.3. ¿Cuál es la utilidad práctica del Modelo de Madurez del Sistema Previos?
El valor del Modelo de Madurez es define prácticas específicas de Prospectiva,
Vigilancia e Inteligencia Organizacional PVeIO, y una serie de actividades en un
orden específico que permite implementarlas, conduciendo así a avanzar en la
institucionalización del Sistema PREVIOS. Así, implementar las prácticas y
actividades del Modelo de manera sostenida implica institucionalizar el Sistema
PREVIOS.
1.4. ¿Cómo se implementa el Modelo de Madurez del Sistema Previos?
El Modelo de Madurez se opera por medio de un instrumento denominado Hoja de
Ruta. Ésta desglosa una a una las prácticas y actividades que buscan
institucionalizar el Sistema PREVIOS. Es a partir de ésta que cada Centro debe
elaborar un Plan de Acción que le permita implementar dichas prácticas. Una
estrategia operativa para asegurar su ejecución es ingresar las tareas de dicho Plan
de Acción al Plan de Acción del Centro, figurando así en su planeación general.
1.5. ¿Cómo se mide el avance en la institucionalización del Sistema
PREVIOS?
Para medir el avance en la institucionalización del Sistema PREVIOS en cualquier
Centro de Formación, las prácticas y actividades están organizadas en cinco
grupos, llamados Niveles de Madurez, los cuales, al estar enumerados de 1 a 5,
dan una idea de progresión ordenada. Así, el avance en la institucionalización del
Sistema PREVIOS se mide en Niveles de Madurez, que contienen las prácticas y
actividades a cumplir.
1.6. ¿Qué criterios definen el Nivel de Madurez en el cual se clasifica un
Centro de Formación?
Sobre la base de que un Centro de Formación puede partir de un nivel en el que, a
pesar de contar con cierta experiencia, ésta ha sido ocasional y desconociendo
herramientas del Sistema PREVIOS como los servicios de la Unidad de PVeIO (es
decir, el nivel 1); cada Centro de Formación, deberá implementar todas y cada una
de las prácticas y actividades del Nivel de Madurez 2, para validarse como un Centro
de Nivel 2. Mientras ello ocurre, y así tenga avances en ciertas prácticas de dicho
nivel (2), será considerado como de nivel 1. El mismo criterio aplica para los niveles
3, 4 y 5. Así, un Centro ya validado como Nivel 2 deberá realizar todas las prácticas
10
y actividades de Nivel 3 para ser validado en este nuevo nivel, y así sucesivamente.
Por otro lado, para el caso concreto del Nivel 2, y dado que es la primera vez que
un Centro utiliza el Sistema PREVIOS, existe un criterio adicional, cual es validar la
existencia de ciertos puntos mínimos en el informe final de su primer Ejercicio
Prospectivo.
1.7. ¿Qué sucede si un Centro de Formación es nivel 1 pero ya ha realizado
algunas prácticas de niveles 2, 3, 4 o 5?
Es muy posible que un Centro de Formación tenga avances importantes en PVeIO,
producto de su experiencia, y que dichos avances sean reconocidos en el Modelo
de Madurez como de niveles 3, 4 o 5. Sin embargo, esto no genera ruido alguno de
cara al criterio para definir el Nivel de Madurez de dicho Centro, pues se toman en
cuenta simplemente como avances en otros niveles. Los niveles 2 a 5 deben ser
realizados en la totalidad de sus prácticas y actividades para considerar un nivel
como cumplido. Nunca un Centro podrá saltarse un nivel, por ejemplo, ser nivel 2 y
pretender pasar al nivel 4, sin cumplir con la totalidad del nivel 3.
11
CAPÍTULO 2. COMPONENTES DEL MODELO DE MADUREZ
El Modelo de Madurez del Sistema PREVIOS está estructurado en función de cinco
niveles de Madurez que jerarquizan veinte (20) prácticas, y cinco dimensiones que
las agrupan. Es mediante la realización de dichas prácticas y sus respectivas
actividades que se lleva a cabo la institucionalización del Sistema PREVIOS, es
decir, que se da lugar al mejoramiento.
En la Tabla 1 se describen las dimensiones y los niveles de madurez del modelo.
La primera columna presenta los cinco niveles de madurez, que van de 1 a 5, siendo
5 el más avanzado. En las columnas 2 a 6 se presentan las cinco dimensiones que
clasifican las veinte prácticas. En la última columna se totalizan las actividades por
nivel de madurez, el cual se obtiene de sumar horizontalmente el número
presentado en círculos. Puede así observarse que el nivel de madurez con mayor
cantidad de actividades es el 3 con veintidós, mientras que el nivel de madurez 2 se
compone de 12 actividades. En total, la Hoja de Ruta se compone de 73 actividades.
Tabla 1. Interrelación entre los Niveles de Madurez y las dimensiones del Modelo de Madurez
*Los círculos representan el número de prácticas contenidas en cada Nivel de Madurez, según la
dimensión a la que pertenecen. Los números en al interior de éstos, indican la cantidad de
actividades que implementan cada práctica.
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Universidad del Valle.
12
A continuación, se describen las dimensiones y los niveles de madurez
representados en la tabla anterior.
2.1. Dimensiones del Modelo de Madurez
Las dimensiones del Modelo de Madurez constituyen categorías creadas para
clasificar y diferenciar las prácticas del Modelo de Madurez, según el tema que éstas
abordan. Cada dimensión aparece así en cada uno de los Niveles del Modelo de
Madurez. Consisten en: Talento humano, Infraestructura Prospectiva, Uso del
Sistema PREVIOS, Rol de la Unidad de PVeIO y Gestión del conocimiento. Estas
se presentan en la Tabla 2.
Tabla 2. Dimensiones de análisis del Modelo de Madurez
DIMENSIÓN DESCRIPCION
TALENTO HUMANO Describe las características y competencias especializadas en
prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional.
INFRAESTRUCTURA
PROSPECTIVA
Describe el avance en el nivel de uso de software, equipos o
sistemas de información como bases de datos especializados en
prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional.
USO DEL SISTEMA
PREVIOS. MÉTODOS Y
PROCESOS
PROSPECTIVOS
Describe el avance en el nivel de uso e institucionalización del
sistema PREVIOS del SENA en los Centros de Formación.
ROL DE LA UNIDAD DE
PVeIO
Describe el avance en el nivel de aprovechamiento de la Unidad
de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del
SENA y su rol en el Centro de Formación.
GESTIÓN DEL
CONOCIMIENTO
Describe el avance en el nivel de realización de prácticas
asociadas a la Gestión de la Innovación, el Aprendizaje
institucional y la capitalización de curvas de aprendizaje en los
Centros de Formación y la Unidad de Prospectiva desde su
práctica y uso del sistema PREVIOS.
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Universidad del Valle.
2.2. Niveles de Madurez
Los niveles de madurez se entienden como el grado de desarrollo en la apropiación
institucional de capacidades en PVeIO del Centro de Formación a partir del
desarrollo de prácticas específicas.
Para conocer la manera en que los Niveles de Madurez permiten medir el avance
en la institucionalización del Sistema PREVIOS, y los criterios que se utilizan para
13
clasificar un Centro de Formación, se recomienda leer los puntos 1.5 a 1.7 de la
presente guía.
Por otro lado, los siguientes tres capítulos puntualizan las herramientas que
permiten la operación del Modelo de Madurez:
Capítulo 3. La Hoja de Ruta.
Capítulo 4. Metodología para el acompañamiento en la formulación de
Planes de Acción
Capítulo 5. Instructivo y formato de Plan de Acción.
Figura 1. Esquema de herramientas para la implementación del Modelo de Madurez.
PLAN DE ACCIÓN PARA LA
INSTITUCIONALIZACIÓN DEL
SISTEMA PREVIOS
Hoja de Ruta
Instructivo y
formato de Plan
de Acción
Metodología para el
acompañamiento en la
formulación de Planes de
Acción
14
CAPÍTULO 3. HOJA DE RUTA DEL MODELO DE MADUREZ DEL
SISTEMA PREVIOS
3.1. Descripción de la Hoja de Ruta del Modelo de Madurez
La Hoja de Ruta es un documento que orienta el mejoramiento de los Centros de
Formación. Recopila 20 prácticas y 73 actividades, organizadas en función de las
dimensiones del Modelo de Madurez y permite avanzar de manera gradual en los
diferentes niveles de madurez.
3.2. Componentes de la Hoja de Ruta
Los componentes de la Hoja de Ruta son las dimensiones, las prácticas y las
actividades.
3.2.1. Dimensiones
Las dimensiones de la Hoja de Ruta consisten en cada una de las cinco categorías
organizacionales que permiten clasificar y diferenciar las prácticas del Modelo de
Madurez, según el tema que éstas abordan. Cada dimensión aparece así en cada
uno de los Niveles del Modelo de Madurez. Estas consisten en:
• Talento humano.
• Infraestructura Prospectiva.
• Uso del Sistema PREVIOS.
• Rol de la Unidad de PVeIO.
• Gestión del conocimiento.
3.2.2. Prácticas
Una práctica es una serie de actividades que se deben llevar a cabo en el SENA
con el fin de adquirir conductas y capacidades en PveIO, por parte del personal de
los Centros de Formación, que garanticen la institucionalización del Sistema
PREVIOS.
3.2.3. Actividades
Las actividades consisten en acciones que se realizan con el propósito único de
implementar efectivamente las 20 Prácticas de PVeIO en un Centro de Formación.
Las actividades están organizadas en un orden lógico, algunas veces implicando la
15
utilización de formatos que, al ser realizadas a cabalidad, permiten satisfacer la
práctica a la cual se adscriben.
Recapitulando, la Hoja de Ruta se compone de cinco (5) dimensiones, veinte (20)
prácticas y setenta y tres (73) actividades. Por su parte, la relación entre los niveles
de madurez, las prácticas y actividades es la siguiente:
• Nivel de Madurez II 5 prácticas 12 actividades.
• Nivel de Madurez III 5 prácticas 19 actividades.
• Nivel de Madurez IV 5 prácticas 21 actividades.
• Nivel de Madurez V 5 prácticas 21 actividades.
En cuanto a su estructura, ésta se presenta en la Tabla 3. La primera columna
relaciona los Niveles de Madurez del Modelo, que proponen prácticas indicadas en
la columna dos. En la tercera columna se especifica la dimensión a la que
pertenecen las prácticas La última columna detalla las actividades que implementan
la práctica en la dimensión determinada.
Tabla 3. Estructura general de la Hoja de Ruta del Modelo de Madurez
Niveles
de
Madurez
Prácticas
(Qué)
Dimensión Actividades
(Cómo)
2
2.1. aaa 2.1.1
2.1.2
2.1.3
…
2.2. bbb 2.2.1
2.2.2
2.2.3
…
2.3. ccc 2.3.1
2.3.2
2.3.3
…
2.4 ddd 2.4.1
2.4.2
2.4.3
…
2.5 eee 2.5.1
2.5.2
2.5.3
…
…
… … …
…. ….
*Dado que el Nivel 1 de Madurez no propone prácticas, éste no hace parte de la Hoja de Ruta.
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Universidad del Valle.
16
3.3. Tablero resumen de la evolución de la Hoja de Ruta
La Tabla 4 presenta un resumen de la manera en la cual evolucionan progresivamente las
capacidades a desarrollar por cada Centro de Formación en cada Nivel de Madurez. Las
prácticas y actividades de cada uno de estos niveles se describen en detalle en las tablas
subsiguientes.
Tabla 4. Tablero resumen de la evolución de la Hoja de Ruta
3.4. Prácticas y actividades incorporadas a la Hoja de Ruta por Nivel de
Madurez del Sistema PREVIOS
Antes de presentar las prácticas y actividades de la Hoja de Ruta, es preciso
describir el punto de partida que caracteriza la actividad de los Centros de
Formación.
3.4.1. El punto de partida de los Centros de Formación.
Dado que el Sistema PREVIOS establece un grupo estándar de procesos y métodos
nuevos para el SENA, el punto de partida de todo Centro de Formación,
Nivel Rol Unidad Gest. Conoc.
Años Nº Nº Person.
2 Minimo 1 Ejercicio con 1 Proceso 5 10 h/sem
Uso
estable
Minimo 2 Ejercicios con 2 Procesos 6-8 20 h/sem 1 Ejerc. Real izados
Procesos
integrados Todos 3 Ejercicios
Actualizados con
Vigilancia (Ciclos
prospectivos)
Actual izaciones
Minimo 5 Ejercicios con 5 Procesos 8-10 30 h/sem 3 Ejerc. Real izados
Gestión
cuantit. e
instit.Todos 8 Ejercicios
Actualizados con
Vigilancia (Ciclos
prospectivos)3
Actualizaciones
realizadas
5 8-10 30 + h/sem 8 Ejerc. Realizados
Mejoram
Innovac. 8Actualizaciones
realizadas
Uso de PREVIOS
Centro reporta
indicadores y
bases datos a
nivel ejercicios
Talento Humano
Centro apl ica
protocolos de
Unidad
Diseño y
pi lotaje de
software y
herramientas
propias
Centro
establece
Unidad propia
(homóloga a
la nacional )
Usa software
especia l i zado
Usa Herram.
Bás icas y bases
datos
Infraestructura
Banco
lecciones de
Plan Acción y
de Ejercicio
Experiencia
-
3
4
Conocimientos
básicos y uso de
algunos métodos
1
año
Dedicación
Banco de
mejores
prácticas
(Casos
publ icables ).
Casos
publ icables a
nivel
internacional
(Ej. Cinterford)
Propone nuevos Procesos Prospectivos y
contribuye mejorar PREVIOS
3-4
años
2
años
Banco de
mejores
prácticas
(Casos). Red
expertos y
metodólogo
Usa
funcional idades
más avanzadas
del software
Centro reporta
indicadores y
bases datos a
nivel gerencia l
17
independientemente de su experiencia, es el correspondiente al nivel 1, “uso
ocasional de métodos”.
Este nivel refleja un alto grado de aleatoriedad en el uso del Sistema PREVIOS, y
está principalmente orientado por el criterio de cada funcionario. No hay una
coordinación ni integración de los métodos de prospectiva aplicados, ni un
conocimiento del Sistema PREVIOS. Por tanto, este nivel no constituye un punto de
madurez deseable, ni prácticas específicas a desarrollar.
Las capacidades organizacionales de los Centros de Formación antes de
implementar el Sistema PREVIOS, son las siguientes en el marco de las
dimensiones descritas anteriormente (Talento humano, Infraestructura, etc.):
1. El Centro cuenta con personal que eventualmente ha utilizado algunos métodos
de PVeIO.
2. El Centro conoce alguna infraestructura dedicada a ejercicios de prospectiva.
3. El Centro no conoce el Sistema Previos.
4. El Centro desconoce la existencia de la Unidad de Prospectiva, Vigilancia e
Inteligencia Organizacional.
5. El Centro no realiza prácticas de gestión del conocimiento en PVeIO
En adelante se presentan las prácticas y actividades de la Hoja de Ruta que se
deben implementar en cada Centro de Formación para implementar el Sistema
PREVIOS. Cada grupo de éstas (grupos ordenados según los niveles de madurez
al que pertenecen) estará precedido por una descripción de las capacidades
organizacionales que buscan ser desarrolladas.
3.4.2. Prácticas y capacidades del nivel de Madurez II: Uso estable de
métodos.
Las capacidades que desarrollará cada Centro de Formación al cumplir con las
prácticas de este nivel son las siguientes:
1. El Centro cuenta con un equipo de prospectiva consolidado y capacitado en
fundamentos de PVeIO, con una experiencia de mínimo un (1) Ejercicio
Prospectivo.
2. El Centro utiliza herramientas prospectivas básicas e interactúa con bases de datos que faciliten el desarrollo de los ejercicios de prospectiva.
3. El Centro conoce y usa un Proceso Prospectivo en el marco del Sistema
PREVIOS para la realización de un Ejercicio Prospectivo.
18
4. El Centro recibe la orientación metodológica de la Unidad PVeIO para el
desarrollo de un Ejercicio Prospectivo, aplicando sus protocolos.
5. El Centro documenta lecciones aprendidas sobre el desarrollo del Ejercicio
Prospectivo y del Plan de Acción que orienta la implementación del Sistema
PREVIOS.
El conjunto de las prácticas y actividades que integran este nivel se indican en la
Tabla 5.
Tabla 5. Hoja de Ruta del Nivel de Madurez II. Uso estable de métodos.
# DIMENSIÓN PRÁCTICA
(Qué) DESCRIPCIÓN ID
Actividades
(Cómo)
1 Talento
humano
Estructurar y
capacitar el equipo
de trabajo en
fundamentos de
PVeIO.
Al interior de los centros se
seleccionarán aquellos funcionarios
que posean experiencia y
capacitación en temas
prospectivos. El grupo estará
conformado por 5 personas y
deberá capacitarse en fundamentos
de Prospectiva, Vigilancia e
Inteligencia Organizacional y en los
Procesos Prospectivos del Sistema
PREVIOS, registrándose en el sitio
www.senaprevios.com y estudiando
el material allí dispuesto. Su tiempo
de dedicación semanal deberá ser
de al menos 10 horas a la semana.
1.1
1.1. El Centro Identifica personas de las distintas sedes con
conocimientos en prospectiva y vigilancia, y/o con disposición
a participar activamente en actividades en el marco del
Sistema PREVIOS
1.2 1.2. El Centro selecciona cinco (5) personas del ítem anterior,
que conformen el equipo de prospectiva en el Centro.
1.3
1.3 El Centro asigna los roles y las responsabilidades al equipo
seleccionado de acuerdo a la estructura de desarrollo de un
proyecto prospectivo (líder, profesional y vigías) (ver "Guía
Principal del Sistema PREVIOS" página 13, en el sitio
www.senaprevios.com)
1.4
1.4. El equipo de prospectiva del Centro se capacita en
fundamentos y métodos de Prospectiva, Vigilancia e
Inteligencia Organizacional en el marco del Sistema
PREVIOS. Ver. www.senaprevios.com
2
Uso del
Sistema
PREVIOS
Uso inicial Sistema
PREVIOS
El Centro inicia su proceso de
aprendizaje y uso del Sistema
PREVIOS
2.1.
2.1 El equipo de prospectiva del Centro identifica y prioriza sus
necesidades de toma de decisiones estratégicas a futuro (Por
ejemplo, investigación, inversiones, Planes Tecnológicos,
programas de formación, entre otros)
2.2
2.2 El equipo de prospectiva del Centro desarrolla un Ejercicio
Prospectivo utilizando uno de los cinco (5) Procesos
Prospectivos del Sistema PREVIOS, dispuestos en la
plataforma www.senaprevios.com.
3 Infraestructura
Prospectiva
Conocer las
herramientas,
bases de datos
para PVeIO.
El centro inicia un proceso de
aprendizaje estructurado con
herramientas de Prospectiva y de
bases de datos de acuerdo a sus
necesidades de estudios
3.1
3.1. El equipo de prospectiva del centro interactúa con
herramientas básicas de prospectiva, explora sus
funcionalidades, así como las bases de datos especializadas
para realizar vigilancia e inteligencia organizacional. (Ver
Documento "Guía de métodos").
# DIMENSIÓN PRÁCTICA
(Qué) DESCRIPCIÓN ID
Actividades
(Cómo)
3.2
3.2. El equipo de prospectiva del Centro genera insumos de
información con el uso de las herramientas prospectivas y
bases de datos especializadas que contribuyen al desarrollo
del ejercicio prospectivo
4 Rol de la
Unidad
Construir una
agenda de trabajo
con la Unidad de
prospectiva,
Vigilancia e
Inteligencia
Organizacional de
PREVIOS
El centro establece en conjunto con
la Unidad de PVeIO de PREVIOS
actividades que permitan
interactuar y actuar bajo sus
directrices en aspectos
metodológicos de manera
permanente para el desarrollo de un
ejercicio prospectivo.
4.1
4.1. El equipo de prospectiva del Centro mantiene un contacto
permanente con la Unidad de PVeIO de PREVIOS en el
desarrollo del Ejercicio Prospectivo, aplicando sus protocolos.
5 Gestión del
Conocimiento
Sistematizar las
lecciones
aprendidas del
desarrollo del
Ejercicio
Prospectivo en el
marco del Sistema
PREVIOS
El equipo de prospectiva del Centro
generará espacios de reflexión
acerca del uso del Sistema
PREVIOS y la realización del
Ejercicio Prospectivo,
documentando los aprendizajes
generados y lecciones aprendidas.
5.1
5.1 El equipo de prospectiva del Centro utiliza de manera
sistemática el formato de lecciones aprendidas Nivel 2,
diseñado en el marco del Sistema PREVIOS
5.2
5.2 El equipo de prospectiva del Centro socializa a nivel
interno las lecciones aprendidas identificadas en el desarrollo
del ejercicio prospectivo en el marco del Sistema PREVIOS
5.3
5.3 El equipo de prospectiva del Centro publica el informe de
lecciones aprendidas del desarrollo del ejercicio prospectivo
en la plataforma www.senaprevios.com para su divulgación a
la comunidad del SENA
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Universidad del Valle.
3.4.3. Prácticas del nivel de Madurez III: Procesos integrados.
Las prácticas de este nivel de madurez generarán las siguientes capacidades en
cada Centro de Formación:
1. El Centro cuenta con un equipo de prospectiva ampliado, con mayores
conocimientos en PVeIO, y una experiencia de mínimo tres (3) Ejercicios
Prospectivos.
2. El Centro usa las herramientas, bases de datos y, en sus funcionalidades
básicas, software especializado en PVeIO.
3. El Centro realiza al menos dos Ejercicios Prospectivos simultáneamente en el
marco del Sistema PREVIOS, y realiza además un primer ciclo prospectivo.
4. El Centro cuenta con una base de datos de indicadores para su utilización en
futuros Ejercicios Prospectivos.
5. El Centro genera un Banco de Mejores prácticas (Casos), sobre la base del
análisis de sus experiencias. Cuenta además con una red expertos y
metodólogos que acompañan la realización de los Ejercicios Prospectivos.
El conjunto de las prácticas, actividades e inversión especializada que integran este
nivel se indican en la Tabla 6.
Tabla 6. Hoja de Ruta del Nivel de Madurez III. Procesos Integrados.
# DIMENSIÓN PRÁCTICA
(Qué) DESCRIPCIÓN
EJECUCIÓN
Actividades
(Cómo)
1 Talento
Humano
Equipo de prospectiva del
Centro consolidado para la
realización de Ejercicios
Prospectivos.
El equipo de prospectiva del Centro estará
conformado por seis a ocho (6-8) personas;
conservando aquellos integrantes que realizaron
el primer Ejercicio Prospectivo en el nivel
anterior; debiéndose agregar un rol de
Metodólogo. Su tiempo de dedicación semanal
deberá ser de al menos veinte (20) horas;
estableciéndose los espacios necesarios para
ejecutar el trabajo prospectivo.
1.1 El equipo de prospectiva conformado
en el Centro integra nuevos miembros
hasta un total de entre 6 y 8 personas.
1.2 El equipo de prospectiva del Centro
realiza actividades en el desarrollo de
ejercicios prospectivos con una
dedicación semanal de 20 horas.
1.3 El equipo de prospectiva del Centro
participa en actividades de formación
continua, como Diplomados, Seminarios
y Cursos cortos Nacionales e
internacionales en temas de prospectiva
y vigilancia.
2 Infraestructura
Prospectiva
Uso de software
especializado en PVeIO.
El equipo de prospectiva del Centro usa software
especializado para el desarrollo de los ejercicios
prospectivos con el fin de realizar búsqueda,
procesamiento y análisis de información de los
proyectos que se ejecuten en el Centro de
Formación
2.1 El equipo de prospectiva del Centro
utiliza software especializado para el
procesamiento de base de datos (minería
de texto).
2.2. El equipo de Prospectiva del Centro
utiliza software especializado para la
búsqueda, procesamiento y análisis de
patentes.
2.3. El equipo de Prospectiva del Centro
usa software especializado para el
diseño, elaboración, procesamiento y
análisis de consultas.
2.4. El equipo de Prospectiva del Centro
usa software especializado para la
construcción de escenarios (Ej.
# DIMENSIÓN PRÁCTICA
(Qué) DESCRIPCIÓN
EJECUCIÓN
Actividades
(Cómo)
MORPHOL, MACTOR, ÁBACO DE
REGNIER)
3
Uso del
Sistema
PREVIOS
Uso simultaneo y
complementario de al
menos tres (3) procesos
prospectivos para el
desarrollo de ejercicios en
el marco del Sistema
PREVIOS.
El equipo de prospectiva del Centro desarrolla
mínimo dos (2) Ejercicios Prospectivos
utilizando al menos dos procesos prospectivos
diferentes. Adicionalmente, actualiza mediante
el "Instructivo de Vigilancia e Inteligencia
Organizacional", el informe del Ejercicio
realizado en el nivel de madurez 2, y los de los
Ejercicios realizados durante este nivel. Deberá
actualizar así 3 Ejercicios como mínimo. Las
actualizaciones se hacen anualmente,
generando una especie de Ciclo Prospectivo por
cada Ejercicio realizado.
Por otro lado, se realiza control a los indicadores
y bases de datos generados para los Ejercicios
Prospectivos realizados.
3.1. Desarrollo de al menos dos Ejercicios
Prospectivos utilizando la metodología de
dos Procesos Prospectivos en el marco
del Sistema PREVIOS.
3.2. Realización de control de Factores
Críticos de Vigilancia a nivel de los
Ejercicios Prospectivos.
3.3. Construcción y control de repositorios
de información de los Ejercicios
Prospectivos realizados.
3.4. Actualización de los informes del
Ejercicio Prospectivo realizado en el nivel
de madurez 2, y de los Ejercicios (2
mínimo) realizados para el nivel de
madurez 3. La actualización se realiza
anualmente.
4
Rol de la
Unidad de
PVeIO
Mantener una
comunicación permanente
entre el Centro y la Unidad
que permita la utilización
efectiva del Sistema
PREVIOS y la construcción
de un banco de mejores
prácticas.
El Centro continuará aplicando todo protocolo y
canal de comunicación dispuesto por la Unidad
de PVeIO, detallando muy especialmente los
expertos y redes de conocimiento que utilizará
y/o construirá. Detallará la configuración y roles
del nuevo equipo de trabajo y actividades a
desarrollar durante las horas programadas
(20h). Finalmente, entregará a la Unidad los
4.1. El equipo de prospectiva del Centro
aplica todo nuevo protocolo de
acompañamiento por parte de la Unidad
de PVeIO.
4.2 El equipo de prospectiva del Centro
comunica sus nuevos integrantes y su
estructura para realizar los Ejercicios
Prospectivos y sus actualizaciones.
# DIMENSIÓN PRÁCTICA
(Qué) DESCRIPCIÓN
EJECUCIÓN
Actividades
(Cómo)
informes de seguimiento a indicadores y bases
de datos de los Ejercicios realizados, así como
de mejores prácticas. Todo informe de Ejercicio
realizado y/o actualizado contendrá anexos y
evidencias.
4.3 El equipo de prospectiva del Centro
comunica todo requerimiento para la
identificación de expertos y redes de
conocimiento.
4.4. El equipo de prospectiva del Centro
entrega informes de seguimiento a
indicadores y bases de datos de los
Ejercicios realizados.
4.5. El equipo de prospectiva del Centro
entrega informes (casos) para banco de
mejores prácticas.
5 Gestión del
Conocimiento
Establecer mecanismos de
articulación de los
resultados de los ejercicios
prospectivos desarrollados
y las lecciones aprendidas
identificadas con el Sistema
de Gestión de Calidad del
SENA
El equipo de prospectiva del Centro adiciona a
sus espacios de lecciones aprendidas, las
reflexiones propias a las actividades de
actualización de Ejercicios previamente
realizados (de Ciclos Prospectivos). Así mismo,
dinamiza una red de apoyo y conocimiento.
5.1 El equipo de prospectiva del Centro
utiliza de forma sistemática el formato de
lecciones aprendidas nivel 3, diseñado en
el marco del Sistema PREVIOS en todos
los Ejercicios Prospectivos desarrollados
y/o actualizados.
5.2. El equipo de prospectiva del Centro
organiza y dinamiza una red de apoyo a
partir de los expertos y metodólogos a
consultar.
5.3 El equipo de prospectiva del Centro
publica el informe de lecciones
aprendidas de nivel 3 en la plataforma
www.senaprevios.com para su
divulgación a la comunidad del SENA
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Universidad del Valle.
3.4.4. Prácticas del nivel de Madurez IV: Gestión Cuantitativa e
Institucionalizada.
Las prácticas de este nivel de madurez generarán las siguientes capacidades en
cada Centro de Formación:
1. El Centro cuenta con un equipo de prospectiva ampliado y con mayor
dedicación semanal y una experiencia de ocho (8) Ejercicios Prospectivos, e
interactúa con un Especialista en PVeIO.
2. El Centro usa las funcionalidades avanzadas que ofrecen los softwares de
PVeIO, incluyendo de minería de datos y de análisis de tendencias.
3. El Centro está en la capacidad de implementar los cinco Procesos Prospectivos
del Sistema PREVIOS, generando simultáneamente ciclos prospectivos por
medio de actividades de Vigilancia.
4. El Centro incorpora sistemáticamente a su proceso de toma de decisiones
gerenciales, los resultados articulados del seguimiento a indicadores y bases
de datos.
5. El Centro sistematiza y difunde por toda la organización indicadores y lecciones
aprendidas de PVeIO, organizando su Banco de Mejores prácticas y
desarrollando casos publicables al interior del SENA.
El conjunto de las prácticas y actividades que integran este nivel se indican en la
Tabla 7.
Tabla 7. Hoja de Ruta del Nivel de Madurez IV. Gestión cuantitativa e institucionalizada.
# DIMENSIÓN PRÁCTICA
(Qué) DESCRIPCIÓN
EJECUCIÓN
Actividades
(Cómo)
1 Talento
Humano
Fortalecer la especialización
el equipo prospectivo del
Centro en PVeIO
El equipo de prospectiva del Centro estará
conformado por ocho a diez (8-10)
personas; conservando aquellos
integrantes que realizaron los tres
Ejercicios Prospectivos de los niveles
anteriores, así como las 3 actualizaciones
respectivas. Se conserva el rol adicional de
Metodólogo. El tiempo de dedicación
semanal individual deberá ser de al menos
treinta (30) horas; estableciéndose los
espacios necesarios para ejecutar el
trabajo prospectivo. Adicionalmente, el
Centro seleccionará algunos perfiles que
formen parte de una especialización en
PVeIO.
1.1 Conformación de un equipo permanente de
entre 8 y 10 personas.
1.2 Dedicación semanal del equipo de 30 horas.
1.3 Selección de perfiles entre el equipo de
trabajo que se integrarán al estudio de una
especialización en Prospectiva y Vigilancia
1.4. Articulación de trabajo con un especialista en
prospectiva y vigilancia.
2 Infraestructura
Prospectiva
Dominar el uso de
herramientas, bases de datos
y software especializado en
PVeIO.
El equipo de prospectiva del Centro
domina y hace un uso avanzado de
software especializado, usado o no en el
nivel de madurez 3, para el desarrollo de
los ejercicios prospectivos, con el fin de
realizar búsqueda, procesamiento y
análisis de información de los Ejercicios
Prospectivos.
2.1 El equipo de prospectiva del Centro hace un
uso de las funciones más avanzadas de software
especializado para el procesamiento de base de
datos (minería de texto).
2.2. El equipo de Prospectiva del Centro hace un
uso de las funciones más avanzadas de software
para la búsqueda, procesamiento y análisis de
patentes.
2.3. El equipo de Prospectiva del Centro hace un
uso de las funciones más avanzadas de software
especializado para el diseño, elaboración,
procesamiento y análisis de consultas.
# DIMENSIÓN PRÁCTICA
(Qué) DESCRIPCIÓN
EJECUCIÓN
Actividades
(Cómo)
2.4. El equipo de Prospectiva del Centro hace un
uso de las funciones más avanzadas de software
especializado para la construcción de escenarios
(Ej. MORPHOL, MACTOR, ÁBACO DE
REGNIER)
3 Uso del
sistema
Uso permanente del sistema
PREVIOS en el marco de las
prácticas definidas de gestión
cuantitativa.
El equipo de prospectiva del Centro
desarrolla mínimo cinco (5) Ejercicios
Prospectivos utilizando los cinco (5)
procesos prospectivos. Adicionalmente,
actualiza mediante el "Instructivo de
Vigilancia e Inteligencia Organizacional",
todos los informes de Ejercicios realizados
hasta ese momento en los niveles de
madurez 2 y 3 y los de los Ejercicios
realizados durante el nivel 4. Deberá
actualizar así 8 informes de Ejercicios,
como mínimo. Las actualizaciones se
hacen anualmente, generando una
especie de Ciclo Prospectivo por cada
Ejercicio realizado. Por otro lado, la
"gestión cuantitativa" que da nombre al
nivel de madurez 4, tiene lugar a partir de
la toma de decisiones a nivel del Centro de
Formación de manera sistemática a partir
de los informes de control a los indicadores
y bases de datos generados durante los
Ejercicios Prospectivos. Así tal incidencia
haya tenido lugar anteriormente, en éste
nivel es la sistematicidad lo que cuenta,
3.1. Desarrollo de cinco (5) Ejercicios
Prospectivos, uno por cada uno de los Procesos
Prospectivos definidos en el Sistema PREVIOS.
3.2. Incorporación sistemática al proceso de toma
de decisiones del Centro de Formación, de los
resultados articulados entre sí, producto del
seguimiento a los Factores Críticos de los
Ejercicios Prospectivos.
3.3. Construcción y control de repositorios de
información de los Ejercicios Prospectivos
realizados.
3.4. Actualización de los informes de todos los
Ejercicios Prospectivos realizados en los niveles
de madurez 2 y 3, y de los cinco Ejercicios
realizados para el nivel de madurez 4; para un
total de 8 actualizaciones. La actualización se
realiza anualmente.
# DIMENSIÓN PRÁCTICA
(Qué) DESCRIPCIÓN
EJECUCIÓN
Actividades
(Cómo)
dando así cuenta de la institucionalización
del Sistema PREVIOS.
4 Rol de la
Unidad
Fortalecer la
institucionalización del
Sistema PREVIOS y la
cooperación con la Unidad, y
construir un banco de mejores
prácticas publicables.
Además de continuar el relacionamiento
con la Unidad en otros niveles, aplicando
todo protocolo y canal de comunicación
dispuesto por la Unidad de PVeIO,
detallando expertos y redes de
conocimiento, la configuración y roles del
nuevo equipo de trabajo y actividades a
desarrollar durante las horas programadas
(30h), así como los informes y anexos de
los Ejercicios realizado y/o actualizado; en
éste nivel , el Centro entrega a la Unidad
informes de seguimiento a indicadores y
bases de datos de los Ejercicios realizados
y utilizados para la toma de decisiones
gerenciales, e insumos para la
construcción de un banco de mejores
prácticas publicables.
4.1. El equipo de prospectiva del Centro aplica
todo nuevo protocolo de acompañamiento por
parte de la Unidad de PVeIO.
4.2 El equipo de prospectiva del Centro comunica
sus nuevos integrantes y su estructura para
realizar los Ejercicios Prospectivos y sus
actualizaciones.
4.3 El equipo de prospectiva del Centro comunica
todo requerimiento para la identificación de
expertos y redes de conocimiento.
4.4. El equipo de prospectiva del Centro entrega
informes de seguimiento a indicadores y bases de
datos de los Ejercicios realizados, utilizados para
la toma de decisiones.
4.5. El equipo de prospectiva del Centro entrega
a la Unidad los casos de mejores prácticas
publicables a nivel institucional.
5 Gestión del
Conocimiento
Estructurar base de datos de
indicadores y lecciones
aprendidas de PVeIO, y
definir mecanismos de
transferencia de resultados.
El equipo de prospectiva del Centro
adiciona a sus espacios de lecciones
aprendidas, las reflexiones propias a las
actividades de actualización de Ejercicios
previamente realizados (de Ciclos
5.1 El equipo de prospectiva del Centro utiliza de
forma sistemática el formato de lecciones
aprendidas nivel 4, diseñado en el marco del
Sistema PREVIOS en todos los Ejercicios
Prospectivos desarrollados y/o actualizados.
# DIMENSIÓN PRÁCTICA
(Qué) DESCRIPCIÓN
EJECUCIÓN
Actividades
(Cómo)
Prospectivos). Así mismo, define
mecanismos formales de transferencia de
resultados a los actores de interés. Si estas
trasnferencias ya han tenido lugar, en este
nivel se institucionaliza esta actividad
mediante un mecanismo.
5.2 El equipo de prospectiva del Centro publica el
informe de lecciones aprendidas de nivel 3 en la
plataforma www.senaprevios.com para su
divulgación a la comunidad del SENA
5.3 El equipo de prospectiva del Centro estructura
una base de datos de estimaciones e indicadores,
producto de sus Ejercicios Prospectivos para su
uso en futuros proyectos prospectivos. Su
seguimiento se realiza en la actividad 4.4.
5.4. Establecimiento de mecanismos formales de
transferencia de resultados de los Ejercicios
Prospectivos a los actores de interés.
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Universidad del Valle.
3.4.5. Prácticas nivel de Madurez V: Mejoramiento e Innovación
Las prácticas de este nivel de madurez generarán las siguientes capacidades en
cada Centro de Formación:
1. El Centro cuenta con un equipo de prospectiva con una experiencia de mínimo
ocho (8) Ejercicios Prospectivos, e interactúa con un Magister en PVeIO.
2. El Centro tiene la capacidad de crear nuevos procesos y diseñar métodos
propios para mejorar el Sistema PREVIOS.
3. El Centro ha dispuesto la constitución de un grupo permanente de PVeIO,
homólogo de la Unidad de PVeIO PREVIOS.
4. El Centro diseña e implementa nuevo software y herramientas propias que
mejoran o complementan los existentes en el Sistema PREVIOS.
5. El Centro intercambia conocimiento con redes de prospectiva externas al
SENA, y organiza sus aprendizajes y banco de mejores prácticas, por medio
de la generación casos publicables a nivel internacional.
El conjunto de las prácticas, actividades que integran este nivel se indican en la
Tabla 8.
Tabla 8. Hoja de Ruta del Nivel de Madurez V. Mejoramiento e Innovación
# DIMENSIÓN PRÁCTICA
(Qué) DESCRIPCIÓN
EJECUCIÓN
Actividades
(Cómo)
1 Talento
humano
Fortalecer la experticia
del equipo prospectivo
del Centro en PVeIO
El equipo de prospectiva del Centro
continuará estando conformado por ocho a
diez (8-10) personas; conservando
aquellos integrantes que realizaron los,
mínimo, ocho Ejercicios Prospectivos de
los niveles anteriores, así como las 8
actualizaciones respectivas. Su tiempo de
dedicación semanal deberá ser entre 30 y
40 horas; estableciéndose los espacios
necesarios para ejecutar el trabajo
prospectivo. Adicionalmente, el Centro
seleccionará algunos perfiles que formen
parte de una maestría en PVeIO.
1.1 El equipo de prospectiva del Centro conformado
por entre 8 y 10 personas consolida su dedicación,
organización y estructura.
1.2 Garantizar una dedicación semanal del equipo
entre 30 y 40 horas en temas de PVeIO.
1.3 Selección de perfiles entre el equipo de trabajo que
se integrarán al estudio de una maestría en
Prospectiva y Vigilancia
1.4. Articulación de trabajo con un Master en
Prospectiva y Vigilancia.
2 Infraestructura
prospectiva
Generar nuevos tipos de
herramientas y software
adaptados a los
requerimientos del
SENA.
El centro evalúa la necesidad de
desarrollar sus propios software o realizar
modificaciones a las herramientas
prospectivas descritas en los instructivos
metodológicos, según las necesidades
cambiantes del SENA.
2.1. Creación de una plataforma para simulaciones de
ejercicios prospectivos
2.2 Conceptualización de nuevos software
2.3 Elaboración de prototipos
2.4 Prueba piloto con los nuevos software
2.5 Propuesta con las variantes de herramientas
prospectivas
2.6 Pruebas pilotos con las nuevas herramientas
2.7 Uso de nuevas herramientas
2.8 Uso de nuevos softwares
# DIMENSIÓN PRÁCTICA
(Qué) DESCRIPCIÓN
EJECUCIÓN
Actividades
(Cómo)
3
Uso del
Sistema
PREVIOS
Identificar posibles
actualizaciones al
sistema PREVIOS.
El Centro sugerirá adaptaciones al sistema
PREVIOS con base en su experticia,
creando nuevos procesos y/o métodos
propios que complementen la práctica
prospectiva de cualquier Centro de
Formación.
3.1 Establecer un espacio de discusión y análisis de
requerimientos de mejoramiento metodológico del
Sistema PREVIOS.
3.2 Desarrollo de nuevos procesos o mejoras
metodológicas
3.3. Desarrollo de nuevos métodos de PVeIO.
4 Rol de la
Unidad
Conformar un equipo de
alto desempeño en
PVeIO de carácter
permanente homólogo
de la Unidad de PVeIO.
El centro constituye un grupo permanente
en PVeIO homólogo de la Unidad del
Sistema Previos.
4.1. Definición de la nueva estructura de esta Unidad
en el Centro, conforme a lineamientos de la Unidad de
PVeIO.
4.2. Selección de los funcionarios que formarán parte
de la nueva unidad
4.3. Gestión de los recursos necesarios para la
operación de la nueva unidad.
5 Gestión del
conocimiento
Implementar
mecanismos de
intercambio con redes
de prospectiva externas
al SENA.
Implementar mecanismos de intercambio
de conocimiento (conferencias y
publicaciones) y buenas prácticas con
redes externas al SENA que también
emplean metodologías de PVeIO.
5.1. Realización de conferencias donde se den a
conocer los avances que en materia prospectiva ha
desarrollado el SENA
5.2. Elaboración y publicación externa de casos en
revistas especializadas (Ej. Cinterfor) y/o indexadas
5.3 Intercambio con redes que utilizan sistemas
similares a PREVIOS.
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Universidad del Valle.
CAPÍTULO 4. METODOLOGÍA PARA EL ACOMPAÑAMIENTO EN
LA FORMULACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN
4.1. Propósito del Plan de Acción
El Plan de Acción en el marco del Sistema PREVIOS es el documento que, en
función de la Hoja de Ruta institucional, permite a cada Centro de Formación
planificar y controlar el proceso de avance en los niveles de madurez del Sistema.
Este permitirá definir:
• Tareas que implementen paso a paso las actividades y sus prácticas.
• Entregables.
• Los tiempos de ejecución.
• Responsables de las tareas.
• Insumos para cada tarea.
4.2. Proceso de elaboración, implementación y evaluación del Plan de Acción
Duración del taller:
5 a 6 horas
Recursos requeridos:
• Video beam y equipo de cómputo para capacitador.
• Equipo de cómputo para cada participante.
• Internet para cada equipo.
• Sala de reuniones.
4.2.1. Realización del Taller de Plan de Acción
La Unidad de PVeIO asigna un equipo de acompañamiento a Centros de
Formación, para llevar a cabo un Taller de Plan de Acción a partir de la Hoja de
Ruta, Nivel de Madurez 2, en conjunto con el equipo de trabajo de un Centro de
Formación y la guía del Formato de Plan de Acción pre-diligenciado para dicho nivel.
Participantes:
Se requiere la participación de entre 5 y 10 participantes, los cuales deben tener
conocimiento sobre el Sistema PREVIOS.
4.2.2. Metodología del taller de Plan de Acción
1. Presentación del taller de trabajo. Un integrante de la Unidad de PVeIO
inaugura el taller, presentándose y presentando el propósito del taller, la
duración y los resultados esperados.
2. Presentación de equipos de trabajo. Se presentan los integrantes del
equipo de trabajo del Centro de Formación y de la Unidad de PVeIO.
3. Presentación del Sistema PREVIOS. El equipo de la Unidad de PVeIO
presenta el Sistema, su estructura, los Procesos Prospectivos, y la
plataforma virtual: www.senaprevios.com.
4. Reflexión sobre oportunidades de aplicación del Sistema PREVIOS. El
equipo del Centro de Formación hace una corta reflexión de las necesidades
más importantes del Centro en materia de toma de decisiones desde su
situación y orientación estratégica. El propósito es poner en contexto el resto
del taller desde la realidad del Centro.
5. Presentación del Modelo de Madurez del Sistema PREVIOS. El equipo de
la Unidad de PVeIO presenta el Modelo, sus componentes y estructura, sus
propósitos y herramientas metodológicas, detallando el Nivel 2 de Madurez
y reafirmando el resultado esperado del taller, cual es el Plan de Acción de
implementación del Modelo de Madurez.
6. Diligenciamiento del Formato de Plan de Acción. Se proyecta a todos los
integrantes el formato, y se avanza una a una las actividades del Plan de
Acción, buscando identificar las tareas que desde la realidad del Centro
permitirán implementarlas. Dicho formato contiene entregables,
responsables y tiempos de ejecución, entre otros.
7. Presentación de formatos complementarios. Se presentan dos formatos
adicionales: el de “Lecciones Aprendidas Nivel 2 de Madurez” y el de
“Verificación de las fases de un Ejercicio Prospectivo”, ambos requisito para
satisfacer las prácticas del Nivel de Madurez 2.
8. Remisión del Plan de Acción. Tras aprobar el Plan de Acción, éste se
comunicará a la Unidad de PVeIO.
Durante el taller se resuelven las dudas que surjan tanto en términos del Sistema
PREVIOS como de la implementación y seguimiento del Plan de Acción.
4.2.3. Acompañamientos virtuales
Varias reuniones virtuales pueden realizarse entre el equipo de prospectiva del
Centro de Formación y la Unidad de PVeIO donde, tras un reporte de avances del
primero, se brindará acompañamiento para la resolución de inquietudes por parte
del equipo de la Unidad de PVeIO. Estas reuniones pueden realizarse con una
frecuencia de 3 a 4 semanas, durante unos 4 a 6 meses, siempre dependiendo de
la complejidad y alcance del Ejercicio.
4.2.4. Taller de lecciones aprendidas
Un taller de lecciones aprendidas puede realizarse con el propósito de discutir
colectivamente el trabajo de los equipos de prospectiva de los Centros. Este
permitirá hacer una revisión detallada del estado de avance en la formulación y
ejecución de los Planes de Acción, así como de las lecciones aprendidas por parte
de los Centros.
4.2.5. Evaluación de avances de Planes de Acción:
Una etapa final de evaluación del avance en la implementación del Plan de Acción
formulado consiste en la aplicación de una encuesta en línea a los equipos de
prospectiva de los Centros.
4.2.6. Instrumento para aplicar el Plan de Acción
Entre los instrumentos donde es posible aplicar el Plan de Acción es posible utilizar
Microsoft Excel o el software de administración de proyectos Microsoft Project. Este
deberá escogerse desde las capacidades tecnológicas y habilidades del personal
del Centro de Formación y en acuerdo con la Unidad de PVeIO.
CAPÍTULO 5. INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LOS
PLANES DE ACCIÓN
5.1. Objetivo
Describir las instrucciones necesarias para el diligenciamiento del formato de Planes
de Acción para la implementación del Modelo de Madurez del Sistema PREVIOS.
5.2. Alcance
Este instructivo incluye las etapas que deberían ser consideradas dentro de la
elaboración, ejecución, seguimiento, control y cierre del Plan de Acción. Se
describen los campos del formato Plan de Acción diseñado para la implementación
del Sistema PREVIOS mediante el modelo de madurez en PVeIO.
5.3. Diligenciamiento del Instructivo
Con el propósito de realizar las prácticas del nivel de madurez 2, se definen las
tareas que permitirán realizar las actividades que las implementan, así como las
fechas en que se ejecutarán, los responsables de ejecutarlas y los resultados o
entregables esperados de dicha ejecución. Para la definición de tareas se toma
como referencia la Hoja de Ruta del Modelo de Madurez. Las herramientas de
soporte de la fase de planeación son:
▪ Hoja de Ruta de madurez PREVIOS
▪ Formato de Plan de Acción.
5.3.1. Campos de elaboración del Plan de Acción
Los campos a diligenciar son en total 15. La Figura 2 presenta dichos campos:
1. Nombre del Centro: diligenciar con el nombre del Centro de Formación para
el cual se está construyendo el Plan de Acción.
2. Versión: Cada vez que una versión Aprobada del Plan de Acción se ajuste
con cambios previamente aprobados por los respectivos responsables, se
deberá actualizar el número de la versión del formato, con el fin de contar
con la trazabilidad de los cambios. La versión señala el número de ajustes
realizados sobre la línea base de lo planeado.
3. Fecha actualización: cada vez que se modifique el Plan de Acción, se debe
generar una nueva versión del documento. En la fecha de actualización se
escribe la fecha en la que se realizó dicha modificación.
Para tener en cuenta: es posible que un documento bajo un mismo número
de versión, tenga diferentes fechas de actualización, las cuales se
generarán en la medida que se hagan seguimientos al Plan de Acción.
4. Líder del Plan de Acción: el Plan de Acción debe contar con un líder, el cual
estará encargado de la planeación, seguimiento y control de la ejecución y
cierre del plan. Así mismo el líder del Plan de Acción será encargado de
validar la planeación con los responsables de ejecutar las tareas, así como
de acudir a quien corresponda para solicitar autorización cuando sea
necesario realizar un ajuste a la planeación inicial del Plan de Acción. En
este campo se diligencia el nombre del líder.
5. ID Actividad relacionada: Considerando que las tareas del Plan de Acción se
encuentran enmarcadas en las prácticas de cada uno de los niveles del
modelo de madurez en PVeIO, en este campo se debe anotar el número
asignado en la Hoja de Ruta.
Para tener en cuenta: En la hoja ID Actividades del libro de Excel, se
encuentran los ID y las actividades por práctica. Esta hoja se consultará al
momento de diligenciar el campo ID Actividad relacionada.
6. Nº: en este campo se le asigna un número de identificación a la tarea dentro
del Plan de Acción.
7. Tarea: en este campo se describe la tarea a ejecutar. Este campo debe ser
suficientemente claro para que cualquiera que lea el Plan de Acción conozca
qué va a realizar. Se sugiere iniciar la redacción de la tarea con un verbo en
infinitivo.
8. Entregable: se registra cuál será el resultado obtenido después de ejecutar
la tarea.
Para tener en cuenta: una actividad puede tener varios entregables
asociados, o no tener entregables asociados.
9. Fecha de inicio: indica la fecha en la que debe iniciar la ejecución de la tarea.
10. Fecha de fin: indica la fecha en la que debe finalizar la ejecución de la tarea.
11. Responsable: Corresponde al nombre de la persona responsable de la ejecución de la tarea.
Para tener en cuenta: aunque es común que algunas tareas se ejecuten entre varias personas, es necesario asignar un único responsable.
12. Fecha: Cada vez que se genere una nueva versión de la planeación del Plan de Acción, se debe diligenciar la fecha en la cual cada versión queda aprobada.
13. Versión: Cada vez que una versión Aprobada del Plan de Acción se ajuste con cambios previamente aprobados por los respectivos responsables, se deberá actualizar el número de la versión del formato, con el fin de contar con la trazabilidad de los cambios. La versión señala el número de ajustes realizados sobre la línea base de la planeación.
14. Justificación del cambio: En este campo se describen los motivadores del cambio a la línea base del Plan de Acción.
15. Aprobadores: Corresponde al nombre de las personas encargadas de aprobar el Plan de Acción propuesto o sus modificaciones.
Figura 2. Campos del Formato de Plan de Acción
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Universidad del Valle.
5.4. Ejecución
Durante la ejecución, como su nombre lo indica, los responsables de las tareas se encargarán de realizar las actividades planeadas y generar los entregables comprometidos dentro de las fechas establecidas. Debe tenerse en cuenta que la ejecución del Plan implica recurrir a una serie de formatos e instructivos metodológicos que permiten como tal llevar a cabo el Ejercicio Prospectivo, los cuales se encuentran en el portal senaprevios.com.
5.5. Seguimiento y control
El líder del Plan de Acción compara periódicamente el avance planeado versus el avance real del mismo a partir de la retroalimentación recibida y verificación de soportes de ejecución generados por los responsables de las tareas.
Durante el seguimiento y control se pueden identificar desviaciones, frente a las cuales el líder del Plan de Acción debe definir los correctivos que le permitan minimizar dichas desviaciones. La evolución del Plan de Acción será reportada a la Unidad de PVeIO en las reuniones fijadas para dicho fin.
5.6. Cierre
Una vez completadas el 100% de las tareas, se da por cerrado el Plan de Acción. En esta etapa se consolida el documento final del Ejercicio Prospectivo y se remite a la Unidad de PVeIO. De validarse los requisitos, el Centro de Formación se clasificará en el nivel al cual se adscriben las prácticas realizadas (nivel 2). Las lecciones aprendidas, por su parte, le permiten capitalizar sus aprendizajes para los próximos ejercicios.
Glosario Sistema PREVIOS
Es un conjunto de procesos estructurados de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia
Organizacional que le permiten al SENA mejorar sustancialmente su capacidad de acertar
en la toma de decisiones estratégicas.
Proceso Prospectivo
Un proceso Prospectivo es una metodología, cuya combinación específica de métodos
permite realizar un tipo particular de Ejercicios Prospectivos. Existen cinco Procesos
Prospectivos: Territorial, Sectorial, Tecnológico, Ocupacional y de Vigilancia e Inteligencia
Organizacional, los cuales cuentan cada uno con un instructivo metodológico específico.
Ejercicio Prospectivo
Un Ejercicio Prospectivo es el esfuerzo realizado por un Centro de Formación en un
momento dado, con el propósito de producir un estudio alrededor de un problema de tipo
territorial, ocupacional, tecnológico o sectorial. Para ello se utiliza una metodología llamada
Proceso Prospectivo. Los Ejercicios Prospectivos generan productos tangibles
(megatendencias y hechos portadores de futuro) e intangibles (escenarios, imágenes de
futuro y visiones), directos (escenario apuesta y visión de futuro) e indirectos (plan
estratégico o portafolio de proyectos), manejan una gran cantidad y variedad de información
y conocimiento, requieren equipos y redes de apoyo, y necesitan flujos de recursos de
diversa índole (Medina y Ortegón 2006).
Instructivo Metodológico
Es un documento que contiene las fases de un Ejercicio Prospectivo (pre-prospectiva,
prospectiva, post-prospectiva), las etapas (paso a paso en cada fase) y la combinación
específica de métodos (cualitativos, cuantitativos, semi-cuantitativos) contemplados para
realizar un Ejercicio Prospectivo.
Formatos
Documento plantilla que guía la aplicación de un método o la realización de una práctica en
el marco de un “Instructivo Metodológico” específico.
Modelo de Madurez del Sistema PREVIOS
El Modelo de Madurez para la implementación del Sistema PREVIOS es una metodología de trabajo que establece un paso a paso ordenado de mejoramiento sobre la base de la apropiación de prácticas y capacidades en los Centros de Formación del SENA. Este se compone de cinco niveles de madurez (1 a 5) organizados en cinco dimensiones, y se opera por medio de un instrumento denominado Hoja de Ruta.
Nivel de Madurez
Es el grado de desarrollo en la apropiación institucional de prácticas y capacidades en PveIO de un Centro de Formación a partir del desarrollo de prácticas específicas. El Modelo
de Madurez del Sistema PREVIOS contempla cinco niveles de madurez, partiendo desde un uso ocasional de métodos, hasta el mejoramiento y la innovación del sistema mismo, sobre la base de una lógica de aprendizaje permanente.
Dimensiones del Modelo de Madurez del Sistema PREVIOS
Consisten en cada una de las cinco categorías organizacionales que permiten clasificar y
diferenciar las prácticas del Modelo de Madurez, según el tema que éstas abordan. Cada
dimensión aparece así en cada uno de los Niveles del Modelo de Madurez. Estas consisten
en: Talento humano, Infraestructura Prospectiva, Uso del Sistema PREVIOS, Rol de la
Unidad de PVeIO y Gestión del conocimiento.
Práctica
Serie de actividades que se deben llevar a cabo en el SENA con el fin de adquirir conductas
y capacidades en PveIO, por el personal de los Centros de Formación, que garanticen la
institucionalización del Sistema PREVIOS.
Actividad
Las actividades consisten en acciones que se realizan con el propósito único de
implementar efectivamente las 20 Prácticas de PVeIO en un Centro de Formación. Las
actividades están organizadas en un orden lógico, algunas veces implicando la utilización
de formatos que, al ser realizadas a cabalidad, permiten satisfacer la práctica a la cual se
adscriben.
Tarea
Es el conjunto de pasos que, en el contexto de un Centro de Formación, deben realizarse
para dar cumplimiento a una actividad específica.
Hoja de Ruta
Es un documento que orienta el mejoramiento de los Centros de Formación. Recopila 20
prácticas y 73 actividades, organizadas en función de las dimensiones del Modelo de
Madurez y permite avanzar de manera gradual en los diferentes niveles de madurez.
Plan de Acción
Es la herramienta de implementación de la Hoja de Ruta construido por cada Centro de
Formación, para planificar y controlar las tareas en el marco del sistema PREVIOS.